Na internet é fácil encontrar diversos conteúdos sobre scrum, kanban, 5W2H, Cadeia de Valor de Porter, entre outros. Fato é que, existem diversas ferramentas que contribuem para a gestão de empresas. Essas ferramentas e métodos podem ser utilizados também na advocacia.
É possível utilizá-las para gestão de projetos, para a gestão de equipes e para a controle de produtividade destas. Assim, elas facilitam seu trabalho, que além de advogado ou advogada, também é empreendedor.
Neste artigo vamos falar sobre uma ferramenta muito utilizada para gestão de projetos, o 5w2h. As grandes bancas, é claro, sabem disso e utilizam essa técnica em diversos projetos dos escritórios, sejam internos ou externos.
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Se você costuma acompanhar conteúdos sobre gestão, provavelmente já ouviu falar em 5W2H. Essa ferramenta consiste, basicamente, em perguntas que auxiliam a organização de projetos. A sigla é em inglês e tem a ver com 7 perguntas que todo gestor deve se fazer para iniciar um projeto:
Em um primeiro momento isso não parece significar muita coisa, mas faz bastante sentido quando pensamos em gerenciamento de projetos na advocacia e quando implementamos a metodologia.
Para explicar um pouco como funciona o 5W2H, detalhamos mais a seguir o que significa cada uma das perguntas:
Nessa etapa do 5W2H você deverá ser claro sobre qual atividade será realizada. Por exemplo, se você está pensando em criar um onboarding para novos colaboradores, você explicará que este é o projeto. Dessa forma, é importante explicar o que é o onboarding, para que serve, etc.
A clareza, aqui é importante especialmente se a tarefa for executada por outro colaborador, afinal, ele precisa saber exatamente qual a entrega que você, gestor, espera.
Aqui é o momento de deixar a comunicação ainda mais clara. É importante que você alinhe os motivos para a execução do projeto, afinal, trabalhar em algo que não será utilizado para nada não faz muito sentido, correto?
Por exemplo, ali no caso do onboarding de novos colaboradores, qual a necessidade do projeto?
A resposta: alinhar os novos colaboradores com a cultura da empresa e capacitá-los para as entregas.
Mas por que ele é importante?
Porque com colaboradores mais alinhados à cultura e com a capacitação necessária, os resultados são ainda melhores.
Dessa maneira, o responsável, além de entender seus motivos para realizar uma ação, entenderá a importância do projeto, e poderá, inclusive, se sentir reconhecido por ser alocado como responsável dessa atividade.
Esse é o momento de definir se o projeto será online ou presencial, se será na cidade onde o responsável mora ou ele precisará viajar, etc. Essa é uma parte bastante importante que inclusive irá ajudar na última etapa do 5w2h, ou seja, no planejamento de custos.
Aqui vale de tudo, inclusive, a localização exata do projeto. Por exemplo, ele pode ocorrer tanto no escritório como no domicílio do seu cliente. No exemplo acima, o local é o próprio escritório de advocacia (Se você estiver fazendo o projeto em um período de pandemia, como o de agora, o ambiente seria o virtual).
Essa é uma etapa muito importante do 5W2H, porque é o que delimita a entrega. É aqui que você irá colocar quando o projeto irá começar, quanto tempo irá durar e principalmente, qual o prazo fatal do colaborador para a entrega do mesmo.
Apesar de os advogados estarem acostumados a cumprir prazos, os prazos de gestão são mais difíceis de serem cumpridos, especialmente em se tratando de processos internos. Assim, utilizar essa ferramenta pode ser uma boa ideia para estipular as datas de entrega.
Você pode atrelar a data de entrega do projeto a outras metodologias também, como o Scrum. Dessa maneira, você pode dividir a entrega em partes e ir as acompanhando. Mesmo assim, o processo pode ser mais lento do que você espera, então, também é importante ser flexível.
No 5W2H essa é uma etapa que algumas pessoas preferem realizar primeiro. Isso porque, aqui é o momento de indicar quem é o responsável do projeto. Para isso, é essencial que você esteja atento ou atenta a qual é o projeto e qual profissional tem mais aptidão para realizá-lo.
Dessa maneira, também você distribui melhor as atividades. Atrelando essa ação a um software jurídico que te mostra as demandas do escritório, você identifica quem possui mais ou menos tarefas e divide de forma mais igualitária.
Se acaso você delegar uma atividade à alguém que não tenha a expertise total necessária para o projeto, essa etapa é uma parte indispensável do 5W2H. Isso porque, é aqui que você colocará como o projeto deve ser feito. Mas não é só para esses casos que essa etapa é importante, ok?
Em todo projeto deve-se destrinchar as informações sobre como ele pode ser realizado. É claro que podem acontecer alterações no meio do caminho, mas é preciso ter um direcionamento.
Dessa maneira, é importante incluir aqui o que não pode faltar no projeto, quais os primeiros passos e até um caminho que faça sentido para você para que a entrega se realize – ainda que o executor não faça da sua maneira.
Por exemplo, no caso do onboarding de novos colaboradores na advocacia, você pode inserir quais cursos o novo colaborador deve fazer, o que ele precisa ler, de quais as reuniões ele deve participar no início, etc.
Essa é a etapa que fecha todas as atividades. Aqui você olhará para as entregas necessárias e para as atividades a serem realizadas e fará um orçamento das etapas do projeto. Então é o momento de liberar o orçamento para que a execução inicie.
Como você já deve saber, o orçamento é sempre uma estimativa. Desse modo, os custos do projeto podem ser tanto maiores como menores do que você planejou.
Agora que você já sabe o que é cada etapa do 5W2H, é o momento de entender como fazer essa técnica.
Na realidade, o modo como você faz não importa tanto assim para a organização do projeto. No entanto, existem algumas ferramentas que funcionam melhor, outras pior, especialmente quando falamos em comunicação.
Você pode fazer, por exemplo, em uma folha de caderno ou sulfite, criando uma tabela para cada parte. Você pode ainda fazer em um sistema de mapa mental, seja em uma folha ou em alguma ferramenta online, como na imagem:
Além disso, você pode utilizar planilhas para fazer algumas tabelas com essas informações. O legal na utilização de planilha é que você consegue agrupar todos os projetos futuros, que já finalizaram ou que estão em andamento em uma mesma aba do Excel, do Google Sheets ou de outro modelo de planilha que você utilizar.
As planilhas garantem maior organização das informações, e se acaso você utiliza uma ferramenta na nuvem, como o google drive, é ainda melhor, afinal, você não perde nenhuma informação.
Utilizar uma ferramenta de gestão de projetos pode contribuir de diversas maneiras em todas as atividades do escritório, inclusive no planejamento estratégico.
Em primeiro lugar, porque, você pode utilizar o 5w2h para fazer o próprio planejamento, separando as ideias nas etapas da ferramenta.
Ademais, no planejamento estratégico você pode inserir os projetos que deseja realizar no escritório de advocacia, assim, você já consegue identificar quais projetos precisarão investimento.
Outra vantagem é o histórico de projetos que o escritório já realizou, afinal, ele mostra quais projetos gastaram mais ou menos e qual foi esse custo. Além disso, mostra como foi o desempenho dos colaboradores que assumiram os projetos e qual foi a entrega final.
Também auxilia no controle de tarefas, economia de recursos e tempo, maior produtividade, entre outras vantagens que tem como consequência, o aumento da lucratividade do seu escritório jurídico.
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Em resumo, essa ferramenta é indispensável para uma gestão de projetos mais eficaz e para o crescimento do seu escritório de advocacia.
Assim, utilizar essa metodologia é uma forma de atingir a principal meta de toda empresa: aumentar seus lucros.
A organização é a chave de todo o funcionamento de uma empresa, é isso que faz com que se possa atender mais demandas e, por consequência, ter mais lucros.
Logo, não investir nesse método é, sem dúvidas, estar atrás da concorrência. As grandes bancas já sabem disso, o que você está esperando para começar?
O 5W2H é uma metodologia muito conhecida no mundo corporativo e utilizada para gestão de projetos dentro das empresas. A sigla vem da primeira letras das perguntas: What? (O que?); Why? (Por que?); Where? (Onde?); When? (Quando?); Who? (Quem?); How? (Como?); How Much? (Quanto?).
A metodologia pode ser utilizada em qualquer setor cujo objetivo seja melhorar as etapas de um projeto. Assim, qualquer setor de mercado pode aplicar as técnicas facilmente em suas demandas.
