Como acompanhar um processo?
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A maioria dos escritórios hoje conta com uma base grande de processos e uma equipe enxuta para gerenciá-los. E, como a contratação de mais profissionais não é sinônimo de gestão eficiente, é preciso saber como ganhar tempo no acompanhamento processual.
Além de criar boas práticas e organizar as tarefas junto aos demais membros do escritório, o uso de um software jurídico pode auxiliar na automatização e no ganho de agilidade.
Para quem quer ganhar tempo no acompanhamento processual, o ideal é unir capacitação, boas práticas e recursos digitais, que possibilitem que essa atividade seja realizada de forma mais rápida e simples. Mas a questão é “como fazer isso”, não é mesmo? Para ajudar você nessa tarefa, separamos algumas dicas que podem trazer mais agilidade para o acompanhamento processual do seu escritório. Confira!
Como fazer o mapeamento de publicações?
As publicações têm um papel importante dentro do andamento processual. Afinal, é por meio delas que o advogado toma conhecimento de quais medidas deve tomar dentro do processo e qual é a situação do caso.
Porém, muitos advogados perdem tempo procurando publicações nos Diários Oficiais, bem como, se cadastrando em sistemas de envio de notificações automáticas que nem sempre atendem os casos que estão sob sua responsabilidade.
Para quem quer ganhar agilidade no andamento processual, o primeiro passo é mapear quais são as publicações relevantes para cada um dos processos que você possui em seu escritório. Além de mapear os Diários Oficiais, o advogado também deve se cadastrar diretamente nos sites dos Tribunais, fazendo com que a dupla checagem não gere erros na contagem e cumprimento de prazos.
Como fazer o acompanhamento processual manualmente?
Uma das maneiras não automatizadas de fazer o acompanhamento processual é por meio de planilhas. Para isso, o advogado ou a advogada deve manter uma planilha com os processos que estão sob sua responsabilidade e, diariamente, visitar os sites dos tribunais e buscar pelo processo desejado. Em seguida, basta inserir o andamento do processo na tabela.
É importante que a planilha tenha espaço para todos os tipos de andamentos previsíveis. Assim, o advogado não é pego de surpresa.
Caso você deseje um modelo para se basear, então, acesse o nosso material:
Planilha de gestão de processos para escritórios de advocacia
Como automatizar o acompanhamento processual?
Advogados e escritórios já perceberam que para ganhar tempo no acompanhamento de processual é preciso investir em automação. Isso porque, os softwares jurídicos vem sendo cada dia mais utilizado por escritórios de todos os portes e também por profissionais que atuam de forma autônoma.
Uma das principais funcionalidades que auxilia o advogado a ganhar tempo na hora de acompanhar seus processos é a captura automática dos andamentos. Dessa forma, robôs capturam o conteúdo dos sites dos tribunais e convertem esses dados para o software jurídico. Assim, com a velocidade alguns cliques, o advogado tem em mãos informações que vão desde a identificação do processo, partes, etapas e andamentos.
[Quer saber como funciona a captura automática de andamentos? Então, confira!]
Além de dispensar a necessidade de se consultar processo por processo individualmente nos diversos sites dos tribunais, essa funcionalidade auxilia a execução de tarefas pelo profissional, já com a simples consulta ele já sabe o que é necessário fazer para cada caso sob sua responsabilidade.
Como facilitar o acompanhamento processual?
Agora que você já sabe como facilitar o acompanhamento processual no seu escritório de advocacia, veja, então algumas dicas que podem te ajudar a tornar essa gestão ainda mais fácil:
1 – Integre o andamento aos documentos
Muitas vezes, só de olhar um documento o advogado já sabe qual é a situação de um determinado processo. Por isso, integrar o andamento à cópia de documentos pode ser uma forma eficiente de ganhar tempo na hora de acompanhar seus processos. Além disso, ter documentos anexados ao andamento facilita a compreensão das informações. Isso sem mencionar que, documentos evitam equívocos sérios, que podem gerar desde a perda de prazos até o envio de informações erradas ao cliente.
Hoje, com o desenvolvimento da tecnologia, alguns softwares jurídicos permitem que o advogado anexe todos os documentos que forem necessários no andamento de cada processo. Isso facilita a localização de informações, agiliza as tarefas do advogado e minimiza a possibilidade de equívocos.
2 – Melhore o engajamento da sua equipe
Para escritórios e advogados que desejam ganhar tempo no acompanhamento processual, trabalhar em equipe é fundamental. Hoje a maioria dos advogados possui uma rotina multitarefa bastante atribulada. Muitas vezes não sobra tempo para o profissional realizar o acompanhamento de seus processos da maneira como deve ser feita. Por isso, ter mais de um profissional atuando em um caso, ou uma equipe envolvida, é a forma mais eficiente de fazer com que informações e dados importantes não escapem e erros não ocorram.
[Saiba como estimular sua equipe a usar um software jurídico e aumentar a produtividade. Confira!]
Para que o trabalho em equipe seja eficiente, no entanto, o uso de treinamentos ou mesmo de ferramentas é essencial. Hoje, alguns softwares jurídicos já trabalham com um conceito de redes sociais. Com essa ferramenta, todos os membros envolvidos no andamento de um processo se comunicam. Assim, a obtenção de informações se torna mais fácil, bem como, a execução de tarefas e a delegação assertiva de atividades.
Promover um acompanhamento processual ágil e eficiente é um desafio para todos os escritórios de advocacia. Com o aumento da competitividade no mercado, garantir a rapidez e a assertividade no acompanhamento processual deixou de ser um diferencial, para se tornar uma necessidade de todo escritório. Por isso, não deixe estabelecer boas práticas para a sua banca e invista na melhoria dos seus procedimentos.
Guia para gestão de escritório de advocacia
Além de tudo isso que já foi falado, é importante manter uma gestão completa em seu escritório de advocacia, afinal, de nada adianta ter um acompanhamento processual excelente e não manter uma boa comunicação com os clientes, concorda?
Então, para ajudar os profissionais a mensurar todas as demandas que envolvem a gestão na advocacia e administrá-las com eficiência, a equipe do SAJ ADV lança o ebook “Guia para gestão de escritório de advocacia: como fidelizar clientes e lidar como dia a dia de trabalho”.
Bônus: Guia para Gestão de Escritório de Advocacia
Estruturamos esse material em eixos estratégicos para a gestão de um escritório:
- Como prospectar clientes e como fidelizá-los?
Conhecimento e organização são dois dos principais fatores para consolidar, com sucesso, um escritório de advocacia.
- Gerenciamento de escritórios de advocacia;
O advogado precisa ter um bom know-how da doutrina jurídica e, sobretudo, manter a rotina de trabalho da banca sempre em dia, desde a organização do tempo até o cumprimento de prazos judiciais.
- Otimização de recursos (e o desafio da produtividade)
Como a tecnologia pode ser uma aliada para lidar com os três pontos acima? Esperamos que, ao final do ebook, você consiga colocar nos trilhos os processos administrativos do seu escritório e alcance o tão almejado sucesso na carreira jurídica.
Ademais, se você gostou do conteúdo, te convido a ler mais sobre o assunto no artigo a seguir:
Software jurídico para acompanhamento processual