Mais do que elaborar a minuta e encaminhar para a assinatura, os gestores precisam se preocupar com uma etapa essencial para a segurança jurídica de qualquer negócio. Estamos falando da análise de contratos.
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Como o próprio nome já indica, a análise de contratos envolve a checagem das informações desse documento. Mas não apenas isso!
Uma boa análise jurídica de contratos verifica se os interesses atuais e futuros da empresa estão contemplados no instrumento. Confere também se o contrato, da maneira como está redigido, tem potencial de trazer dores de cabeça para as partes envolvidas.
Neste artigo, você entenderá de uma vez por todas o que é e como fazer a análise de contratos. Verá exemplos de contratos que exigem atenção especial e, por fim, conhecerá ferramentas que podem ajudar empresas que precisam analisar dezenas de contratos todos os meses. Vamos lá?
O que é a análise de contratos?
A análise de contratos compreende um conjunto de processos de revisão e verificação de minutas contratuais, cuja finalidade é averiguar a adequação legal desse instrumento, bem como garantir que os interesses da parte estão assegurados.
Assim, a análise de contratos engloba a checagem:
- dos dados contidos no contrato;
- das cláusulas contratuais;
- da adequação legal das cláusulas à legislação vigente, a fim de evitar que o instrumento tenha sua validade contestada;
- da adequação das cláusulas frente às políticas internas e interesses de qualquer das partes.
Algumas análises de contrato podem extrapolar os critérios estritamente jurídicos. É o caso, por exemplo, da análise de contratos que se preocupa em averiguar as condições do fornecedor ou prestador para cumprir as obrigações contratuais na quantidade e qualidade previstas.
De qualquer forma, o termo “análise de contratos” é usado, na maioria das vezes, para se referir ao processo de análise jurídica e legal.
Assim, embora diferentes profissionais possam ser mobilizados para essa tarefa, o Analista de Contratos costuma ser o profissional contratado para essa função. Trata-se de uma pessoa com formação na área do Direito, ou áreas correlatas.
– Vantagens da análise de contratos
Os contratos são instrumentos fundamentais na rotina de pessoas físicas e empresas. Na formalização do negócio jurídico – qualquer que seja ele – a análise de contratos cumpre algumas funções fundamentais.
Assim, se você está se perguntando porque investir tempo na análise minuciosa dos contratos, algumas vantagens que podem ser obtidas são:
- Mais segurança jurídica para o seu negócio;
- Redução do risco de prejuízos advindos da assinatura de contratos com erros ou inadequações;
- Redução da taxa de litígios futuros;
- Aumento da eficiência e excelência operacional do empreendimento;
Os itens acima são apenas exemplos de alguns dos benefícios mais comuns advindos da aplicação de técnicas de análise jurídica de contratos recorrentemente.
A seguir, veremos alguns tipos de análise específicas, que costumam gerar dúvidas entre os gestores. Vamos lá?
Exemplos de análise de contratos: pontos sensíveis
Cada tipo de contrato pode exigir diferentes critérios de análise. Os requisitos mínimos e os pontos sensíveis variam de documento para documento.
Nesse cenário, alguns tipos de contrato tem potencial para gerar um grande número de dúvidas. É o caso dos contratos imobiliários, de execução de obras, e de trabalho.
Abordaremos os cuidados necessários na análise de cada um desses três tipos de contrato, a seguir. Vamos lá?
– Análise de contratos imobiliários
Os contratos imobiliários compreendem uma gama de transações envolvendo bens imóveis. Alguns exemplos são:
- contrato de compra e venda de imóvel;
- contrato de locação;
- contrato de incorporação;
- contrato de permuta;
- contrato de arrendamento (imóvel rural);
- entre outros.
No entanto, independentemente do tipo contratual, quando chega a hora de fazer a análise de contratos imobiliários, alguns pontos precisam ser considerados. São eles:
- Checar os dados das partes envolvidas;
- Verificar se os dados de registro do imóvel e de sua área estão corretos;
- Conferir se consta na minuta a utilização que será dada ao imóvel (sobretudo, em caso de locação);
- Aferir se há previsão sobre a responsabilidade quanto a eventuais ônus e taxas pendentes do imóvel;
- Averiguar a exatidão de prazos e datas (data de entrega do imóvel ou das chaves, por exemplo);
- Checar se há cláusulas de rescisão do contrato e, quando houver, de desistência do negócio (sobretudo em caso de compra e venda);
A lista acima contém alguns pontos sensíveis, que precisam ser duplamente conferidos em contratos imobiliários. Lembre-se, no entanto, que as particularidades de cada negócio podem exigir uma lista de itens de análise ainda maior.
Leia também:
- Contrato de compra e venda de imóveis: principais cláusulas
- Como alcançar a segurança jurídica nos negócios imobiliários?
- Como a Gestão Imobiliária pode reduzir custos e ainda aumentar a produtividade
- Direito imobiliário: o que é, livros e áreas de atuação
– Análise de contratos para execução de obras
Os contratos de construção em geral exigem atenção redobrada de todas as partes envolvidas. Quando no formato de empreitada, são uma espécie de contrato de prestação de serviços, mas com a finalidade última de promover a edificação de um bem imóvel.
Assim, antes de firmar esse tipo de contrato, as partes – sobretudo a contratante – devem:
- Assegurar que o escopo da obra, suas características técnicas mínimas e requisitos de construção estão bem descritos, a fim de que o objeto do contrato esteja claro.
- Verificar a adequação da planilha de custos da obra (quando houver), sua validade e previsão de atualização;
- Verificar se, no cronograma da obra anexado ao contrato constam os prazos negociados;
- Checar a existência de cláusulas de qualidade mínima para a entrega dos bens e resolução do contrato;
- Conferir se há previsão em contrato para a hipótese de atraso na execução da obra;
- Averiguar as cláusulas de responsabilidade quanto a eventuais acidentes durante a execução da obra;
- Aferir se há cláusulas prevendo títulos e garantias de pagamento, e se estão adequados frente ao que foi negociado entre as partes.
Evidentemente que as especificidades do objeto e das condições de cada contrato de execução de obra podem exigir ainda outros cuidados, no momento da análise.
– Análise de contratos de trabalho
Os contratos de trabalho, quando submetidos à Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) precisam seguir uma série de regras, cujo intuito principal é assegurar os direitos e deveres do empregador e empregado.
Apesar disso, com a atualização da legislação e a adoção de novas modalidades de trabalho – como o teletrabalho, por exemplo -, os contratos desse tipo tornam-se cada vez mais complexos.
Assim, questões e cláusulas que estavam ausentes do contrato de trabalho agora tornaram-se relativamente comuns. Com isso em mente, reunimos alguns aspectos que devem ser considerados na análise de contratos de trabalho. Conforme segue:
- Verifique se a jornada de trabalho, o regime e o local estão especificados no contrato;
- Confira se todas as obrigações e verbas trabalhistas, para além do próprio salário, estão discriminadas no documento;
- Avalie a necessidade de cláusula de confidencialidade;
- Cheque a presença de cláusula de tratamento de dados (em adequação à LGPD);
- Averigue se há cláusula de não concorrência (quando necessário);
Vale ressaltar que outros regimes de trabalho – como a terceirização, por exemplo – exigem ainda que seja feita a análise de uma gama maior de fatores. Considere, sempre, as particularidades do caso concreto.
Como fazer análise de contratos? Passo a passo
Evidentemente, cada negócio pode adotar um processo padrão de análise distinto. Mas, algumas ações são essenciais, e comuns a todo tipo de análise. Um passo a passo essencial reúne, portanto, as seguintes etapas:
- Fazer uma leitura geral do contrato
- Conferir dados de identificação
- Verificar as cláusulas chave na determinação do objeto do contrato
- Checar as cláusulas relacionadas às hipóteses de rescisão
- Verificar o prazo de vigência do contrato e as cláusulas de renovação
- Identificar eventuais cláusulas abusivas ou faltantes
- Encaminhar para correção e aprovação pelas partes
Vejamos, então o que você não pode deixar de lado, em cada uma dessas etapas de análise?
– Fazer uma leitura geral do contrato
O primeiro passo de qualquer análise de contrato é a leitura desse instrumento. Evidentemente, alguns contratos podem contar com dezenas de páginas, o que tornará a leitura detalhada uma tarefa bastante dispendiosa.
Mesmo assim, é importante fazer ao menos uma primeira leitura dinâmica. Por meio dela, será possível identificar como o contrato está organizado, quais são as seções existentes no documento, além de permitir ao analista a identificação de pontos de atenção, como lacunas, erros de digitação, entre outros.
– Conferir dados de identificação, datas e valores
Após a leitura inicial, é hora de se deter em alguns dados específicos do contrato. É o caso, por exemplo, dos dados de identificação das partes. Certifique-se de que as informações trazidas ali estão corretas, e veja se as partes identificadas tem autoridade legal para firmar o contrato.
Confira também todos os números presentes no contrato, sejam eles valores de prestação ou contraprestação, juros, multas, ou outros.
E, por fim, mas não menos importante, dê atenção a toda e qualquer data. Desde datas de vigência, cronograma de entregas, ou outras marcações temporais.
Um erro neste tipo de informação pode levar a anulação parcial ou total do contrato. E, além disso, pode motivar eventuais litígios. Então, esteja atento(a)!
– Verificar as cláusulas chave na determinação do objeto do contrato
Todo contrato conta com algumas cláusulas essenciais, geralmente na parte inicial do instrumento, cuja finalidade é delimitar o objeto do contrato.
Na prática, essas cláusulas são o cerne do contrato: elas delimitam exatamente o que é alvo daquele negócio jurídico. Definem também as obrigações principais de cada uma das partes, e as condições essenciais de cumprimento.
Por se tratarem de cláusulas-chave, elas não podem contar com erros ou imprecisões. Por isso, confira mais de uma vez, se necessário, os detalhes e a redação dessas cláusulas.
– Checar as cláusulas relacionadas às hipóteses de rescisão
A maioria dos gestores está preocupada em acelerar o processo de contratação. Por isso, muitas vezes, as hipóteses de rescisão são menos debatidas. Isto é, recebem menos atenção.
Mas esse tipo de comportamento é um erro. Um bom contrato deve conter hipóteses de rescisão claras e factíveis, cobrindo as causas mais comuns de rompimento.
Assim, inclua no seu procedimento de análise de contratos a prática-padrão de verificar a existência de cláusulas contendo as hipóteses e condições de rescisão.
Leia também:
– Verificar o prazo de vigência do contrato e as cláusulas de renovação
Já falamos sobre a importância de checar as datas, durante a análise dos contratos. Nisto se inclui, obviamente, o prazo de vigência do contrato.
Mas, mais do que verificar se a data prevista na minuta está condizente com as práticas da empresa e com os interesses manifestos durante a negociação, é preciso verificar com especial atenção as cláusulas de renovação.
Contratos podem ter prazo determinado ou indeterminado. Neste último caso, é comum que se estabeleça a renovação automática do contrato.
De qualquer forma, podem existir no contrato condições especiais pré-estabelecidas, que vão condicionar a renovação, ou não, desse instrumento.
Assim, é fundamental que o Analista de Contratos revise essas cláusulas e verifique a adequação delas frente aos interesses da empresa.
– Identificar eventuais cláusulas abusivas ou faltantes
Para além de todas as verificações já mencionadas, nos passos anteriores, é essencial também verificar se alguma cláusula essencial para a segurança jurídica da empresa – ou para seu compliance – não estão ausentes do contrato.
Se a organização trabalha com cláusulas específicas de proteção de dados, de responsabilidade ambiental, ou outras, é fundamental que, durante a análise de contratos, se assinale a presença, ou não, delas.
Além disso, durante a leitura do contrato – primeiro passo do processo de análise – é fundamental estar atento a cláusulas pouco usuais, ou não debatidas durante a negociação.
Essas cláusulas podem conter condições abusivas para alguma das partes, motivo pelo qual devem ser identificadas, destacadas e corrigidas.
– Encaminhar para correção e aprovação pelas partes
Depois de seguir todos os passos acima, é provável que você tenha encontrado alguns itens a serem adequados. Marque-os de modo claro, caso seja necessário encaminhar para correção por outra pessoa ou setor.
E, após a conclusão das correções sugeridas, lembre-se de encaminhar a minuta analisada e revisada para aprovação e assinatura. Este passo pode parecer óbvio, mas é relativamente comum que versões de minutas incorretas ou antigas sejam encaminhadas, erroneamente.
Então, certifique-se, sempre de estar enviando a minuta que passou por análise. Como veremos a seguir, existem algumas ferramentas que podem ajudar a reduzir esse tipo de risco.
4 estratégias para facilitar a análise jurídica de contratos
Se a sua empresa precisa aprovar um grande número de contratos todos os meses, será necessário adicionar uma camada de método e sistemática para aplicar, na prática, a análise de contratos.
A boa notícia é que esse tipo de procedimento não precisa mais ser inteiramente manual. Já existem soluções tecnológicas capazes de auxiliar gestores e analistas de contrato, na hora de validar e aprovar um contrato.
A seguir, você conhecerá 04 estratégias simples, que podem ajudar no cumprimento dessa tarefa. Vamos a elas?
– Adoção de modelos-padrão para cada tipo de contrato
Em médias e grandes empresas, que assinam dezenas de contratos com fornecedores, parceiros e prestadores todos os meses, a adoção de modelos de contrato padrão pode reduzir o risco de erros. Além, claro, de facilitar a análise dos contratos.
Mas, como operacionalizar a utilização de modelos-padrão? Primeiro, identifique quais são os tipos de contratos mais recorrentes na empresa.
Em seguida, analise as minutas geralmente utilizadas para esse tipo de contrato, e construa um documento editável contendo todas as cláusulas essenciais.
Em terceiro lugar, disponibilize esse modelo em um local acessível a toda equipe. E, claro, conscientize sua equipe sobre como usar esses modelos – e sobre a importância de fazê-lo.
O ideal é compartilhar seus modelos de contrato em uma plataforma acessível à todos, como o software jurídico ou de contratos utilizado pela sua organização. Algumas equipes optam por guardar esses modelos em soluções de armazenamento em nuvem. Lembre-se, no entanto, de garantir o controle de versionamento das minutas.
E, por fim, mas não menos importante, crie mecanismos para priorizar a utilização dos seus modelos padrão. Uma dessas estratégias pode ser a reduzir o SLA (tempo de atendimento) do time jurídico, para liberação de contratos que usam a minuta padrão – e não minutas de terceiros.
Os advogados Odair Biasi e Bruna Degani explicam como aplicar esse tipo de método, na prática, no Debate Legal abaixo:
– Criação de um banco de cláusulas próprio
Muitas vezes, uma diferença simples na redação de uma cláusula pode resultar em uma interpretação consideravelmente diferente, trazendo insegurança jurídica para o negócio.
Por isso, embora a adoção de modelos-padrão já represente um grande passo, a criação de banco de cláusulas pode resultar em ainda mais precisão e segurança.
Na prática, o banco de cláusulas consiste na centralização de dezenas de modelos de cláusulas, que podem ser facilmente acessadas, e incluídas nos contratos.
Assim, quando você recebe uma minuta contratual de um terceiro, e essa minuta não inclui, por exemplo, uma cláusula de proteção de dados, basta acessar seu banco de cláusulas para encontrar um modelo.
Assim, a correção de eventuais inconsistências identificadas na análise dos contratos fica facilitada.
– Utilização de um checklist de revisão e aprovação
Como você viu, a análise de contratos é uma tarefa ampla e complexa. Para garantir que a minuta esteja completamente adequada, é preciso checar uma dezena de pontos. E garantir que nenhum desses pontos será esquecido é o grande desafio aqui.
Felizmente, o uso de um checklist de análise e revisão de contratos pode agilizar, e muito, esse procedimento. O checklist nada mais é que uma lista de itens obrigatórios, que devem ser analisados e marcados, para que se a minuta seja considerada aprovada.
Já existem no mercado dezenas de soluções que podem ajudar seu negócio a criar, gerir e controlar a aplicação desses checklists.
– Uso de um software para contratos
A melhor maneira de organizar todos os processos de gestão contratual – incluindo a análise dos contratos – é utilizando uma ferramenta que centralize essas tarefas. A opção mais avançada no cenário atual são os softwares para contratos.
Por definição, um software para contratos – também conhecido como CLM – precisa ser capaz de facilitar a gestão de todas as etapas do ciclo de vida desses documentos. Isto inclui desde o recebimento de uma solicitação, até a elaboração, revisão, assinatura, guarda e renovação.
A unificação é, ainda, uma das principais características desse documento. No dia a dia, é comum encontrar organizações que ainda usam uma série de ferramentas desconexas entre si, como por exemplo:
- e-mail;
- armazenamento em nuvem;
- solução de assinatura eletrônica;
- planilha para controle de prazos;
- planilha para checklist de análise;
Com um software para contratos, todas as atividades ficam em um único local. Assim, você tem visão histórica e ainda pode obter uma série de relatórios acerca da sua gestão de contratos, com base nos dados armazenados no software.
Para ver como um software para contratos pode atuar na análise desses documentos – e também nas demais fases -, agende uma demonstração do Projuris Contratos:
Perguntas frequentes
O que é a análise de contratos?
A análise de contratos é um conjunto de estratégias e técnicas para a revisão e verificação de minutas contratuais. O objetivo último da análise de contratos é averiguar a adequação legal desse instrumento, bem como garantir que os interesses da parte estão assegurados.
Como fazer análise de contratos?
Para fazer a análise de contratos, você precisará seguir alguns passos. Comece fazendo a leitura geral do contrato. Depois, confira os dados de identificação das partes, datas, prazos e outros números. Em seguida, confira a redação das cláusulas que determinam qual o objeto do contrato. Verifique também se não há cláusulas abusivas, ou se alguma cláusula essencial para sua empresa não está faltando. Ao final, verifique se as hipóteses de rescisão do contrato estão claras. Para facilitar a análise dos contratos, é possível utilizar algumas ferramentas, como checklists e softwares para contratos.
Conclusão
Agora, é hora de colocar o processo de análise de contratos em prática. Se você tem uma demanda pontual de análise, siga o passo que apresentamos neste artigo.
Por outro lado, se você precisa fazer a análise de um grande número de contratos todos os meses, considere usar algumas das estratégias que apresentamos aqui. Lembre-se que a tecnologia pode ser sua aliada nessa tarefa.
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Muito bom…. gostei deste artigo pois, pude aprender mais.
obrigada
Ótima explanação sobre o tema na prática.