A Arteris é uma das maiores companhias do setor de concessões de rodovias do Brasil, com mais de 3.250 km em operação. A empresa administra as concessionárias estaduais paulistas Autovias, Centrovias, Intervias e Vianorte e as concessionárias federais Autopista Fernão Dias, Autopista Regis Bittencourt, Autopista Litoral Sul, Autopista Planalto Sul e Autopista Fluminense.
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Um grande grupo demanda muita organização e processos inteligentes e ágeis que atendam a estrutura da empesa como um todo, como também áreas específicas como o departamento jurídico, por exemplo.
Conversamos com as Dras. Flávia Mattioli Tâmega e Juliana de Menezes Fragoso, do jurídico da Arteris, sobre o dia-a-dia das atividades jurídicas da empresa e sobre a experiência de trabalhar com o software Projuris Empresas, da Projuris. Confira!
Como a empresa chegou na decisão de adotar um software jurídico? Quais eram as necessidades do momento?
Flávia: A Arteris é composta por 12 empresas, incluindo a holding. Essas empresas realizam milhares de obras e serviços. Não possuíamos um sistema que arquivasse tudo isso em um único banco de dados.
Cada empresa era independente no controle de documentação e não tínhamos como gerar relatórios gerenciais, nem um controle dos instrumentos contratuais.
No início de 2014 começamos a pensar em um sistema que pudesse armazenar o banco de dados de contratos. Depois fomos evoluindo a ideia de gestão de contratos e procuramos um produto que também nos atendesse na parte de workflow.
Somado a outra necessidade da empresa, que era a gestão de processos, chegamos ao ProJuris Empresas, que conseguiu abarcar todas as nossas necessidades.
Depois de algumas reuniões que tivemos com a equipe ProJuris, decidimos que o produto era ideal para nossa demanda, possibilitando fácil entendimento e adesão.
E como está sendo a experiência com a Projuris Empresas?
Juliana: A evolução foi muito grande. Para se ter ideia, hoje conseguimos gerar gráficos, apresentar informações. E o sistema é muito didático. As pessoas que usam o ProJuris podem gerar seus próprios relatórios.
Isso também desafogou um pouco a demanda do setor jurídico e deu às áreas a possibilidade de acompanhar os seus contratos.
Na segunda edição da Revista Projuris, falamos sobre o Big Data e a ideia de, além de armazenar informações, retirar delas informações de oportunidade para a empresa.
Para a Arteris, que informações vocês passaram a analisar com a adesão do sistema?
Flávia: Os relatórios gerenciais gerados agora permitem uma visão global do número de contratos. Eles contribuem muito para a nossa gestão, se constituindo em um diferencial não apenas para o jurídico.
Os gestores conseguem ter uma visão global de todas as concessionárias e todas as contratações em andamento. Isso é muito importante para verem como estamos evoluindo com o trabalho.
Esse foi o grande diferencial que fez o sistema ganhar adesão. Nenhum contrato é feito fora do ProJuris.
Quanto tempo vocês conseguiram economizar digitalizando a etapa de contratos?
Flávia: Não consigo dimensionar com precisão, mas tivemos uma redução, digamos, da metade do tempo.
Todos podem acompanhar a gestão de contratos?
Flávia: Exatamente. O módulo de contratos, por exemplo, envolve duas partes dentro do sistema: requisições e contratos. Todos os gestores das áreas podem acompanhar.
O departamento jurídico conseguiu se comunicar melhor com as outras áreas da empresa?
Juliana: Certamente. A informação não fica concentrada somente numa área. Todo mundo tem acesso à informação de uma forma transparente. Transparência hoje é o que toda empresa procura.
Quantas pessoas utilizam o ProJuris na Arteris hoje?
Flávia: 295 pessoas.
E se tratando de gestão de pessoas, como o Projuris Empresas auxilia vocês na visualização dos profissionais?
Flávia: Falando pelo jurídico, o ProJuris ajuda no controle de atividades. Você consegue, através do histórico, registrar e identificar se os profissionais estão atendendo prazos e atendendo os tempos de workflow de requisições. E esse controle é feito facilmente.
Existe alguma coisa que a experiência com o Projuris Empresas tornou imprescindível para a empresa?
Flávia: Sim. Nós não assinaremos mais contratos fisicamente. Está em andamento a implementação da assinatura digital. Nossa ideia para o futuro é que todo o workflow de contratos, assinatura etc, seja feita eletronicamente pelo ProJuris. Esta é uma grande evolução. É um caminho sem volta.
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