Ata notarial: o que é, estrutura e quando usar

As atas notariais são um instrumento público que permite a pré-produção de provas para apresentação em processos judiciais. Ainda que muitos o considerem pouco popular, esse dispositivo foi lavrado mais de  65 mil vezes apenas em 2020.  

Além disso, mesmo que a lavratura de atas notariais seja função exclusiva dos tabeliães, conhecer o que é e quando cabe usar a ata notarial é essencial para qualquer profissional – sobretudo aqueles que atuam no âmbito do Direito. 

Com o Código de Processo Civil de 2015, a ata notarial ganhou regulamentação explícita, inclusive na ocasião do registro de fatos ocorridos em meio eletrônico – conversas no Whatsapp, troca de e-mails, vídeos, etc. 

Por isso, preparamos um conteúdo para que você entenda de uma vez por todas o que é uma ata notarial, veja quais são seus tipos, sua estrutura e quando cabe recorrer a ela. Boa leitura!

O que é ata notarial?

A ata notarial é um instrumento público que tem por finalidade constatar a realidade de um fato, de modo imparcial, público e responsável. Ela é, necessariamente, firmada por um notário, como um tabelião, por exemplo.

O requerente da ata frente ao tabelião é a pessoa interessada, que manifesta o desejo de que o notário verifique e transponha ao papel um determinado fato. 

Uma das definições mais citadas no Brasil para conceituar “ata notarial” é, curiosamente, aquela proposta por um jurista e notário espanhol, José Antonio Escartín Ipiéns.  

Segundo Ipiens, na Revista del Notariado nº. 399, a ata notarial é:

“Instrumento público autorizado por notário competente, a requerimento de uma pessoa com interesse legítimo e que, fundamentada nos princípios da função imparcial e independente, pública e responsável, tem por objeto constatar a realidade ou verdade de um fato que o notário vê, ouve ou percebe por seus sentidos, cuja finalidade precípua é a de ser um instrumento de prova em processo judicial, mas que pode ter outros fins na esfera privada, administrativa, registral, e, inclusive, integradores de uma atuação jurídica não negocial ou de um processo negocial complexo, para sua preparação, constatação ou execução.”

Alguns estudiosos consideram que a carta escrita por Pero Vaz de Caminha na ocasião do descobrimento do Brasil pelos portugueses, em 1500, é um exemplo primitivo do que viria a ser definido como ata notarial. 

Oficialmente, no entanto, os primeiros usos da ata notarial ocorreram no estado do Rio Grande do Sul, por volta de 1990, graças aos provimentos da Corregedoria Geral de Justiça. 

Alguns anos depois, seria publicada a Lei 8.935/94, para regulamentação dos serviços notariais e de registro no país. No Art. 7º, esse dispositivo estabelece as competências dos tabeliães de notas. Dentre elas, está explícita a atribuição de  “lavrar atas notariais”. 

Agora que você já sabe o que são atas notariais, é hora de entender em quais circunstâncias esse instrumento é utilizado. 

Para que serve a ata notarial?

A principal função da ata notarial é servir como meio de prova em um processo judicial. Entretanto, há que se considerar que as atas podem ser lavradas com o intuito de atingir outros objetivos. 

Abaixo, listamos as principais finalidades da lavratura de uma ata notarial. 

– Presença e declaração

Ocorre quando a parte interessada busca o tabelião para que este narre fielmente – e, em linguagem jurídica – uma declaração do interessado ou sua presença naquele local. 

A declaração pode ser feita inteiramente só, sobretudo quando se trata de manifestação do direito próprio. Mas também pode exigir o acompanhamento de testemunhas. Isso ocorre, por exemplo, quando se quer lavrar ata sobre a declaração ou presença de um terceiro. 

Em alguns tabelionatos, esse documento é chamado de “escritura de declaração”, ou “escritura pública de declaração”. A maioria dos juristas, no entanto, defende que o termo correto é, na verdade, “ata notarial”. 

Isso porque, embora ambos os instrumentos possam servir para atestar declarações, a ata notarial não pressupõe negócio jurídico, tratando-se de mera constatação do tabelião. 

– Verificação de fatos na internet

Como veremos ao longo deste artigo, o uso de atas notariais para a verificação de fatos na internet e seu posterior reconhecimento no âmbito do processo judicial é uma adição do Código De Processo Civil (CPC 2015). 

Assim sendo, o tabelionato pode ser acionado para a verificação e registro do conteúdo de páginas na internet, de publicações nas redes sociais (Twitter, Facebook, Instagram e outras), de trocas de e-mails ou de conversas em plataformas de mensagens instantâneas (WhatsApp, Telegram).

Nesta modalidade, portanto, muito mais que registrar declarações, cabe ao tabelião acessar a plataforma ou endereço web e verificar o conteúdo apresentado ali, registrando-o em ata.

Contudo, mais do que o mero conteúdo, deve também constar na ata a data e local de acesso. Esse aspecto é fundamental quando se trata de elementos em meio eletrônico, facilmente modificáveis. 

Por fim, para contribuir com o trabalho de descrição realizado pelo tabelião, admite-se que a ata notarial para verificação de fatos na internet contenha uma imagem do conteúdo verificado pelo tabelião.

– Notoriedade

Este tipo de ata notarial tem a função de fornecer uma declaração acerca de um fato público conhecido, por meio de testemunhas ou documentos reconhecidamente válidos.

Assim, o interessado apresenta-se frente ao tabelião, para que este registre um fato que é já público em determinado círculo social. 

Um dos usos da ata de notoriedade é, por exemplo, fazer a comprovação de vida e de capacidade civil exigida por instituições bancárias e pelo Instituto Nacional de Seguro Social (INSS). É utilizada ainda para comprovar a união estável entre duas pessoas ou o exercício habitual de uma determinada atividade. 

– Verificação de fatos em diligência

Na ata notarial de verificação de fatos em diligência, como o próprio nome sugere, o trabalho do tabelião não se dá no âmbito do tabelionato de notas. 

Exige-se, portanto, que esse profissional se desloque até o local da diligência, indicado pela parte interessada.

Como ocorre nas outras modalidades, também nesta, ao chegar ao local indicado, deve o tabelião verificar os fatos e atestá-los na ata. 

Um dos usos da ata de verificação de fatos em diligência é quando da ocorrência de acidentes de trânsito. A ata notarial produzida nessas circunstâncias pode, posteriormente, ser utilizada como prova em juízo. 

– Notificação

A ata notarial de notificação cumpre o papel de dar ciência a alguém acerca de uma determinada situação. Serve, do mesmo modo, para convocar outrem a tomar alguma ação. 

Um uso comum desse tipo de ata notarial ocorre quando da outorga de uma escritura pública – para a transação de um bem imóvel, por exemplo.

No exemplo acima, pode-se usar esse instrumento para notificar uma parte, envolvida na transação, sobre a necessidade de seu comparecimento ao cartório para outorga da escritura, em determinada data e horário. 

Caso o notificado não compareça, pode-se emitir outra ata notarial, desta vez para notificação de ausência. Assim, fica registrado como transcorreram os fatos. 

Há que se ter cuidado, no entanto, uma vez que alguns juristas não reconhecem a validade, no âmbito jurídico, de uma ata de notificação. O argumento, neste caso, é de que a legislação traz outros instrumentos para essa finalidade, como a notificação extrajudicial, por exemplo. 

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A ata notarial no novo CPC

Embora o Código de Processo Civil (CPC) de 1973 não proibisse as atas notarias, também não tipificava claramente esse instrumento. 

No entanto, isso mudou com o advento da nova redação do CPC, em 2015. O Código traz uma seção específica sobre a ata notarial, no capítulo que trata das provas. Tem-se ali o seguinte artigo:

Art. 384. A existência e o modo de existir de algum fato podem ser atestados ou documentados, a requerimento do interessado, mediante ata lavrada por tabelião.

Parágrafo único. Dados representados por imagem ou som gravados em arquivos eletrônicos poderão constar da ata notarial.

Assim, o novo CPC não apenas contribuiu para definir de forma simples e clara o papel da ata notarial no processo judicial, como também serviu para consolidar a função do tabelião na lavratura deste documento. 

Ademais, o parágrafo único mencionado acima ainda contribuiu para clarificar o papel dos tabeliães no registro de conteúdos em formato eletrônico. É sobre isso que falaremos a seguir. 

– Pré-produção de provas em meio eletrônico pela ata notarial

A partir do novo CPC, consolida-se a possibilidade do uso da ata notarial para registro de conteúdos em formato eletrônico. 

De um vídeo, passando por áudios, até trocas de mensagens ou e-mails. Todos esses formatos digitais podem ser registrados em ata notarial. 

Cabe ao tabelião, portanto, narrá-los na ata, incluindo ali detalhes como a data e horário que estão vinculados a esse conteúdo. 

Contudo, como fica evidente em uma ida a qualquer cartório brasileiro, os notários ali não dispõem de meios para verificar a veracidade do conteúdo digital. 

Assim, no entendimento da maioria das doutrinadores, há que se estar atento ao fato de que a ata notarial não atesta a autenticidade do conteúdo. Apenas serve para registrar as condições em que se apresentava na data da lavratura. 

Isso não impede, evidentemente, que a ata notarial de verificação de fatos na internet seja incluída no rol de provas de um processo judicial.

Estrutura de uma ata notarial

O trabalho de redigir a ata notarial cabe ao tabelião ou seus prepostos, que devem fazê-lo em linguagem jurídica. Recomenda-se que o texto tenha tom imparcial, mantendo a coesão e coerência. 

Tendo isso em mente, são elementos essenciais em uma ata notarial:

• Identificação da parte solicitante: deve-se qualificar a parte, se pessoa física ou jurídica, comprovando sua capacidade e condição, por meio de seus documentos.
• Data e hora da lavratura da ata: o tabelião precisa sempre identificar de forma clara em que dia e horário foram realizados os procedimentos de verificação e lavratura.
• Local da ocorrência dos fatos: cabe também ao notário especificar em que local os fatos ocorreram, ou ainda, em qual local ocorreu a verificação (em caso de diligências, por exemplo).
• Descrição dos fatos: neste trecho, deve-se descrever os fatos conforme narrados pela parte ou testemunhas, ou ainda, conforme foram observados pelo profissional, sobretudo em se tratando de ata de verificação de fatos na internet ou em diligência.
• Finalidade da ata: deve o tabelião, com base na solicitação das partes e no seu conhecimento técnico, deixar expresso qual a finalidade do documento lavrado.
• Assinatura do tabelião: para que a fé-pública se manifeste na ata notarial é preciso que esta seja devidamente assinada pelo tabelião e fique registrada junto ao tabelionato.

Importa ressaltar que essa é apenas a estrutura básica de uma ata notarial simples. Conforme observado ao longo deste artigo, as atas desse tipo podem cumprir diferentes finalidades, gerando a eventual necessidade de que se incluam outras informações no documento. 

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Como solicitar uma ata notarial

O primeiro passo para solicitar a lavratura de uma ata notarial é se dirigir a um cartório em na região de acontecimento dos fatos ou na região de residência da parte interessada. 

Antes de se dirigir ao cartório, certifique-se de portar todos os seus documentos de identificação – ou os documentos da pessoa jurídica, quando for o caso. 

Leve consigo também quaisquer elementos – documentos, dispositivos ou objetos – que deseje apresentar ao tabelião, para que assim ele possa incluir esses itens na descrição da ata. 

Em alguns cartórios, será exigido o preenchimento de um formulário com as informações que vão nortear a ata notarial. Uma vez prestadas as informações, caberá ao tabelião fazer a elaboração do texto final. 

Antes de obter seu documento, contudo, será preciso pagar pela lavratura. Os preços variam ano a ano, e mudam conforme a região do país. Outro fator que pode impactar no preço é o tipo de ata notarial solicitada. 

De modo geral, o valor segue a tabela de emolumentos vigente em cada estado. A título de exemplo, em São Paulo, no ano de 2022, a ata notarial custa aproximadamente R$530. Cada página adicional custa quase R$270. 

Já a tabela de emolumentos do Rio Grande do Sul, no mesmo ano, prevê preço diferenciado de acordo com o tipo de ata. Quando se trata de documento extraído da internet, o valor cobrado é de R$20,40. As demais atas notariais, por sua vez, superam os R$220. 

Uma vez pagas as taxas, o tabelião lavrará a ata, registrando-a em livro de escritura pública. Por conta disso, caso haja necessidade de acessar a ata novamente, será possível emitir uma certidão. 

Perguntas frequentes sobre ata notarial

Conclusão

Diante do apresentado, fica evidente que a ata notarial tem uma série de aplicações, sendo importante instrumento público na pré-produção de provas. 

Apesar de controversa, sua aplicação, no âmbito do registro de fatos ocorridos em meio eletrônico, está devidamente prevista em lei. Por isso, o conhecimento sobre como se dá a obtenção de uma ata notarial torna-se ainda mais importante. 

E, por fim, se você deseja seguir aprendendo sobre a produção de provas em formato digital, ouça o episódio do Juriscast sobre esse tema.