Auditoria Jurídica: o que é, como funciona e importância

O departamento jurídico, além de desempenhar suas atividades habituais, também pode ser o responsável por realizar auditorias jurídicas na empresa.

O processo de auditoria jurídica é vital para que se possa minimizar riscos, prevenir gastos e potencializar os resultados de uma organização.

E, no cenário econômico atual, manter sob controle os pontos de alerta da governança corporativa significa estar à frente dos demais.

Com a auditoria jurídica, o departamento jurídico pode obter insights sobre a situação atual da organização, bem como desenvolver um verdadeiro plano de ação para auxiliar os gestores a cumprir os objetivos da empresa.

Neste artigo, nós compilamos as principais informações sobre o processo de auditoria jurídica, para que ele serve, como ele é feito, e os benefícios que ele pode trazer para o ambiente empresarial. Confira!

O que é auditoria jurídica?

A auditoria jurídica é um processo de pesquisa, análise e revisão dos procedimentos internos, corporativos e legais de todos os departamentos de uma empresa.

Ela é considerada um verdadeiro “pente fino” dentro do ambiente empresarial, e busca levantar dados sobre pontos vulneráveis de uma organização e as possíveis formas de solucioná-los.

Ao fim de sua execução, é entregue um relatório final, no qual contém um plano de ação para os gestores da empresa realizarem melhorias, adequações e aperfeiçoamentos em cada um de seus departamentos.

A princípio, qualquer empresa poderá contratar o serviço de auditoria jurídica ou realizá-lo internamente, como forma de manter controle sobre os riscos do negócio e levar transparência a todos os interessados. 

Quem pode fazer uma auditoria jurídica?

O processo de auditoria jurídica deve ser realizado por advogados, conforme determina o artigo 3ª do Estatuto da OAB. 

É importante que esses profissionais possuam conhecimento em direito empresarial, civil, tributário, trabalhista e financeiro, além de questões administrativas, éticas e políticas internas.

Os advogados que são responsáveis pela auditoria jurídica podem compor o departamento jurídico da empresa, ou, então, fazer parte de um escritório de advocacia e atuar de forma terceirizada no âmbito corporativo.

Quando realizada por funcionários da empresa, a auditoria jurídica é classificada como interna. Se uma equipe especializada e terceirizada que a realiza, então ela é considerada uma auditoria externa.

Para que serve uma auditoria jurídica?

A auditoria jurídica tem como objetivo antecipar eventuais riscos empresariais e garantir aos gestores uma maior segurança e estabilidade do negócio.

Através desta ferramenta de gestão, o auditor jurídico busca identificar possíveis fraudes, corrupções, desvios e omissões de conduta que possam prejudicar a imagem interna e externa da empresa.

Além disso, a auditoria jurídica também analisa todo o aspecto financeiro e gerencial da empresa, levantando dados e sugestões que possam contribuir para a idoneidade da organização e para a redução de riscos ligados a operações societárias (aquisição, fusão, incorporação, entre outras). Quando ligada a este tipo de atividade, a auditoria também é conhecida como legal due diligence.

Como se pode perceber, o processo de auditoria jurídica serve para que uma empresa atue preventivamente diante de todas as informações coletadas, reduzindo, assim, riscos judiciais e de mercado.

Quais os benefícios de fazer auditoria jurídica?

Agora que você já sabe o que é uma auditoria jurídica e para que serve essa ação é hora de entender, na prática, quais os benefícios relatados pelas empresas que já praticam auditorias. Vamos a eles.

1. Redução de riscos jurídicos

A auditoria jurídica permite identificar possíveis falhas e inconformidades legais dentro da organização. Com isso, pode ajudar sua empresa a evitar litígios, multas e outras penalidades que podem afetar a organização, no nível jurídico mas também no âmbito financeiro.

2. Melhoria na gestão de contratos

Na prática, a auditoria jurídica pode inclusão a revisão de todos os contratos da empresa, assegurando que estejam atualizados e em conformidade com a legislação. Isso não só previne problemas futuros, mas também melhora a eficiência e a segurança nas relações comerciais.

3. Aumento da transparência e confiança

Realizar auditorias periódicas demonstra o compromisso da empresa com a transparência e a ética. Isso fortalece a confiança de investidores, parceiros e clientes, melhorando a reputação da empresa no mercado.

4. Eficiência operacional

A auditoria jurídica ajuda a identificar processos internos que podem ser otimizados ou reestruturados. Isso resulta em operações mais eficientes, redução de custos e melhor uso dos recursos. Em última análise, portatno, a auditoria impacta diretamente o desempenho financeiro da empresa.

5. Prevenção de conflitos internos

Ao garantir que todas as políticas internas estejam em conformidade com a legislação trabalhista, a auditoria jurídica previne conflitos internos. Contribui indiretamente, portanto, para promover um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo.

Em quais setores de uma empresa a auditoria jurídica deve ser realizada?

A auditoria jurídica tem como objetivo entender todo o cenário atual da empresa; desta forma, o ideal é que todos os setores da empresa passem por esse processo de análise e revisão.

Isso quer dizer que setores operacionais, administrativos, contábeis, financeiros, de recursos humanos, de controladorias, societário e, até mesmo, o próprio jurídico, serão atingidos pela auditoria jurídica.

A título de exemplo, uma auditoria jurídica realizada no setor de recursos humanos objetiva analisar questões como registros dos funcionários e anotações em carteira, pagamento de encargos previdenciários e trabalhistas, histórico de ações trabalhistas, controle da saúde ocupacional, procedimentos de segurança coletivos e individuais, entre outros.

Desta forma, quando levamos em conta todos os departamentos de um modo geral, o auditor jurídico coletará informações referentes a:

• procedimentos internos do departamento;
• histórico de informações, documentos, processos, registros, cumprimento de requisitos;
• indicadores;
• gastos;
• atendimento à lei e políticas internas;
• entre outras questões específicas de cada setor.

Com esses dados, é possível realizar um parecer jurídico com as melhores estratégias para reduzir riscos, custos e trazer mais saúde e segurança para a empresa.

Auditoria jurídica x Assessoria jurídica: qual a diferença?

Embora tenham semelhanças, a auditoria jurídica e a assessoria jurídica não são a mesma coisa.

Isso porque, na realidade, a assessoria jurídica também busca prevenir judicializações, atuando como conselheira da empresa e englobando diversas áreas, onde analisará as questões jurídicas e apresentará um parecer especializado sobre o assunto.

A assessoria pode ser uma empresa que presta serviços para outras pessoas jurídicas, um advogado contratado para a função, ou ainda uma parte do departamento jurídico da empresa.

Já a auditoria jurídica é o serviço prestado em si, não só aconselhando como propondo soluções e elaborando novas diretrizes para adequação a legislação. Na auditoria, todas as condutas e documentos da empresa passam por uma análise criteriosa, além da verificação quanto ao cumprimento das leis. Também é papel da auditoria jurídica verificar se as estratégias do negócio são boas e se favorecem a redução de custos.

Qual a diferença entre auditoria interna e externa?

A principal diferença entre uma auditoria interna e uma auditoria externa está em quem realiza é o auditor jurídico. Como o próprio nome já indica, na auditoria interna o auditor é parte da equipe da empresa. Na auditoria jurídica externa, o auditor é alguém terceiro à organização.

Mas, quais os riscos e impactos de cada um desses tipos de auditoria jurídica? Vejamos.

Auditoria interna

Uma das principais vantagens da auditoria jurídica interna é poder contar com um profissional que conhece a fundo o negócio. Portanto, esse conhecimento pode ser utilizado para definir quais áreas precisam ser priorizadas na auditoria, ou o que não pode ficar de fora.

Por outro lado, o auditor jurídico interno pode estar subjetivamente submetido a viéses, com um olhar já pré-concebido sobre os processos da organização. Além disso, não se pode descartar a possibilidade de conflito de interesses.

Auditoria externa

Já na auditoria jurídica externa, uma das principais vantagens reside exatamente na independência do auditor. Diferentemente da interna, nessa modalidade o profissional não precisa atender a interesses internos ou hierarquias de poder pré-estabelecidos. Ele será contratado para fazer o seu trabalho de forma autônoma.

Contudo, para evitar problemas, é preciso que o contrato de prestação de serviços de auditoria especifique em detalhes o que é esperado e quais entregas devem ser feitas. Caso contrário, aspectos fundamentais da operação podem ser deixados de lado.

Como é feito o processo de auditoria jurídica?

O processo de auditoria jurídica pode ter diferentes fases, dependendo da forma como o departamento jurídico ou o escritório terceirizado irá organizar cada uma delas. 

Para elucidar, nós iremos elencar abaixo as 5 principais etapas de uma auditoria jurídica.

Planejamento e levantamento de processos

A fase inicial de uma auditoria jurídica consiste no planejamento de todas as atividades que serão realizadas em cada departamento da empresa. 

Além disso, devem ser analisados os riscos que podem interferir na execução da auditoria, no cumprimento de prazos e no alcance do resultado esperado.

Para que se possa realizar o planejamento dos processos e o levantamento dos riscos, alguns critérios podem ser seguidos:

• Identificar os problemas gerais da organização, bem como os específicos de cada departamento;
• Definir a forma de análise, com etapas, critérios e objetivos, bem como a forma de execução e a forma de análise de resultado e indicadores, para concluir a auditoria jurídica em tempo razoável;
• Definir uma forma de garantir a uniformidade no planejamento e execução pela equipe da auditoria jurídica, como, por exemplo, através da indicação de um responsável em acompanhar os demais funcionários;
• Dividir as atividades entre a equipe.

Essa etapa é importante para que se possa ter uma noção entre o trabalho realizado e o resultado alcançado, portanto, não poupe esforços no seu planejamento de auditoria jurídica.

Abertura da auditoria jurídica

Depois de detalhar todas as atividades que serão realizadas, bem como os responsáveis por cada uma delas, é necessário dar início à auditoria jurídica.

Para fazer isso, é importante realizar uma reunião com os gestores de cada departamento, na qual serão transmitidos os pontos principais dos processos que serão feitos em cada setor.

Além disso, deve-se discutir o cronograma e alinhar as datas da execução com os gestores, a fim de evitar contratempos e atrasos na entrega do relatório final.

Execução da auditoria jurídica

Agora que o planejamento está pronto e já foi realizado o alinhamento das atividades e dos prazos com os gestores dos departamentos da empresa, é hora de iniciar a execução da auditoria jurídica.

Nesta etapa, diferentes atividades podem ser executadas, a depender de cada departamento e do tipo de informação que cada um pode fornecer.

Mas, de modo geral, os responsáveis pela auditoria jurídica terão as seguintes atribuições:

• Realizar visitas a cada departamento, dentro dos prazos estabelecidos;
• Realizar entrevistas com os funcionários de cada departamento, a fim de verificar informações, condições de trabalho, adequação com políticas internas;
• Observar as atividades desenvolvidas no departamento;
• Coletar informações, documentos, históricos, registros necessários, referentes à atividade do departamento;
• Verificar as condições e o ambiente de trabalho, atendendo-se, inclusive, a questões de saúde ocupacional e equipamentos de segurança que se fizerem necessários;
• Verificar a adequação das atividades do departamento com a lei e com as políticas internas da empresa;
• Realizar reuniões periódicas com os gestores e funcionários para esclarecimentos de dúvidas e alinhamento de informações.

Vale destacar que essas são só algumas etapas que compõem a execução de uma auditoria jurídica, podendo divergir de um departamento (e até empresa) para outro.

Encerramento do processo

Uma vez concluído o processo de auditoria, todas as informações coletadas devem ser analisadas, tanto sob um aspecto individual (departamento), quanto coletivo (empresa).

Nesta análise, deve-se levar em conta as inconformidades e inconsistências encontradas, passíveis de causar prejuízos à empresa, acompanhadas do esclarecimento das mesmas e de sugestões estratégicas que possam regularizá-las, adequá-las ou aperfeiçoá-las.

Além disso, deve-se alinhar todos os resultados encontrados com os objetivos e os critérios selecionados no momento do planejamento, a fim de verificar a eficácia e a performance da auditoria jurídica.

O resultado final deve ser compilado em um relatório jurídico ou parecer jurídico, que deve ser entregue não somente ao responsável pela empresa, como também a todos os gestores e diretores de departamentos.

Acompanhamento e avaliação das soluções 

Esta é a última etapa do processo, e consiste, praticamente, na realização de uma nova auditoria jurídica.

Seu objetivo é acompanhar e avaliar a aplicação das soluções estratégicas indicadas no relatório final.

Para fazer isso, todos os procedimentos de uma auditoria devem ser novamente seguidos, como forma de averiguar, na prática, se as soluções foram aplicadas e quais os resultados que elas trouxeram para o departamento e para a empresa.

A partir desta nova auditoria jurídica, será confeccionado um novo relatório gerencial e situacional do âmbito corporativo, do qual poderão sair, inclusive, novas medidas e sugestões preventivas para a empresa.

Por que uma empresa deve fazer a auditoria jurídica?

A auditoria jurídica está intimamente ligada com a palavra prevenção.

Colocando em prática todo o processo de auditoria, as empresas conseguem antever situações prejudiciais e agir de forma preventiva, seja em questões judiciais, tributárias, empregatícias, ambientais, entre outras.

Desta forma, alguns motivos que podem levar uma empresa a realizar uma auditoria jurídica são:

• Identificar falhas, omissões, problemas ou ações potencialmente prejudiciais em todos os departamentos;
• Identificar a situação judicial atual da empresa, com ações em andamento, pendências, possíveis situações que possam gerar novas ações, verificar e corrigir provisionamentos, entre outros;
• Verificar as questões financeiras e tributárias da empresa, quanto à regularidade e efetivo pagamento de taxas, impostos e tributos, e possíveis casos de inadimplência ou mora;
• Verificar a regularidade da empresa perante os órgãos públicos, fazer o controle de licenças e certidões, e identificar pendências;
• Em caso de venda, fusão, incorporação ou mudanças no quadro societário, é preciso realizar uma auditoria jurídica para colocar os departamentos em ordem e poder mensurar o valor da empresa.

Existem, é claro, outras razões pelas quais uma organização pode optar pela realização de uma auditoria jurídica; tudo depende dos fatores e das circunstâncias que a levam a esse processo.

Quais são as vantagens de realizar a auditoria jurídica?

Ao realizar uma auditoria jurídica, é possível identificar todos os pontos fracos e fortes da empresa, sob um aspecto jurídico. 

Mas, mais do que isso, a auditoria é capaz de trazer várias vantagens para o desempenho da organização como um todo. Abaixo, falaremos sobre cada uma delas.

Adequação com as leis

Uma das etapas da auditoria jurídica envolve, justamente, a averiguação do cumprimento à lei pelos diferentes departamentos, no exercício de suas atividades.

Isso pode envolver desde a realização dos registros necessários em órgãos competentes, assinatura de documentos legais, pagamento de taxas e impostos, pagamento de encargos trabalhistas e previdenciários, regularização ambiental, entre outros.

Embora essas questões possam dizer respeito a diferentes setores, como o de recursos humanos e o financeiro, por exemplo, elas devem ser analisadas sob um viés legal, a fim de verificar o que está sendo feito de forma correta e o que precisa de melhorias e adequação.

A auditoria jurídica irá identificar exatamente estes pontos e fornecê-los ao final, possibilitando uma atuação preventiva da empresa.

Identificar melhorias 

Não é somente com relação à adequação à lei que a auditoria jurídica pode identificar melhorias.

Questões como procedimentos internos, política da empresa, condutas éticas e morais dentro da organização também devem ser observados.

Desta forma, o auditor irá analisar dados, indicadores, estatísticas e registros para identificar formas de melhorar:

• o departamento jurídico e o andamento dos processos administrativos e judiciais (e formas de preveni-los);
• os procedimentos de recursos humanos (registros de funcionários, históricos, saúde ocupacional, pagamento de encargos);
• os procedimentos financeiros, tributários e contábeis (pagamento de impostos, tributos e taxas; pagamentos decorrente de processo judicial; situações com pendências, inadimplência ou mora; acuracidade nos cálculos; balanço financeiro);
• as questões ambientais e de regularidade fiscal (licenciamentos, pagamentos de taxas, certidões negativas, alvarás);
• as funções administrativas e os procedimentos a ela inerentes;
• entre outras que se fizerem necessárias.

Como se pode perceber, após a análise minuciosa da auditoria jurídica, são inúmeras as possibilidades de melhorias que poderão ser realizadas na empresa.

Prevenir gastos

Outra vantagem da auditoria jurídica é a forma como ela contribui para que a empresa possa reduzir e prevenir gastos.

Isso acontece porque, ao analisar departamentos como o jurídico, o financeiro e o de recursos humanos, podem ser encontradas estratégias que evitem novos processos judiciais e, consequentemente, novos gastos com custas processuais e condenações.

Além disso, pode-se identificar soluções financeiras e fiscais que possibilitem corrigir bases de cálculo para pagamento de impostos e taxas, verificar a regularidade destes pagamentos e possibilidades de renegociação e de realização de planejamento tributário.

Com uma análise ampla e especializada sobre essas áreas, a empresa será capaz de se adequar e se replanejar financeiramente, o que pode contribuir para redução de seus gastos.

Auxiliar na tomada de decisão

Conforme já mencionado, o processo de auditoria jurídica analisa informações e registros para criar um panorama geral da empresa, com tudo o que pode ser objeto de estratégias e melhorias.

A partir do parecer final do auditor responsável, permite-se que os gestores executem um plano de ação e prevenção, totalmente baseado em dados reais e atuais sobre a empresa.

Embora a auditoria jurídica não sirva como uma garantia ou uma promessa de sucesso e de bons resultados, certamente ela possibilita que as decisões sejam tomadas de forma mais assertiva, com base nos objetivos da empresa.

Prevenir falhas e omissões

Além de levantar a situação de todos os departamentos da empresa, a auditoria jurídica também permite cruzar as informações obtidas entre os diferentes setores.

Essa análise inter e intrasetorial possibilita o levantamento de riscos e condutas, comportamentos e procedimentos potencialmente prejudiciais para a empresa.

Desta forma, encontrando a origem dos problemas atuais que a organização enfrenta, o auditor jurídico consegue sugerir estratégias eficazes para prevenir falhas futuras e eventuais omissões nas atividades de cada departamento.

Assim, novamente a atuação preventiva se mostra como um dos grandes benefícios da auditoria jurídica.

Quando a auditoria jurídica deve ser realizada?

Todas as empresas, em algum momento, precisam passar por uma auditoria jurídica. 

O ideal é que ela seja realizada de forma preventiva, sem que a empresa esteja efetivamente passando por algum risco, prejuízo ou problema. Mas isso não impede, é claro, que a auditoria seja feita nesse último caso.

Além disso, não existe uma periodicidade certa para a realização da auditoria jurídica.

O que deve ser levado em conta é que, após concluída a primeira ou a última auditoria jurídica na empresa, deve ser oferecido tempo razoável para que sejam feitas as adequações sugeridas no relatório final.

Depois, pode-se falar em realizar outra auditoria, como forma de verificar se as sugestões foram acatadas, se ainda há algum ponto de atenção, e o que ainda pode ser melhorado.

Mas, fique atento: se sua empresa, seja ela nova no mercado ou não, nunca realizou uma auditoria jurídica, ou está há mais de um ano sem fazê-la, é importante colocá-la como prioridade nas atividades do jurídico, o quanto antes.

Como você sabe, as leis, as organizações e o mercado estão sempre evoluindo, inovando e se modificando, e para que você não se prejudique ao longo do caminho, a melhor opção é buscar a prevenção, por meio da auditoria jurídica.

Papel do departamento jurídico dentro da auditoria jurídica

O departamento jurídico, por ser um setor da empresa, atua diretamente com todas as áreas da mesma, conhecendo assim, mais profundamente os processos de cada área. É por conta disso que o departamento jurídico é essencial na realização de uma auditoria jurídica.

Assim, realizar todo o estudo das áreas e fazer a análise, contando com profissionais que, além de serem especialista em direito, tem conhecimento das áreas da empresa e de questões financeiras, trabalhistas, cíveis e tributárias, é uma opção muito mais assertiva.

Com isso, se garante a segurança da empresa e também se previne em casos de possíveis questões judiciais. Um bom exemplo disso é a já citada LGPD. As empresas que se adequaram a LGPD mais rapidamente se asseguram contra possíveis processos em relação ao uso de dados pessoais.

Como a tecnologia pode auxiliar no processo de auditoria jurídica?

Até aqui, você deve ter percebido que o processo de auditoria jurídica é bastante complexo.

São diferentes áreas de uma empresa a serem analisadas, vários documentos, registros, históricos e procedimentos que precisam ser revisados e cautelosamente examinados.

Mas, por mais complexo que seja, esse trabalho não precisa ser difícil.

O auditor jurídico pode contar com a ajuda de softwares de gestão empresarial (ERP) e softwares jurídicos, os quais podem automatizar análises, compilar estatísticas e fornecer indicadores de forma rápida e prática.

O Projuris Empresas, por exemplo, é um software jurídico que fornece, de forma atualizada, todos os dados referentes às atividades e demandas do departamento jurídico da empresa.

Para você ter uma ideia, nele é possível verificar estatísticas sobre que tipos de processos, distribuídos em qual cidade e alocados a quais juízes, são capazes de gerar mais gastos (condenações) para a empresa, bem como pode-se descobrir quais departamentos demandam mais solicitações ao jurídico – tudo isso de forma automatizada e em tempo real.

Até mesmo quando entrevistas com os funcionários se fizerem necessárias ao longo de uma auditoria jurídica, elas poderão ser realizadas por meio de tecnologias de conferências on-line, como o Zoom e o Google Meets.

Desta forma, é importante que o auditor jurídico aproveite as tecnologias existentes hoje, no mercado, para tornar o seu trabalho mais assertivo e eficiente.

Auditoria de contratos ou auditoria jurídica: qual a diferença?

A auditoria de contratos é muito similar a uma auditoria jurídica, porém com uma abrangência mais limitada. Ao auditar contratos, busca-se analisar especificamente a adequação legal desses instrumentos e verificar se as condições firmadas nos contratos vigentes estão se cumprindo na prática.

Logo, para fazer a auditoria de contratos, deve-se:

1. Determine quais contratos serão auditados: sugere-se começar por um tipo de contrato, por uma área da empresa ou fornecedor específico.
2. Defina quais item devem obrigatoriamente ser auditados: pode-se auditar exígiveis, prazos, obrigações, condições de renovação, entre outros itens de contrato.
3. Construa um cronograma para a auditoria dos contratos: define um prazo para conclusão da auditoria e uma meta de produtividade (número de contratos auditados por semana, por exemplo);
4. Comunique gestores e equipes envolvidas: para auditar contratos, eventualmente, o jurídico precisará acionar outros setores da organização, como o financeiro. Garanta que todos os envolvidos estarão cientes da auditoria de contratos.
5. Mapeie os riscos e oportunidades encontradas ao longo da auditoria: uma auditoria de contratos não visa apenas encontrar irregularidades em um ou outro contrato em específico. Ela deve permitir à empresa desenhar processos mais assertivos, a partir dos resultados auditados.
6. Estabeleça frequência e procedimento padrão da auditoria: após fazer sua primeira auditoria reúna os aprendizados que você coletou e desenhe um processo-padrão de auditoria dos contratos. Depois, defina a periodicidade com que as auditorias serão feitas (anualmente, semestralmente, etc).

Seguindo esse passo a passo, sua empresa pode realizar uma primeira auditoria de contratos. E, com o passar do tempo, estará apta a evoluir o procedimento, transformando a auditoria em uma prática recorrente.

Em última análise, a recomendação é: faça com que a auditoria seja parte integrante da sua política de compliance de contratos.

Perguntas frequentes sobre auditoria jurídica

Conclusão

O advogado é peça-chave na execução da auditoria jurídica, seja ela realizada internamente (pelo departamento jurídico) ou de forma externa (por escritórios terceirizados e especializados).

Além de utilizar conhecimentos em diferentes áreas jurídicas e empresariais, o advogado responsável pode e deve utilizar tecnologias e softwares de gestão ao realizar todo o processo de auditoria jurídica.

Como visto, o processo jurídico de auditoria surge como uma alternativa de redução de gastos, prevenção de riscos e prejuízos e solucionadora de problemas para os gestores de empresa. 

Por conta de todos os benefícios que a auditoria jurídica pode trazer à sua empresa, é importante que essa atividade seja incluída, periodicamente, sob os cuidados do departamento jurídico. 

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