O background check é um processo de verificação de antecedentes trabalhistas, de identidade, de crédito, criminais, entre outros. Cada vez mais, tem se tornado uma ferramenta útil para departamentos jurídicos preocupados com questões de compliance.
Imagine que sua empresa está contratando um novo gerente, e precisa checar a veracidade das informações acadêmicas informadas por ele no currículo. Ou ainda, que está firmando uma parceria, e precisa checar os antecedentes fiscais e tributários da organização. Em ambos os cenários, há espaço para aplicar o background check.
Essa é mais uma técnica possível graças ao avanço da tecnologia e há disponibilidade de ferramentas capazes de acessar e analisar um grande volume de dados. Para advogados corporativos do presente e do futuro, entender como funciona o background check – e como aplicá-lo na prática – é fundamental.
Neste artigo, além de entender o que é e como funciona essa técnica, você ainda verá como background check e compliance estão relacionados, e aprenderá como desenvolver um plano para implantar essa verificação nos processos internos da sua empresa. Vamos lá? Boa leitura!
O termo background check, da língua inglesa, pode ser traduzido como “verificação de antecedentes”. Na prática, o background check é uma estratégia de compliance adotada por inúmeras empresas, cujo objetivo final é verificar a conformidade legal de fornecedores, parceiros, possíveis colaboradores, ente outros agentes.
Importar destacar, no entanto, que quando falamos de verificação de antecedentes, não se trata apenas de checar os antecedentes criminais de uma pessoa natural. Pelo contrário, a checagem é muito mais ampla e pode ser feita inclusive sobre pessoas jurídicas.
Assim, são exemplos de background check:
A essa altura é possível que você esteja se perguntando como é feito, então, o background check. Veremos mais sobre o procedimento de realização e as ferramentas disponíveis, ao longo deste artigo.
Por ora, é importante saber que todo background check exigirá o acesso a bancos de dados, além de requerer a análise e, eventualmente, o cruzamento dessas informações.
A prática de background check assume uma importância essencial, para qualquer empresa preocupada com a conformidade legal das suas operações. Isso porque, é por meio desse tipo de verificação de antecendentes que as organizações podem:
Logo, está claro que o background check aumenta a segurança e conformidade legal da empresa como um todo. Imagine, por exemplo, um cenário em que um novo gerente financeiro está sendo contratado. A verificação dos antecedentes educacionais, fiscais e tributários dessa pessoa física pode ajudar a empresa a identificar a adequação desse profissional para o cargo.
Da mesma forma, a checagem dos antecedentes de um novo fornecedor de embalagens, por exemplo, pode ajudar a identificar problemas socioambientais relacionados a essa empresa. Nesse caso hipotético, o background check poderia contribuir para evitar, inclusive, riscos reputacionais à contratante.
Qualquer pessoa física ou jurídica pode ser alvo de background check, a depender dos negócios jurídicos que pretende realizar.
Contudo, para melhor classificar as práticas de verificação, foram estabelecidas quatro categorizações, de acordo com o foco de busca da empresa. Ao mesmo, tempo podemos entender que essa tipologia dá destaque também ao papel ocupado, pela pessoa verificada, no negócio jurídico em questão. Vamos entender quais são essas categorias?
O background check baseado no princípio de Know Your Customer (KYC) – do inglês, “conheça seu cliente” – é aquele que busca averiguar dados sobre a pessoa natural ou jurídica que está na posição de cliente ou consumidor. Ou seja, da pessoa que busca comprar ou adquirir produtos ou serviços.
Para além, leads ou prospects também podem passar pela verificação de informações, uma vez que apresentam potencial para tornarem-se clientes.
Os fornecedores tem um papel fundamental em quase todo tipo de empresa. Em geral, eles estão diretamente associados à manutenção da operação.
Nesse contexto, portanto, tem-se o background check focado no princípio do Know Your Supplier (KYS)– do inglês, “conheça seus fornecedores”. Assim, qualquer fornecedor ou prestador de serviço pode ser alvo de checagem.
Um dos tipos mais comuns de background check é aquele que verifica dados e informações sobre candidatos em processo de recrutamento ou colaboradores já vinculados à empresa. Esse paradigma é conhecido como Know Your Employee (KYE) – ou, “conheça seu colaborador”.
O Know Your Partnet (KYP) preconiza a aplicação de background check para parceiros comerciais e de negócios. Neste caso, trata-se de checar a adequação e conformidade legal desses agentes, frente aos princípios da organização.
O background check pode se aplicar à diferentes áreas da empresa. Assim, convencionou-se que existem diferentes tipos de checagem, de acordo com a natureza dos dados que são verificados.
A seguir, você conhecerá as principais tipologias, portanto. Verá, também, as restrições legais sobre cada um desses gêneros de background check. Vamos lá?
O background check trabalhista é uma verificação de dados acerca de profissionais que estão sendo recrutados e, em alguns casos, até mesmo profissionais que já integram os quadros da empresa. A prática também é conhecida como background check de contratação.
Nesse tipo de checagem, em geral, analisam-se os antecedentes educacionais do candidato, verificando as informações que foram fornecidas no currículo, por exemplo. Para cargos estratégicos, que lidam co informações confidenciais ou valores monetários, é possível que o background check seja ainda mais profundo.
Contudo, é preciso atenção aos limites impostos pela legislação trabalhista. Isso porque certos tipos de verificações não são permitidos, podendo caracterizar discriminação contra o candidato. Por exemplo, a Lei 9029/1995 veta qualquer procedimento relacionado à comprovação do estado de gravidez:
Art. 2º Constituem crime as seguintes práticas discriminatórias:
I – a exigência de teste, exame, perícia, laudo, atestado, declaração ou qualquer outro procedimento relativo à esterilização ou a estado de gravidez;
Uma série de cuidados também deve ser adotada na verificação de antecedentes criminais. De modo geral, o Tribunal Superior do Trabalho (TST) entendeu que esse tipo de background check é permitido apenas para certos cargos e funções. É o que se lê na decisão do Tema Repetitivo 001:
“[…] a exigência de Certidão de Antecedentes Criminais de candidato a emprego é legítima e não caracteriza lesão moral quando amparada em expressa previsão legal ou justificar-se em razão da natureza do ofício ou do grau especial de fidúcia exigido, a exemplo de empregados domésticos, cuidadores de menores, idosos ou deficientes (em creches, asilos ou intuições afins), motoristas rodoviários de carga, empregados que laboram no setor da agroindústria no manejo de ferramentas de trabalho perfurocortantes, bancários e afins, trabalhadores que atuam com substâncias tóxicas, entorpecentes e armas, trabalhadores que atuam com informações sigilosas”
No background check criminal, o objetivo da empresa é verificar se a pessoa em questão possui alguma restrição ou sanção no nível criminal.
Para além de antecedentes criminais, pode-se verificar, por exemplo, se há mandados de prisão pesando contra a pessoa checada. Assim, trata-se de verificar não só o passado, mas também a situação atual.
Mais uma vez, é essencial ter cuidado na utilização desse tipo de verificação de dados. Para alguns tipos de atividades econômicas, a checagem criminal se justifica. Em outros – como em situações de recrutamento e seleção – o background check pode ser considerado ilícito.
Em outros casos, no entanto, a checagem de antecedentes é uma obrigação. É o que determina a Resolução 36/2021 do Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF), por exemplo. Essa resolução trata dos procedimentos para a prevenção da lavagem de dinheiro e do financiamento ao terrorismo.
Embora a resolução – e outros regramentos sobre o tema – não usem o termo “background check”, eles seguramente tratam de processos internos de verificação e validação de informações, seja de clientes, fornecedores, prestadores de serviço terceirizados, parceiros e colaboradores.
O background check também pode se aplicar ao Direito Contratual. Ele se mostra útil no momento da negociação de novos contratos ou na renovação de instrumentos já existentes.
Nessas situações, o background check pode compreender, por exemplo, a verificação de informações sobre a conformidade legal e credibilidade das partes que desejam firmar o contrato.
Contudo, cabe ressaltar, é preciso que o background check de contratos se restrinja às questões relacionadas ao objeto da contratação. Assim, não é recomendável usar essa técnica para checar dados que não tenham relação direta com o negócio contratual.
Esse é um dos times mais comuns e simples de background check. Trata-se de verificar dados que permitam comprovar a identidade de uma pessoa física ou jurídica. Assim, evita-se, por exemplo, problemas com falsidade ideológica.
Logo, os dados verificados em um background check de identidade costumam incluir número do CPF ou CNPJ, endereço, dados de filiação, datas, e assim por diante. Em geral, portanto, esse tipo de verificação se dá sobre dados fornecidas pela própria pessoa
O background check de crédito é aquele que busca mapear e verificar dados relacionados à vida financeira e capacidade de pagamento da pessoa. Assim, nesse tipo de checagem, é comum que se observem itens como:
Fica claro que esse recurso é importante para reduzir a inadimplência das empresas, servindo para balizar a concessão de crédito e o endividamento dos consumidores.
Tirar as práticas de background check não é tarefa fácil. Afinal, é preciso ter cuidado com os dados coletados, frente à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Para além, torna-se essencial encontrar maneiras de fazer a verificação de modo simples e rápido, sem sobrecarregar as equipes internas.
Com esses desafios em mente, apresentamos o seguinte passo a passo para aplicar o background check na estratégia de compliance da sua empresa:
Agora, vamos ver como colocar cada um desses passos em prática.
Antes de qualquer coisa, o departamento jurídico precisa ser capaz de visualizar quais legislações e normas infralegais pesam sobre a operação da empresa. Cada atividade econômica está submetida a uma série de regras específicas, que compreendem não só o ordenamento jurídico do país, mas também:
Assim, é fundamental que o jurídico corporativo elabore um mapeamento amplo e preciso de todas essas regulamentações, fundamentais para a conformidade legal da organização.
Depois de entender o regramento legal, é hora do departamento jurídico voltar para dentro, com o intuito de identificar os pontos da operação que mais risco oferecem.
Trata-se de identificar as práticas internas, mas também as relações com terceiros, que podem afetar o compliace da empresa. Esse tipo de ação é comum no desenho dos planos de compliance empresarial, e deve ser adaptado, para o contexto do background check.
É fato que nem todos os negócios jurídicos exigem background check. Por isso, a partir da legislação e do mapeamento de riscos, o departamento jurídico deve indicar quais dados precisam de verificação.
Essa listagem deve identificar também os setores e operações estratégicas, que exigem o uso de background check. Ainda, se possível, deve-se estimar o volume de dados que precisarão ser checados. É essa estruturação das necessidades vai permitir que se avance ao próximo passo.
O mercado de lawtechs e legaltechs no Brasil já oferece opções para automatizar a busca por dados para background check. Existem diferentes alternativas, que vão desde o background check de identidade (mais simples), até automações para due dilligence.
Na hora de escolher esse tipo de ferramenta, é fundamental ter em conta algumas questões. Primeiro, certifique-se de que a solução é capaz de acessar os principais bancos de dados requeridos para o seu procedimento de background check. Já que, como é sábido, pode haver necessidade de consultar dezenas de plataformas – Polícia Federal, Receita Federal, tribunais estaduais, CADICON, COAF, CADIRREG, TCU, entre outras.
Em segundo lugar, garanta que a solução tecnológica adotada esteja integrada aos sistemas utilizados no dia a dia. Caso contrário, o processo pode sofrer com a baixa adesão interna à ferramenta, por exemplo
De nada adianta ter a melhor ferramenta, se a sua equipe não estiver preparada. Por isso, é essencial oferecer treinamentos introdutórios, que colaborem no entendimento sobre a importância do background check para a organização. E, claro, que ajudem os colaboradores a compreender como fazer uso das ferramentas.
Para além de treinamentos pontuais, o jurídico precisa estabelecer metas de formação continuada. Afinal, à medida que a legislação e os programas de compliance evoluem, podem mudar também as necessidades de background check.
Por fim, mas ainda assim muito importante, é a criação de procedimentos de auditoria regulares. Como você já sabe, o background check lida com dados de pessoas físicas e jurídicas, uma questão bastante sensível.
Assim, a prática de auditoria regulares garante que procedimentos internos sejam readequados, sempre que necessário.
O relatório global Top Emerging Risks 2022, da KPMG, aponta entre os 10 maiores pontos de atenção para as empresas a gestão do risco de terceiros. A publicação destaca a necessidade de que a alta gestão esteja atenta, não apenas no que diz respeito aos riscos financeiros, mas também aos riscos reputacionais e operacionais. O relatório assim resumiu a questão:
[…] Cabe destacar um aumento da preocupação das empresas com relação ao risco de associação pelas práticas de seus fornecedores e serviços prestados. Isso acontece, notadamente, em algumas esferas, como corrupção, fraude, responsabilidade social e práticas discriminatórias, entre outras.
Logo, resta transparente que o background check pode ser aliado fundamental para a manutenção dos padrões de compliance requeridos em muitas empresas. Ele serve para prevenir erros futuros e garantir a adequação legal de todos os stakeholders da organização.
Background check é uma expressão da língua inglesa utilizada, no contexto do jurídico corporativo no Brasil, para designar a verificação e checagem de distintos tipos de antecendentes de clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores. Os dados checados não compreendem apenas os antecedentes criminais, podendo incluir também informações de identidade, educacionais, de crédito, fiscais, tributárias e assim por diante.
Agora, você já sabe o que significa e como funciona o background check. Se você já atua em departamentos jurídicos ou no ramo da advocacia empresarial e corporativo, considere começar a colocar esses conhecimentos em prática.
Lembre-se, sempre, que a tecnologia pode ser sua aliada nessa tarefa. Se quiser conhecer outras soluções tecnológicas para desburocratizar e agilizar a rotina do jurídico, considere também conhecer o Projuris Empresas, nossa plataforma de inteligência legal.
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