Plataformas ODR (Online Dispute Resolution) ajudam a negociar e concluir acordos, evitando longos processos judiciais. Veja como funciona a plataforma Projuris Acordos.
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A negociação de acordos é, cada vez mais, uma tendência no mundo jurídico. Mas, em grandes empresas, antecipar-se à judicialização é também um enorme desafio.
Pensando em como superá-lo, trazemos um conteúdo para colocar você nos bastidores de uma plataforma de resolução de conflitos online (ODR), como o Projuris Acordos.
E, o melhor, você vai conhecer a platforma pela visão de um especialista. Kelvin Araki*, autor deste artigo, foi CEO da Justto, empresa adquirida pela Softplan e que deu origem ao Projuris Acordos. Vamos lá?
A metodologia de uma plataforma ODR como o Projuris Acordos, por Kelvin Araki
Cuidar de atividades de grande volume exige organização. Afinal, quanto maior o número de tarefas a serem executadas e acompanhadas, maior é a importância de ter um processo e um sistema para cuidar de cada passo.
Foi pensando nisso que, no Projuris Acordos, adotamos uma metodologia de trabalho para lidar com negociação de acordos em alto volume, que funciona no modo “funil”: no topo são recebidos todos os casos possíveis de serem negociados e, aos poucos, conforme cada um deles é trabalhado pelos negociadores dos escritórios jurídicos, os casos passando por estágios até que seja possível entrar em um acordo.
Esse tipo de lógica de trabalho é utilizada para negociações em várias frentes, seja judicial ou extrajudicial, de acordos consumeristas, trabalhistas ou cobranças, e também dos mais diversos setores, como:
- aviação;
- logística;
- concessionárias de rodovias;
- varejistas, e-commerce;
- bancos;
- turismo;
- e até distribuição de energia.
Etapas iniciais da mediação de um acordo em uma plataforma ODR
Ao serem incluídos na plataforma de ODR do Projuris Acordos, os casos a serem negociados passam por três passos iniciais: a importação, o enriquecimento de dados e a higienização da base:
- Importação
Esse é o momento em que todos os casos da carteira que será negociada são incluídos na plataforma. Isso pode ser feito por meio de planilhas ou através da integração com sistemas de ERP que já estejam em uso no escritório. - Enriquecimento de dados
Toda disputa judicializada conta com as informações básicas e os dados iniciais sobre o caso. Por isso, nossa plataforma de resolução de disputas online realiza um acesso seguro e autorizado aos Tribunais de Justiça (TJs e TRTs) do país para obter as informações iniciais básicas (como nome e contato das partes, dos advogados, dos réus e os andamentos dos processos).
Esse enriquecimento de dados é feito usando tanto as informações que constam na capa do processo como a partir do data lake de casos anteriores trabalhados na plataforma ou via bureaus de informações. Nesse passo, o data lake da nossa plataforma é um grande diferencial, já que possui contatos de mais de 150 mil advogados que já negociaram ali. - Higienização de base
Após a integração e enriquecimento, a base de dados é então higienizada. Nesse momento, nossos algoritmos filtram automaticamente as disputas a serem trabalhadas. Isso significa que são removidos da fila de negociação casos que possuem alguma evidência de baixa, ou seja, que já foram extintos ou arquivados, evitando que o time de negociadores “perca tempo” com eles.
A higienização da base também pode ser feita por meio de parâmetros personalizados, definidos pelo próprio escritório ou departamento jurídico, automaticamente organizando os casos a partir de palavras-chave ou de comportamentos reconhecidos de certos litigantes. Por exemplo, se a experiência do time de negociadores já identificou que existe um advogado ofensor, que recorrentemente processa a empresa, esse parâmetro pode ser usado para filtrar este casos e não levá-lo para negociação.
A partir destes três passos iniciais, nossa plataforma de ODR se transforma em uma central de trabalho para os negociadores. A partir dela, os negociadores podem tanto atuar em massa, comunicando-se com diversos casos simultaneamente a partir de filtros, ou negociar os casos de maneira específica, um a um.
Uso de filtros em nossa plataforma ODR
Existem algumas classificações básicas que nossa plataforma utiliza para organizar os casos de maneira lógica para a atuação dos negociadores. Essas classificações permitem filtrar os casos que estão em “pré-negociação”, quando já receberam o primeiro contato da plataforma com um convite para a negociação. Neste momento, os casos podem ser filtrados entre: “sem resposta” “em negociação“, “proposta aceita” e “finalizados“. Vejamos o que cada uma dessas categorias significa.
Casos sem resposta
Sem resposta são os casos que ainda não responderam ao convite inicial de negociação. Isso significa que após receber o contato inicial personalizado, que é enviado automaticamente por email, WhatsApp, SMS e por nossa plataforma de ODR assim que o caso é adicionado à base de negociação, a contraparte ainda não se dispôs a estabelecer uma conversa com os negociadores.
Nesta etapa os negociadores também podem enviar um lembrete em massa para todos os casos sem resposta. A Justto inclusive tem sugestões de mensagens iniciais que costumam ser mais eficientes no estabelecimento de um primeiro contato. Essas mensagens podem ser adaptadas e personalizadas por cada negociador e enviadas rapidamente a centenas de contatos com um único clique de botão.
Casos em negociação na plataforma ODR
Em negociação são todos os casos que estão atualmente sendo trabalhados pela equipe de negociadores. Os casos em negociação sempre vão seguir com a conversa pelo último meio de comunicação escolhido pela contraparte. Por meio de ícones na plataforma, o time de negociação consegue saber quando a mensagem foi visualizada pela última vez e por qual forma de contato (email, SMS, WhatsApp ou pela plataforma).
Essa concentração das mensagens em um único local, mas com capilaridade para ser enviada pelos mais diferentes meios de comunicação, é crucial para a produtividade do time de negociadores. Isso porque eles se mantêm em uma mesma plataforma, um canal omnichannel, onde contam com uma série de informações adicionais sobre o caso, mas se comunicam com as partes envolvidas pelo meio de comunicação favorito delas.
Essa capacidade de estar em todos os canais (omnichannel) sem precisar ficar abrindo e fechando diferentes ferramentas aumenta a produtividade dos negociadores, ao mesmo tempo que permite à contraparte se comunicar da forma que melhor lhe convier.
Casos em fase de proposta aceita
No filtro de proposta aceita tem-se os acordos fechados que estão a caminho das tratativas finais da negociação. Nesse ponto do processo, a plataforma de ODR da Justto também apoia os negociadores na geração de minutas para a formalização do acordo. Há um painel específico que concentra os modelos de minuta aprovados pelo escritório jurídico. Cada escritório pode configurar vários modelos de minuta para os mais diferentes tipos de negociação, que podem ser personalizados pelos negociadores.
Toda a substituição de termos (como nome das partes, comarca, valor do acordo, entre outros detalhes) é feita automaticamente e a minuta é enviada e assinada digitalmente, o que agiliza a finalização do acordo. Assim que a plataforma coleta as assinaturas de todos os envolvidos, as minutas são disponibilizadas para download.
Casos finalizados
Finalizados são os casos encerrados, tenham sido eles acordos ganhos ou perdidos. Todos esses casos ficam disponíveis pelo período de 90 dias nesta aba, quando são então arquivados.
Essa fase é especialmente interessante para monitorar as negociações em que as contrapartes tenham recusado um acordo, mas que com o tempo podem ter repensado os termos da proposta e querer “voltar atrás” e aceitá-lo. Por isso, durante três meses os casos são mantidos em uma aba específica, permitindo a retomada da negociação.
Conclusão
Reparou que uma plataforma de ODR como o Projuris Acordos pode usar o melhor da tecnologia disponível hoje no mercado para alavancar os resultados dos seus negociadores? Alguns dos nossos casos de sucesso envolvem equipes que melhoraram tanto a agilidade dos seus processos que aumentaram sua performance em até 5x em questão de quatro semanas.
Se você também está interessado em alavancar seus resultados de negociação, entre em contato com um dos nossos especialistas e descubra como isso é possível.
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*Conteúdo publicado originalmente no Blog da Justto por Kelvin Araki redirecionado para o Blog da Projuris após a aquisição da empresa.