Uma das principais necessidades de advogados que trabalham em departamentos jurídicos é possuir modelos padrões de documentos que são emitidos constantemente em casos diversos. É nesse cenário que uma bibioteca jurídica virtual, com documentos-padrão, passa a se fazer necessária.
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O mais comum é que arquivos de Word com esses modelos sejam salvos no computador e alterados todas as vezes que um novo documento daquele padrão for necessário, mas a utilização de um software jurídico pode tornar essa atividade ainda mais simples, organizada e segura.
Neste artigo, falaremos sobre como construir e utilizar uma biblioteca jurídica virtual no seu departamento jurídica. E mostraremos, em detalhes, como funciona a Biblioteca Juridica do Projuris Empresas. Fico conosco, e boa leitura!
O que é uma biblioteca jurídica virtual?
Biblioteca jurídica virtual é um repositório digital de peças, documentos e modelos que podem ser utilizados por um time jurídico, de maneira recorrente ou eventual. É, portanto, uma espécie de banco ou acervo de modelos.
Cada departamento jurídico costuma criar uma biblioteca própria, onde certos tipos de documentos – mais comuns na operação diária – serão prevalentes. Apesar das diferenças, no entanto, podemos dizer que uma biblioteca jurídica básica contém:
- Modelos de contratos essenciais para qualquer empresa: contratos de trabalho, de fornecimento, de prestação de serviços, e assim por diante;
- Peças jurídicas mais comuns: petições iniciais para as causas mais recorrentes, intermediárias, peças de apelação e recursos;
- Modelos de procurações: procurações de plenos poderemos, de representação em operações bancárias, entre tantas outras;
Por que é importante ter uma biblioteca jurídica virtual?
Ao se produzir um documento de caráter jurídico, como uma tese, um parecer, uma ata, uma defesa ou documentos de caráter administrativo de um departamento jurídico (contratos, declarações, relatórios), você está produzindo um conhecimento.
E é importante que você, e seus colegas, o tenha ao alcance sempre que precisarem novamente deste conhecimento. É uma forma da empresa estabelecer diretrizes e combater o acúmulo de dados e documentos desnecessários.
Também é uma forma de dar mais segurança jurídica à sua operação. Com um base de documentos jurídicos padrão, minimiza-se o risco de que peças inadequadas, incompletas ou incorretas sejam erroneamente utilizadas. O controle de versionamento é fundamental para garantir esse nível de segurança.
Como funciona a Biblioteca Jurídica do Projuris Empresas?
O Projuris Empresas possui uma biblioteca jurídica à sua disposição com uma série de modelos de documentos e minutas pré-definidos, prontos para serem adaptados e utilizados rapidamente.
Este módulo facilita a definição de um modelo de documento para todos os funcionários do departamento jurídica e até de outras áreas da empresa. Para cada tipo de documento criado, é possível inserir um arquivo oficial e diversas outras versões de um mesmo modelo.
Como criar um modelo na biblioteca jurídica virtual do Projuris?
Criar ou salvar um modelo na Biblioteca Jurídica do Projuris Empreas pode ser feito em poucos segundos.
Você precisará apenas salvar um título para seu documento – lembre-se que esse título precisa ser algo facilmente identificável e que descreva corretamente o arquivo. Depois, serão solicitadas algumas outras informações básicas, como o tipo de documento que você está salvando, e em qual contexto ele pode ser utilizado.
Então, você pode fazer o upload do seu modelo, e ele estará automaticamente disponível na sua Biblioteca Jurídica virtual.
Como a Biblioteca Jurídica do Projuris pode ser útil?
A biblioteca tem como principal objetivo fornecer ao profissional jurídico modelos de documentos que permitam a ele agilizar sua rotina de trabalho, padronizar processos e documentos e garantir maior qualidade e assertividade nas entregas.
A segurança dos documentos é garantida pelo armazenamento seguro no banco de dados em nuvem, juntamente com todas as outras informações inseridas no sistema, e pelo sistema de permissão de usuários, que possibilita que um administrador defina quem terá acesso aos documentos.
Além disso, para evitar a exclusão e perda dos arquivos, não é possível que um usuário exclua um documento – apenas que altere a versão do arquivo atual, o que preserva as versões antigas que podem ser um dia necessárias novamente.
Outra vantagem de utilizar a biblioteca jurídica do Projuris Empresas é que todos os modelos presentes nela podem ser adaptados à identidade de sua empresa, ou seja, você pode incluir nestes documentos a logomarca, cores e dados específicos da sua empresa que tornarão os documentos emitidos pelo departamento jurídico muito mais atraentes e dignos de credibilidade.
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