Tenho certeza que você tem um cliente que acessa diariamente o site do tribunal e pesquisa seu processo para ver se teve algum andamento, e caso tenha, liga para você. Nesse momento, seu chão se abre, pois o cliente não entende sobre trâmites processuais e acha que você não cuida do processo dele. Mas e se você tivesse uma maneira de fazer a captura de automática dos andamentos processuais e pudesse se antecipar ao seu cliente?
Com a tecnologia, já temos tribunais que você pode se cadastrar e receber um push do processo no seu e-mail, sempre que tiver alguma movimentação, mas isso lota sua caixa e acaba deixando passar coisas importantes.
Com um sistema de gestão, como o PROJURIS ADV, fica fácil ter esse controle de andamentos processuais. O sistema diariamente faz a pesquisa e retorna automaticamente o andamento do processo, que já fica vinculado à pasta do processo junto com os andamentos anteriores.
Vamos falar dos desafios da advocacia quando não se usa um sistema de automação.
Houve uma época em que eu estagiava em um escritório de advocacia e periodicamente eu tinha que acessar processo por processo do escritório no site do tribunal e trazer o último andamento para uma planilha, para assim saber como estava o processo naquele dia. Por vezes, a tarefa demorava tanto que ao terminar o relatório certamente boa parte dos processos já haviam movimentado novamente e meus dados estavam desatualizados. Para que servia meu trabalho, afinal? Se os dados não eram em tempo real, como tomar decisões assertivas?
Eu não entendia e nem conhecia os serviços de captura automática dos andamentos processuais. Penso, hoje, quanto tempo perdi e quantas coisas poderia ter aprendido nesse período.
Ocorre que, sem esse acompanhamento efetivo peticionávamos no processo apenas quando recebíamos a intimação – e no último dia do prazo. Sabemos que os atos que dependem da justiça são, em geral, demorados. Mas os atos dos advogados não precisam ser. Se eu estou ciente de um ato processual que necessita da minha manifestação e é de meu interesse que o processo ocorra da forma mais rápida possível, nada melhor do que agir o quanto antes.
E quando o alvará está para ser liberado? Você acessa o site do tribunal, digita o número do processo, faz a liberação selecionando as faixas de segurança, aguarda e o site dá erro. Você faz o procedimento novamente, dessa vez não houve erro e você consegue acessar o andamento do processo. Nada de “alvará liberado”.
Você repete esse processo pelo menos 3 vezes ao dia. Ou então, atualiza a página do processo no navegador, até que o sistema de segurança tem um bug e você não consegue mais acessar, a menos que feche o navegador e abra novamente. Só de ler tudo isso você já tem ideia do tempo que perdeu?
Bom, nosso texto não é sobre o que os sistemas de captura automática de andamentos processuais fazem, mas sim sobre o que isso muda na sua rotina.
De forma automatizada você não precisa se preocupar com nada disso. Quando o andamento ocorrer você recebe uma notificação e pode ver tudo sobre o processo. Parece mágica, mas não é. Aquela ligação surpresa do cliente nunca mais vai acontecer, pois você é quem vai surpreender o cliente com a boa notícia.
Durante o atendimento, quando o cliente está na sua frente e você precisa explicar para ele o que aconteceu com o processo, um controle automático, tornará isso mais fácil.
Isso porque, ao pesquisar o nome do seu cliente, a pasta do processo é mostrada já com os andamentos em ordem cronológica para você entender o que aconteceu com o processo. Eficiência na frente do cliente conta pontos para que ele volte a te contratar!
Leia mais:
Por fim, vamos falar de gestão de dados. Lembra o relatório que eu fazia? E se eu te contar que com um sistema de gestão ele fica pronto em segundos e com muito mais informações do que eu conseguia juntar em vários dias de trabalho?
Hoje vejo como um sistema de gestão é indispensável para um escritório em crescimento, pois com a captura automática e o seu controle, você pode classificar cada andamento que chega e depois emitir um relatório e ver em que momento está cada processo e a partir daí tomar ações.
Mas é claro que tudo isso pede um investimento. Receber o push dos processos no e-mail é de graça. No entanto, sua caixa de entrada fica um caos e você pode perder coisas importantes por causa disso.
Tudo tem um preço. Ter controle, segurança, eficiência e profissionalismo no dia-a-dia não tem valor que pague. Ter tempo, desenvolver teses mais profundas, atender o cliente mostrando respeito e zelo pelo processo dele, diminuir o tempo de processo antecipando atos, ter tempo da equipe para produzir em vez de pesquisar andamentos, analisar processos de forma estratégica, são coisas que não há valor que pague.
Gestão é investimento. A escolha é investir dinheiro ou tempo. Você pode ganhar tempo e dinheiro se utilizar um sistema de automação na advocacia.
Para finalizar, uma vantagem que descobri que um software jurídico possui, além da captura automática de processos é a facilidade que ele traz na comunicação com clientes.
Se antes era necessário depender de reuniões ou ligações, agora o cliente não precisa mais disso. O sistema disponibiliza uma área para que seu cliente consulte os dados do processo dele. O legal é que, diferente de antes, quando o cliente entrava no site do tribunal, verificava um andamento, e te ligava para fazer uma cobrança, agora ele pode se autoatender, mas de acordo com o que você permitir que ele veja no sistema.
Isso porque, na área do cliente, você irá indicar quais as informações que o sistema apresentará a cada cliente.
Além disso, boa parte dos sistemas jurídicos permite o compartilhamento de informações sobre via WhatsApp ou e-mail com o seu cliente. E ainda se você utilizar o Mobile do Software, você consegue compartilhar a informação em qualquer App.
Não é incrível?
O compartilhamento de informações com o Mobile é mais uma novidade que eu não tinha acesso. Na realidade, enquanto estagiava não imaginava que existia a possibilidade de fazer as atividades do escritório de qualquer lugar, e PELO CELULAR!
Agora, é claro, já estou familiarizada com isso, e mesmo não sendo mais uma novidade, ainda acho incrível que essas ações sejam possíveis. Afinal, sei bem que a vida dos advogados e advogadas é muito corrida, e ter uma possibilidade de facilitação das atividades, que além de aumentar o seu tempo disponível, aumentará também sua lucratividade.
Isso porque, com mais tempo para as atividades intelectuais, maiores são as chances de você ganhar uma causa. Por consequência, maior a chance de seu cliente sair satisfeito e indicar seu serviço a colegas. Assim, você ainda aumenta sua cliente e seus lucros.
