Litigation 2.0: Automação do Contencioso da AGCO com Projuris 

Um desafio comum a escritórios de advocacia e advogados corporativos são os relatórios mensais do contencioso, das contingências e contenções.  

Os clientes ou empresa precisam tomar ciência de quais processos podem perder. Além do mais é por meio do provisionamento jurídico que os advogados e advogadas conseguem calcular o possível valor das despesas destas perdas. Para manter no caixa da empresa uma porcentagem destinada a essas situações.  

O departamento jurídico da AGCO fazia todo o controle do contencioso e o reporte de contingências manualmente, sem o uso de um sistema jurídico e com apoio de somente planilhas no Excel, mesmo com um volume acima de 1000 processos.  

Pela necessidade de uma solução de unisse automação, segurança e bom custo-benefício adotaram o Projuris Empresas. 

AGCO- Your Agriculture Company: Conheça a empresa 

A AGCO é uma companhia líder no desenvolvimento, fabricação e distribuição de tecnologia e equipamentos agrícolas.  Seu portfólio inclui as marcas Challenger®, Fendt®, GSI®, Massey Ferguson®, Precision Planting® e Valtra®.  

Com elas, fornece soluções agrícolas para produtores do mundo todo, com sua linha completa de tratores, colheitadeiras, equipamentos para fenação e forragem, implementos, armazenamento de grão e sistemas de produção de proteína assim como peças de reposição.  

A empresa conta com mais de 4.000 colaboradores, mais de 100 concessionárias autorizadas no Brasil e outras 3.250 ao redor do mundo. 

Uma multinacional que dentro do jurídico tem a complexidade de ter tanto processos calculados em reais e como em dólares. O cálculo antes manual, tornou-se automático no Projuris nas duas moedas.

O desafio da AGCO 

A companhia tinha duas grandes questões, a primeira: todo o contencioso era controlado em planilhas, portanto a captura e cadastro de processos era manual.

O segundo o tempo e energia gastas no relatório de contingência: cerca de 5 dias com um time de 7 pessoas totalmente dedicadas para a construção do relatório mensal de contingências e contenções enviado a contabilidade. Esta operação envolvia 20 escritórios enviando relatórios completamente diferentes, mês a mês. O que gerava um custo anual estimado em 220 mil reais apenas para desenvolver este report obrigatório na companhia.  

O contencioso bastante grande e complexo implica tempo gasto nas tarefas de gestão manual mas não só, a sucessão a erros tornava-se muito maior.  

Com a contratação dos módulos de processos, distribuição e requisições foi possível reduzir os custos em 96% além de ganharem maior precisão e segurança. 

Implementação e uso do Projuris Empresas 

A AGCO contratou o Projuris Empresas e implementou três módulos da plataforma: processos, requisição e distribuição. 

Com o módulo de processos podem gerir a carteira e extrair relatórios com todas as informações disponíveis no sistema em minutos. Em complemento, o de distribuição captura novas ações e ao fazer o cadastro grande parte dos campos processuais vem preenchidos. 

No caso da AGCO que lida com escritórios terceirizados, os advogados internos e também terceiros foram treinados pela equipe de suporte da Projuris.

O módulo que mais faz diferença na integração das equipes, advogados internos e escritórios terceiros, é o de requisições.  

Euller Amorim, advogado do grupo AGCO, relata que ´´O módulo de requisições nos ajuda principalmente para movimentação e alteração de contingenciamento. Por exemplo, o escritório a depender do andamento processual pode mudar o prognóstico de perda daquele processo de remoto para possível ou para provável através de uma requisição. “ 

Para Bianca Zanin, a rotina torna-se mais rápida e ágil com o Projuris, além disso “nós temos toda a rastreabilidade do que aconteceu dentro de cada passo do processo, isso facilita muito o dia a dia, o controle, a gestão. “ 

Automação dos relatórios de contingências e provisões da AGCO  

Assim como toda a gestão antes do Projuris, as informações de contingências e provisões eram controladas via Excel. A equipe recebia diversas planilhas de cada um dos escritórios, em formatos variados, com informações às vezes pendentes ou que não tinham sido devidamente saneadas. Muitas vezes sem uma atualização de contingenciamento e provisão. 

Para coletar todas as informações e consolidar o relatório levava-se de 5 dias, uma semana útil do mês, com 7 pessoas da equipe 100% dedicadas. Com a implementação passaram a ter todo o report do civil, trabalhista e tributário automatizado e feito em apenas 2 horas.   

“Passamos a ter menos dependência das informações dos escritórios, uma confiabilidade muito maior de que as informações estavam saneadas. De que a provisão e o contingenciamento rodaram, porque isso é via Projuris dentro do próprio sistema. “ relata Bianca Zanin 

Com o Projuris, a AGCO: 

• Padronizou os relatórios entre as áreas civil, trabalhista e tributária; 

• Automatizou a geração do relatório contábil de contingenciamento e provisão; 

• Extraí as provisões com correção monetária mês a mês em reais e dólares; 

• Faz relatórios personalizados com as informações disponíveis no sistema. 

Principais resultados: 

• Geração do relatório contábil leva apenas duas horas e demanda uma pessoa da equipe; 

• Advogados internos têm tempo para outras tarefas estratégicas; 

• Novo custo anual estimado em R$ 8 mil, redução de R$ 212.000,00  

• Payback do projeto de 5 meses 

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