Todo grande escritório de advocacia tem o desafio de atuar de modo mais eficiente e estratégico junto a seus clientes, sem com isso incrementar os custos da operação. O Pedersoli Rocha Advogados Associados (PRAA) usou o Projuris Empresas para alcançar essa fórmula de sucesso. Em menos de dois anos, o escritório aumentou em 300% o volume de processos atendidos e expandiu a operação para todos os estados do Brasil.
Embora a Projuris mantenha um software especializado em escritórios de advocacia – o Projuris ADV – grandes operações de advocacia podem ter uma dinâmica similar a um departamento jurídico. Nestes casos, o Projuris Empresas mostra-se a solução mais adequada.
Esse foi o caso do PRAA. Em entrevista à nossa equipe, o sócio do escritório, Dr. Daniel Lobão, compartilha a jornada de transformação da empresa e o papel da tecnologia da Projuris nessa virada. Confira a história completa, em vídeo e texto, abaixo!
Situado em Belo Horizonte, Minas Gerais, o Pedersoli Rocha Advogados Associados (PRAA) é um dos maiores escritórios do estado, e já conta com atuação em todas as unidades federativas. São pelo menos 5 sócios e uma dezena de advogados associados, que garantem o atendimento a um volume de processos judiciais que atingiu a casa dos 8 mil processos.
A equipe como um todo conta com cerca de 30 profissionais atualmente, que advogam nas mais variadas áreas do Direito Civil, do Trabalho, da Saúde Suplementar, Proteção de Dados, entre outas especialidades. O time se divide para advogar em um volume de ações que chegou à casa dos 8000, um aumento de 300% em menos de 3 anos – desde o inicio da utilização do Projuris.
Daniel Cioglia Lobão é advogado e sócio do PRAA. Com mais de 20 anos de atuação no mercado ele é especialista em Direito Civil, e um entusiasta da tecnologia. Foi quem primeiro buscou conhecer as soluções de software da Projuris, e acreditou no potencial dessa solução.
O PRAA adotou o Projuris Empresas em substituição a outro software, como nos conta o Dr. Daniel. Hoje, o escritório usa uma série de módulos do software, bem como, utiliza a solução de Business Intelligence (BI) da Projuris – o Legal Intelligence.
A seguir, o Dr. Daniel responde às perguntas da Projuris e explica qual o panorama antes e depois de apostar nessa solução.
Confira!
RESPOSTA: O principal desafio era a dificuldade do escritório em conseguir uma boa gestão das publicações, distribuições e do cumprimento dos prazos de forma confiável, sem falhas humanas.
O escritório tinha acabado de passar por uma consultoria e estava iniciando um período de crescimento com a captação de novos clientes. O setor administrativo estava ficando extremamente inchado, na época tínhamos cerca de 1.820 processos judiciais. Além disso, muitas tarefas não eram automatizadas o que gerava a emissão de planilhas e tabelas paralelas, dificultando a gestão dos prazos, expediente externo, etc. Os clientes sempre solicitavam dados em tempo real dos processos com gráficos e tudo era feito manualmente.
Outra grande dificuldade era com relação ao controle das demandas consultivas. Vários clientes nossos têm SLAs rígidos e o controle do cumprimento dos prazos estava sendo feito de forma manual, com várias falhas.
Analisavámos diariamente centenas de contratos de prestação de serviços, imobiliários, contratos de compra e venda, mas não conseguíamos mapear a volumetria desses contratos, o que dificultava a análise do número de demandas por cliente. Sem essa informação de forma mais precisa, quando íamos solicitar reajuste não tínhamos uma ferramenta de medição do volume de prazos e contratos avaliados, ou de consultas e pareceres elaborados. Isso era um grande problema, pois ficava difícil saber se um cliente estava pagando muito ou pouco por mês, pelos serviços prestados. Outro ponto importante era a dificuldade em se calcular a margem de contribuição dos clientes.
RESPOSTA: Nós já tínhamos um sistema de outra empresa. O programa era satisfatório, contudo, começamos a sentir falta de algumas funcionalidades e ele não apresentou as ferramentas e soluções para os nossos problemas.
Em 2018 passamos por uma consultoria e a conclusão foi a de que era necessário mudarmos o nosso software para termos uma melhor gestão dos processos e da parte consultiva e gerencial. Eu sou o sócio mais familiarizado com tecnologia e logo enxerguei no Projuris várias qualidades que não via no programa que usávamos. Foi quando conheci o Projuris Enterprise – atual Projuris Empresas. Fizemos pesquisa com outras 3 empresas e nenhuma superou ou se igualou com o que o programa oferecia em termos de tecnologia e funcionalidades.
Como o nosso escritório presta serviços, mas atua praticamente como uma unidade de negócios dentro dos clientes, entendemos que o Projuris Entreprise era perfeito para o nosso escritório. Não bastasse, o Legal Intelligence era perfeito para a nossa rotina, já que nos ajuda a controlar os processos por cliente, bem como a gerir o cumprimento dos prazos pela equipe. O que não era possível anteriormente. Assim, escolhemos a Projuris e estamos muito satisfeitos. Além disso, vimos um grande potencial para utilizarmos no futuro outros módulos como o de contratos, NIP, dentre outros.
RESPOSTA: Todos os módulos contratados são muito utilizados, Distribuição, Publicação, Processos, Time Sheet e Requisições, além do Legal Intelligence. Todavia, eu destaco o módulo de Requisições, pois ele é uma ferramenta sensacional para gestão de prazos, consultas e monitoramento do cumprimento das SLAs.
RESPOSTA: Todos os módulos contribuíram de alguma forma para que a equipe tivesse um ganho de produtividade, possibilitando também que o escritório tivesse um melhor controle dos seus processos, gerindo de forma satisfatória as atividades realizadas e a produtividade de cada membro.
Com o módulo de Distribuições conseguimos antecipar a distribuição de todas as demandas por cliente. Isso possibilita que os clientes sejam avisados antes mesmo de serem citados sobre o ajuizamento de novas demandas o que faz com que as defesas sejam elaboradas com mais argumentos, documentos e subsídios. Além disso, já é possível ter acesso a documentos, até mesmo em processos que correm em segredo de justiça, sem a necessidade de juntarmos procuração ou comparecermos nos processos
Já com o módulo de Publicações melhorou bastante a captação de publicações dos processos, eis que atuamos em todos estados e tínhamos dificuldade em acessar as publicações dos processos
O módulo Processo é o coração do Projuris e dá a possibilidade de emitirmos os mais variados relatórios, controlarmos audiências, prazos, time sheet, depósitos judiciais e muito amis.
Além disso, vimos um grande diferencial no Projuris com relação aos outros softwares que foi a inclusão de funcionalidades para cumprimento das exigências do e-social. Outros escritórios concorrentes não têm essa funcionalidade o que nos torna diferenciados
Além disso, com o módulo de TimeSheet conseguimos medir melhor o tempo gasto por cliente, o que nos auxiliou no cálculo da margem de contribuição. Além disso, foi possível ver quais colaboradores e setores estavam mais ou menos sobrecarregados, além de auxiliar na gestão da produtividade da equipe
Outro módulo importante é o de Requisições. Com ele foi possível estabelecer SLAs internamente e melhorar o controle do cumprimento de prazos judiciais e consultivos da equipe. Além disso os relatórios de cumprimento das requisições são excelentes para demonstrar para os clientes que o Jurídico está entregando dentro dos prazos combinados.
Por fim, temos o Legal Intelligence, que é uma ferramenta muito importante para a gestão jurídica e é utilizada diariamente, tanto para controle interno, quanto para apresentação para clientes e equipe dos processos e prazos cumpridos. Todos os clientes elogiam bastante esse nosso diferencial!
Graças ao Projuris o escritório cresceu substancialmente nos últimos anos. Em menos de 2 anos de uso, crescemos em mais de 300% o número de processos judiciais que atendemos, chegando a casa dos 8000 processos ativos. Também expandimos nossa área de atuação. Antes do Projuris, atuávamos no Sudeste, Centro-Oeste e em alguns outros estados. Hoje, estamos em todos os estados do Brasil.
Na prática, conquistamos novos clientes em virtude de ter o Projuris. Nas nossas apresentações, sempre colocamos o Projuris como um diferencial de mercado e vários colegas profissão ficam impressionados com o que o sistema oferece.
Além disso, hoje é possível avaliarmos quem está com mais demandas, menos demandas, quem está cumprindo os prazos, quem não está cumprindo os prazos. Enfim, hoje temos uma gestão da equipe bastante automatizada.
Mais de 4 mil escritórios de advocacia em todo o Brasil já usam o Projuris ADV – software jurídico especializado nesse segmento. Você pode, inclusive, testar o Projuris ADV gratuitamente. Mas, se a operação do seu escritório ou departamento jurídico é mais complexa, e você tem um alto volume de processos e clientes para gerir, o Projuris Empresas pode ser a solução mais adequada.
Agende uma demonstração rápida e conheça como o Projuris Empresas funciona na prática. Nossos consultores estão a postos para ouvir qual é a realidade da sua operação, e apontar os módulos e funcionalidades que podem transformar a sua rotina jurídica.
