CLM: o que é, para que serve e como escolher

Quanto mais contratos uma empresa tem, mais complexa se torna a gestão desses documentos. Mas, com a ajuda de um software do tipo Contract Lifecycle Management ou CLM, essa tarefa pode ser facilitada. 

Entretanto, um CLM não é a ferramenta adequada para todo tipo de empresa. Entender quando cabe investir nesse tipo de solução e escolher a melhor, dentre tantas opções disponíveis no mercado, é o desafio de muitos gestores. 

Neste artigo, vamos mostrar quais funcionalidades precisam estar incluídas em um CLM – sobretudo quando se trata de um CLM online ou CLM digital. Também separamos 8 aspectos que qualquer empresa precisa considerar na hora de escolher uma ferramenta. Vamos lá?

O que é CLM?

CLM é a sigla para a expressão Contract Lifecycle Management – gestão do ciclo de vida do contrato, em português. Como a própria tradução já indica, CLM é o processo de gerenciamento de todas as etapas e tarefas de formalização e manutenção de um contrato. 

No Brasil, a sigla CLM tem um significado particular. Quando falamos de CLM, em geral, estamos nos referindo a softwares ou sistemas para a gestão de contratos. Assim, mais do que um método ou processo, o CLM pode ser entendido como uma ferramenta tecnológica. 

A principal função de um contract lifecycle management software é, portanto, aumentar o controle e agilizar a execução de tarefas relacionadas à gestão de contratos. Enquanto software, o CLM costuma ser capaz de dar mais eficiência ao gerenciamento desses ativos. 

Importa destacar ainda que os CLMs não são necessariamente softwares instalados nos computadores do seu escritório ou departamento. Existem já, no mercado, dezenas de soluções para a gestão de contratos por meio de um CLM digital ou CLM online. 

São, portanto, softwares em nuvem. Isto é, CLMs acessíveis a partir de  qualquer lugar, em qualquer tipo de dispositivo. Com a popularização do teletrabalho (home office), essa característica trazida por um CLM online ganhou ainda mais valor. 

Agora que você já sabe o que é CLM, é provável que esteja se perguntando se uma ferramenta desse tipo faz sentido na sua realidade, porque advogados e advogadas contratam sistemas de CLM e quais os benefícios. São essas questões que responderemos a  seguir. 

Quando cabe investir em um CLM?

A contratação de um software CLM exige não apenas investimento financeiro. Para que o uso do Contract Lifecycle Management seja efetivo, você também gastará tempo e recursos treinando sua equipe, bem como, analisando e eventualmente adaptando seus processos.

Por isso, a decisão por adotar um CLM precisa ser ponderada com cuidado. Para saber se é hora de investir em software de gestão de contratos, verifique se alguma das situações listadas abaixo se aplica a sua empresa:

• Sua equipe está sobrecarregada e gasta muito tempo elaborando e revisando contratos;
• Operações e projetos da sua empresa já foram prejudicados pelo atraso na assinatura ou renovação de um contrato;
• Parceiros, clientes e fornecedores frequentemente demonstram insatisfação pela demora na conclusão e assinatura de contratos;
• Contratos fora do padrão, com ausência de cláusulas-chave ou com dados incorretos já foram assinados no passado;
• Obrigações e exigíveis em contratos vigentes já deixaram de ser cumpridos por falta de monitoramento;
• Você não consegue apresentar dados consistentes sobre o trabalho de gerenciamento de contratos para a alta direção da empresa;

Se identificou com um ou mais itens da lista? Então, é hora de considerar a contratação de um software CLM. No geral, esse tipo de ferramenta fornecerá os recursos necessários para sanar todas as dificuldades listadas acima. 

Além disso, se a sua empresa construiu ou pretende construir um plano de compliance, o uso de um CLM pode ser decisivo. Garantir o compliance de contratos – ou seja, a conformidade legal desses ativos – é uma das tarefas facilitadas pelo uso de um CLM digital. 

Por que os departamentos jurídicos estão contratando softwares de CLM?

Os sistemas de CLM online suprem toda a necessidade da gestão contratual do negócio, já que atuam no ciclo de vida do contrato, ou seja fornecem ferramentas para a criação e gestão do contrato ativo até sua renovação ou encerramento.

Ter todos os recursos de contratos em um único lugar é um grande atrativo ao setor jurídico, já que pela alta carga de tarefas busca os sistemas como uma forma de simplificar a rotina. Assim, apostar em plataformas que atendam a demanda integral do setor, como o Projuris, evita usar vários softwares diferentes e complicar ainda mais o dia-a-dia dos advogados.

Você pode estar se perguntando, mas não consigo usar planilhas? Sim, mas dependendo do volume de contratos diários que o setor atua o time jurídico começa a ter dificuldades como:

• Qual a versão mais recente de um modelo de contrato?
• Como anexar contratos paralelos a um guarda-chuva?
• Quem é a pessoa responsável por cada etapa da gestão?
• Como lembrar-se dos prazos?
• Onde adicionar notas fiscais e outros documentos relacionados aos recebíveis?

Todas essas questões são resolvidas por um Software CLM. Nele você terá alertas, editor online, assinatura digital e eletrônica, fluxos de trabalho com responsáveis e anexos relacionados, entre outros benefícios.

Quais os benefícios de usar um sistema CLM no jurídico da empresa?

Todas as funções da gestão contratual podem ser feitas a mão com uso de planilhas, alertas de prazo no celular, pastas de de documentos hospedadas no computador do escritório. Contudo um CLM online, reduz o tempo de criação e análise de contratos, torna toda operação mais segura, reduz os riscos e chances de erro humano.

Acesso rápido e fácil aos contratos cadastrados

Como o CLM online é em nuvem, mesmo fora do local físico de trabalho, você acessa aos contratos pela internet. Ainda com a segurança da autenticação de dois fatores e os recursos de limitação do acesso providos pelo sistema.

Agilidade no fluxo de assinaturas

Assim que concluída a minuta, revisada e aprovada no próximo sistema você cria um fluxo de assinaturas digital. Cada parte assina o contrato e quando finalizado, a guarda é automática. O CLM extingue a necessidade de enviar cópias por e-mail e usar um assinador a parte.

Como já falamos anteriormente, trata-se de uma solução completa.

Redução do risco de erro humano

Falando de erro humano em contratos, podem ser na elaboração da minuta de contrato quando alguma informação é preenchida errada ou mesmo existe erros de digitação, chamados de erro material. Ou até durante a gestão, perde-se um prazo de pagamento por exemplo.

O CLM digital permite o uso de modelos contratuais previamente revisados e preenche automaticamente campos variáveis. Ainda com seus workflows, notificações e alertas reduz a chance de esquecimento de alguma tarefa da gestão.

Maior produtividade do time jurídico

Por fim, um dos grandes benefícios é a agilidade de realizar qualquer tarefa no Software de gestão de contratos. O time ganha tempo antes usado apenas em contratos para executar outras atividades e, ainda, é capaz de absorver as demandas de um maior volume de contratos.

Como usar um CLM na gestão do ciclo de vida dos contratos 

Agora que você já sabe o que é, e quando cabe contratar um CLM é possível que esteja se perguntando sobre aspectos mais práticos e específicos de um CLM – e, sobretudo, dos CLM online. 

O primeiro ponto a se ter em mente é que um Contract Lifecycle Management software precisa ser capaz de impactar positivamente todas as etapas do ciclo de vida de um contrato. 

Quer entender como os softwares CLM ajudam na efetivação de cada uma das etapas acima? Então, siga com a leitura!

Vejamos, a seguir, a lista de fases do ciclo de vida de um contrato que precisam ser cobertas por um CLM:

1. Receber solicitações de elaboração e revisão de minutas
2. Elaborar e aprovar minutas de contratos
3. Acompanhar o status de cada contrato
4. Colher a assinatura digital, eletrônica ou híbrida nos contratos
5. Fazer o armazenamento e guarda segura dos contratos
6. Controlar exigíveis, obrigações e cláusulas sensíveis
7. Monitorar prazos de renovação
8. Gerar dados para obter análises mais profundas

E, a seguir, confira os desafios de cada fase e como um CLM pode ajudar a superá-los.

– Receber solicitações de elaboração e revisão de minutas

É comum que empresas em que não há o uso de softwares para contratos, ou CLMs, acabem recebendo demandas de elaboração ou revisão de contratos por uma série de canais: e-mails, chats, conversas informais, e assim por diante. 

Esse método de recebimento de solicitações, no entanto, não é viável quando há um volume considerável de contratos. A falta de padronização e de centralização na comunicação faz com que:

• demandas sejam perdidas;
• a priorização das minutas mais importantes fique prejudicada;
• ocorram ruídos de comunicação, pela utilização de distintos canais;
• seja mais difícil controlar o prazo de atendimento e a produtividade da equipe. 

Como um CLM pode ajudar a superar essas dificuldades? Um CLM digital, acessível de qualquer lugar, pode permitir a criação de fluxos específicos para solicitar a elaboração de uma minuta, por exemplo. 

No Projuris Contratos, por exemplo, esse fluxo recebe o nome de Requisição. A equipe responsável pelos contratos personaliza um tipo de requisição contendo campos que correspondem exatamente ao tipo de informação necessária para elaborar o contrato. 

Imagine que o Gerente de Logística quer solicitar a confecção de um novo contrato de prestação de serviços. Sua equipe pode criar um tipo de requisição-padrão para esse tipo de contrato, contendo campos como: tipo de serviço, razão social e cnpj do prestador, tempo de vigência do contrato, etc. 

No Projuris Contratos, você também configura quem, dentre os membros da sua equipe, é o responsável por elaborar esse tipo de contrato. Assim que o Gerente de Logística preencher a requisição no software, esse responsável receberá a demanda, também pelo software. 

Desse modo, todas as informações necessárias, atividades realizadas, prazo de atendimento (SLA), entre outros pontos, ficam registrados no CLM. Logo, e-mails, chats e controles paralelos são eliminados. 

– Elaborar e aprovar minutas de contratos

Um bom CLM não serve apenas para que sua equipe receba os pedidos de elaboração de contratos. Ele precisa permitir que os contratos sejam elaborados e aprovados ali mesmo, sem o uso de editores de texto externos e sem a troca de informações por e-mail. 

E essa necessidade de centralização não é apenas uma questão de eficiência, mas também de compliance – ou conformidade legal. Contudo, como um CLM online pode ajudar nesse ponto?

Bons CLMs tem editores internos e bibliotecas para salvar seus modelos de contratos. Assim, quando uma requisição para a elaboração de um contrato guarda-chuva chega, por exemplo, o responsável pela elaboração acessa o banco de modelos e escolhe a versão salva ali – que será a mais atualizada. 

Alguns softwares para a gestão de contratos, como o da Projuris, já são capazes de autopreencher alguns campos do contrato. Se o solicitante do contrato informou o campo “razão social” na requisição, o software vai preencher automaticamente o espaço do contrato marcado como razão social. 

Agora, e quanto a aprovação da minuta? Em empresas onde não há CLM, é comum que isso seja feito por meio de longas trocas de e-mail. Mas, quando há um contract lifecycle management software, todos os pedidos de alteração e o registro da aprovação ficam dentro do software. 

E, se você costuma receber minutas de contratos de parceiros ou fornecedores, pode criar checklists de aprovação em softwares como o Projuris Contratos – contendo as informações e cláusulas obrigatórias em cada tipo de contrato. Assim, a verificação desses documentos é facilitada.

– Acompanhar o status de cada contrato

Você sabe dizer quantos contratos estão sendo elaborados, neste minuto, na sua empresa? Quantos pedidos de elaboração ou revisão estão pendentes? Quantos contratos estão vigentes, mas próximos da data de renovação?

A maioria dos CLMs disponíveis no mercado conta com opções de acompanhamento do status de todos os contratos. 

Essa é uma funcionalidade básica, mas fundamental para que os gestores possam acompanhar o volume de trabalho atual, e as demandas futuras. 

– Colher a assinatura digital, eletrônica ou híbrida nos contratos

Felizmente, na maioria das médias e grandes empresas, a assinatura física dos contratos é coisa do passado. Soluções de assinatura digital facilitaram enormemente esse processo. 

Mas, em muitos locais, a coleta das assinaturas ainda é feita de modo pouco automatizado. Alguém precisa entrar na ferramenta de assinatura, fazer upload do contrato, enviar links de assinatura individualmente, confirmar se o link foi recebido e cobrar a assinatura por e-mail ou por chat, e assim por diante. 

Com o uso de um bom CLM, no entanto, é possível agilizar esse processo, garantindo que a assinatura seja enviada e acompanhada pelo próprio software. 

Há, ainda, alguns softwares, como o Projuris Contratos, que permitem a combinação de diferentes tipos de assinatura em um mesmo documento. Assim, você pode escolher o modelo – eletrônico, digital, híbrido – mais adequado às necessidades legais e à rotina dos assinantes. 

– Fazer o armazenamento e guarda segura dos contratos

O armazenamento dos contratos tornou-se um tema ainda mais sensível desde a entrada em vigor da LGPD. Guardar esses documentos não é apenas uma questão de organização interna, mas também de segurança e proteção de dados. 

Nesse sentido, um Contract Lifecycle Management (CLM) pode ser útil à medida que permite controlar permissões de acesso e registrar qualquer tipo de alteração no documento. 

Evidentemente, antes de contratar um CLM, é necessário chegar se esse software está adaptado à LGPD e se possui essas opções de registro e configuração. 

– Controlar exigíveis, obrigações e cláusulas sensíveis

Como a sua empresa controla os exigíveis de um contrato? Em alguns negócios há profissionais especialmente alocados para fazer esse monitoramento, enquanto em outros há pouco ou nenhum controle. 

Em softwares CLM, como o Projuris Contratos, é possível configurar, desde o princípio, alertas, notificações e eventos relacionados a cada contrato. Assim, as pessoas responsáveis serão automaticamente avisadas quando alguma data ou evento relevante estiver próximo. 

Desse modo, as empresas evitam que obrigações e exigíveis deixem de ser cumpridos por falta de controle ou monitoramento. 

– Monitorar prazos de renovação

A renovação de contratos é um ponto sensível para a maioria dos gestores. O atraso em uma renovação pode comprometer toda uma cadeia de produção, e a manutenção da entrega de um serviço ou produto cujo contrato não foi renovado coloca a empresa em uma situação legal de risco. 

Com a ajuda de um bom CLM, os profissionais podem configurar alertas personalizados, para que sejam notificados sempre que um prazo de renovação estiver próximo. Ainda, em alguns CLMs é possível customizar esses avisos, para que a renovação de contratos mais complexos seja tratada com maior antecedência. 

Além disso, em softwares como o Projuris Contratos, o monitoramento de prazos permite que você enxergue dados estratégicos, como o número de contratos cuja vigência expira no próximo mês, quais períodos do ano terão mais demanda por renovação, entre outras métricas. Veja mais sobre o uso de dados na próxima seção. 

– Gerar dados para obter análises mais profundas

Empresas que usam planilhas para fazer o gerenciamento de contratos são capazes de gerar alguns gráficos simples, mas a gestão baseada em dados só é possível quando há uma análise mais profunda. 

E essa análise pode ser feita a partir do uso de um CLM. Isso porque, por natureza, esses softwares controlam todas as fases do ciclo de vida de um contrato. E o fazem coletando dados de modo estruturado. 

Assim, com a ajuda de ferramentas de BI, ou mesmo com o uso de dashboards nativas dos softwares CLM, é possível olhar para uma série de indicadores. 

Contratos ativos, contratos a vencer, quais as partes (parceiros ou fornecedores) mais recorrentes, tipos de contrato com maior valor e tempo médio de elaboração de um contrato são apenas alguns exemplos de indicadores que podem ser acompanhados. 

Vale lembrar, no entanto, que nem todos os Contract Lifecycle Management contam com ferramentas de análise de dados integradas. Considere esse item na hora de escolher seu software CLM. 

Leia também:

• 19 indicadores jurídicos para acompanhar na sua empresa
• Software para contratos: o que é, como funciona e quando investir em um?
• Como fazer a análise de contratos? Passo a passo e ferramentas

Como escolher o CLM mais adequado para a sua empresa?

A escolha de qualquer tipo de software ou ferramenta em uma empresa é sempre uma tarefa complexa. Por isso, abaixo, separamos 08 áreas-chave que você deve analisar em um CLM, para garantir que ele seja capaz de cobrir o ciclo de vida completo de um contrato. 

Também incluímos nesta análise algumas questões técnicas que podem lhe ajudar a decidir pelo melhor Contract Lifecycle Management (CLM). Como em um checklist, em cada área você encontrará questões-chave, que devem ser respondidas ao longo do processo de contratação. 

1. Acesso e responsividade

• O software CLM é acessível via tablets e celulares?
• É acessível via web?

2. Controle de produtividade

• Possui agenda de prazos e compromissos?
• Conta com gestão de requisição de serviços/atividades?
• Possui integração com emails (enviados e recebidos)?

3. Elaboração de minutas

• Possui gerador de contratos (com possibilidade de preenchimento automático)?
• Possui biblioteca para armazenamento de modelos?
• Possui editor de documentos integrado?
• Permite criação de checklists para revisão e/ou aprovação de contratos?

4. Assinatura do contrato

• Permite integração com serviços de assinatura terceirizados?
• Possui um portal de assinatura próprio?
• Conta com controle da validade jurídica das assinaturas (Padrão ICP Brasil)?
• Permite assinatura híbrida de contratos (combinando diferentes modalidades de assinatura)

5. Armazenamento de contratos

• Permite visualizar e controlar o status do contrato?
• Tem registro do histórico de acesso (logs de eventos)?
• Tem controle total de permissões de usuários?
• Permite a busca em conteúdo de documentos?
• Tem filtros de busca facilitados (por data, por cliente, por tipo de contrato)?

6. Gestão de prazos e exigíveis

• O CLM conta com controle avançado de eventos relacionados aos exigíveis contratuais?
• Permite a configuração de lembretes com antecedência personalizada?
• Permite o envio de notificações e lembretes por e-mail?

7. Análise de dados

• Possui relatórios gerenciais nativos?
• Permite a exportação de relatórios em diferentes formatos?
• Possui ferramenta de BI própria ou integração com ferramentas externas?

8. Suporte e outras questões técnicas

• CLM permite cadastro de múltiplos usuários?
• Tem atualização periódica de versões?
• Tem cadastro ilimitado de contratos?
• Permite integração para gestão de outros tipos de documentos (certidões, alvarás, procurações, atas)? 
• Permite integração com ERPs?
• Conta com diferentes canais de suporte (via chat, e-mail, telefone, etc)?

Com essas perguntas em mente, você estará melhor preparado para avaliar todos os aspectos de um software para a gestão dos contratos da sua empresa. 

Perguntas frequentes

Conclusão

Agora que você já conhece o que faz um CLM, quais funcionalidades precisam estar cobertas pelo software e quais questões levar em conta na hora de contratar, certamente está melhor preparado(a) para tomar a melhor decisão para a sua empresa. 

Lembre-se, ainda, que soluções tecnológicas não são um gasto, mas sim um investimento em eficiência, praticidade e segurança para a sua operação. Esperamos que este conteúdo tenha sido útil para você. Bom trabalho!

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