Os grandes escritórios e sociedades de advogados estão, cada vez mais, lidando com competências que fogem da sua alçada contenciosa e consultiva.
Conforme seu negócio cresce, aumentam o número de profissionais, de transações financeiras, de atividades internas e externas, de burocracias perante os órgãos públicos.
E, com isso, surge a necessidade de se lidar com atribuições relacionadas aos recursos humanos, à contabilidade, ao financeiro, ao administrativo, entre outros.
Nesse meio, nota-se que uma das principais burocracias enfrentadas pelos escritórios está relacionada aos processos fiscais e contábeis.
A partir disso, abordaremos algumas formas de minimizar essas burocracias e tornar os escritórios advocatícios ainda mais eficientes. Confira!
A burocracia está presente desde o surgimento de uma empresa. É possível verificá-la na quantidade de procedimentos, documentos e taxas que devem ser angariados para o seu “nascimento” no mundo jurídico e, consequentemente, para o seu registro no órgão competente.
O mesmo acontece com grandes escritórios jurídicos ou sociedades unipessoais de advogados, que também precisam do seu respectivo registro legal para funcionamento.
Como é sabido, as burocracias são sempre vistas como algo ruim; entretanto, sua real finalidade é orientar e facilitar as análises da fazenda pública, a fim de averiguar a legalidade e a conformidade do negócio jurídico.
Assim, uma vez em funcionamento, os escritórios advocatícios podem se deparar com necessidades legais, a fim de manter a empresa regular perante o Fisco, sendo que elas podem estar relacionadas à atividade-fim ou à atividade-meio.
Uma das burocracias que podem ser encontradas é com relação aos processos fiscais e contábeis, os quais envolvem questões relacionadas à regularidade financeira, administrativa e tributária do escritório ou sociedade de advogados perante a Fazenda Pública. Podem ir desde execuções patrimoniais e execuções fiscais até processos administrativos tributários.
Cada caso demandará seu próprio procedimento burocrático, os quais, muitas vezes, atrasam e prejudicam as atividades dos advogados.
Quando compreendemos os grandes escritórios e sociedades de advogados como verdadeiras empresas, com profissionais dos mais diversos departamentos (RH, Marketing, financeiro, contábil), é possível ter uma visão macro de todas as burocracias que eles podem enfrentar.
Mas, para que essas burocracias não se tornem impedimentos para o funcionamento de todo o escritório, existem diferentes formas de minimizá-las. Para saber como fazer isso, elencamos, abaixo, algumas dicas.
A primeira sugestão para minimizar burocracias envolve a automatização de tarefas que, normalmente, podem ocupar boa parte do tempo dos profissionais caso sejam feitas de forma manual.
Uma dessas atividades é, por exemplo, o monitoramento de novos processos judiciais em nome dos clientes do escritório ou, então, a busca por atualizações nas ações, seja uma nova movimentação, uma abertura de prazo para manifestação ou, até mesmo, o agendamento de uma audiência.
Tais atividades podem ser realizadas de forma automática por meio de softwares jurídicos, os quais, além de monitorar e buscar atualizações por conta própria, também informam e avisam sobre as novas informações processuais, conferindo mais agilidade aos advogados no dia a dia.
Outra forma de tornar a rotina dos escritórios mais eficientes envolve a contratação de serviços especializados para os demais setores que precisam de atenção, ou seja, para as áreas contábil, de recursos humanos e, até mesmo, de marketing jurídico.
Uma alternativa que busca facilitar e adequar a vida financeira e contábil do escritório é a empresa Pejota, cujos serviços são específicos para advogados e escritórios de advocacia.
Desta forma, a empresa entende exatamente quais procedimentos, impostos e burocracias contábeis são inerentes à atividade advocatícia, e possui profissionais especializados para atender às demandas dos advogados.
Ao transferir parte da responsabilidade para serviços específicos e terceirizados de cada setor do escritório, você:
Como é de se imaginar, são inúmeros os benefícios da contratação de serviços especializados para auxiliar o seu escritório.
A inteligência jurídica combina o uso de tecnologias com a lógica e com dados, a fim de analisar as atividades do escritório e os resultados obtidos, por meio de dashboards, gráficos e indicadores.
Desta forma, os advogados conseguem identificar quais atividades levam mais tempo para conclusão pelos profissionais, quais custam mais recursos financeiros, quais aspectos precisam ser melhorados e quais estão funcionando adequadamente. Isso se aplica nas atividades administrativas, consultivas e contenciosas.
É importante que os advogados tenham uma visão holística do funcionamento de todo o escritório para que, então, possam tomar decisões assertivas sobre o que precisa ser feito e melhorado, e de que forma podem minimizar procedimentos burocráticos.
A criação de fluxos de trabalho, com a designação de responsáveis para cada atividade e com os prazos para realização e entrega, contribui para a organização, a eficiência e a produtividade da equipe.
Ao especificar os procedimentos internos para cada tarefa a ser executada, é possível equilibrar a carga de trabalho e de processos burocráticos alocados a cada integrante da equipe.
Desta forma, mesmo que existam algumas burocracias que não sejam possíveis de minimizar com tanta eficiência, elas serão bem distribuídas, não sobrecarregando nenhum profissional e mantendo um fluxo contínuo de produtividade.
A partir disso, nota-se que uma divisão bem estruturada de trabalho só tem a agregar e a contribuir para rotinas mais ágeis dentro de uma sociedade de advogados.
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Com base no que foi exposto, é evidente que, tal como as empresas de diversos segmentos, os escritórios de advocacia também precisam lidar com burocracias, desde o momento do seu surgimento até durante o seu funcionamento.
As principais delas, relacionadas aos processo fiscais e contábeis, contribuem para que a sociedade de advogados se mantenha regular perante a Fazenda Pública e demais órgãos públicos, ao mesmo tempo em que todas as finanças e impostos são mantidos em dia.
Por isso, é essencial que os advogados busquem alternativas que minimizem as burocracias no seu dia a dia, de modo que possam direcionar seus esforços para as atividades-fim com maior eficiência e agilidade.
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