Para iniciar os trabalhos com contencioso de massa é preciso viabilizar soluções para uma melhor interação de todos os setores da empresa. Não é uma tarefa fácil, porém se bem realizada haverá uma integração e controle maior de todos os procedimentos e demandas existentes.
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A base para um excelente funcionamento do contencioso em massa se concentra na gestão. Documentos, processos, prazos, equipes tudo está ligado e deve ser gerido de forma que todo o trabalho distribuído se unifique ao fim do processo.
Este artigo mostra o que é e como funcionam as operações de contencioso de massa. Se você está pensando em colocar isso em prática no seu escritório de advocacia, vai encontrar dicas aqui. Se precisar gerir o contencioso de massa em um departamento jurídico corporativo, também terá muitos insights. Acompanhe!
O que é contencioso de massa?
O contencioso de massa é uma prática jurídica que lida com a representação legal de clientes em múltiplas disputas que compartilham características comuns, muitas vezes relacionadas a questões como danos coletivos, responsabilidade do fabricante, práticas comerciais desleais e muito mais.
Imagine, por exemplo, um recall de um produto defeituoso que afeta centenas ou milhares de consumidores. O contencioso de massa é uma estratégia que pode ser acionada quando esses consumidores buscam reparação ou indenização por esse tipo de dano.
Assim, o contencioso de massa costuma se caracterizar por:
- grande volume de disputas judiciais;
- casos com similares entre si;
Para operacionalizar a gestão do contencioso de massa, são utilizados recursos, tecnologias e esforços que permitem gerir uma série de casos, ao mesmo tempo, com o máximo de produtividade e eficiência.
Assim, essa prática pode ser adotada tanto por escritórios de advocacia que atendem grandes clientes, ou um grande número de processos de uma mesma natureza. Ou, então, por departamentos jurídicos que precisam lidar com um contencioso volumoso.
Para que serve o contencioso de massa?
O contencioso de massa desempenha um papel crucial no jurídico corporativo. Ele serve para proteger os interesses da empresa e garantir que as disputas sejam tratadas de forma estratégica, reduzindo revelia, perdas financeiras e, até mesmo, prejuízos à credibilidade e reputação da marca.
Por isso, para advogados corporativos e gestores jurídicos, dominar essa área é essencial para manter a conformidade legal e preservar a integridade da empresa.
Já em escritórios de advocacia, o contencioso de massa é uma oportunidade para aumentar a receita do negócio, fortalecer a marca como uma força em determinada área, entre outros benefícios.
Como começar a fazer contencioso de massa no seu escritório de advocacia?
É hora de falar sobre a prática. Se você tem um escritório e deseja começar a atuar com contencioso de massa, reunimos algumas dicas, abaixo. Confira!
1. Gerencie os prazos documentos e processos
Para o sucesso e crescimento de toda equipe do escritório que se iniciará tudo está voltado para a organização. A gestão de documentos, prazos e processos são pontos que devem estar alinhados com todos os demais em sua empresa. Por isso, uma das sugestões para uma boa integração e obter um bom software jurídico para seu escritório. Com ele nada do que é importante se perde.
As pessoas evolvidas no trabalho do contencioso de massa também precisam estar capacitadas para trabalhar com demandas desta complexidade, pois, o sistema será eficiente e alertará sobre todas as situações, como prazos a serem cumpridos e cada etapa do processo, porém, o fator humano é quem tomará a providência correta a respeito do que deve ser feito.
2. Valorize a equipe que escolheu
Mesmo estando com um ótimo software jurídico atuando não cometa o erro de deixar sua equipe de lado. É a junção do trabalho de ambos que fará o sucesso do contencioso de massa de seu escritório.
Mantenha cada profissional em sua função para que ele se dedique exclusivamente a ela e domine o que faz. Os valorize e os incentive a dar continuidade ao bom trabalho, isso garantirá total conhecimento sobre os processos.
Outra opção é trabalhar com correspondentes jurídicos, contratando estes profissionais você poderá economizar tempo e dinheiro para seu escritório. Basta avaliar a forma mais acertada e produtiva para você.
3.Tenha controle das pautas das audiências
Muitas audiências e varas diferentes podem tornar o contencioso de massa do seu escritório uma tarefa difícil a ser cumprida. É preciso controle e organização sobre elas para não colocar tudo a perder.
A defesa muitas vezes precisa estar pronta e por isso seu escritório precisa estar apto para cumprir estas demandas. Uma opção é a contratação de advogado pautista especificamente para cuidar das audiências.
4. Cumpra devidamente cada etapa do processo
A orientação da equipe deve ser para o cumprimento de cada etapa acertadamente durante o processo. Mais um motivo para não haver desvio de função dos advogados contratados, seja correspondente jurídico ou não.
Como uma espécie de produção em massa, o papel de cada um complementa o que vem a seguir por isso quanto melhor sua função for realizada melhor a outro poderá realizar a dele. Isso precisa ficar claro para que ninguém queira “abraçar o mundo” e acabar não fazendo nada.
Como fazer contencioso de massa em departamentos jurídicos?
Advogados corporativos que atuam no contencioso de massa precisam ser especializados e estrategistas, já que lidam com uma grande quantidade de informações e processos simultaneamente.
Mas, mais do que conhecimento na área em que atuam, eles também precisam criar procedimentos e podem explorar tecnologias, para tornar a gestão de processos judiciais em massa mais ágil e eficiente.
1. Mapeie sua carteira de contratos e defina o foco da estratégia
Se a sua empresa tem muitos processos e você quer começar a fazer contencioso de massa, comece mapeando dados chave, como:
- quais os tipos de casos mais comuns;
- quais casos oferecem mais risco para o negócio, e devem ser priorizados;
- quais tipos de caso tem maior potencial de impactar financeiramente o negócio.
A partir disso, defina sua estratégia, alocando recursos – financeiros, de recursos humanos e tecnologia – nas áreas mais críticas do seu contencioso.
2. Defina as ferramentas tecnológicas
A tecnologia certa pode ajudar o contencioso de massa em atividades como a organização de informações e documentos anexados ao processo, a comunicação eficaz com as partes interessadas e com outras áreas da empresa e o acompanhamento de andamentos, intimações e mais.
Para fazer isso, é possível usar uma série de tecnologias – mais ou menos abrangentes. Veja alguns exemplos de ferramentas tecnológicos que podem ajudar:
- Softwares jurídicos para gestão de contencioso;
- Softwares para assinatura digital;
- Softwares para peticionamento eletrônico em massa;
- Ferramentas de captura de jurisprudência;
- Plataformas para contratação de correspondentes jurídicos;
3. Padronize procedimentos e automatize tarefas operacionais
Consultar andamentos diariamente? Verificar intimações em cada site de tribunal? Peticionar manualmente? Nada disso. Para implantar o contencioso de massa em um departamento jurídico, é fundamental automatizar o máximo de tarefas repetitivas e operacionais.
Mas, para além de implantar processos automatizados, é preciso definir processos claros para cada etapa que precisa ser realiza no gerenciamento de uma demanda litigiosa. Toda a equipe precisa estar ciente de quais são os passos, requisitos e procedimentos obrigatórios.
Isso nos leva à próxima dica.
4. Treinamento e Desenvolvimento
Capacitação é chave para fazer contencioso de massa. Se você tiver uma equipe interna dedicada a isso em seu departamento, proporcione treinamento em estratégias de resolução de disputas, negociação e procedimentos legais específicos relacionados a casos em grande escala.
Separar momentos para treinamento também é uma garantia de que a sua equipe terá espaço para ter insights e pensar maneiras inovadoras de lidar com o seu volume de processos.
Há, no mercado dezenas de cursos para gestão do contencioso em geral, e alguns voltados ao contencioso de massa. Pesquise!
5. Parcerias externas e terceirização
Conforme você começa a trabalhar com contencioso de massa internamente, no seu departamento, é possível que precise de ajuda externa. Isso pode ocorrer em dois cenários principais:
- quando o contencioso de massa tem um volume que supera o que a equipe é capaz de atender;
- quando certos casos tem uma característica muito específica, que requer ajuda especializada.
Frente a algum dos cenários acima, é hora de buscar a terceirização do contencioso de massa. Busque referências, pesquise o histórico e reputação dos seus fornecedores e, principalmente, crie formas de acompanhar e medir o desempenho dos parceiros externos.
Software de contencioso para escritórios que atendem contencioso de massa
Como dito anteriormente a implementação de um software para advogados é um dos pontos básicos e inicias para o contencioso de massa. Estamos falando de integração nos processos e isso exige organização. Por mais que sua equipe seja qualificada o fator humano falha por várias questões que nós já conhecemos. Por isso a importância que tem um software jurídico para seu escritório.
Um software jurídico trará ao seu escritório a praticidade e alinhamento que tanto fazem falta em muitas empresas. Sem contar que evitará gastos desnecessários, pois quando não se tem controle os custos começam a aparecer.
Como um software ajuda no contencioso de massa em escritórios de advocacia
Com um bom software jurídico, prazos serão relembrados a todo momento, clientes terão seus cadastros atualizados e prontos para serem acessados a qualquer momento, tudo com a segurança de que nada será perdido, pois não pode ser destruído, e muito menos será violado pois há códigos de segurança para cada usuários.
Sabendo da complexidade que há em todas as demandas jurídicas, seja de grandes escritórios de contencioso de massa, seja de pequenos e iniciantes escritórios, a Projuris saiu na frente na criação de um excelente software jurídico que vai acabar com 100% das preocupações em seu escritório.
A organização de todos os processos estará garantida. Sem contar o cadastramento de clientes, onde os advogados podem acessar de qualquer lugar, bastando apenas internet e ter à mão todo o processo em segundos. A atualização é precisa a qualquer momento. O que faz com a fidelização de clientes aumente de forma significativa.
Interface intuitiva e prática, tudo com total segurança, nada se perde, uma vez que todas as informações estão armazenadas na nuvem e são acessadas por meio de códigos de usuário. Se um usuário não faz mais parte da sua equipe ele perde o acesso aos arquivos, ou seja, sigilo e proteção para seus clientes. Vale a pena conhecer o que o que o Projuris ADV oferece!
Contencioso de massa em departamentos: software para contencioso pode ajudar?
Quando voltamos o olhar para os departamentos jurídicos, é comum que já existam softwares em utilização – ERPs, CLMs e mesmo softwares jurídicos. Essas tecnologias não apenas ajudam a digitalizar o contencioso, como também tornam os processos operacionais mais ágeis e eficientes.
Mas, todo o software jurídico é adequado para departamentos jurídicos que fazem contencioso de massa? A resposta é não. Para que esse tipo de tecnologia realmente compense o investimento, é preciso que ele conte com algumas características que potencializam a gestão das demandas contenciosas.
Alguns exemplos de funções e módulos que podem ser úteis em um software para contencioso de massa em departamentos:
- funcionalidades para automatizar cálculos jurídicos em geral, e cálculos de provisionamento;
- capacidade de se integrar com outras ferramentas da empresa, como ERPs;
- possibilidade de exportar seus processos judiciais em massa, para plataformas de negociação e acordos;
- funcionalidades para gerir seus escritórios terceirizados, que eventualmente atuem com contencioso de massa.
O Projuris Empresas, por exemplo, é um software de contencioso que ajuda companhias com mais de 60 mil processos judiciais ativos a gerir todo esse volume de demandas contenciosas. A ferramenta usa mais de 600 robôs, e captura anualmente mais de 2 milhões de processos.
Conheça como funciona o Projuris Empresas, aqui.
Perguntas frequentes
O que é contencioso de volume?
Contencioso de volume, de massa ou massivo é uma estratégia para operacionalizar a gestão de demandas judiciais em grande número, melhorando a operacionalização dos procedimentos necessários a defesa da marca e automatizando tarefas repetitivas.
O que é um software de contencioso? 
Um software de contencioso é uma plataforma digital capaz de centralizar as ações e dados relacionadas a gestão do contencioso, de massa ou não. Pode capturar novos processos, armazenar os dados de cada ação, controlar prazos, honorários devidos, fazer cálculos, e mais.
