Como fazer um contrato online e principais cuidados na assinatura

Uma das principais atividades do dia a dia das empresas de diversos ramos é a elaboração e assinatura de contratos. Quando os contratos são físicos é necessária a entrega desses contratos para assinaturas ou até realizar reuniões por essa razão. Por isso, o uso de contratos online com assinatura digital são uma prática vantajosa. Agilizam os processos da companhia, além de manterem a conformidade e segurança.

O contrato online permite mais celeridade no processo de contratação de serviços, bem como, deixa-o mais enxuto e organizado.

Neste artigo, vamos esclarecer o que é um contrato online, como funciona, como assiná-lo e qual a validade e garantia que sua empresa pode ter.

Continue a leitura!

O que é um contrato online?

Contratos são uma maneira de oficializar acordos de uma negociação. Um contrato online, então, não se diferencia muito desta definição. O que muda, portanto, no contrato online é a maneira como ele é feito.

Em primeiro lugar, como já diz o nome, o contrato online é feito virtualmente. Isto é, utilizam-se as tecnologias disponíveis para a elaboração do mesmo. Um contrato online pode ser elaborado no sistema de gestão de contratos que a empresa usa, ou mesmo em um editor de documentos como o word.

Depois de pronto e aprovado pode ser ser assinado virtualmente. Opções de assinatura eletrônica com autenticação de dois fatores e certificados digitais tem validade jurídica e garantem que sua empresa está segura. Caso use um sistema de contratos, pelo mesmo software poderá assinar o documento.

Como funciona um contrato online?

Os contratos online funcionam de forma digital, eliminando a necessidade de documentos físicos. Eles são elaborados em editores de texto ou softwares jurídicos, permitindo a customização de cláusulas conforme a necessidade das partes.

Após a redação, o contrato pode ser revisado e enviado eletronicamente para os envolvidos, por meio do sistema ou então pelo email, garantindo acessibilidade e agilidade no processo.

Revisado, será assinado com assinatura eletrônica ou digital, que conferem validade jurídica e autenticidade ao documento. Uma vez assinado, o contrato pode ser armazenado em nuvem, facilitando o acesso, auditoria e cumprimento de suas obrigações.

O que é uma assinatura eletrônica em contratos?

Como já dito, então, você pode assinar contratos eletronicamente. Mas o que é exatamente esse tipo de assinatura?

Em resumo, uma assinatura eletrônica é, basicamente, a assinatura da identificação, que comprova que a parte é ela mesma e que concorda com os termos do contrato.

Para realizar assinaturas eletrônicas, apenas é necessário que os dados da parte estejam corretos. Já, as assinaturas digitais, tratam-se de um tipo de assinatura com certificado digital, isto é, um documento que certifica que a parte é ela mesma. Uma assinatura digital não acontece sem certificado. Mas uma assinatura eletrônica sim.

Como assinar um contrato online?

Para assinar um contrato online é importante escolher qual será a plataforma onde essa assinatura deverá ocorrer. Atualmente, existem diversas plataformas que oferecem esse tipo de serviço, seja de modo gratuito, ou mediante a pagamento.

Assim, o modo de fazer varia entre cada uma delas. Dessa maneira, vejamos, de maneira mais genérica, as principais exigências e como assinar um contrato online.

1 – Conte com uma plataforma de assinatura

O primeiro passo é, então, escolher por qual plataforma, você e seus clientes deverão fazer a assinatura do documento. Nesse sentido, é importante destacar que quanto mais prática e simples a plataforma for, melhor será o uso da mesma.

Entre as opções gratuitas disponíveis estão as assinaturas eletrônicas do governo federal.

Os clientes do Projuris Contratos, contem com portal de assinaturas próprio, e sem sair da plataforma o documento aprovado pode ser enviado para assinatura e depois será armazenado automaticamente e inserido no fluxo de gestão e monitoramento.

2 -Adicione na plataforma as pessoas que deverão assinar o documento

Após carregar o documento na plataforma, é importante incluir as informações que a plataforma solicitar acerca dos signatários. É possível, ainda, indicar qual a ordem em que as assinaturas devem aparecer. E se há uma ordem para os signatários receberem a solicitação.

3 – Escolha o tipo de assinatura

Aqui é onde o solicitante da assinatura deverá indicar qual tipo de assinatura ele deseja, isto é, se o documento será assinado com assinatura digital ou eletrônica. Lembrando que se for a digital, será solicitado também o certificado digital.

No Projuris, você pode solicitar seu certificado na compra do sistema, somos uma empresa credenciada, e não precisa se preocupar posteriormente.

4 – Colete as assinaturas

Após todas as informações preenchidas, é só enviar para as partes. Assinaturas coletadas, armazene o contrato e envie para o fluxo de gestão.

Qual a validade de um contrato online?

A validade de um contrato online depende do cumprimento dos requisitos legais essenciais para qualquer contrato: capacidade das partes, objeto lícito, forma permitida por lei e manifestação de vontade.

No Brasil, a Lei 14.063/2020 reconhece a validade dos documentos assinados eletronicamente, desde que sejam assegurados meios de autenticação confiáveis. Também, a MP 2.200-2/2001 criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para assinaturas qualificadas.

Existem três níveis principais de assinatura digital no Brasil:

1. Assinatura Simples – Identifica as partes, mas tem menor nível de segurança. Útil para contratos de baixo risco.
2. Assinatura Avançada – Possui autenticação adicional e mais garantias contra fraudes.
3. Assinatura Qualificada – Utiliza certificado digital ICP-Brasil, garantindo validade legal equiparada à assinatura física reconhecida em cartório.

Em resumo, um contrato online tem plena validade jurídica, desde que atenda às exigências legais e utilize métodos confiáveis para garantir a autenticidade e integridade do documento.

Quais as vantagens do contrato online?

Já abordamos o fato de que com um contrato online as atividades ganham celeridade. Mas quais as outras razões para apostar nesta tecnologia?

Em primeiro lugar, devido ao aumento da produtividade. Veja, sem o tempo de deslocamento em busca da assinatura do contrato, as atividades ficam ainda mais rápidas. Dessa forma, o tempo é economizado, portanto, os profissionais conseguem se dedicar mais a atividades intelectuais e menos mecânicas.

Além disso, considera-se também a redução de custos, já que os gastos com papel, tinta, locomoção e aluguel de espaços de arquivos diminui.

A segurança também se fortalece, já que a computação em nuvem não permite perder um documento, e até mesmo, utiliza a criptografia, para limitar o acesso aos documentos.

Isso tudo sem contar que a redução de papel torna o negócio mais consciente e sustentável, e por consequência, melhora a imagem da empresa na frente de ESG.

Na advocacia, a elaboração de contratos pode ser feita totalmente online. Não só a elaboração, mas toda a gestão. Inclusive, hoje já existem diversos advogados e advogadas que apostam em um escritório digital .Ou seja, atuam de forma 100% remota.

Para isso, é importante contar com um sistema com armazenamento na nuvem, que permite aos colaboradores acessar as informações do escritório de qualquer lugar.

Para saber mais: Porque armazenar seus dados na nuvem utilizando um software jurídico

Como fazer um contrato online?

Como dito, então, um contrato online é elaborado, revisado, finalizado, assinado e arquivado em ambiente virtual. Abaixo, apresento algumas dicas de como fazer o seu contrato online.

Para fazer um contrato online, existem algumas maneiras. O primeiro deles é utilizando-se do Word. Provavelmente, você já o utilizava, portanto, basta salvar o documento em PDF e subi-lo em alguma plataforma de contratos online para que este seja assinado.

Você pode ainda, subir o modelo diretamente na plataforma desejada, como o Google Drive, e fazer as alterações no próprio Google Docs. Desse modo, você consegue manter seus contratos em um só lugar. Para a assinatura deste contrato, use a assinatura digital ou eletrônica.

Agora, se o seu desejo é ter uma ferramenta especializada e manter os todos os documentos no mesmo ambiente onde você faz a gestão das atividades, o Projuris é uma boa ideia.

No Projuris Contratos você cria novas minutas contratuais a partir de modelos pré-cadastrados na biblioteca jurídica ou então do zero no nosso editor online por dentro do sistema. Conte com o apoio da assistente IA para criar e revisar cláusulas contratuais. Minuta pronta? todo o fluxo de aprovação e assinatura é por dentro do software.

Contrato online assinado é automaticamente salvo em nuvem, você acessa e gerencia de qualquer lugar

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