Contratos no varejo: tipos e dicas para gestão

Um dos setores mais importantes da economia nacional, o varejo tem desafios jurídicos e administrativos. Aqui, veja como melhorar a gestão quando o assunto são contratos no varejo.

O varejo, como se sabe, é o setor responsável pela venda de produtos realizada diretamente ao consumidor final. Esses produtos, por sua vez, podem contemplar desde alimentos, vestuário, calçados, até itens de beleza, de esporte, de escritório, entre outros.

Diante de sua presença constante no dia-a-dia das pessoas, o varejo é um dos setores que mais cresce no Brasil. Em fevereiro de 2024, por exemplo, o setor alcançou um recorde histórico no volume de vendas, que superaram o mesmo mês do ano anterior em 8,2%. Além disso, associações do setor acreditam que o Varejo empregue cerca de 22 milhões de trabalhadores no país.

É inevitável, assim, que, com o crescimento desse segmento, também haja um aumento nas demandas internas dos departamentos das empresas. E, dentre elas, há uma atividade que demanda cuidado e atenção em todas as etapas: a gestão de contratos.

Assim sendo, abordaremos, neste artigo, os tipos de contratos no varejo e algumas dicas importantes na hora de gerenciá-los. Confira!

Tipos de contratos no varejo

Independente de qual departamento seja o responsável pela gestão de contratos na sua empresa, seja ele o jurídico, o de compras ou o administrativo, um dos conhecimentos que se deve ter ao executar a atividade é com relação aos tipos de contratos utilizados no varejo, bem como as peculiaridades de cada um.

Como se sabe, os contratos são a forma mais importante de se formalizar um negócio jurídico, estipulando objeto, valores e forma de pagamento, modo de entrega ou de prestação do serviço, cláusulas para o caso de inexecução e penalidades, entre outras. Tudo isso com o objetivo de garantir a segurança jurídica das partes. 

Diante disso, os contratos do varejo online ou físico podem ser classificados de duas formas:

• Contratos de acordo com a finalidade ou objeto contratual;
• Contratos de acordo com a forma de realização;

Nas próximas seções, abaixo, vamos trazer exemplos de contratos no varejo, segundo essas duas categorizações.

Contratos no varejo de acordo com a finalidade

A finalidade de um contrato está relacionada ao seu objetivo, ou seja, àquilo que ele visa contratar.

Assim sendo, as modalidades de contrato mais comuns no varejo são:

1. Contratos trabalhistas no varejo:

Os contratos com as normas que regerão a relação trabalhista entre empresa e funcionário são um dos mais importantes, afinal, possuem requisitos e tipos próprios, previstos na CLT. 

No varejo, além dos contratos por prazo indeterminado, também há uma modalidade bastante utilizada: os temporários. Esse tipo normalmente está associado a períodos comemorativos ou feriados, como o Natal, Páscoa e Dia das Crianças, pois há um aumento na procura dos produtos vendidos no varejo.

Seja qual for a forma de contratação dos seus funcionários, a empresa varejista precisa ter um controle dos diferentes tipos de contratos trabalhistas utilizados, desde os modelos-padrão, os já finalizados e até os em vigência.

2. Contratos de prestação de serviços e de fornecimento:

Uma empresa de varejo precisa de insumos e meios de fazer com que seus produtos cheguem ao consumidor final.

O varejo online, por exemplo, precisa de um site (hoje conhecido como e-commerce) para disponibilizar seus produtos, bem como um sistema que se integre com formas de pagamento e entrega. Tais serviços podem ser prestados por terceiros, demandando de contratos, ou, então, realizados internamente, por setores próprios da empresa.

No caso do varejo físico, insumos como estantes, prateleiras, caixas, computadores, sistemas de gestão e pagamento, serviços de manutenção, transporte, também se fazem necessários no dia a dia, podendo ser adquiridos por meio de contratos com fornecedores e prestadores.

Confira também nosso guia sobre contratos de prestação de serviço.

3. Contratos de distribuição:

Os contratos de distribuição também são um dos mais relevantes no segmento do varejo. Eles são os responsáveis por levar os produtos até o local em que serão disponibilizados para venda. 

Envolvem aspectos relacionados à logística, transporte, produtos fornecidos, valores, regiões abrangidas e, claro, as próprias empresas atacadistas que fornecerão os produtos ao varejista. Por tratarem de uma verdadeira parceria entre empresas, esse tipo de contrato merece atenção na hora da sua formalização. 

4. Contratos de franquia:

Grandes empresas de varejo costumam ter franquias espalhadas por todo o país. Mas, para que isso se efetive, é necessário que haja um contrato de franquia entre a empresa matriz e aquela que irá ser aberta em seu nome.

Esse tipo de contrato costuma delimitar uma série de condutas, como padrões de qualidade, atendimento, produtos fornecidos, região de atuação, taxas e valores devidos à franqueadora, entre outras. Diante disso, deve passar pelo crivo e análise do jurídico, a fim de que todos os requisitos legais sejam cumpridos.

5. Contratos imobiliários:

Para que o consumidor tenha acesso físico aos produtos, a empresa varejista precisa ter um local para disponibilizá-los. Seja um supermercado, uma loja de roupas, maquiagens, itens esportivos, etc, há a necessidade de possuir um imóvel para tal fim, o que pode ser feito por meio de compra, locação, ou até mesmo permuta.

Para as atividades de apoio, como as administrativas, logísticas, jurídicas e financeiras, quando não exercidas totalmente em home office, a empresa também deverá ter um imóvel que irá abrigar tais departamentos e colaboradores. 

Com isso, os contratos imobiliários, junto com a eventual realização de escrituras públicas e registros no cartório de imóveis, se afiguram como um tipo contratual de extrema valia para o varejo. 

Contratos no varejo de acordo com a forma de realização

Quando classificados de acordo com a forma, os contratos varejistas podem ser feitos física ou eletronicamente. Isso se aplica tanto aos negócios de varejo físico quanto online.

Contratos físicos no varejo

Os contratos físicos são aqueles que, embora possam ser redigidos de forma virtual, serão impressos, assinados e reconhecidos em cartório. Todo o processo de cumprimento das etapas é feito com auxílio do papel, de escaninhos, caixas organizadoras, cabendo à pessoa responsável realizar o acompanhamento constante para não perder nenhuma informação importante.

Embora essa seja uma forma de realização bastante conhecida, e ainda possa ser aplicado na gestão de contratos varejistas em pequenas empresas, na prática, ela não é muito eficiente. Além das dificuldades de armazenamento, firmar um contrato de varejo físico e acompanhar suas obrigações, exígiveis e prazos, é mais difícil quando só existe o arquivo em papel.

Contratos eletrônicos no varejo

Já os contratos eletrônicos são aqueles realizados de forma virtual, cuja assinatura pode se dar de forma híbrida ou totalmente digital. Todas as etapas de gestão são cumpridas de forma online, coma ajuda de planilhas, ferramentas de assinatura digital, e softwares.

Assim, além de ser mais rápido e simples assinar esses contratos, o acesso às informações e o acompanhamento das atividades associadas a eles são facilitados. Em poucos cliques, de qualquer lugar com internet, é possível ver a íntegra do contrato, por exemplo.

Dicas para gestão de contratos no varejo

Como já vimos, os departamentos do varejo lidam com inúmeros contratos em sua rotina diária. 

Para levar maior eficiência à gestão contratual, confira as dicas que separamos para a sua empresa:

– Tenha uma política de vendas

Uma política de vendas nada mais é do que o conjunto de normas e condutas que irão reger a empresa perante o seu consumidor e demais clientes.

Esse regulamento é necessário principalmente para aquelas empresas que já se encontram no ambiente online, comercializando seus produtos por meio de e-commerce.

Possibilitando que o consumidor tenha acesso a essa política, ele poderá compreender quais são as normas seguidas para o caso de entrega, formas de pagamentos, valores de frete, regiões que atende, regras para devoluções, trocas e cancelamentos, entre outras informações importantes.

A política de vendas é uma forma de demonstrar a credibilidade e a transparência da empresa para com os seus clientes, contribuindo, ainda, para um compliance mais eficiente.

– Adeque-se à LGPD

Se a sua empresa utiliza contratos físicos ou online, ela precisa adequar suas cláusulas e atividades conforme as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados.

Todas as pessoas que se relacionam com o varejo precisam autorizar a coleta de seus dados, tendo ciência do procedimento realizado e a forma com a qual suas informações pessoais serão tratadas e armazenadas.

Quando esses dados pessoais constam em um contrato, a empresa também precisa assegurar que tais informações somente serão usadas para tal fim, de modo a garantir a privacidade de todos aqueles que se relacionam com o seu negócio.

Portanto, lembre-se de adequar seus documentos à LGPD, mantendo sua gestão contratual dentro da legalidade.

– Tenha um canal de comunicação aberto com os clientes

Seja durante a realização de um contrato ou ao longo da execução de suas cláusulas, é primordial ter uma comunicação transparente com todos os clientes, internos e externos, da empresa.

O mesmo se aplica com os consumidores dos seus produtos, afinal, o ato de adquiri-los em uma loja ou mercado também envolve regras contratuais estipuladas na sua política de vendas e protegidas pelo CDC. 

Assim sendo, ter um canal de SAC, para atender todos esses relacionamentos, é um dos pilares para uma boa gestão e negociação de contratos no varejo.

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– Estruture processos

O ciclo de vida de um contrato passa por diversas etapas, é fato. Desde os momentos de negociação até sua efetiva formalização e assinatura, para que a gestão ocorra de forma organizada, é essencial estruturar os processos a serem seguidos.

Para fazer isso, é necessário criar um passo-a-passo que será seguido sempre que um novo contrato for realizado. 

Assim, deve ser definido qual o modo de formalização e assinatura do contrato, prazos para cumprimento das atividades, responsáveis por cada etapa e como será feito seu acompanhamento e armazenamento.

A partir desse checklist, todo o procedimento contratual será realizado com mais eficiência, maior produtividade e menos burocracia.

– Faça auditorias dos contratos no varejo

Uma auditoria de contratos é o processo de revisão minuciosa não apenas dos contratos ativos na empresa varejista, mas também:

• dos modelos de contrato utilizados, e suas cláusulas;
• dos fluxos de revisão e aprovação;
• da distribuição interna de tarefas;
• e das condições fiscais e tributárias associadas aos contratos de varejo mais comuns e de maior valor.

Criar processos de auditoria contratual recorrentes é essencial para ajustar a rota, minimizar riscos e corrigir erros, antes que eles se tornem um problema para a governança e conformidade legal das empresas.

– Utilize uma plataforma de gestão contratual

A sua maior aliada na gestão de contratos é a tecnologia. Atualmente, todos os processos e etapas podem ser realizados de forma centralizada e digital, dentro de plataformas de gestão.

Com o Projuris Empresas, você tem um módulo específico para gerenciar todos os seus contratos. Com ele, é possível:

• armazenar minutas e modelos-padrão para cada modalidade de contrato, mantendo as versões sempre atualizadas e dentro da lei;
• utilizar diferentes tipos de assinatura, como a digital, a eletrônica e a híbrida;
• fornecer acesso às demais partes do contrato para analisarem e contribuírem com a redação do contrato;
• acompanhar prazos e configurar alertas de vencimento para assinaturas e cláusulas do contrato que precisam ser cumpridas;
• identificar os responsáveis por cada etapa da gestão do contrato;
• e, principalmente, integrar a plataforma com o ERP da sua empresa, possibilitando o cumprimento dos aspectos legais referentes à realização do contrato, desde privacidade de dados, compliance e governança corporativa.

– Crie indicadores para controlar fornecedores

Uma das grandes dificuldades quando tratamos de contratos no varejo é: como gerir um grande número de fornecedores – e, claro, de contratos de fornecimento? A resposta pode estar na criação de métricas e indicadores que permitam aos gestores acompanhar, por exemplo:

• quais são os fornecedores mais importantes para a empresa varejista?
• quais são os tipos de contratos com fornecedores mais difíceis, ou que requerem maior tempo de aprovação?
• quantos contratos de fornecimento estão por vencer no próximo trimestre ou semestre, por exemplo?

Esses são apenas algumas hipóteses quando pensamos numa gestão contratual mais data driven. Nas redes sociais da Projuris, você encontra outras dicas para fazer esse gerenciamento. Veja aqui.

Perguntas frequentes

Conclusão

Diante do exposto, nota-se que o setor de contratos é um dos que mais geram demandas para os departamentos de empresas varejistas.

Para manter o controle da gestão contratual, é necessário ter procedimentos estruturados para serem seguidos. 

Nesse percurso, contar com o auxílio da tecnologia é a solução que pode levar maior eficiência e melhores resultados para o seu negócio.