Controle de licenças e certidões: como fazer?

A emissão e a guarda de documentos regulatórios é parte da rotina de qualquer empresa. Nas organizações em que há jurídico interno estruturado, essa costuma ser uma tarefa do setor. Mas, como fazer o controle de licenças, certidões e alvarás de forma realmente eficiente?

Não perder prazos, garantir a conformidade legal e ter os documentos à mão sempre que necessário são alguns dos desafios por quem precisa fazer a gestão de licenças e certidões. Com isso em mente, neste artigo, reunimos dicas, hacks e um passo a passo para você e sua empresa assumirem o controle dessa demanda. Vamos lá?

Antes de começar, de quais tipos de licenças, certidões e alvarás estamos falando?

Quando pensamos em “controle de licenças”, é possível entender que estamos falando de licenças de software, por exemplo. Aqui, nosso foco serão as licenças, certidões e até mesmo alvarás essenciais para manter aberta uma empresa, de forma legal e regular. São, portanto, os documentos regulatórios com os quais o jurídico precisa se importar.

Mas, que documentos são esses? Separamos, abaixo, a listagem dos tipos de licenças e certidões mais comuns. Confira!

Tipos de licenças mais comuns

Uma empresa pode precisar de diferentes tipos de licenças, conforme as particularidades de cada tipo de negócio. Além disso, dentro de um mesmo segmento econômico, é possível encontrar empresas que precisam lidar com distintos tipos de licença, conforme o estabelecimento ou filial.

Por exemplo, uma rede varejista de supermercados precisará manter a conformidade legal de unidades de atendimento ao público, mas também de plantas de depósito, armazenamento e centros de distribuição. As exigências podem ser distintas, nesse caso, exigindo ainda mais cuidado.

Com essas particularidades em mente, listamos abaixo alguns dos tipos mais comuns de licenças, veja:

• Licenças de funcionamento, também chamada de “alvará de funcionamento”, geralmente é emitido pelos órgãos reguladores municipais – podendo ser exigida também no nível estadual, a depender do porte da empresa;
• Licenças ambientais, a depender dos riscos e impacto ambiental calculado. Não é incomum ser necessário mais de um tipo de licença ambiental para um mesmo estabelecimento. Por exemplo, a licença prévia, a licença de instalação e a licença de operação;
• Licenças sanitárias, emitidas por órgãos como a Vigilância Sanitária do município ou estado, e a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa). Esse tipo de licença é mais comum no ramo de alimentos e saúde, mas não exclusivamente aí.
• Licenças ou alvarás de prevenção a incêndios, emitidos pelos Bombeiros. São um tipo de liberação necessária para estabelecimentos com sede física. É importante avaliar as regras específicas para o seu tipo de estabelecimento, e também se há particularidades na legislação municipal ou estadual, para a obtenção desse tipo de licença;
• Licenças específicas de cada setor ou área de atuação, que variam conforme a atividade específica executada pela empresa. Geralmente, eles são emitidos por autarquias e órgãos de regulamentação de cada segmento, como por exemplo Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), Agência Nacional de Energia Elétrica (Aneel), Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel), entre tantas outras.

Tipos de certidões mais comuns

Diferentemente das licenças, as certidões costumam ser documentos de comprovação da situação regulatória e de conformidade de uma empresa, frente as mais diversas exigências legais. A partir desse contexto, vale relembrar os tipos de certidões mais comuns:

• Certidões trabalhistas, como às de regularidade junto ao FGTS;
• Certidões de negativa de débito, que podem ser emitidas em diferentes esperas, como a municipal e a estadual;
• Certidões de regularidade fiscal e tributária, geralmente emitidas por órgãos específicos dessa seara;
• Certidões emitidas pelos tribunais, como as certidões cíveis e criminais;

Vale ressaltar, muitas dessas certidões podem não ser de responsabilidade exclusiva do jurídico. Mas, no desenrolar de processos judiciais ou em auditorias de conformidade, ter o cadastrado atualizado dessas documentações é um diferencial. Além de agilizar o trabalho do jurídico corporativo, o controle de certidões garante mais segurança para toda a operação.

Leia também:

• Projuris ADV x Projuris Empresas: qual a diferença?
• Como funciona o recorte automático do Diário Oficial?
• Lei de Crimes Ambientais: tipos e penas previstas na Lei 9605/98 
• Gestão Jurídica do Agronegócio: o que é e como fazer
• Software para departamento jurídico: como essa solução pode ajudar?

Como fazer o controle de licenças e o controle de certidões: 6 passos

Agora que você já conheceu – ou relembrou – os principais tipos de licenças e certidões que ficam sob a alçada do jurídico corporativo, é hora de entender como fazer a gestão desses documentos. Abaixo, reunimos 6 passos que você pode começar a implementar hoje mesmo, na sua empresa. Vamos lá?

1 – Mapeie todos os documentos regulatórios que a sua empresa tem

Não é possível controlar o que você não tem mapeado. Por isso, para não deixar nenhum documento para trás, o primeiro passo no controle de certidões, licenças ou alvarás é certamente identificar todos os arquivos que precisam ser monitorados.

Você pode fazer uma listagem geral do que o jurídico já controla e armazena, mas também buscar junto às outras áreas da empresa qual documentos regulatórios eles estão mantendo ali.

Faça uma listagem, numa planilha ou software. Garanta que, ao final deste primeiro passo, você saberá exatamente quantos documentos precisam ser controlados.

2 – Centralize licenças, certidões e alvarás

Se no primeiro passo buscamos mapear o tamanho do desafio, agora é hora de começar a centralizar seus documentos regulatórios. Para isso, você precisa criar um banco de armazenamento eficiente, de fácil acesso à equipe, mas também seguro.

Idealmente, esse banco deve ser em nuvem. Afinal, manter arquivos exclusivamente físicos se mostra uma opção pouco prática em tempos de digitalização.

Mas, além do armazenamento em nuvem, o que não pode faltar nesse local de centralização das suas certidões e licenças?

• Padronização do nome/id do arquivo. Certifique-se que os arquivos estão corretamente identificáveis;
• Possibilidade de fazer buscas rápidas, por palavras-chave, para localizar documentos;
• Possibilidade de fazer filtros em seu banco de documentos, por exemplo, filtrando todas as licenças e certidões emitidas em um determinado semestre.

No passo 6, falaremos mais sobre como escolher a melhor tecnologia para centralizar o controle das licenças.

3 – Estabeleça um sistema de controle de prazos, para o que precisar ser renovado

Principalmente no caso das licenças, não é incomum a necessidade de monitorar prazos de vigência e renovação. Um erro nesse tipo de controle pode colocar a empresa maus lençois. Por isso, o terceiro passo do controle de licenças e certidões é manter um mecanismo de controle de prazos.

Você pode manter uma planilha de controle com a especificação dos prazos, criar alertas na agenda da equipe, ou estabelecer outro tipo de procedimento padrão. Lembre-se, no entanto, que esse trabalho de controle de prazos, quando feito manualmente, pode acarretar em erros. Esquecimentos e descuidos não são incomuns.

Além disso, é importante que o seu controle de prazos de licenças seja um procedimento padrão do departamento jurídico. E não apenas a responsabilidade de uma única pessoa do time. Por quê? Pois em caso de afastamento, férias ou outro impedimento com esse trabalhador, o seu monitoramento de prazos ficará comprometido – e isso é exatamente o que queremos evitar.

4 – Crie procedimentos de trabalho padrão, para a renovação de licenças e certidões

Ter ciência e monitoramento dos prazos para renovar ou emitir licenças e alvarás é apenas a primeira parte de uma tarefa que é mais complexa: muitos desses documentos precisarão ser renovados. E, cada um deles pode exigir procedimentos bastante distintos.

O setor regulatório do jurídico corporativo precisa se responsabilizar pelo trabalho de renovação desses documentos? Não necessariamente. Mas, é essencial saber quais outros departamentos ou profissionais precisam ser acionados, para que se encarreguem das renovações. Uma renovação ligadas a aspectos sanitátios e uma renovação fiscal podem exigir o acionamento de diferentes áreas.

Então, como fazer isso? Comece definindo procedimentos padrão. Isto inclui:

• estabelecer qual área da empresa é responsável por cada tipo de documento regulatório;
• definir uma plataforma clara de comunicação com os responsáveis internos, para evitar ruídos e sobreposição de comunicação;
• criar procedimentos claros para acompanhar o andamento do procedimento de renovação, permitindo que seja possível verificar rapidamente quais processos já foram iniciados. Em outras palavras, tenha padrão para monitorar o andamento das renovações;
• garantir que a entrega da licença, certidão ou alvará renovado ao jurídico seja um item essencial para conclusão do procedimento. Sem essa cópia, a demanda de renovação não pode ser dada como concluída.
• garanta que toda a equipe do jurídico conheça esses procedimentos associados à renovação dos documentos regulatórios. Assim, você evita que mensagens confusas sejam difundidas a partir da própria equipe.

Sempre que possível, formalize as definições tomadas em manuais ou guias internos. Assim, os procedimentos-padrão estabelecidos não se perderão, com o passar do tempo.

5- Faça auditorias regulares nas certidões, alváras e licenças

Já falamos sobre auditorias jurídicas aqui no Blog da Projuris. E os documentos regulatórios não podem ficar de fora desse tipo de auditoria, principalmente quando o foco da ação for a manutenção do compliance e governança do negócio.

Assim, ao invés de auditar apenas processos judiciais ou contratos, lembre-se de separar algum tempo para verificar também o que é mais importante em se tratando de licenças e alvarás.

6 – Invista em tecnologia para tornar o trabalho mais automatizado

O último passo desta série sobre controle de licenças e certidões poderia ser resumido em: tenha a tecnologia como sua aliada. A maioria dos gestores jurídicos hoje já sabe que controlar documentos regulatórios em papel – e até mesmo em planilhas – não é eficiente. O risco de que informações se percam é enorme, mas também é mais difícil fazer efetivamente esse trabalho.

Por isso, a dica aqui é deixar o trabalho manualizado e repetitivo de lado. Micro-tarefas que precisarão ser feitas dezenas de vezes, como a anotação de um prazo em uma planilha de controle, precisam ser substítuidas por ações mais automáticas. É mais eficiente – e barato – deixar isso com a tecnologia, e não com sua equipe de profissionais. Eles devem se preocupar com o que é realmente estratégico.

Mas, como fazer isso? A tecnologia evoluiu, e hoje já há softwares para gestão jurídica com funcionalidades específicas para o controle de licenças, alvarás, certidões e tudo o mais que precisa ser monitorado no âmbito regulatório. Nem todas as operações precisarão disso, mas se o seu jurídico precisa fazer a gestão de muitas licenças, essa se mostrará a solução ideal.

Então, você sabe o que um software para controle de licenças e certidões é capaz de fazer? Adentraremos em algumas das principais funcionalidades, na próxima seção.

Software para controle de licenças, certidões e alvarás: vale a pena?

A resposta para a pergunta “compensa investir em um software para controle de licenças e certidões?” vai depender de outras duas questões:

• quanto sua empresa tem gastado para controlar a documentação regulatória hoje?
• E, qual o prejuízo foi gerado por erros, descuidos ou inconsistências em certidões, alvarás, e licenças no seu negócio?

Com isso em mente, você poderá calcular o custo-benefício de contratar um software de controle de licenças e certidões. Na Projuris, nossa experiência com mais de 800 grandes departamentos jurídicos que usam o Projuris Empresas, mostrou que o investimento traz retornos.

Como você já sabe, o Projuris Empresas traz o módulo Certidões, Alvarás e Licenças. Mas, o que você pode fazer com essa tecnologia? Além de centralizar o armazenamento, a busca e o controle dos documentos regulatórios, o módulo traz algumas funcionalidades especiais. Reuni 3, abaixo. Veja só.

1. Controle novas emissões ou renovação de certidões e licenças

Nada de perder o histórico de um documento. No Projuris Empresas, você associa uma nova emissão as certidões, licenças ou alvarás já existentes. O processo é feito em poucos cliques, e você garante o acompanhamento de todo o passado daquele documento.

Abaixo, você visualiza como é simples associar uma nova certidão emitida, a um documento já existente, no Projuris Empresas.

2. Elimine as trocas de e-mail relacionadas ao controle de licenças e certidões

Quando você precisa acionar outra área da empresa para emitir uma nova certidão, ou buscar informações sobre uma licença, ainda é preciso mandar um e-mail? Com o Projuris Empresas, você elimina de uma vez por todas essas comunicações paralelas.

Como funciona? Dentro do Projuris Empresas, na pasta de cada documento, você pode enviar uma mensagem para qualquer pessoa da sua equipe, incluindo pessoas que não tem acesso ao software. Então, elas poderão acessar o sistema para interagir com sua mensagem e anexar o novo documento, por exemplo.

Ao invés de essa comunicação ficar salva no e-mail individual dos colaboradores, a troca de mensagens fica salva dentro do Projuris Empresas, e todo o histórico é registrado ali. A essa funcionalidade, chamamos “Central de Colaboração“.

Veja um exemplo de mensagem enviada pela Central de Colaboração, abaixo.

3. Tenha indicadores nativos para a gestão de licenças, certidões e alvarás

Um dos maiores trunfos obtidos com o uso de um software de gestão jurídica é, sem dúvidas, a possibilidade de ter métricas e indicadores. Na tela inicial do Projuris Empresas, por exemplo, você encontra dezenas de gráficos, chamados “portlets”, sobre as mais diversas áreas – incluindo o escopo de documentação regulatória.

Veja algumas das possibilidades de portlets do Projuris, abaixo.

Conheça o Projuris Empresas

Ficou interessado(a)? Você pode ver nosso software de gestão jurídica em funcionamento. É só marcar uma demonstração rápida com nossos especialistas, aqui. A demo é sem compromisso.

Perguntas frequentes

Conclusão

Como você viu, o controle de licenças – mas também de outros documentos regulatórios – não precisa ser uma dor de cabeça permanente do jurídico. Para tornar a tarefa menos manual e repetitiva, e também menos sujeita a riscos, considere investir em tecnologia de ponta e especializada nas necessidades do seu departamento jurídico. Estamos à disposição para ajudar. Até a próxima.

Receba meus artigos jurídicos por email

Preencha seus dados abaixo e receba um resumo de meus artigos jurídicos 1 vez por mês em seu email