A emissão e a guarda de documentos regulatórios é parte da rotina de qualquer empresa. Nas organizações em que há jurídico interno estruturado, essa costuma ser uma tarefa do setor. Mas, como fazer o controle de licenças, certidões e alvarás de forma realmente eficiente?
Não perder prazos, garantir a conformidade legal e ter os documentos à mão sempre que necessário são alguns dos desafios por quem precisa fazer a gestão de licenças e certidões. Com isso em mente, neste artigo, reunimos dicas, hacks e um passo a passo para você e sua empresa assumirem o controle dessa demanda. Vamos lá?
Quando pensamos em “controle de licenças”, é possível entender que estamos falando de licenças de software, por exemplo. Aqui, nosso foco serão as licenças, certidões e até mesmo alvarás essenciais para manter aberta uma empresa, de forma legal e regular. São, portanto, os documentos regulatórios com os quais o jurídico precisa se importar.
Mas, que documentos são esses? Separamos, abaixo, a listagem dos tipos de licenças e certidões mais comuns. Confira!
Uma empresa pode precisar de diferentes tipos de licenças, conforme as particularidades de cada tipo de negócio. Além disso, dentro de um mesmo segmento econômico, é possível encontrar empresas que precisam lidar com distintos tipos de licença, conforme o estabelecimento ou filial.
Por exemplo, uma rede varejista de supermercados precisará manter a conformidade legal de unidades de atendimento ao público, mas também de plantas de depósito, armazenamento e centros de distribuição. As exigências podem ser distintas, nesse caso, exigindo ainda mais cuidado.
Com essas particularidades em mente, listamos abaixo alguns dos tipos mais comuns de licenças, veja:
Diferentemente das licenças, as certidões costumam ser documentos de comprovação da situação regulatória e de conformidade de uma empresa, frente as mais diversas exigências legais. A partir desse contexto, vale relembrar os tipos de certidões mais comuns:
Vale ressaltar, muitas dessas certidões podem não ser de responsabilidade exclusiva do jurídico. Mas, no desenrolar de processos judiciais ou em auditorias de conformidade, ter o cadastrado atualizado dessas documentações é um diferencial. Além de agilizar o trabalho do jurídico corporativo, o controle de certidões garante mais segurança para toda a operação.
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Agora que você já conheceu – ou relembrou – os principais tipos de licenças e certidões que ficam sob a alçada do jurídico corporativo, é hora de entender como fazer a gestão desses documentos. Abaixo, reunimos 6 passos que você pode começar a implementar hoje mesmo, na sua empresa. Vamos lá?
Não é possível controlar o que você não tem mapeado. Por isso, para não deixar nenhum documento para trás, o primeiro passo no controle de certidões, licenças ou alvarás é certamente identificar todos os arquivos que precisam ser monitorados.
Você pode fazer uma listagem geral do que o jurídico já controla e armazena, mas também buscar junto às outras áreas da empresa qual documentos regulatórios eles estão mantendo ali.
Faça uma listagem, numa planilha ou software. Garanta que, ao final deste primeiro passo, você saberá exatamente quantos documentos precisam ser controlados.
Se no primeiro passo buscamos mapear o tamanho do desafio, agora é hora de começar a centralizar seus documentos regulatórios. Para isso, você precisa criar um banco de armazenamento eficiente, de fácil acesso à equipe, mas também seguro.
Idealmente, esse banco deve ser em nuvem. Afinal, manter arquivos exclusivamente físicos se mostra uma opção pouco prática em tempos de digitalização.
Mas, além do armazenamento em nuvem, o que não pode faltar nesse local de centralização das suas certidões e licenças?
No passo 6, falaremos mais sobre como escolher a melhor tecnologia para centralizar o controle das licenças.
Principalmente no caso das licenças, não é incomum a necessidade de monitorar prazos de vigência e renovação. Um erro nesse tipo de controle pode colocar a empresa maus lençois. Por isso, o terceiro passo do controle de licenças e certidões é manter um mecanismo de controle de prazos.
Você pode manter uma planilha de controle com a especificação dos prazos, criar alertas na agenda da equipe, ou estabelecer outro tipo de procedimento padrão. Lembre-se, no entanto, que esse trabalho de controle de prazos, quando feito manualmente, pode acarretar em erros. Esquecimentos e descuidos não são incomuns.
Além disso, é importante que o seu controle de prazos de licenças seja um procedimento padrão do departamento jurídico. E não apenas a responsabilidade de uma única pessoa do time. Por quê? Pois em caso de afastamento, férias ou outro impedimento com esse trabalhador, o seu monitoramento de prazos ficará comprometido – e isso é exatamente o que queremos evitar.
Ter ciência e monitoramento dos prazos para renovar ou emitir licenças e alvarás é apenas a primeira parte de uma tarefa que é mais complexa: muitos desses documentos precisarão ser renovados. E, cada um deles pode exigir procedimentos bastante distintos.
O setor regulatório do jurídico corporativo precisa se responsabilizar pelo trabalho de renovação desses documentos? Não necessariamente. Mas, é essencial saber quais outros departamentos ou profissionais precisam ser acionados, para que se encarreguem das renovações. Uma renovação ligadas a aspectos sanitátios e uma renovação fiscal podem exigir o acionamento de diferentes áreas.
Então, como fazer isso? Comece definindo procedimentos padrão. Isto inclui:
Sempre que possível, formalize as definições tomadas em manuais ou guias internos. Assim, os procedimentos-padrão estabelecidos não se perderão, com o passar do tempo.
Já falamos sobre auditorias jurídicas aqui no Blog da Projuris. E os documentos regulatórios não podem ficar de fora desse tipo de auditoria, principalmente quando o foco da ação for a manutenção do compliance e governança do negócio.
Assim, ao invés de auditar apenas processos judiciais ou contratos, lembre-se de separar algum tempo para verificar também o que é mais importante em se tratando de licenças e alvarás.
O último passo desta série sobre controle de licenças e certidões poderia ser resumido em: tenha a tecnologia como sua aliada. A maioria dos gestores jurídicos hoje já sabe que controlar documentos regulatórios em papel – e até mesmo em planilhas – não é eficiente. O risco de que informações se percam é enorme, mas também é mais difícil fazer efetivamente esse trabalho.
Por isso, a dica aqui é deixar o trabalho manualizado e repetitivo de lado. Micro-tarefas que precisarão ser feitas dezenas de vezes, como a anotação de um prazo em uma planilha de controle, precisam ser substítuidas por ações mais automáticas. É mais eficiente – e barato – deixar isso com a tecnologia, e não com sua equipe de profissionais. Eles devem se preocupar com o que é realmente estratégico.
Mas, como fazer isso? A tecnologia evoluiu, e hoje já há softwares para gestão jurídica com funcionalidades específicas para o controle de licenças, alvarás, certidões e tudo o mais que precisa ser monitorado no âmbito regulatório. Nem todas as operações precisarão disso, mas se o seu jurídico precisa fazer a gestão de muitas licenças, essa se mostrará a solução ideal.
Então, você sabe o que um software para controle de licenças e certidões é capaz de fazer? Adentraremos em algumas das principais funcionalidades, na próxima seção.
A resposta para a pergunta “compensa investir em um software para controle de licenças e certidões?” vai depender de outras duas questões:
Com isso em mente, você poderá calcular o custo-benefício de contratar um software de controle de licenças e certidões. Na Projuris, nossa experiência com mais de 800 grandes departamentos jurídicos que usam o Projuris Empresas, mostrou que o investimento traz retornos.
Como você já sabe, o Projuris Empresas traz o módulo Certidões, Alvarás e Licenças. Mas, o que você pode fazer com essa tecnologia? Além de centralizar o armazenamento, a busca e o controle dos documentos regulatórios, o módulo traz algumas funcionalidades especiais. Reuni 3, abaixo. Veja só.
Nada de perder o histórico de um documento. No Projuris Empresas, você associa uma nova emissão as certidões, licenças ou alvarás já existentes. O processo é feito em poucos cliques, e você garante o acompanhamento de todo o passado daquele documento.
Abaixo, você visualiza como é simples associar uma nova certidão emitida, a um documento já existente, no Projuris Empresas.
Quando você precisa acionar outra área da empresa para emitir uma nova certidão, ou buscar informações sobre uma licença, ainda é preciso mandar um e-mail? Com o Projuris Empresas, você elimina de uma vez por todas essas comunicações paralelas.
Como funciona? Dentro do Projuris Empresas, na pasta de cada documento, você pode enviar uma mensagem para qualquer pessoa da sua equipe, incluindo pessoas que não tem acesso ao software. Então, elas poderão acessar o sistema para interagir com sua mensagem e anexar o novo documento, por exemplo.
Ao invés de essa comunicação ficar salva no e-mail individual dos colaboradores, a troca de mensagens fica salva dentro do Projuris Empresas, e todo o histórico é registrado ali. A essa funcionalidade, chamamos “Central de Colaboração“.
Veja um exemplo de mensagem enviada pela Central de Colaboração, abaixo.
Um dos maiores trunfos obtidos com o uso de um software de gestão jurídica é, sem dúvidas, a possibilidade de ter métricas e indicadores. Na tela inicial do Projuris Empresas, por exemplo, você encontra dezenas de gráficos, chamados “portlets”, sobre as mais diversas áreas – incluindo o escopo de documentação regulatória.
Veja algumas das possibilidades de portlets do Projuris, abaixo.
Ficou interessado(a)? Você pode ver nosso software de gestão jurídica em funcionamento. É só marcar uma demonstração rápida com nossos especialistas, aqui. A demo é sem compromisso.
Documentos regulatórios são os documentos exigidos para garantir e comprovar a conformidade legal de uma empresa. Eles podem versar sobre questões fiscais, tributárias, trabalhistas, ambientais e assim por diante. Alguns dos tipos de documentos regulatórios mais comuns são certidões, alvarás e licenças.
Para fazer o controle de licenças siga o seguinte passo a passo:
1 – Mapeie todos os documentos regulatórios que a sua empresa tem
2 – Centralize licenças, certidões e alvarás
3 – Estabeleça um sistema de controle de prazos, para o que precisar ser renovado
4 – Crie procedimentos de trabalho padrão, para a renovação de licenças e certidões
5- Faça auditorias regulares nas certidões, alváras e licenças
6 – Invista em tecnologia para tornar o trabalho mais automatizado
Como você viu, o controle de licenças – mas também de outros documentos regulatórios – não precisa ser uma dor de cabeça permanente do jurídico. Para tornar a tarefa menos manual e repetitiva, e também menos sujeita a riscos, considere investir em tecnologia de ponta e especializada nas necessidades do seu departamento jurídico. Estamos à disposição para ajudar. Até a próxima.
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