Dados estruturados no jurídico: o que é e como dar os primeiros passos

Você certamente produz muitos dados – estruturados ou não – na sua rotina. Todo movimento digital que você faz gera informações, e resulta em produção, transmissão ou armazenamento de dados. 

Quando você envia um e-mail para responder a demanda de um colega, está gerando dados. Quando preenche informações sobre o acompanhamento de um processo judicial – seja numa planilha, seja num software, seja no seu bloco de notas – também está lidando com dados. 

Todos esses dados podem ser fonte de insumo para que você melhore o seu trabalho. Mas, para isso, é preciso ser capaz de analisar esses dados. Ou, de comparar e cruzar esses dados com ainda mais fontes de informação.  E a tecnologia pode lhe ajudar com isso. 

Neste artigo, veremos como os dados estruturados – e também os não-estruturados – podem contribuir na operação e, principalmente, na gestão do seu departamento jurídico. 

Se você ainda tem dúvidas sobre o que são dados estruturados e não-estruturados, e quer saber como ou por que usá-los, siga conosco. Boa leitura!

Como diferenciar dados estruturados e não estruturados?

Dados estruturados e não estruturados são duas categorias de informações disponíveis no mundo digital. Além da própria estrutura em si, eles também se diferenciam em volume e complexidade de análise. 

Abaixo, veremos como identificar essas duas categorias. 

– O que são dados estruturados?

Dados estruturados, como a própria denominação sugere, são aqueles que apresentam uma estrutura fixa e bem definida. Por sua natureza, essas estruturas são pensadas de antemão, isto é, seguem um modelo pré-definido.

Imagine que você mantém uma planilha para acompanhar o provisionamento dos processos sob responsabilidade do seu departamento jurídico. Nessa planilha, há duas colunas: “número do processo” e “valor provável da perda”. Ambas estão configuradas para aceitar apenas caracteres numéricos. 

A situação acima é um exemplo de armazenamento de dados estruturados. As informações ali contidas seguem um padrão pré-definido. O mesmo se aplica caso você utilize um software jurídico para acompanhar os valores de provisionamento. 

No caso do software, os valores que sua equipe insere no campo de provável perda serão armazenados em um banco de dados, sob variáveis pré-definidas. Em ambos os exemplos, com mais ou menos esforço, você poderá obter análises a partir desses dados. 

Obter análises aqui significa obter informações a partir do tratamento desses dados, a fim de tomar decisões, prever riscos ou mesmo enxergar oportunidades. Quanto mais dados você tiver, mais complexas e interessantes serão as análises obtidas. 

– O que são dados não estruturados? 

Dados não estruturados são aqueles dados de estrutura variável, não padronizados e compostos de elementos diferentes entre si – o que dificulta a análise, a relação, a comparação, entre outros processos. 

Desta vez, imagine que ao invés de acompanhar as estimativas de provisionamento em um banco de dados estruturado, você o faz por meio de um arquivo de texto. Um documento digital compartilhado com toda a equipe do departamento jurídico, por exemplo. 

Nesse arquivo, sem uma estrutura pré-definida, os dados podem ser inseridos de diferentes formas. Enquanto seu estagiário usa um número interno para identificar o processo, seu assistente usa o número do CNJ. Enquanto uma pessoa registra os valores por meio de caracteres numéricos, outra o faz por extenso. Alguns dados trazem o símbolo do cifrão, outros não. 

A falta de padronização desses dados os torna não estruturados. Apesar da riqueza de informações contidas no documento do nosso exemplo, quanto mais dados houver ali, mais difícil será realizar qualquer análise. 

No nosso dia a dia, de modo geral, produzimos um grande volume de dados não estruturados, ricos em informação. Porém, como você viu, é mais complexo e oneroso coletar e processar esse tipo de dados. 

Mas não é impossível! Com o auxílio da tecnologia, os dados não estruturados podem ser insumo para a gestão estratégica do jurídico. E é também sobre isso que vamos tratar a seguir.

Como usar dados estruturados e não estruturados no seu departamento jurídico?

Por meio de ferramentas tecnológicas já disponíveis no mercado, é possível coletar dados fundamentais para a sua operação, a partir de fontes confiáveis. Depois, higienizar, classificar e tratar esses dados, processando-os de forma a criar certa estruturação. E, por fim, obter análises ricas a partir deles.  

No seu dia a dia de trabalho, seu departamento gera milhares de dados. Chamaremos esses de “dados internos”. Por outro lado, qualquer departamento jurídico interage também com uma grande quantidade de sistemas e plataformas de terceiros, de onde se obtêm “dados externos”. 

Considerando essa classificação, veremos quais ferramentas podem te ajudar na utilização desses dados.

– Usando dados externos 

Se a sua equipe atua no Contencioso, certamente você precisa acompanhar movimentações processuais e publicações em tribunais e diários oficiais. E, se a sua atuação ultrapassa fronteiras estaduais, por exemplo, são ainda mais bases para checar.

Mas, para além desses sistemas, é possível que você também precise acompanhar processos administrativos em prefeituras, na Receita Federal, em delegacias e órgãos regulatórios do seu setor. 

Procon, Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), Consumidor.gov, Reclame Aqui, Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel), Agência Nacional de Energia Elétrica (Aneel) e Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) são só alguns exemplos dos muitos canais pelos quais as demandas podem chegar a um departamento jurídico. 

Mas, como acompanhar todas essas fontes externas? Para isso, você pode contar com APIs para fazer a consulta automática, imediata e recorrente de todas essas fontes de dados.

De maneira simplificada, APIs são interfaces de programação capazes de estabelecer conexão com diferentes sistemas. No mercado, já é possível encontrar APIs capazes de consultar, por exemplo, as movimentações de tribunais que usam sistemas tão distintos quanto o PJe, eSAJ, Projudi, eProc e outros. 

Ao mesmo tempo, essas APIs podem consultar as bases dos principais órgãos de regulação nacional, a fim de mapear processos administrativos e reclamações de consumidores antes da judicialização.  

E, o melhor, além de fazer a consulta e a coleta dos dados contidos ali, algumas dessas APIs já são capazes de fazer a sanitização – isto é, limpar os dados. Esse é o primeiro passo para permitir o processamento e análise desses dados, tornando-os estruturados. 

Veja os benefícios da varredura automática de reclamações no Procon.

– Usando dados de fonte interna

Ao longo do seu dia de trabalho, você produz uma série de dados. Se você utiliza planilhas de controle, já está começando a estruturar esses dados, facilitando análises futuras. 

Entretanto, mais eficiente que uma planilha, é usar uma plataforma de inteligência, software ou sistema que permeia todo o trabalho do departamento.

Por exemplo, por meio de um software você pode obter dados sobre o perfil das demandas que chegam ao setor, bem como, sobre o tempo que cada integrante da sua equipe leva para responder. Nesse caso, você já gera dados para cada solicitação. O trabalho do software é apenas tornar estes dados melhores, estruturados e, portanto, analisáveis. 

Além de complementar e melhorar os dados que você já produz na sua rotina de trabalho, também pode ser necessário investir em uma solução de Business Intelligence (BI). Um BI pode ajudar você a combinar os dados de softwares ou planilhas com os dados obtidos de fontes externas, via API. 

Essa é, inclusive, a maior vantagem de uma ferramenta de BI. Por meio dela, é possível cruzar, relacionar e comparar os seus dados com informações públicas ou da concorrência. 

Assim sendo, através desse cruzamento de informações você pode, por exemplo, comparar o número de causas ganhas ou perdidas pelo seu concorrente no âmbito trabalhista em uma determinada região ou período de tempo. Ou, hipoteticamente, analisar quais são os agentes contumazes mais recorrentes nas comarcas em que você atua.

Essas análises só são possíveis se você tiver dados confiáveis sobre a sua operação – armazenados de forma estruturada – e capacidade técnica para combiná-los com informações externas. 

O que é gestão baseada em dados?

Antes de pensar sobre gestão de dados, é importante entender o contexto de transformação tecnológica em que o jurídico está inserido. E conhecer alguns termos que permeiam esse ambiente. 

Como o próprio nome já indica, o conceito de Big Data diz respeito a um grande volume de dados. Mas, mais do que apenas volume, um big data é caracterizado também pela velocidade crescente de chegada de dados e pela variedade destes. Assim, quanto mais dados, mais difícil será analisá-los usando ferramentas e tecnologias simples. 

Você pode considerar que os dados produzidos durante a operação do seu time jurídico ainda não constituem volume suficiente para caracterizar um Big Data. Porém, conforme mais e mais bases de dados externas vão se fazendo necessárias, mais dados ficarão à sua disposição. E mais interessantes serão as análises obtidas por meio deles.

Cabe lembrar, contudo, que dados sozinhos, isolados e não processados, são incapazes de gerar informação de qualidade para a tomada de decisões mais assertivas. 

Por isso, muitas equipes jurídicas têm investido em ferramentas que facilitam o processamento e análise desse big data. Com o uso de tecnologia de ponta, incluindo a utilização de inteligência artificial (IA), é possível olhar para o futuro. Análises preditivas a partir de um histórico e análises inteligentes de documentos e contratos são apenas algumas das possibilidades.

Se ainda há dúvidas de que a gestão baseada em dados é o caminho, basta notar como a tecnologia tem estado cada vez mais próxima do trabalho jurídico. 

De acordo com o Censo Jurídico, em 2021, 42% dos advogados faziam uso de algum software jurídico em seus departamentos. Além disso, pelo menos 11% já utilizavam uma solução de Business Intelligence (BI) para extrair relatórios e indicadores.

Para saber mais sobre o uso de dados na gestão jurídica, confira nosso conteúdo sobre process mining.

3 motivos para utilizar dados estruturados na gestão do seu departamento jurídico

Se você ainda não utiliza os dados para guiar a tomada de decisão no seu departamento, é hora de começar a considerar essa possibilidade. 

Para ajudar, separamos alguns dos benefícios trazidos pela gestão baseada em dados.

– Identificar tendências e gaps

Por meio dos dados, sua equipe pode descobrir os principais motivos de perdas. Ou, encontrar as regiões, comarcas e até mesmo juízes em que as causas da sua empresa são perdidas com mais frequência. Pode, ainda, filtrar os objetos que mais geram ônus e identificar os principais motivos para a variação nos valores das perdas. 

Esses são só alguns exemplos de análises que vão lhe permitir identificar tendências no seu contencioso, sejam elas positivas ou negativas. Por meio desse conhecimento, você pode reduzir riscos e evitar a repetição de erros que causaram prejuízo no passado. 

Outrossim, pode também enxergar as oportunidades de melhoria para a atuação do seu time. Com base em dados você pode, por exemplo, decidir em quais processos é válido investir em um acordo e em quais é mais vantajoso judicializar. Ou ainda, identificar e priorizar as linhas argumentativas que obtiveram melhor resultado nos tribunais.

– Agilizar processos operacionais, reduzindo o esforço manual

Tarefas manuais e repetitivas representam uma perda de recursos e de tempo para qualquer departamento jurídico. Com a automatização da consulta em tribunais ou outras bases, você deixa de perder esse precioso tempo e ainda garante indicadores mais confiáveis. 

Automações também podem reduzir significativamente o risco de erros e falhas humanas no seu processo operacional. Ademais, o cadastro da capa de processos, o monitoramento de publicações e o acompanhamento processual automatizado podem trazer mais agilidade para toda a sua rotina diária. 

Assim, você libera sua equipe para focar em questões estratégicas. E isto não significa que o trabalho jurídico será tomado por robôs ou outras soluções de automação. Significa, pelo contrário, que os advogados terão mais tempo para o que realmente importa.

– Permitir a visualização de métricas e a mensuração de resultados

Comprovar os resultados obtidos pelo departamento é um tema delicado para muitos gestores jurídicos. Nas médias e grandes empresas, as áreas costumam ser cobradas pelos números que apresentam. E, com o jurídico, não pode ser diferente. 

Com o uso de dados na gestão jurídica, é possível mostrar à empresa o número de causas ganhas, a economia de recursos obtida no contencioso, o tempo gasto respondendo solicitações internas, o volume de ações e processos administrativos tratados pelo jurídico, o volume de reclamações judicializadas ou não, entre tantas outras métricas. 

E esses indicadores podem servir ainda para impulsionar a produtividade do seu departamento. Isso porque as metas só funcionam se há dados para mensurá-las. Com metas bem definidas e acompanhamento dos dados, sua equipe estará mais engajada e motivada. 

Gestão jurídica baseada em dados: 5 ferramentas para dar os primeiros passos

Uma vez que já sabemos qual o potencial da gestão baseada em dados no mercado jurídico, é hora de colocar a mão na massa. 

A seguir, veremos algumas soluções disponíveis no mercado para fazer a análise e visualização de dados. De opções simples e gratuitas, até as mais completas: lembre-se de escolher aquela que melhor se adequa ao seu cenário atual e aos seus planos de crescimento.

 1. Tabelas Dinâmicas

Essa é a ferramenta mais simples e barata para quem está começando. Se você já usa as planilhas do Microsoft Excel ou do Google Sheets para armazenar e controlar atividades, as Tabelas Dinâmicas vão te ajudar a criar padrões, comparações e analisar tendências. 

Há inúmeros tutoriais para te ajudar a extrair o melhor desse recurso. Mas, de modo geral, você seleciona os dados que deseja analisar, e cria uma tabela dinâmica a partir deles. 

Além das análises que você mesmo constrói, cruzando linhas e colunas das suas tabelas, ainda é possível utilizar as sugestões dadas pela própria ferramenta. E, o melhor de tudo, não é necessário pagar nada a mais para utilizar as Tabelas Dinâmicas. 

2. Google Data Studio

O Google Data Studio é uma ferramenta do próprio Google para visualização e análise de dados. A plataforma é 100% gratuita e conta com uma série de modelos de gráficos e relatórios prontos.

Mas não se preocupe, você não precisa seguir os modelos. A ferramenta é altamente customizável  ao permitir que você crie suas próprias visualizações, a partir de páginas em branco. 

Outra vantagem do Google Data Studio é a integração com os demais recursos do Google. Se você já utiliza o Google Planilhas (ou, Google Sheets) para armazenar seus dados,o trabalho será ainda mais simples. 

E, por fim, assim como ocorre nos outros recursos dessa fornecedora, com o Data Studio é possível compartilhar seus relatórios com os colegas. Por meio dessa troca, você estará apto a construir visualizações de dados colaborativos, com o auxílio de sua equipe. 

3. Power BI

O Power BI é uma solução líder de mercado, fornecida pela Microsoft. Ali, você pode criar análises visuais e relatórios, a partir de dados extraídos de outras fontes. A ferramenta conta, por exemplo, com integração com o Microsoft Excel.

Você pode começar a explorar o Power BI gratuitamente, fazendo download dele no seu computador. Versões em nuvem, com mais opções de colaboração e compartilhamento, só são possíveis por meio da contratação de um plano PRO. 

Dentre as vantagens dessa solução, como demonstrado na imagem, é a semelhança visual dela com as demais ferramentas da Microsoft. Ademais, o Power BI se diferencia dos concorrentes na medida em oferece uma visualização intuitiva e, principalmente, interativa.

Ali, os gráficos se alteram conforme você interage com eles. Outra vantagem são os filtros, de fácil aplicação e altamente customizáveis. 

4. QlikView

Para quem busca uma ferramenta mais robusta e escalável, o Qlikview pode ser a solução. Hospedado em nuvem, o QlickView é de fácil aprendizagem, principalmente se você já tem algum conhecimento ou experiência prévia em visualização de dados. 

Ainda que seja uma ferramenta complexa e repleta de opções de configuração, os painéis ali são considerados bastante intuitivos. Ademais, o Qlick conta ainda com poderosas ferramentas de integração de dados, permitindo cruzamentos e comparações. 

Diferente das outras opções apresentadas aqui, contudo, os planos da Qlick View são pagos. A partir de $30 doláres já é possível contratar um plano. Ou, se preferir, comece experimentando uma versão de teste gratuitamente. 

5. Legal Intelligence

O Legal Intelligence é uma ferramenta de Business Intelligence especializada no mercado jurídico. Desenvolvida pela Projuris, essa solução é ideal para quem busca análises ricas e avançadas sobre o departamento, mas não pode perder tempo e recursos construindo uma ferramenta própria. 

Os dados registrados na plataforma Projuris Empresas servem de base para as análises do Legal Intelligence. Por isso, quanto mais módulos do Projuris você usa, mais interessantes serão as análises. Mas também é possível cruzar dados externos, como aqueles obtidos  por meio de APIs especializadas nos sites de tribunais e órgãos regulatórios,

Enquanto ferramenta especializada no mundo jurídico, o Legal traz dezenas de dashboards já prontas, com base nos indicadores mais pedidos pelos gestores jurídicos. 

Se você ficou interessado em saber mais, recomendamos que assista este vídeo-resumo sobre o Legal Intelligence. Ou ainda, solicite uma demonstração para ver o produto funcionando na prática

Pergunta Frequente

Conclusão

Mediante o exposto, fica evidente que a coleta, processamento e análise de dados estruturados e não estruturados pode ser um diferencial fundamental para os profissionais do Direito. 

Ademais, nos departamentos jurídicos, a utilização de dados na tomada de decisões é uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes. E, não há motivo para adiar a implantação de um modelo de gestão com foco em dados. Já há ferramentas para todos os níveis de necessidade. 

Agora que você já sabe como dar os primeiros passos rumo a gestão baseada em dados, é hora de começar. Bom trabalho!