eSocial: o que é, cronograma e obrigações [2023]

O eSocial é um dos sistemas mais importantes para qualquer empresa empregadora no Brasil. Por meio dessa plataforma, pelo menos 15 obrigações previdenciárias e trabalhistas foram unificadas em um mesmo local. 

Contudo, a implementação prática do eSocial não é tarefa simples. Começa com a instituição do sistema por lei, em 2014, e se estendeu até pelo menos 2022. Ainda, em 2023, foi lançada a versão S-11 do programa e, a partir de abril, torna-se obrigatório o envio de dados de eventos relacionados a processos trabalhistas.

Ao longo de todo esse período – e depois dele – é tarefa dos departamentos jurídicos garantir que os demais setores da empresa estejam caminhando rumo à adequação completa ao eSocial. Mas, como fazer isso? 

Neste artigo, entenderemos o que é o eSocial, conheceremos os principais prazos de adequação e, sobretudo, veremos como os advogados corporativos podem atuar de modo a promover a conformidade legal das empresas, frente ao sistema. Ainda, descobriremos o que exatamente mudou a partir de 2023.

O que é eSocial?

“eSocial” é a sigla para Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas. Instituído pelo Decreto 8373/2014, o sistema nada mais é que uma forma de os empregadores enviarem ao governo, em uma única plataforma, uma série de obrigações acessórias trabalhistas.

De forma prática, com o advento do eSocial, dezenas de sistemas e plataformas auxiliares deixaram de ser necessárias. As informações acerca dos trabalhadores passaram, então, a ser enviadas unicamente pelo eSocial. 

Assim, a mudança para um formato padronizado, via eSocial, embora cause certa confusão no começo, acaba por facilitar a manutenção da conformidade legal das empresas. 

Uma vez que se aprende a usar o eSocial, a plataforma acaba por facilitar o dia a dia do RH, contabilidade e jurídico dos negócios. 

A implantação do eSocial, de acordo com o texto do decreto que o institui, se dá em fases, com previsão de término em 2022. Ao longo deste artigo, veremos o que está incluso em cada fase e quais os prazos relacionados. 

Agora, você pode estar se perguntando: afinal, quais informações precisam ser enviadas pelo eSocial? A seguir, veremos quais sistemas foram unificados e quais obrigações, antes relacionadas a esses sistemas, estão agora vinculadas ao eSocial. 

– Qual a finalidade do eSocial?

Como explicamos acima, a principal contribuição do eSocial é a unificação das obrigações trabalhistas e previdenciárias dos empregadores, em uma plataforma digital centralizada. 

Contudo, a finalidade última da implantação do e-Social é ainda mais ampla, conforme fica explicitado no Art. 4º do decreto de instituição do sistema. 

Art. 3º O eSocial rege-se pelos seguintes princípios:

I – viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
II – racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;
III – eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
IV – aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e
V – conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte. 

Assim, fica evidente que a finalidade não se limita a unificação, mas envolve também uma série de outros benefícios, seja para as empresas, para os empregadores ou mesmo para o governo. 

– Quais obrigações fazem parte do eSocial?

O eSocial permite que seja comunicado ao governo federal a situação de vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, folhas de pagamento, acidente de trabalho, avisos prévios, escriturações fiscais, além de informações sobre o FGTS.

Entretanto, isso só é possível porque o sistema acabou por unificar 15 obrigações dos empregadores, que eram prestadas em distintos locais anteriormente. Vejamos quais são essas obrigações:

• GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
• LRE –  Livro de Registro de Empregados
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD –  Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais 
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social 

Como veremos a seguir, o envio dessas obrigações via eSocial não se tornou obrigatório repentina e concomitantemente. A obrigatoriedade, pelo contrário, veio pouco a pouco e seguindo um cronograma pré-definido. 

E ainda, cabe ressaltar que entender quais obrigações já são de envio exclusivo pelo eSocial na sua empresa é essencial para manter a conformidade legal do negócio. 

Quais empresas devem aderir ao eSocial?

Uma série de portarias e instruções normativas relacionadas ao eSocial foram publicadas para instituir quem deve aderir ao eSocial. Uma das mais importantes é a Instrução Normativa RFB nº 2005, de 29 de janeiro de 2021.   

Para fins de implementação do sistema, essas normativas dividem os empregadores em quatro grupos. O primeiro passo para a adequação legal da empresa é, portanto, identificar a qual grupo sua empresa pertence. Vejamos:

Grupo 1: Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões.

Grupo 2: Entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões) e que não sejam optantes pelo Simples Nacional. 

Grupo 3: Pessoas Jurídicas – empregadores optantes pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos.

Grupo 4: Empregadores pessoa física (exceto doméstico) e produtor rural PF.

– O que são as fases de adequação ao eSocial?

Uma vez que você identificou a qual grupo de empregadores sua empresa pertence, é preciso conhecer as fases de implementação. As fases têm prazos fixos e, em cada uma delas, novas informações passam a ser de envio obrigatório pelo e-Social. 

As obrigações de cada fase variam conforme as tabelas de leiaute do eSocial. Essas tabelas são identificadas pela letra “S”, acompanhada de uma sequência de quatro numerais. Por exemplo, S-1001, S-2205, e assim por diante.

Isso significa que, a cada fase, novas informações vinculadas a um tipo específico de tabela serão obrigatórias. Você pode conferir todas as tabelas aqui. 

Assim, de acordo com o Governo Federal, as obrigações a cada fase, são:

Fase 1

Envio das informações que constam nos eventos das tabelas S-1000 a S-1080. Tratam-se, sobretudo, de informações relativas às empresas empregadoras, como cadastros do empregador.

Fase 2

Envio das informações listadas nos eventos não periódicos S-2190 a S-2420, com exceção daqueles relacionados à Segurança e Saúde do Trabalhador – SST. 

Nesta fase, passam a ser priorizadas algumas informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas – ou às pessoas físicas e seus vínculos com os empregados. 

Os eventos não periódicos, mencionados na definição da Fase 2, dizem respeito, por exemplo, às admissões, afastamentos e desligamentos de trabalhadores. 

Fase 3

Envio das informações relacionadas aos eventos periódicos S-1200 a S-1299. Aqui, cabe destaque ao fato de que, na Fase 3, passa a ser obrigatório o envio da folha de pagamento, via eSocial.

Ademais, com a publicação da  Instrução Normativa RFB nº 2005/21, passa a ser obrigatória a substituição da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) pelo recolhimento de Contribuições Previdenciárias. 

Fase 4

Envio das informações que constam nos eventos S-2210, S-2220 e S-2240. Neste caso, os eventos das três tabelas mencionadas dizem respeito à Segurança e Saúde do Trabalhador (SST). 

Como vimos, essas informações são deixadas de lado na Fase 2, e são finalmente incluídas na quarta e última fase do cronograma. 

Agora que você já conhece como funcionam os grupos e as fases de implementação do eSocial, é hora de ficar por dentro dos prazos. Isso porque, para cada grupo de empregadores, há um prazo distinto para aderir às fases. 

– Cronograma de adesão e novidades da última fase [2022]

Em junho de 2021, a Portaria Conjunta SEPRT/RFB nº71 alterou o cronograma que havia sido previsto em uma normativa do ano anterior.

Por meio desta portaria, novas datas foram estabelecidas, sobretudo para o Grupo 4. Veja o cronograma completo na imagem abaixo, de autoria do Governo Federal. 

Importa ressaltar, no entanto, que essas datas dizem respeito ao momento em que a prestação das informações pelo eSocial se torna obrigatória. 

A não adequação da empresa nos prazos mencionados na imagem pode levar a sanções, como veremos ao longo deste artigo. 

Além disso, cabe lembrar que, conforme novos layouts são lançados, novos prazos entram em vigor. Para se prestar as informações obrigatórias da versão S.11 do eSocial, lançada em janeiro de 2023, o prazo é 01º de abril desse mesmo ano, por exemplo.

O eSocial em 2023: novas exigências para processos trabalhistas

Em 2023, as responsabilidades relacionadas ao eSocial se estenderam em definitivo para os departamentos jurídicos. É que, a partir de 1º abril de 2023, torna-se obrigatório o envio de eventos de processo trabalhista, pelo sistema.

Na prática, a versão S-11 do eSocial entrou em vigor em meados de janeiro de 2023. Mas o governo optou por prorrogar o registro dos eventos relacionados aos processos trabalhistas. O módulo web que receberia essas informações só deve ficar pronto no príncípio de abril, conforme calendário do governo federal.

Assim, são 4 os novos eventos:

• S-2500 – Processo Trabalhista;
• S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista;
• S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista;
• S-5501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista.

Importa destacar que só são obrigatórias as informações de processos trabalhistas que transitarem em julgado após a data de 1º de abril. E, mensalmente, o prazo se encerra a cada dia 15 – para informar os dados relativos ao mês anterior.

Veja como o Projuris Empresas está integrado ao eSocial, para envio das informações dos novos layouts.

Como acessar e consultar o cadastro no eSocial?

O sistema pode ser acessado por meio do Portal eSocial, disponibilizado pelo poder público. No primeiro acesso, o portal vai solicitar informações como CPF ou CNPJ e data de nascimento. 

Até o dia 31 de março de 2021, a realização de operações no Portal eSocial estava diretamente ligada a apresentação de um Certificado Digital, com validade atestada pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas). 

Desde então, no entanto, é necessário que o usuário possua conta no portal Gov.br para usufruir de todos os serviços – trata-se de um login único, que dá acesso a uma série de outros sistemas do governo. 

Mesmo assim, o Certificado Digital segue sendo exigido e deve ser registrado junto a sua conta no Gov.br. O governo mantém, inclusive, um tutorial com orientações sobre como fazer esse procedimento. 

Uma vez que sua empresa fez o primeiro login no Portal eSocial, basta usar os mesmos dados de acesso para consultar seus dados e enviar informações. 

Agora, se o objetivo da empresa é verificar se os dados de CPF e NIS dos trabalhadores estão aptos para serem utilizados no eSocial, é possível acessar uma plataforma específica para tal. 

Estamos falando da “Consulta Qualificação Cadastral”, que pode ser feita individualmente ou em lote. Para tal, basta ter em mãos nome, data de nascimento, número de CPF e NIS do trabalhador. Se houver alguma inconsistência, o sistema de consulta emitirá um alerta ao usuário. 

Multas do eSocial: quais são as principais?

Embora o decreto de instituição do eSocial não faça menção a multas causadas pela falta de adequação às exigências do eSocial, essas sanções estão espalhadas pelo texto de outras leis e normativas. 

Como a página oficial do eSocial explica, as sanções não advém necessariamente da não adesão, mas sim da inconformidade legal que é causada quando as obrigações que devem ser prestadas via eSocial não são cumpridas:

“Não há cobrança de multas para a empresa que não aderir ao sistema de forma imediata. No entanto, o processamento e quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a administração federal ficará praticamente inviável, se ela não se adequar ao eSocial.”

Com isso em mente, vejamos algumas das principais multas relacionadas a não adequação ao eSocial:

• Não prestar as informações da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), via eSocial, na forma e prazo estabelecidos em normatização específica, ou apresentá-las com incorreções ou omissões: multa de R$ 425,64 até R$ 42.563,99 (Portaria MTP nº667).
• Não registrar a admissão de novo colaborador, por meio de sua inclusão no sistema em até 01 dia antes da data de início do trabalho: multa de até R$3 mil por funcionário sem registro (Art. 47 da CLT). 
• Não comunicar acidente de trabalho (CAT) no primeiro dia útil após a ocorrência do acidente – ou, em caso de morte, imediatamente: multa com valor variável, entre os limites mínimo e máximo do salário-de-contribuição, por acidente. 
• Não enviar ao eSocial o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) dos trabalhadores: multa de R$ 402,53 e R$ 4.025,33 (Art. 201 da CLT).
• Não enviar a comunicação de férias do trabalhador: multa de R$170 (Art. 135 da CLT).

Outras obrigações do eSocial podem, ainda, gerar uma variedade de outras multas. Cabe aos advogados corporativos verificar a legislação, caso a caso.

E-social para advogados corporativos: como adequar sua empresa?

Como vimos, os prazos máximos para adequação ao eSocial se encerram no ano de 2022. E, as empresas que não se adequarem ao novo sistema terão, inclusive, dificuldades para cumprir suas obrigações legais junto ao poder público. 

O descumprimento, por sua vez, pode levar à aplicação de sanções. Por isso, é importante que o jurídico, RH e contabilidade atuem em conjunto para identificar possíveis falhas e promover as mudanças necessárias. 

Para ajudar os departamentos jurídicos nesse trabalho, separamos algumas medidas práticas que podem facilitar todo o processo de adequação completa frente ao eSocial. 

– Digitalização e centralização dos documentos

O primeiro passo para se adequar ao eSocial é promover a digitalização de todos os documentos contratuais, previdenciários e trabalhistas da sua empresa. 

Com esses arquivos armazenados em formato digital, a companhia já estará um passo à frente na adequação ao sistema digital. 

Mas, para além de digitalizar, é preciso que esses documentos estejam armazenados num local único, seguro e de fácil acesso aos colaboradores. Só assim a digitalização resultará em facilidade e agilidade. 

Essa centralização pode se dar, por exemplo, por meio de um software – ao qual todos os colaboradores centrais na adequação ao eSocial terão acesso. Ou ainda, você pode apostar num serviço de armazenamento em nuvem, seguro e criptografado. 

– Adequação dos processos internos

De nada adianta investir em tecnologia e ferramentas, se os processos internos da empresa não estão adequados às exigências trabalhistas e previdenciárias. 

Por isso, é papel do jurídico mapear os processos, desde o momento da seleção dos candidatos, passando pela contratação, manutenção e desligamento dos trabalhadores. 

Processos dos setores de Recursos Humanos, Financeiro e Contábil devem receber especial atenção. Além disso, não basta apenas identificar os processos que podem estar relacionados ao eSocial. 

É preciso promover ações de adequação, de modo a garantir que as informações que precisam ser comunicadas ao sistema estejam disponíveis, nos prazos exigidos. 

Por exemplo, se o jurídico identifica que os Atestados de Saúde Ocupacional estão sendo enviados com atraso sempre, cabe entender o que causa o atraso – a demora do fornecedor de serviços médicos, a sobrecarga do profissional responsável por fazer o registro, a falta de um sistema de controle interno – e propor adequações nesse processo. 

Além disso, no redesenho de processos internos, você pode, mais uma vez, se valer da tecnologia. Por exemplo, softwares jurídicos como o Projuris Empresas contam com um sistema de requisições, para fazer com que todas as solicitações entre setores se dêem pela mesma plataforma. 

Com isso, são eliminados controles e comunicações paralelas, como chats, e-mails, entre outros. Para ver como as requisições funcionam na prática, solicite uma demonstração:

– Atuação consultiva junto ao RH e contabilidade

A adequação ao eSocial é um processo que não ocorre da noite pro dia, pelo contrário. O cronograma de fases permite que as empresas promovam modificações ao longo do tempo. 

Contudo, os profissionais do RH e da contabilidade, menos afeitos ao Direito, podem ter dificuldade de acompanhar os prazos, entender as consequências legais e dar a devida importância às adequações. 

Por isso, ao longo de todas as fases de adequação – e mesmo posteriormente a elas – cabe ao departamento jurídico conscientizar os demais setores e prestar apoio consultivo.

Embora o aspecto operacional da prestação de informações e do pagamento de guias não seja competência do jurídico, certamente cabe a esse setor estratégico o cuidado com a qualidade das informações prestadas e os prazos vigentes. 

– Programa de compliance 

Já mencionamos a importância da modificação dos processos internos para promover a rápida adequação ao eSocial. Contudo, em empresas médias e grandes, a manutenção da conformidade legal depende de ações mais amplas e contínuas. 

Nesse sentido, a instituição de um programa de compliance pode ser um caminho válido para garantir a segurança jurídica e fiscal da empresa a longo prazo. 

Temos alguns artigos que podem ajudar você a dar os primeiros passos na construção de um sólido programa de compliance. Confira:

• Compliance: o que é, benefícios e dicas de como fazer
• Compliance Trabalhista: o que é, vantagens e como aplicar

Por que o esocial beneficia a população em geral? Comentário da especialista

A advogada Geisilene Aparecida de Amorim Caldas, especialista em Direito Tributário, explica que o programa não tem impacto apenas para as empresas. Na prática, o eSocial afeta diretamente toda a população. Nas palavras da Dra. Geisilene:

“Além de simplificar a vida das empresas, o eSocial Empresas traz benefícios significativos para o empregado, pois é possível assegurar, de forma muito mais efetiva, o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários.

A sistematização das informações no eSocial envolve os diversos tipos de relações trabalhistas em vigor no Brasil. Isso significa que trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício tem suas informações registradas no eSocial.

A entrada em operação desse novo procedimento contribuiu também para uma melhoria na elaboração e tomada de decisão em políticas públicas, bem como na prestação dos benefícios previdenciários aos trabalhadores.”

Perguntas frequentes

Conclusão

Está claro que o eSocial representa um grande esforço de digitalização e unificação das obrigações trabalhistas e previdenciárias, para empregadores de todos os portes no Brasil. 

A estimativa do Governo Federal é que, ao final da implantação do programa, 40 milhões de trabalhadores, 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade sejam impactados. 

Por isso, é fundamental que o jurídico corporativo não apenas promova a adequação frente às mudanças recentes, mas também construa e mantenha uma cultura de conformidade legal na empresa como um todo. 

Esperamos que as ferramentas e estratégias listadas ao longo deste artigo lhe ajudem nesta tarefa. Bom trabalho!

Receba meus artigos jurídicos por email

Preencha seus dados abaixo e receba um resumo de meus artigos jurídicos 1 vez por mês em seu email