Controle do fluxo de caixa de escritório de advocacia
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Quando um advogado decide abrir o próprio escritório de advocacia ele precisa de capacitação. Isso porque, a faculdade de Direito não prepara o profissional para gerir um negócio e realizar atividades como controlar o fluxo de caixa e outras operações.
Falemos então de uma das principais questões para garantir a manutenção de qualquer empresa: o fluxo de caixa. Quem não se preocupa com a gestão financeira do escritório de advocacia não sobrevive no mercado.
Normalmente, o advogado recém-formado não tem experiência na precificação e cobrança de serviços realizados. Também tem muita dificuldade em gerir um escritório separando as contas pessoais das finanças da empresa. Então, para ajudá-lo nessa etapa inicial, separamos algumas dicas para você fazer o fluxo de caixa do seu escritório de advocacia e para manter sua lucratividade.
1 – Atraindo clientes
Para começar a entrar dinheiro no seu escritório, você precisa de clientes!
O mercado atual não comporta mais negócios que apenas esperam as demandas chegarem à porta, é preciso prospectar.
Para isso, em primeiro lugar é essencial estar atento às oportunidades que estão surgindo nos segmentos em que o seu escritório jurídico atua. Assim como segurança, confiança e qualidade, a criatividade também é importante.
Não espere o potencial cliente dizer o que precisa, pois muitas vezes ele nem sabe ou não conhece os seus direitos. Então, é importante que, quando um cliente chegue até você, em primeiro lugar você consiga responder as dúvidas deles. Isto é, fazer um bom atendimento ao cliente.
Mas, para atrair um cliente você pode utilizar uma outra estratégia. O que quero dizer aqui é: você deve tomar uma ação. Uma maneira de fazer isso é através do marketing jurídico.
Sabemos bem que na advocacia, utilizar estratégias de marketing tem restrições, por isso é importante sempre seguir o Código de Ética e Disciplina da OAB.
Segundo ele, os profissionais do Direito podem investir no marketing jurídico por meio de artigos em blogs, vídeos educativos, entre outros materiais que enfoquem mais nos problemas do cliente do que nas atividades desenvolvidas por seu escritório de advocacia.
2 – Cobrando pelos serviços
Saber precificar os serviços jurídicos e ter o controle dos pagamentos é fundamental para a gestão financeira e fluxo de caixa de um escritório de advocacia.
A tabela da OAB é uma referência na hora de definir os honorários advocatícios. Entretanto, ela deve ser utilizada em obediência ao princípio da razoabilidade.
Os valores sugeridos têm como função essencial evitar a concorrência desleal, uma vez que a atividade advocatícia difere das demais atividades mercantis em sua natureza. Afinal, o advogado é um agente da justiça!
Antes de assumir qualquer demanda você e seus colaboradores precisam saber calcular o custo necessário para realização do serviço. Esse custo deve considerar desde a manutenção do escritório, até os gastos com o tempo despendido em reuniões, estudo, pesquisa e a tramitação do processo com possibilidade de interposição de recursos, embargos, entre outros.
A elaboração de um contrato que contenha os serviços que serão prestados e o valor acordado evita discussões futuras e traz mais segurança para a gestão financeira do escritório.
3 – Fidelizando clientes
Embora atrair clientes seja o primeiro passo, não se esqueça da importância de fidelizá-los. Estima-se que manter um cliente fiel pode ser até cinco vezes mais barato do que conquistar um novo. Para a fidelização de clientes, é indispensável conhecer quem contrata os seus serviços, além de estar constantemente em contato com eles.
O foco no cliente se faz essencial nesse sentido. Para isso, é importante que seu escritório tenha histórico de bom atendimento e, principalmente, resolver as dores desses clientes.
É importante que o cliente esteja informado sobre todo o planejamento e movimentações que o escritório de advocacia faz na condução de sua ação judicial. Isso é possível a partir de reports periódicos dos advogados ao cliente, via e-mail ou por softwares específicos, e mostra que o trabalho desenvolvido vai além dos passos que envolvem diretamente o cliente.
4 – Controlando os gastos no fluxo de caixa
Bons gestores de escritórios jurídicos são organizados e sabem separar as contas pessoais das finanças da empresa.
Sistematizar a gestão financeira é o primeiro passo para ser um bom gestor: despesas domésticas devem estar separadas da planilha de custos do escritório e o contrário também é válido.
É essencial saber exatamente quais são os custos do escritório, o que facilita a listagem de despesas fixas — como aluguel, despesas com limpeza, segurança e salário dos colaboradores — e variáveis — como impostos, custas processuais e viagens.
Pense em quantas vezes você pagou um valor e não lançou no relatório? Isso é algo que não pode acontecer, pois caso você esquece de algum lançamento, pode gerar um prejuízo no fim do mês. Por isso, é importante manter prazos e contas em dia, por isso atualize constantemente a planilha ou o software de gestão do seu escritório.
Como boa parte da receita de um escritório de advocacia é variável, recomenda-se reservar um percentual dos honorários para a manutenção das despesas, bem como criar um fundo de reserva, o que contribuirá para o fluxo de caixa do negócio. Então, você precisa registrar com precisão todas as despesas relacionadas ao trabalho, mesmo as que possam parecer irrelevantes, como deslocamentos e reembolso de despesas dos clientes.
5 – Fluxo de caixa
O gestor de um escritório jurídico precisa estar atento ao dinheiro que entra e às despesas do seu negócio. Além disso, precisa compreender o que esses números significam.
É importante dividir, então, as receitas e despesas, bem como, colocar no fluxo as previsões de entradas e saídas de dinheiro. Por exemplo, você pode colocar como previsão de entrada as receitas de contratos negociados que são parcelados. Já como previsão de saída, você pode colocar as despesas fixas.
Assim, você tem uma a noção de quanto dinheiro vai sobrar ou faltar no escritório. Para fazer o controle financeiro, podem ser utilizadas planilhas em Excel, agenda financeira ou outras ferramentas online. Uma forma mais fácil para realizar a organização financeira do escritório é utilizar softwares jurídicos.
Esses sistemas se dividem entre os genéricos, como o Conta Azul, que podem ser utilizados por qualquer empresa, e os desenvolvidos exclusivamente para escritórios de advocacia, como o SAJ ADV. Um software jurídico como esse permite, entre muitas outras funções, o controle de receitas e despesas do escritório. Nele você consegue acompanhar as contas a pagar e receber, inadimplência de clientes, gerenciamento de movimentações financeiras e controle de reembolsos.
Usando o módulo Financeiro é possível ainda gerar relatórios como DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), fluxo de caixa, melhores clientes, inadimplentes e contas a pagar.
Você tem alguma dica sobre fluxo de caixa para quem está abrindo o escritório jurídico ou para quem pretende aprimorar a gestão financeira do seu negócio? Deixe suas sugestões nos comentários.