10 sinais do mau gerenciamento de contratos [e como superá-lo]

Faça um diagnóstico do estágio da sua organização quando o assunto é gerenciamento de contratos, descubra quais os principais sinais de alerta e como começar a corrigi-los.

Quando se está envolvido na operação diária de uma empresa, pode ser mais difícil identificar os gaps e pontos de melhoria. Quando o assunto é a gestão contratual, tomar essa distância e fazer a análise de todas as etapas do ciclo de vida do contrato é ainda mais complexo. 

Por isso, neste artigo, reunimos 10 sinais comumente registrados nas empresas que enfrentam problemas de gestão contratual. Eles servirão como um guia, para ajudar você a identificar pontos de melhoria – e desenhar planos de ação. 

Antes de começar, você sabe o que é gerenciamento de contratos?

O gerenciamento de contratos é um conjunto de técnicas e procedimentos operacionais e de gestão, cujo objetivo final é tornar mais eficiente todas as etapas do ciclo de vida de um contrato. 

Como você sabe, os contratos são instrumentos fundamentais em qualquer negócio: eles regulam a relação entre contratante e contratado, determinando as condições, preço e prazo de um negócio jurídico, entre outros pontos. 

Assim, gerenciar contratos é trabalhar sistematicamente para tornar cada processo da vida de um contrato mais simples, ágil e eficiente. 

Esse ciclo se inicia no momento em que uma nova solicitação relacionada ao tema de contratos – como a elaboração ou revisão de minuta – chega ao setor responsável. Se estende pela aprovação, assinatura, custódia, manutenção e renovação desse contrato. 

Logo, o gerenciamento de contratos serve para melhorar a produtividade das equipes e a segurança jurídica dos negócios, atuando ao longo de todas as etapas mencionadas acima. 

– Porque investir em gerenciamento de contratos?

Como você verá nas próximas sessões, o gerenciamento contratual mal executado pode impactar em quase todos os setores da empresa, desde o chão de fábrica até o financeiro. 

Contudo, se fosse necessário escolher apenas um benefício obtido da gestão de contrato, seguramente, seria a redução de custos – isto é, a economia aos cofres da organização.

Com efeito, o gerenciamento de contratos pode trazer economia quando garante a continuidade da atividade-fim da empresa, por meio da manutenção de contratos com clientes, parceiros e fornecedores. 

Garante redução de custos, ainda, quando busca, ao longo da elaboração, negociação e aprovação da minuta, obter as melhores condições para o negócio jurídico. 

E, não menos importante, reduz os custos do negócio quando é capaz de evitar processos judiciais longos e dispendiosos. 

Assim, embora colocar em prática estratégias de gerenciamento de contratos e contratar as ferramentas certas demande investimento financeiro, o saldo final é positivo. 

Diagnóstico do gerenciamento de contratos: 10 sinais de que a gestão precisa melhorar

Para quem está envolvido diariamente com o gerenciamento de contratos, pode ser desafiador tomar a distância necessária para:

• analisar o panorama completo do setor responsável pelos contratos;
• fazer um diagnóstico da situação atual desse setor;
• encontrar os pontos de melhoria;

Logo, os 10 sinais listados abaixo podem ser um importante indicador para identificar o estado da sua gestão de contratos. Eles foram compilados a partir das experiências de nossos consultores, que ajudam empresas de todos os tamanhos a identificar e superar essas dificuldades. Vejamos quais são eles?

1. Você tem dificuldade em encontrar e padronizar os documentos da empresa;
2. Não há rastreio das demandas recebidas e dos fluxos internos de atendimento;
3. As etapas de negociação e aprovação se estendem por semanas e até meses;
4. Você encontra erros na elaboração das minutas e no preenchimento de dados;
5. Você não consegue acompanhar e controlar com eficiência os fluxos de assinatura digital;
6. Obrigações e exígiveis são descumprindos e há atrasos em pagamentos previstos em contrato;
7. Você frequentemente perde prazos e tem problemas na renovação dos contratos;
8. Você acompanha poucos indicadores e tem dificuldade em gerar relatórios;
9. Recebe reclamações frequentes quanto ao tempo de atendimento (SLA) do setor de contratos;
10. Já recebeu ou teme receber multas por conta da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);

A seguir, você encontrará exemplos e situações hipotéticas que caracterizam cada um desses sinais de alerta. Fique atento(a) e, se possível, anote os pontos com os quais você se identificou. 

1. Você tem dificuldade em encontrar e padronizar os documentos da empresa

Analisando o seu dia a dia, verifique se as pessoas da sua equipe ou, até mesmo, você:

• Costuma gastar mais de 5 minutos procurando por um contrato já assinado (seja no seu computador, Drive ou outro local de armazenamento)?
• Quando um contrato ainda não foi assinado, é comum acionar outras pessoas da equipe para saber qual o paradeiro daquela minuta?
• No último ano, seu setor já perdeu ou deu por perdido pelo menos um documento importante para a empresa?

O problema da gestão e da guarda de documentos é comumente subestimado nas empresas. Muitos gestores ainda pensam que basta criar um local de armazenamento (pasta, servidor ou outro) e esse problema estará resolvido, mas isso não é verdade. 

A organização e padronização dos documentos passa por armazená-los de um modo seguro, acessível a toda à equipe e, principalmente, de maneira que os itens ali armazenados possam ser filtrados e pesquisados em poucos cliques. 

Se a sua empresa ainda perde tempo em uma atividade básica como a busca por um documento no arquivo, há algo a ser melhorado nesse sistema de armazenamento. 

Esse é o primeiro passo para o bom gerenciamento dos documentos em geral e, específico, dos contratos. 

Gestores jurídicos compartilham suas experiências na implantação da gestão ágil de contratos, confira:

2. Não há rastreio das demandas recebidas e dos fluxos internos de atendimento

O gerenciamento de contratos começa antes mesmo da elaboração da minuta. Quando o setor responsável recebe uma solicitação ou chamado  – seja para confecção do contrato, revisão, aprovação ou renovação – já estamos no terreno da gestão contratual. 

Mas, como identificar se os fluxos internos da área de Contratos estão funcionando? Algumas perguntas que podem lhe ajudar nesse diagnóstico são:

• Quando um novo profissional chega à equipe, é difícil explicar para ele como os contratos circulam internamente?
• Frequentemente, você precisa recorrer ao recurso de perguntar à outra pessoa da sua equipe para descobrir em que etapa está determinado contrato?
• Você, ou sua equipe, tem dificuldades para determinar qual demanda é mais urgente e, eventualmente, acabam trabalhando primeiro em contratos que não são prioritários?
• Você não conseguiria dizer, em poucos minutos, quantos chamados relacionados a contratos estão aguardando atendimento nesta semana?

Se você respondeu positivamente às perguntas acima, é possível que exista um descompasso interno na distribuição de demandas e nos fluxos de processos. 

O resultado disso é, em última análise, a perda de produtividade e de eficiência em todo o setor. Tenha em mente que gerir de forma assertiva as demandas, chamados ou solicitações que chegam à equipe pode reduzir significativamente o tempo de atendimento de uma demanda.

3. As etapas de negociação e aprovação se estendem por semanas e até meses

A negociação é uma das etapas mais delicadas do gerenciamento de contratos, principalmente porque depende de terceiros – isto é, das partes com as quais sua empresa está negociando. 

Mesmo assim, há estratégias para reduzir o impacto desse fator, de modo a tornar toda a negociação mais rápida e objetiva. Além, é claro, de ferramentas que dão celeridade à revisão e aprovação da minuta. 

Assim, relembre as última negociações ou renegociações de contrato que você fez, a partir das seguintes questões:

• Você costuma ir para reuniões de negociação sem objetivos de preço, prazo ou condição claramente definidos com a equipe que estará ao seu lado?
• Frequentemente, você participa de negociações em que o confronto e a rigidez sobrepõem a flexibilidade e cordialidade?
• Você já saiu de encontros para negociação sem um prazo de resposta claramente definido?
• A revisão e aprovação do contrato não ficam documentadas internamente e, frequentemente, pessoas da mesma equipe consideram critérios distintos na análise de contratos?

Se as situações descritas acima são familiares para você, é hora de focar em aprimorar os processos de negociação e aprovação. 

No que tange ao processo de negociar, vale investir na construção de um script mínimo, que contemple as informações necessárias para iniciar qualquer negociação. 

Isto inclui a definição de objetivos gerais, mapeamento do histórico com aquele fornecedor ou parceiro e delimitação do prazo desejado para o término da negociação, por exemplo. 

4. Você encontra erros na elaboração das minutas e no preenchimento de dados;

A minuta contratual é a base do negócio jurídico. Uma minuta bem elaborada pode evitar muitas dores de cabeça futuras. Assim, observe a sua realidade atual e anote com que frequência você se depara com:

• Erros de digitação e de ortografia nas minutas elaboradas pela sua empresa?
• Minutas que não seguem um padrão de cabeçalho e rodapé? 
• Campos marcados com “xxxx” ou em branco, aguardando preenchimento?
• Informações das partes incorretamente preenchidas?
• Contratos do mesmo tipo, assinados no mesmo mês, mas com minutas completamente diferentes (sem padrão)?

Se as incongruências listadas acima são uma constante no seu dia a dia, é chegada a hora de olhar com cuidado para essa etapa do gerenciamento. 

O primeiro passo, para empresas médias e grandes, é criar um banco de minutas padrão. Ou seja, um local que guarda modelos para os tipos de contratos mais recorrentes. 

Contudo, tenha atenção redobrada com esse tipo de banco! A priori, ele é uma solução eficiente. Mas, conforme você vai atualizando e aprimorando suas minutas, será necessário estabelecer um controle de versão, para garantir que o modelo correto será utilizado. 

Além disso, para agilizar a redação da minuta, alguns softwares já oferecem opções de preenchimento automático. No Projuris Contratos, por exemplo, você salva suas minutas-padrão na Biblioteca Jurídica, prevendo variáveis como “nome da parte”, “CNPJ”, “data” e outros. 

Assim, ao editar esse modelo, não será mais necessário preencher todas as lacunas manualmente. 

5. Você não consegue acompanhar e controlar com eficiência os fluxos de assinatura digital

Nos anos recentes, a assinatura digital se popularizou, mesmo entre os pequenos empreendedores. Entretanto, quando estamos diante de um cenário em que centenas de documentos precisam ser assinados todos os meses, contratar uma solução de assinatura não é suficiente. 

Se você usa regularmente a assinatura digital em seus contratos, analise sua realidade a partir das questões abaixo:

• Você ou alguém da sua equipe precisa verificar manualmente o status dos contratos em assinatura na plataforma usada para esse processo?
• Contratos já assinados eventualmente constam como “aguardando assinatura” na sua planilha ou sistema de controle interno?
• Você tem dificuldades de identificar quais contratos estão pendentes e é pouco eficiente em acionar os assinantes faltantes?

Se você se identificou com as situações acima, é provável que a sua solução de assinatura digital não esteja integrada com as outras ferramentas que você usa para gerenciar contratos. 

Por conta disso, é possível que uma ou mais pessoas da sua equipe precisem fazer a transferência manual desses documentos de uma plataforma para outra. Para além do compliance, lembre-se que atividades humanas repetitivas estão sempre sujeitas a erros. 

6. Obrigações e exígiveis são descumprindos e há atrasos em pagamentos previstos em contrato;

Pense rápido para responder as perguntas abaixo:

• No último semestre, alguma obrigação ou exigível importante deixou de ser cumprida, por falta de monitoramento?
• Geralmente, sua equipe verifica os exigíveis apenas quando algum erro ou inconsistência é identificado?
• Você ou sua equipe tem dificuldades de identificar se pagamentos e recebimentos previstos em contratos estão sendo cumpridos?
• No último semestre, você enfrentou algum litígio que poderia ter sido evitado se houvesse maior controle sobre exigíveis e obrigações previstas em contrato?

Se sua resposta foi positiva para a maior parte das perguntas acima, você está diante de um sinal de alerta. 

Embora muitos gestores ainda pensem que o trabalho de gerenciamento de contrato se encerra com a assinatura do documento, na verdade, ele está só começando. 

Assim, o monitoramento e controle sobre pagamentos, recebimentos, exigíveis e quaisquer outras obrigações é parte integrante da gestão de contratos. 

Você pode criar planilhas de acompanhamento e, até mesmo delegar essa tarefa para um profissional em específico na equipe. 

Contudo, o cenário que traz melhores resultados é aquele em que a empresa pode cadastrar essas obrigações no sistema de contratos. E, a partir desse cadastro, gerar eventos (ou tarefas) e notificações de prazo automáticas.  

7. Você frequentemente perde prazos e tem problemas na renovação dos contratos

A perda de prazo é questão sensível, tanto no contencioso quanto no consultivo. No que tange aos contratos, é hora de ligar o sinal de alerta quando:

• Você ou sua equipe não conseguem mapear, em poucos minutos, quantos contratos vencerão no próximo mês ou trimestre
• Frequentemente, você precisa trabalhar até mais tarde para dar conta dos procedimentos de renovação que não foram iniciados com a antecedência necessária.
• No último semestre, alguma atividade ou operação da sua empresa foi reduzida ou afetada, ainda que por pouco tempo, devido a perda do prazo de um contrato.

As situações acima são indícios de que é preciso prestar especial atenção à questão dos prazos. Algumas organizações fazem esse monitoramento por meio de planilhas, preenchendo as principais datas e filtrando-as, mês a mês, para acompanhamento. 

Contudo, essa sistemática exige que nenhum membro da equipe deixe de preencher corretamente o prazo. E, depende também do monitoramento manual dessas datas. 

Assim, uma alternativa mais segura e efetiva é contar um software para contratos com controle de prazos. No Projuris Contratos, por exemplo, você não só extrai relatórios a partir do filtro de prazos, como também pode configurar alertas, para ser notificado quando um prazo estiver próximo. 

8. Você acompanha poucos indicadores e tem dificuldade em gerar relatórios

A gestão baseada em dados (data driven) já é uma realidade em empresas de todos os segmentos. No setor de contratos, não poderia ser diferente. 

Assim, a questão principal é aproveitar os dados que a sua operação já gera, para aprimorar o gerenciamento de contratos.

Confira se você se identifica com alguma das situações de alerta descritas abaixo:

• Você tem mais de 100 contratos ativos, mas não costuma olhar para indicadores semanalmente. 
• Quando seus superiores solicitam um relatório relacionado a contratos, você sabe que terá problemas. 
• Você não tem dados para avaliar, em poucos minutos, se a produtividade da área de contratos aumentou ou diminuiu neste semestre, em comparação ao anterior. 

Se você não tem muita proximidade com temas como esse, saiba que é possível começar a trabalhar com indicadores a partir de qualquer planilha que você utilize regularmente em sua operação. 

Agora, se você já acompanha alguns indicadores e entende que é hora de evoluir, considere usar ferramentas mais avançadas. Softwares especializados, como o Projuris Contratos, permitem a geração de relatórios em poucos cliques. 

Da mesma forma, a depender do tamanho da sua operação, pode ser importante analisar indicadores diariamente – e, até mesmo, em tempo real. Neste caso, ferramentas de Business Intelligence integrados ao software para contratos são a melhor solução.

Confira outros conteúdos que podem lhe ajudar: 

• Indicadores jurídicos: quais os mais importantes e como escolher?
• O que é KPI? Importância e aplicações no universo jurídico
• Legal Intelligence: como funciona um BI especializado no jurídico?
• Dados estruturados no jurídico: o que é e como dar os primeiros passos

9. Recebe reclamações frequentes quanto ao tempo de atendimento (SLA) do setor de contratos

Quando você trabalha na área de Contratos de uma empresa, os seus clientes são os outros setores da organização. E, para esses clientes, a agilidade na elaboração, revisão, aprovação e assinatura dos instrumentos é um fator-chave. 

Um indicador comumente usado para avaliar o tempo de resposta e atendimento das solicitações é o tempo médio de resolução, também chamado de SLA (do inglês, Service Level Agreement). 

Com isso em mente, é possível fazer uma avaliação rápida do cenário com base em perguntas como:

• Existe a definição de um SLA (tempo médio), desde o recebimento da solicitação até a entrega da primeira versão da minuta? 
• Se a resposta anterior foi positiva, esse tempo médio diminuiu ou cresceu no último ano?
• Seus clientes internos, ao encaminharem uma nova demanda, são informados sobre o tempo médio de atendimento dela?

Caso o tempo médio de atendimento apresente uma curva crescente, um sinal de alerta deve ser ligado. O mesmo se aplica à relação com os clientes internos. 

Não basta apenas definir um SLA, é preciso deixá-lo claro para seus clientes internos, a fim de que eles não criem expectativas que não poderão ser atendidas. 

10. Já recebeu ou teme receber multas por conta da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

Desde agosto de 2021, as empresas estão sujeitas a sanções em virtude do descumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Evidentemente, todas as áreas do negócio precisam se adaptar, mas o setor de contratos merece especial atenção. 

Se você teme receber sanções por conta da LGPD – ou, até mesmo, já foi notificado em virtude dessa lei – é preciso ligar o sinal de alerta. E, sobretudo, agir para corrigir as principais vulnerabilidades. 

Você pode trabalhar junto ao encarregado de dados (ou Data Protection Officer) da empresa. Primeiro, faça um diagnóstico da situação atual da sua gestão de contratos, identificando os pontos que estão em desacordo com a lei ou oferecem riscos. 

Depois, é hora de redesenhar os processos internos, alterar ferramentas (quando necessário) e conscientizar sua equipe, para criar um ambiente e práticas internas mais seguras. 

Identifique o nível do seu gerenciamento de contratos

Quantos, dentre os 10 sinais acima, você identificou na sua operação? Você consegue dizer rapidamente qual o estágio do seu gerenciamento de contratos? E, principalmente, quais os passos para evoluir?

Nossa experiência mostrou que a gestão de contratos, em geral, se divide em 4 níveis. Do gerenciamento mais básico até o nível mais avançado, temos:

– Nível I: você trabalha apenas para cumprir as demandas mais urgentes 

– Nível II: você sabe que precisa se organizar

– Nível III: você investiu em ferramentas e qualificação

– Nível IV: você integrou ferramentas, mede resultados e aprimora-se constantemente

Vejamos o que caracteriza cada nível, e como avançar para o próximo.

– Nível I: você trabalha apenas para cumprir as demandas mais urgentes 

Neste primeiro nível, o setor de contratos está colocando todo o seu esforço em cumprir, da forma que for possível, as demandas contratuais que chegam por todos os canais. A eficiência ainda é baixa e muito tempo é perdido em atividades repetitivas que poderiam ser otimizadas. 

Em geral, neste primeiro nível de gestão, há pouco ou nenhum acompanhamento de indicadores ou metas. Os esforços estão focados em manter a operação, e não em aprimorar a gestão. 

Além disso, o setor carece de centralização. Na maioria das vezes, o nível I corresponde a um cenário em que se usam ferramentas do dia a dia para atender às demandas relacionadas aos contratos. Isso pode incluir, por exemplo:

• Trocas de e-mail;
• Recebimento de demandas por chats (WhatsApp, etc) e em conversas informais;
• Modelos de minutas despadronizados e salvos em diferentes locais e formatos;
• Controle de prazos feito na agenda pessoal de um ou mais colaboradores;

Assim, nesse estágio, vencer as demandas do dia a dia é o objetivo principal. No geral, há ainda pouca consciência sobre a necessidade de evoluir o gerenciamento.

– Nível II: você sabe que precisa se organizar

No segundo nível do gerenciamento de contratos, em geral, o gestor reconhece que a ausência de processos internos está afetando a qualidade das entregas e a produtividade da equipe. 

Assim, é comum que, nesta etapa, o setor de Contratos comece a utilizar ferramentas simples de gestão e acompanhamento, como as planilhas e os modelos de contratos-padrão. 

No nível II, em geral, o recebimento de demandas ainda é descentralizado (por e-mail, chat, conversas informais). Entretanto, há uma vontade e um esforço manifesto em organizar o gerenciamento de contratos. 

É neste nível também que o acompanhamento de dados se manifesta. Um gráfico criado a partir de uma planilha, ou o acompanhamento do volume de e-mails de solicitação recebidos ajuda o gestor a visualizar o volume de trabalho que é realizado.

– Nível III: você investiu em ferramentas e qualificação

No terceiro nível do gerenciamento de contratos, o setor avançou no uso de recursos tecnológicos e tem processos internos melhor desenhados. Os gestores buscam qualificação, conhecem ferramentas de mercado e buscam implementá-las. 

É nessa fase, em geral, que a equipe passa a usar:

• sistemas de gestão simples, ainda que não especializados em contratos;
• bancos de minutas-padrão, para agilizar a elaboração dos contratos;
• soluções de armazenamento em nuvem para fazer a custódia dos documentos, ainda que eles tenham que ser salvos ali de modo manual;
• soluções de assinatura digital;

Assim, o ciclo de vida do contrato é gerenciado com ajuda dessas soluções, e muitas atividades são facilitadas. O acompanhamento de indicadores se torna processo recorrente, ainda que a quantidade e qualidade dos dados e relatórios obtidos não seja tão precisa.

A principal dificuldade, neste nível de gestão, é o desalinhamento entre ferramentas. Como várias delas são usadas, sem integração entre si, minutas e contratos assinados precisam ser transferidos de uma ferramenta para outra manualmente. É nesse ponto que as falhas costumam acontecer.

– Nível IV: você integrou ferramentas, mede resultados e aprimora-se constantemente

O último nível é aquele em que os integrantes do setor de Contratos podem focar seus esforços nas atividades estratégicas do departamento – isto é, deixam de perder tempo com tarefas manuais e repetitivas. Também transparece, nesse estágio, uma cultura voltada a dados.

Em geral, neste nível é possível encontrar:

• a centralização de todas as atividades em um único software para contratos (um sistema especializado);
• o acompanhamento de uma série de indicadores avançados, alguns em tempo real, por meio de ferramentas de Business Intelligence (BI);
• a plena adequação à LGPD, com políticas de compliance e ferramentas adequadas à proteção de dados;

Evidentemente, o aprimoramento do gerenciamento de contratos passa pelo investimento em qualificação.

Assim, colaboradores de equipes avançadas costumam participar ativamente de eventos, cursos e formações sobre o tema, trocando experiências e se mantendo atualizados frente às novidades do gerenciamento de contratos.

Perguntas frequentes sobre gerenciamento de contratos

Conclusão acerca do gerenciamento de contratos

Agora que você já conhece os 10 sinais que podem indicar problemas no gerenciamento de contratos, está pronto(a) para trabalhar a partir desse diagnóstico. Identifique os problemas mais comuns no seu processo interno, avalie em qual fase sua empresa está, e prepare-se para elaborar um plano de ação. 

Priorize os pontos mais críticos e foque em tomar ações que permitam melhorar a produtividade do setor de Contratos. Assim, consequentemente, você conseguirá aumentar também a satisfação dos seus clientes internos. 

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