A gestão de escritório de advocacia não é tarefa fácil, mas boas práticas trazem o sucesso. E existem, então, algumas maneiras de maximizar seu resultado. Em um post anterior já abordamos a necessidade do advogado buscar a constante especialização na área de atuação escolhida.
Seja através de cursos de especialização, mestrado em Direito e doutorado, deve ser uma ação recorrente. No entanto, o profundo conhecimento em Direito já não é suficiente para garantir o sucesso das sociedades de advogados. Conhecimentos em gestão de escritório de advocacia são diferenciais. Nos primeiros anos do negócio esse impacto é ainda maior.
Com o aumento da competitividade, incorporar boas práticas de gestão é fundamental para seu sucesso. A forma tradicional de gerenciamento do escritório, baseada na figura do advogado técnico e administrador amador, que tem por fundamento o modelo de tentativa e erro, enfim, já não é mais aceitável.
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Além do aspecto financeiro, prejudicado por este tipo de gestão, há que se considerar outro aspecto desse modelo de gestão caracterizado pela associação de um advogado técnico com um advogado “administrativo amador”. Isto porque também há o impacto na imagem do escritório de advocacia e do próprio profissional. Afinal, quem de nós nunca se sentiu desconfiado ao entrar em uma oficina e encontrar ferramentas e peças se acumulando pelo chão? Ou ainda, ao entrar em uma loja onde as mercadorias estão acondicionadas em caixas de papelão a vista de todos ou sobre os balcões?
Em outras palavras, o advogado gestor deve gerenciar seu escritório de advocacia de forma lucrativa e profissional. Contudo, um advogado não é formado para tarefas administrativas. As faculdades de Direito brasileiras ainda não dispõem, de modo geral, de currículos preparados a essa nova face da advocacia. Desse modo, ainda que não se caia nos quadros acima descritos, não é difícil encontrar escritórios que não possuem uma organização administrativa adequada às suas necessidades.
Isto significa então que o advogado terá que buscar uma dupla formação, em Direito e Administração? Não necessariamente, embora seja muito comum que profissionais recém formados em direito busquem um MBA em gestão, tanto para melhorar sua performance na gestão do negócio, quanto para conhecer melhor seus potenciais cliente. É isso mesmo, uma das vantagens deste tipo de curso é que eu como advogado (com atuação na área tributária e empresarial, por exemplo) passo a entender melhor como pensam os empresários e executivos que terei de atender.
O conhecimento do mercado é fundamental para identificar oportunidades e definir estratégias na gestão de escritório de advocacia. Uma possibilidade, portanto, é contratar um profissional de gestão, com dedicação exclusiva ao negócio. Sabe-se que a atividade da advocacia é bastante corrida. Prazos, clientes, documentos, enfim, há uma de variáveis que consomem o tempo do advogado, às vezes, muito além do tempo destinado exclusivamente ao trabalho. E isto pode, inclusive, gerar uma sobrecarga no profissional, faltando tempo para buscar outros conhecimentos.
Pode ser, também, que não seja do interesse do profissional busca esse tipo de aprendizado. Então, procurar por alguém que tenha esse perfil pode ser uma saída. De todos os modos, o importante é reconhecer que a advocacia, cada vez mais, desenvolve um aspecto negocial. Ou seja, passa a ser vista como uma verdadeira empresa, sem ferir o Código de Ética da OAB. E como um empresa, o mercado precisa ser considerado.
É essencial, portanto, buscar conhecer o mercado, mas também acompanhá-lo. Entender como ele está economicamente e entender os próprios clientes pode contribuir para a tomada de decisões. Indica oportunidades de investimento e atuação. E pode ser utilizada não apenas para a manutenção do negócio, mas para seu crescimento também, através da conquista de clientes, por exemplo.
Em ambos os casos, seja através da contratação de um profissional especializado ou não, é importante também a utilização de uma ferramenta de gestão de escritório de advocacia. Um software jurídico que o ajude no gerenciamento das informações que transitam em seu escritório pode ser um diferencial no negócio. Há várias opções no mercado que devem ser avaliadas segundo alguns critérios.
O primeiro é se a opção escolhida obrigará o escritório de advocacia a investir na compra de equipamentos e suporte para instalação e ativação do Software. A contração de ferramentas no modelo SaaS (Software as a Service), ou software como serviço, é uma tendência no mercado. Nele você “assina” a utilização do software, como se estivesse contratando um serviço de telefonia ou TV a cabo. Isto dispensa a aquisição de servidores, nobreaks, gerenciamento de backups, links de internet para acesso externo, manutenção e atualização da programação e outros.
Depois, é importante que a ferramenta possa ser acessada tanto de desktops quanto de dispositivos móveis, através da internet. Assim o advogado pode acessar as informações de onde estiver. Tão importante quanto o item anterior é que o software permita o armazenamento e a pesquisa de documentos de clientes e petições no formato eletrônico com indexação (o que agiliza a busca) e segurança.
Permitir o trabalho em equipe, com delegação, como por exemplo, o pagamento de guias judiciais para o financeiro do escritório, protocolo de peças para estagiários. O acompanhamento da execução destas tarefas, também é uma característica fundamental. Outra questão importante é a facilidade de utilização. Possuir uma interface amigável, ser intuitivo e ágil, são características que reduzem o tempo de adaptação e potencializam sua utilização.
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Por último, a questão que realmente importa: o software jurídico melhora a gestão de escritório de advocacia? A ferramenta escolhida tem que ajudar o advogado em suas atividades e não apenas repositório de informações. Fluxos como o de leitura de intimações, normalmente realizado através da leitura de jornais ou e-mails, são coisas do passado. Alguns dos softwares jurídicos disponíveis no mercado permitem que o advogado receba eletronicamente a intimação, a distribua eletronicamente para o responsável e acompanhe sua execução diretamente na ferramenta. Esta integração, torna o processo mais ágil e produtivo.
Conclusão: a era do super técnico e gestor amador acabou. Um escritório de advocacia é um negócio e precisa ser encarado desta forma. Para se destacar e ter sucesso, não basta apenas a qualificação de seus profissionais. As práticas e técnicas de gestão de escritório de advocacia devem ser incorporadas as suas rotinas. Quer seja por obtenção do conhecimento direto, quer pela obtenção do mesmo através da contratação de terceiros.
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