Todo negócio que contrata serviços, seja de funcionários prestadores pontuais ou empresas terceiras que cuidam de demandas que fogem do core da companhia, precisa gerir estas relações e parcerias. A gestão de fornecedores envolve a fiscalização de contratos, gestão contratual, controle de entregas entre outras atividades.
Independente do porte da companhia, ela terá um processo para gerir fornecedores. Este pode ser planejado a partir de um procedimento padrão ou feito intuitivamente pelas pessoas da equipe, na necessidade de verificar prazos ou o cumprimento de cláusulas contratuais, por exemplo.
Para que a gestão de fornecedores seja mais estratégica e possa avaliar o custo-benefício das relações com terceiros, além de garantir que as cláusulas contratuais sejam cumpridas, o ideal é criar uma política de gestão de fornecedores.
Continue a leitura e entenda como gerir os fornecedores com eficiência.
A gestão de fornecedores é o processo que vai desde receber a demanda interna da empresa que você atua — por exemplo, contratar diarista para a limpeza da sede — até o gerenciamento do serviço prestado — seguindo a analogia, verificar se toda a sede foi limpa.
O exemplo acima é simplista, mas poderia tratar-se de uma empresa fornecedora que faz processos seletivos. Neste caso, a atividade do fornecedor envolve tratamento de dados e acesso à informações internas da companhia. O cuidado na gestão deste fornecedor deve ser ainda maior.
A pesquisa “Agenda 2023” da Deloitte feita com 501 empresas das regiões sul, sudeste, nordeste e centro-oeste entendeu quais eram as maiores dificuldades dos negócios para 2023. Duas delas estão relacionadas à gestão de fornecedores.
31% das empresas apontam como desafio contar com fornecedores que compartilhem dos melhores valores que a empresa, ou seja há uma dificuldade na seleção e homologação destes prestadores. Ademais, 28% das companhias precisam reduzir problemas operacionais com os fornecedores.
O controle de contratos e a gestão estratégica dos fornecedores são parte do caminho para sanar estas dores.
Além disso, gerir fornecedores beneficia a empresa, pois:
Neste artigo, iremos o abordar a gestão de fornecedores em 5 etapas. São elas:
A gestão dos fornecedores envolve vários setores da empresa, como a área de compras, a área solicitante do serviço a ser prestado e, ainda, o jurídico nas funções de fechamento e gestão do contrato ativo. Por isso, neste passo a passo vamos explorar algumas etapas da gestão de fornecedores e elencar as suas principais responsabilidades que irão refletir nos setores do negócio.
A seleção do fornecedor sempre se dará a partir da demanda interna. Um serviço de limpeza, compra de equipamentos ou terceirização de conteúdo exigirão diferentes fornecedores.
O procedimento já conhecido da maioria das pessoas é a cotação de preços. Saber o melhor orçamento e comparar com o ticket disponível para compra fará parte da nossa seleção. Isso não quer dizer que você deva escolher o mais barato, mas sim com o melhor custo-benefício.
Além disso, leve em consideração:
A etapa de homologação é quando o fornecedor será avaliado e deve confirmar que atende aos requisitos da empresa contratante.
Para tal, solicite: cases e exemplos que comprovem a capacidade técnica da empresa; alvarás e licenças de funcionamento e a emissão de nota fiscal. Por fim, entenda se o serviço segue a política de compliance da companhia que você representa.
A homologação não é sempre igual, varia com a complexidade do produto ou serviço contratado e até mesmo das regras internas da contratante. Verifique com o seu Jurídico qual a melhor tratativa na homologação dos fornecedores. Esta informação pode estar na política de gestão de fornecedores.
Classificar seus fornecedores entre estratégicos e operacionais te dará uma visão melhor de como gerenciar cada grupo, quais os riscos envolvidos em terceirizar uma atividade estratégica, por exemplo.
A depender se o fornecedor é estratégico ou operacional o relacionamento e o nível de fiscalização da execução será diferente. Este é o principal benefício de classificá-los, adotar procedimentos condizentes com o impacto e risco da contratação.
São aqueles em que, para a prestação, é necessário o compartilhamento de informações estratégicas da empresa, como dados de desempenho ou informações do planejamento futuro. Um consultor, por exemplo, entra nesta categoria. O trabalho desempenhado deve ser acompanhado com detalhes e é interessante fixar um contrato NDA que evite o vazamento de dados.
O fornecedor operacional é aquele que vai, por exemplo, arrumar a fiação elétrica, instalar internet, dar manutenção nos hardwares da empresa, entre outros. Este não terá acesso a dados delicados da empresa. Assim, a fiscalização da execução dos contratos de fornecedores operacionais é mais simples, envolve apenas a conferência que o trabalho está sendo executado conforme o acordado.
Depois de selecionar o fornecedor, homologá-lo para ter certeza que será uma boa parceria e classificá-lo entre estratégico ou operacional, é o momento de entender como será o monitoramento e avaliação de desempenho. É disso que trataremos agora.
Nesta fase, o fornecedor já está prestando serviços para a sua empresa e cabe ao setor de gestão de fornecedores acompanhar a prestação, garantindo os resultados esperados e entendendo se a relação está sendo proveitosa para a companhia.
A medição de resultados dos fornecedores é relativa. Cada empresa terá seu processo para entender o desempenho do fornecedor. O ideal é criar e seguir uma política de gestão de fornecedores padrão. Mas, trouxemos alguns indicadores que podem ser usados:
Caso identifique atrasos nas entregas ou que o serviço realizado está diferente do combinado, o gestor responsável pelo acompanhamento de resultados poderá cobrar o fornecedor e adotar as medidas cabíveis de acordo com as cláusulas de obrigações do contrato.
Além de seguir os passos que já falamos, algumas boas dicas irão facilitar o seu processo de gestão e tornar mais ágil a escolha e acompanhamento dos fornecedores.
A cada demanda de fornecimento solicitada o seu setor de compras vai em busca de um novo fornecedor? Se a resposta for sim, o banco de fornecedores vem para acelerar esse processo.
As empresas públicas que dependem de licitações e também as empresas de grande porte que aprovam orçamento junto ao conselho de administração podem ser obrigados a fazer novos orçamentos com frequência.
Tirando esses casos, se o que a empresa busca é qualidade na entrega com ótimo custo-benefício e está sempre orçando o mesmo serviço e/ou produto a cada término de contrato, você pode estar perdendo tempo.
Os tipos de fornecedores recorrentes que a empresa sempre contrata, deverão ser registrados em um banco de fornecedores, com os dados completos, serviço prestado ou produto oferecido e grau de satisfação do setor de compras com a entrega do fornecedor ou proposta recebida.
A partir de um banco qualificado a cada nova necessidade de contratação, a busca por orçamentos será mais rápida. Pois primeiro orça-se com empresas de dentro do banco e caso não atendam à necessidade interna e orçamento disponível o setor busca novos fornecedores.
A contratação de fornecedores é necessária para suprir uma necessidade ou dificuldade da empresa, portanto falhar na escolha do fornecedor e/ou não certificar-se das obrigações da empresa terceira no contrato pode significar dinheiro jogado fora e a continuação do problema previamente mapeado.
Antes de assinar qualquer contrato de fornecimento, exija uma minuta para revisão do conteúdo e negociação das cláusulas. Os prazos de entrega, descrição objeto contratual e obrigações das partes, em especial do fornecedor serão os principais pontos a serem revisados.
Os itens do contrato precisam atender aos requisitos da empresa contratante assim como, a forma de pagamento e conformidade legal.
Entre as atividades da gestão de fornecedores de um negócio, monitorar a execução dos contratos de fornecimento é uma das mais importantes. Pois, mesmo escolhendo um fornecedor bem recomendado, confiável e que tenha a competência necessária, a execução pode não sair como o planejado.
Um exemplo clássico é a execução de alguma obra estrutural. Quando é necessário fazer uma reforma que precisa de pedreiro, hidráulica e elétrica, a entrega de um fornecedor irá impactar no início da prestação de serviços do outro. Acompanhar para que não haja atrasos ou se necessário remanejar os prazos garante o sucesso da obra.
Aqui falamos de prazos, mas o controle de contratos também diz respeito ao cumprimento das demais cláusulas: qualidade da entrega tal qual prometido no objeto, quantidade de itens, respeito às obrigações das partes.
É responsabilidade do gestor de contratos ter clareza se o acordo está sendo executado tal qual foi assinado. Neste caso, a gestão de contratos eletrônicos será sua aliada. Ter os contratos digitais dentro de um Software para gestão contratual evita revisitações constantes ao documento na íntegra. Em plataformas próprias, como o Projuris Contratos, o usuário acessa um resumo do contrato e cria fluxos de tarefas e lembretes automatizados para personalizar o gerenciamento.
Imagina a rotina corrida dos gestores que lidam com contratos de fornecimento e precisam comunicar-se com a equipe pelo chat corporativo, com os fornecedores por e-mail, WhatsApp, telegram e/ou outros. Comunicações simples levam o dobro do tempo, uma vez que não estão centralizadas e troca-se de canal a todo momento.
Novamente, a gestão eletrônica pode ajudar. No Projuris Contratos, você terá acesso à central de colaboração. Um espaço que substitui qualquer canal de mensagens, nele você conversa com usuários internos da organização e externos, desde que autorizados.
Seus fornecedores e time no mesmo ambiente, um sonho? Com o Projuris é realidade.
Por fim, evite a dependência de um único fornecedor. Sabemos que facilita e muito a rotina quando a empresa conta com um fornecedor confiável e com boas entregas que supre uma demanda, mas imagine que eventualmente este não possa atendê-lo e você precise fazer uma nova seleção e homologação com urgência. É importante ter mais de um fornecedor mapeado, especialmente para serviços ou produtos de uso frequente como a limpeza terceirizada da sede, abastecimento dos galões de água dos bebedouros e outros.
Diversificar o banco de fornecedores reduz o risco associado a falta do fornecimento, uma vez que a substituição será ágil.
No tópico anterior, abordamos como monitorar a execução dos contratos, ou seja o acompanhamento das entregas do fornecedor que pode ser feito tanto pelo gestor de contratos quanto pelo setor beneficiado na contratação.
Contudo, a gestão de contratos vai além e passa, ainda, pelo setor jurídico mesmo sem a necessidade de elaborar uma minuta de contrato.
Vamos a um passo-a passo para gerir contratos de fornecimento
Antes do setor de compras ou jurídico da empresa assinar um novo contrato de fornecimento a minuta deve ser avaliada para garantir que as obrigações do contratante não trazem prejuízos a empresa e que as obrigações do contratado cumprem o objetivo buscado na contratação.
O parecer jurídico atua, ainda, na garantia da conformidade da minuta elaboradora pelo fornecedor e se necessário, irá solicitar alterações.
Geralmente o fornecedor quem cuida do fluxo de assinaturas e irá encaminhar a minuta aprovada para ser assinada pelo contratante. Mesmo assim, os responsáveis pela assinatura devem atentar-se ao prazo e forma de assinatura, se assinatura digital ou física. Quando for digital pode haver a necessidade da emissão de certificados digitais A1 ou A3.
Após a assinatura, a guarda do documento trará segurança jurídica a empresa. Caso haja algum litígio terá o documento como regulador, inclusive para acordos extrajudiciais quando indicado o foro.
Garantir que a contratada cumpra suas obrigações perante a empresa contratante. O foco neste passo será no entendimento completo do objeto contratual e em monitorar se as entregas seguem o descrito. E se necessário cobrar a empresa terceira para que atenda às suas obrigações.
Na gestão dos contratos de fornecedores, pagar na data correta para evitar multas de atraso e exigir nota fiscal para controle da empresa e prestação de contas está entre as tarefas. O gestor deverá enviar ao setor de pagamentos as notas e pedir o registro da transferência efetuada.
Avaliar o custo-benefício vai além de ter o melhor preço de mercado e é a etapa final da gestão. É quando, a partir de dados, a empresa entende se o negócio valeu a pena e poderá contratar o fornecedor novamente no futuro ou, então, renovar o contrato atual. Também, se renovado, cabe a avaliação da minuta para eventuais ajustes que tornam-na mais favorável à contratante, como uma flexibilização no pagamento ou alteração das obrigações.
O software para gestão de contratos da Projuris facilita os fluxos de atividade já que contempla todo o ciclo de vida dos contratos e traz automações para a rotina dos gestores.
No Projuris você fecha um novo contrato de fornecimento, guarda o contrato assinado na plataforma, cria um resumo da minuta, configura lembretes de tarefas destinadas ao responsável.
Que o Projuris facilita a rotina você já sabe, afinal em uma única plataforma é possível fazer toda a gestão contratual e manter notas fiscais, informações de pagamento e até aditivos todos relacionados ao contrato guarda-chuva original.
Além disso, uma grande vantagem é o Legal Intelligence, BI da Projuris que é integrado ao módulo de contratos. Com ele, o jurídico do negócio coleta dados e faz análises de resultados sem dificuldades na hora de montar gráficos complexos, a ferramenta é feita para tornar o processo intuitivo. Além de ter indicadores padrões, qualquer informação rastreada pode tornar-se um gráfico dentro do BI.
Dentro do LI, a aba fornecedores traz dados sobre os contratos de fornecimento ativos da empresa, este painel é composto por três gráficos.
Este gráfico de barras mostra os fornecedores versus valor original do contrato e a quantidade de contratos firmados.
O segundo gráfico apresenta o status dos contratos (ativo, cancelado, encerrado ou vencido) versus a quantidade. A cor da barra varia de acordo com os valores atrelados ao tipo de contrato.
A visualização deste gráfico mostra a quantidade de contratos versus empresa fornecedora.
Ou seja, com o LI você tem visão do valor financeiro investido em cada fornecedor, quantos contratos já foram firmados com ele e se os contratos com esta empresa seguem ativos ou venceram, foram cancelados ou encerrados.
A partir daí poderá avaliar, por exemplo, se o fornecedor que o seu negócio investe mais dinheiro é o que traz mais retorno. Tomando decisões mais inteligentes de renovação ou distrato.
A gestão de fornecedores é o processo desde à escolha da melhor empresa para atender à sua demanda até a avaliação de resultados. Não basta contratar um terceiro sem acompanhar as entregas e avaliar o retorno sobre esse investimento.
O setor jurídico entra na avaliação da minuta enviada pela terceirizada e fiscalização do contrato, com o objetivo de garantir conformidade com a legislação brasileira e com as políticas internas da empresa.
As principais dicas de gestão são: tenha um banco de fornecedores confiáveis e não dependa de apenas um fornecedor. Estas simples atitudes reduzem o risco e impacto da falta de fornecimento de um produto ou serviço.
Por fim, avalie toda entrega feita por terceiro e tenha dados estratégicos para uma boa tomada de decisão na hora de contratar ou não uma empresa.
A gestão de contratos de fornecedores começa com uma avaliação minuciosa da minuta de contrato antes de ser assinada, o jurídico da empresa precisa garantir que o contrato siga as diretrizes do negócio e será benéfico. Depois, o gestor de contratos deverá acompanhar prazos de entrega e pagamento e a execução do contrato, cobrando que os serviços prestados ou produtos entregues sigam com a qualidade estabelecida na cláusula do objeto.
Para emitir um parecer sobre o contrato de um fornecedor, o advogado do negócio deve antes ter homologado a empresa, então já sabe que trata-se de um negócio seguro e que o fornecedor realmente tem capacidade de entregar o serviço ou produto necessário. A partir daí deve atentar-se às cláusulas de deveres e obrigações tanto do fornecedor quanto da contratante e os prazos de entrega e formas de pagamento, além de conferir se os dados das partes estão corretos.
A gestão de fornecedor engloba a seleção de empresas terceiras e manejo deste banco de serviços e produtos que estão fora do core do negócio, cuidado jurídico ao fechar contratos e acompanhamento da execução do contrato e prazos de pagamentos e vencimento do documento.
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