O sonho de muitos advogados é transformar seu pequeno escritório em um grande negócio. Entretanto, a maioria esbarra na mesma questão: como fazer a gestão de grandes bancas?
Para a maior parte dos advogados administrar um escritório de pequeno ou médio porte já é um desafio. Agora, imagine de um grande!
Certamente, os grandes escritórios contam com sistemas e metodologias próprias para gerir uma grande quantidade de casos, clientes e colaboradores. Além de investir em rotinas de trabalho funcionais e um modelo de gestão horizontal, o segredo das grandes bancas é apostar na sistematização e integração de dados, além a automatização do back office.
Para aprender com os grandes e transformar a gestão do seu escritório, confira os segredos das grandes bancas, que revelamos a seguir!
Muito provavelmente você organiza seu escritório da seguinte forma: o atendimento e as demandas ficam centralizadas nos sócios, que se encarregam de delegar as atividades aos demais advogados do time. O sistema de gestão vertical, ou seja, centralizado nos sócios e advogados mais experientes, além de rígido e engessado, é burocrático e compromete a agilidade e a produtividade da banca.
É por isso que, grandes escritórios deixaram esse modelo há um bom tempo. Um dos segredos da gestão de grandes bancas, então, é a estrutura horizontal. Isso significa que o escritório possui rotinas de trabalho planejadas e todos os membros sabem exatamente o que executar, sem depender de ordens ou da ação dos sócios. Nesse sistema, as funções são previamente estabelecidas e as tarefas surgem de acordo com uma rotina, que se estrutura através de um software jurídico.
A vantagem é que esse modelo garante mais autonomia ao advogado, além de favorecer a agilidade e aumentar a produtividade. E portanto, contribui para que o seu negócio se torne um escritório de advocacia bem sucedido.
O mercado jurídico é bastante dinâmico e competitivo. Por isso, para sobreviver à concorrência, os escritórios de menor porte acabam realizando uma administração quase às cegas, reagindo aos movimentos do mercado.
Esse tipo de gestão, como se pode imaginar, é desgastante e pode gerar conflitos entre os sócios, além de claro, prejudicar os resultados do escritório.
Quando falamos, entretanto, de gestão de grandes bancas a situação é diferente. Isso porque, esses escritórios agem de forma estratégica. Isso significa que as reações ao mercado são pensadas com base nos pontos fortes e fracos do escritório.
Uma das formas de assumir as rédeas da gestão é fazendo uma análise do panorama do escritório. E isso só é possível através da sistematização de dados e elaboração de relatórios.
Hoje, a maioria das grandes bancas conta com ferramentas como softwares jurídicos para obter relatórios gerenciais completos sobre o escritório. Com um bom sistema jurídico é possível descobrir informações importantes como taxa de inadimplência, ticket médio, quem são os clientes que geram mais custos, quem são os advogados mais produtivos, entre outras questões.
Saber esses dados é o primeiro passo para tomar decisões que sejam mais focadas em resultados, em vez de simplesmente reagir ao mercado.
A vantagem dos softwares jurídicos, é que eles oferecem panoramas mais completos, processando dados diversos. Além disso, essa ferramenta faz a geração automática de relatórios, minimizando erros, que são mais comuns nos processos mecânicos. Hoje, softwares jurídicos contam com diversas funcionalidades que contribuem para uma boa gestão de grandes bancas.
Como explicamos, um dos segredos da gestão de grandes bancas é a forma como esses escritórios distribuem e controlam as tarefas internas. Enquanto a maioria dos pequenos escritórios conta com um sistema de gestão vertical, onde a distribuição e o controle de tarefas fica sob a responsabilidade dos sócios e advogados seniores, os grandes apostam na gestão horizontal. A grande vantagem desse modelo é que a gestão ganha em eficiência, já que o advogados têm mais autonomia para executar suas tarefas.
No modelo horizontal, o escritório conta com rotinas de trabalho previamente estabelecidas e a distribuição e o controle das atividades é feito com o auxílio da inteligência artificial. Quando vinculada diretamente aos softwares jurídicos, esse recurso facilita a gestão online e a organização das demandas internas, além disso, o próprio software torna-se capaz de assumir tarefas repetitivas, deixando para os advogados atividades mais intelectuais e estratégicas.
Utilizando softwares como o Projuris ADV, a leitura de intimações e a distribuição de prazos é feita de forma automática. Em escritórios de grande porte, onde o número de intimações é grande, esse tipo de recurso ajuda o advogado a salvar horas no seu dia e se dedicar para questões que são mais relevantes.
Você já deve ter percebido que uma boa comunicação é essencial tanto para manter um bom clima organizacional, quanto evitar erros e problemas no dia a dia. Porém, imagine o desafio que é manter uma comunicação alinhada quanto ela envolve tantos advogados!
Ter ferramentas que aprimorar a comunicação, sem dúvida, é outro segredo das grandes bancas.
Hoje a grande maioria tem um software jurídico que auxilia tanto na distribuição das tarefas quanto na comunicação interna. Algumas das melhores ferramentas do mercado contam com um sistema muito semelhante ao das redes sociais, que facilitam a troca de informações, tirar dúvidas e, por que não, chamar para um cafezinho? Esse tipo de recurso evita que diferentes advogados executem a mesma tarefa, facilita a comunicação com clientes e melhora o ambiente interno, já que apesar da autonomia existe uma grande integração.
Hoje a maioria dos escritórios de pequeno e médio porte realiza a gestão financeira através de planilhas. Embora este método não prejudique o controle, a verdade é que muitos advogados ás vezes cometem falhas, principalmente quando precisam cruzar os dados de despesas de diferentes clientes e também do escritório.
Além disso, muitos profissionais desconhecem conceitos básicos da administração e não sabem realizar ações estratégicas a partir da análise do fluxo de caixa, por exemplo. Isso compromete a atuação do escritório a longo prazo e pode colocar a advocacia em risco.
As estatísticas que mostram os números de pequenos negócios que fecham as portas no primeiro ano, não é pequena no Brasil. E isso também se estende aos escritórios de advocacia. Por isso, fazer uma boa gestão financeira é importante para quem deseja manter o escritório em funcionamento a longo prazo e atingir bons resultados.
Os grandes escritórios possuem uma grande quantidade de despesas e receitas. Assim sendo, o segredo de gestão das grandes bancas para manter as contas em dia e não fechar as portas é um sistema financeiro que se integra com os demais dados de clientes e colaboradores, além de claro, usar esse sistema para tomar decisões estratégias.
Hoje, a grande maioria adota um software jurídico como alternativa para a gestão financeira. A grande vantagem da ferramenta é que o advogado não precisa ser um especialista em administração de empresas para garantir a saúde financeira do seu negócio.
Mesmo pequenos escritórios podem usar um software jurídico como recurso para a gestão financeira. Ainda que o escritório não possua um volume grande de processos ou clientes, um software jurídico organiza e sistematiza o financeiro, auxiliando o advogado quando seu escritório começar a crescer e os problemas começarem a surgir.
Os grandes escritórios possuem problemas e uma realidade bastante distinta dos pequenos e médios. Mas isso não quer dizer que eles não têm recursos que se aplicam a outros tipos de escritórios. Para quem crescer e de destacar no mercado como os grandes, não basta investir apenas em prospecção e qualidade dos serviços jurídicos. É preciso “preparar o terreno” e desde cedo fazer uma boa administração.
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