Como lutar contra algo que surge sem avisar? Quando menos se espera, está na sua porta um problemão que precisa ser solucionado em tempo recorde. Esse tipo de situação é comum não só no departamento jurídico como em outras áreas de uma empresa. E sabe por quê? Falta de gestão de risco!
Um risco é, portanto, qualquer problema — interno ou externo — que possa afetar diretamente não só o departamento jurídico, mas como todo o negócio, prejudicando-o financeiramente.
É preciso ficar atento! Esse problema, na maioria das vezes invisível, pode surgir de todos os lados e demandar muito tempo da equipe para ser solucionado.
Contudo, ao lado do problema surge uma solução: gestão preventiva focada em identificar problemas futuros ou solucioná-los antes mesmo que apareçam.
Independente da área de aplicação, a gestão de risco possui o mesmo princípio: identificar possíveis problemas e agir para evitá-los. Desta forma, a gestão de risco se baseia na previsibilidade de riscos, manutenção dos mesmos e prevenção de problemas futuros que possam acarretar em prejuízo para a empresa.
Esse tipo de gestão pode ser pensando em um macro-ambiente, considerando o negócio como um todo. Mas pode, também, ter enfoque em uma área específica, como o departamento jurídico.
O objetivo da gestão de risco é identificar problemas antes que afetem o departamento jurídico ou a empresa como um todo. Ou seja, é estar um passo à frente e tomar ações preventivas para eliminá-los.
Essa também é uma forma de tornar o departamento mais estratégico e trabalhar a previsibilidade de acontecimentos de maneira efetiva.
Antes de mais nada, é preciso planejar para que tudo saia como esperado. Por isso, listamos 4 passos para te ajudar a montar uma gestão de risco no seu departamento jurídico, confira:
É importante neste primeiro momento entender o cenário em que o seu departamento jurídico se encontra. Muitos contratos são abertos? Por onde surgem as requisições? Quais são os problemas mais frequentes? Tendo isso em mente, organize o setor para que não haja gargalos e entender onde há maior demanda para o departamento.
Também utilize esta etapa para analisar o histórico de problemas do departamento. Dessa forma, ao avaliar problemas ou processos que aconteceram uma vez você poderá encontrar padrões e, assim, prever tendências de riscos.
As possibilidades de risco podem surgir dos mais diversos lugares. Contratos, requisições, litígios e até mudanças estruturais. Mapeando as possibilidades você identifica riscos em potencial (que há chances de gerar problemas futuros) e riscos reais (que irão ocasionar problemas e ações devem ser tomadas).
O trabalho em conjunto com a gestão de cada área costuma gerar ótimos frutos, já que cada gestor tem maior controle e conhecimento sobre sua própria área, seus gargalos e eventuais pontos de perda de controle. O jurídico aqui atua como mediador e provocador do pensamento crítico para gerar hipóteses que necessitem de prevenção.
Com as possibilidades encontradas, defina ações preventivas para evitar problemas maiores. Aqui, é importante definir grau de prioridade, para que a equipe trabalhe no mais importante e com maior risco de prejuízo primeiro, e assim por diante.
A priorização pode iniciar no mapeamento dos riscos, onde você poderá simular um cenário onde todos os riscos estariam se tornando realidade ao mesmo tempo. Neste cenário, por onde você começaria? Esta é uma forma de começar a entender quais problemas ganhariam prioridade em comparação com outros, e quais áreas necessitam de mais atenção em comparação com as demais.
Após que as ações foram tomadas e problemas evitados, agora é o momento fazer o acompanhamento. Essa etapa é para garantir, utilizando a criação de contratos como exemplo, que todas as partes estão satisfeitas com o resultado final.
O acompanhamento é importante para evitar retrabalho e entender como as ações tomadas na etapa anterior ajudaram ou podem ser melhoradas.
Você também pode utilizar a etapa de acompanhamento para analisar os litígios de seus concorrentes. Ao identificar seus problemas, você poderá evitar que aconteça algo similar em seu departamento jurídico.
Prevenção. Essa é a palavra que ronda a gestão de risco. E, por si só, o jurídico consultivo possui características preventivas naturais ao setor. Ao considerar variáveis negativas que possam afetar uma negociação, contratos celebrados de maneira a considerar cláusulas protecionistas e limites de multas, por exemplo.
Sendo assim, este é o melhor momento para identificar riscos que expõem o negócio e tomar ações preventivas que minimizem possíveis danos financeiros.
A gestão de risco no jurídico está estritamente atrelada às ações preventivas, o jurídico consultivo é a melhor forma de colocar a estratégia na prática. Confira algumas ações que ajudam na identificação e manutenção de problemas futuros.
Uma prática importante é manter contratos abertos a toda a equipe relacionada, não apenas ao jurídico. Essa comunicação transparente garantirá que problemas possam ser identificados e solucionados com facilidade e o mais rápido possível.
Quando o assunto é gestão de risco um compliance eficiente é seu aliado. Tenha certeza que o compliance esteja simples e claro, e que toda equipe do departamento esteja treinada em relação às regras e leis da empresa.
Com a análise você entende quais contratos ou requisições mais surgem para o jurídico, definir a importância de cada e, assim, priorizá-las por data e urgência de execução.
O departamento jurídico mantém relacionamento constante com outras áreas da empresa. Processos internos garantirão clareza e um melhor fluxo de requisições ao jurídico.
Outro ponto importante da estratégia de gestão de riscos no jurídico é um bom controle de contingências. Ou seja, saber com maior propriedade quais são os processos que a empresa enfrente e que possuem maior risco, para que assim possam ser provisionados de maneira correta.
Dessa maneira, caso ocorra a condenação, o valor adequado estará reservado e não haverá nenhuma surpresa financeira.
A prevenção de riscos, por mais trabalhosa que possa parecer, é importante para evitar prejuízos futuros à empresa. Mas toda essa gestão pode ser agilizada com a utilização de um software para departamentos jurídicos que otimiza processos e demandas do seu departamento jurídico.
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