Gestão jurídica para shopping centers: softwares, tendências e desafios em 2024

Os shoppings no Brasil empregam mais de 1 milhão de pessoas, e recebem cerca de 462 milhões de visitantes por ano, segundo dados da associação do setor. Esses números ajudam a dimensionar o tamanho dos desafios enfrentados na gestão jurídica de um shopping center.

São centenas, às vezes milhares de contratos ativos, procurações e certidões a gerir, pareceres para emitir e, claro, muitas demandas contenciosas aguardando tratamento. Mas, como os profissionais modernos podem lidar com todos os aspectos jurídicos de um shopping center?

A boa notícia é que, além de muitos desafios, o setor tem desenvolvido estratégias, técnicas e ferramentas tecnológicas para lidar com o problema. Neste artigo, compilamos:

• um panorama do setor para 2024 e também para os próximos anos;
• os principais desafios e dramas jurídicos enfrentados rotineiramente no setor;
• 7 estratégias e tecnologias jurídicas adotadas por shoppings, para lidar com os desafios do presente e do futuro.

Preparado? Então, vamos lá! Boa leitura.

Antes de começar, de que setor estamos falando? Conheça o segmento de shoppings centers no Brasil

O shoppings centers são empreendimentos que reúnem uma variedade de áreas comerciais locáveis, em um mesmo espaço e com uma administração única e centralizada. A Associação Brasileira de Shopping Centers (ABRASCE) estima que existam mais de 600 shoppings em operação no Brasil, com um faturamento na casa dos R$194 bilhões

Esses empreendimentos, que ocupam áreas de em média 5 mil metros quadrados, tem um impacto importante na economia de municípios, estados e do país. Afinal, ainda segundo a ABRASCE, os shoppings geram cerca de 1,063 milhão de empregos.

Após a pandemia da Covid-19, nos anos recentes o segmento de shopping centers enxerga crescimento nas vendas, em volume superior inclusive ao registrado no período pré-pandêmico. O aumento das vendas acompanha também a expansão do movimento nestes espaços: 462 milhões de pessoas visitaram shoppings em 2023.

O aumento, segundo a Abrasce e outros entidades especializadas na área se deve a algumas estratégias adotadas pelo setor, como por exemplo:

• a diversificação do mix de lojas, que atende a um público cada vez mais variado;
• a adição de opções de entretenimento aos frequentadores, como parques infantis, e eventos;
• a criação de espaços temáticos, como o espaço pet friendly e ambientes instagramáveis;
• a integração entre vendas online e offline, oferecendo um canal adicional aos lojistas.

O crescimento do setor, evidentemente, traz novos desafios no que diz respeito aos aspectos jurídicos da gestão de shopping centers. É o que abordaremos na próxima seção.

Quais os principais desafios da gestão jurídica em um shopping center?

O jurídico corporativo – e até mesmo escritórios de advocacia – que atua em shopping centers precisa atuar em 3 frentes precisais:

• contencioso;
• atos consultivos;
• contratos.

Cada uma dessas frentes tem desafios específicos. Veja os principais, a seguir.

1. Gestão de contratos de locação comercial

Os contratos de locação em shopping são considerados contratos atípicos já que, segundo entendimento (erga omnes) do STJ, configuram uma combinação de locação de bens e serviços. Ainda que atípicos, eles são regidos pelo Código Civil e pela Lei nº 8.245/91 (Lei de Locações), além de guiados pelo princípio do pacta sunt servanda.

Mas, a complexidade desse tipo de contrato não reside apenas em sua natureza. Mas, sim, nas particularidades da relação que precisa ser tecida entre administradores do shopping e locatários, visando o crescimento do empreendimento, a preservação dos direitos, e a boa convivência entre ambos. Aqui, é preciso considerar que os contratos de locação devem incluir diretivas para situações como:

• a realização de obras e decoração dos espaços locados;
• o controle da área e raio de atuação do estabelecimento dentro do shopping;
• a gestão de móveis e outros bens incluídos na locação;
• o gerenciamento de verbas de marketing, comuns a todos os lojistas;
• o cumprimento de exígiveis associados ao contrato locatício.

Todos esses cenários, e muitos outros mais, precisam estar minimamente previstos em contrato, reduzindo assim a chance de conflitos e disputas judiciais futuras. É preciso, também, ter agilidade e eficiência para fiscalizar o cumprimento das diretrizes contratuais, e fazer as alterações contratuais – como aditivos – quando necessário.

Além dos cuidados na elaboraçãos do contratos, portanto, é preciso também investir em controle continuado e estratégias de negociação permanentes.

2. Controle de apólices de seguros

Muitos shoppings precisam lidar com dezenas de apólices de seguros. Esse tipo de garantia é constituído ainda na construção dos empreendimentos – aqui, temos, por exemplo, os seguros associados a riscos na obra – e se estendem ao longo do funcionamento da operação.

Além de seguros patrimoniais, que protegem o empreendimento, há também seguros de responsabilidade civil, que cobrem terceiros, como visitantes e clientes. O objetivo, neste caso, é segurar danos aos bens e a vida deles, enquanto transitam no shopping.

Neste cenário, o jurídico enfrenta desafios em três momentos do ciclo de vida de uma apólice:

• na fase pré-contratual, quando é preciso cotar e contratar o seguro;
• na fase contratual, quando o contrato de seguro foi firmado, e é preciso gerir seus prazos, renovações e cobertura;
• na ocasião do sinistro, quando o jurídico precisa acionar o seguro de fato, reunindo os documentos e subsídios que comprovam o atendimento das condições contratuais.

Além disso, em casos específicos, o erro em qualquer dessas fases pode gerar conflitos que ensejam um novo tipo de demanda: a gestão de processos judiciais associados ao seguro.

Como se vê, portanto, a gestão de seguros é uma área extremamente sensível para a segurança jurídica dos shoppings centers.

3. Ações judiciais trabalhistas, renovatórias e de despejo

Shoppings centers precisam lidar com dezenas de ações judiciais, sendo polo passivo em ações renovatórias propostas por lojistas e em ações trabalhistas movidas por funcionários. Por outro lado, também costumam atuar no polo ativo, movendo ações de despejo contra lojistas inadimplentes, por exemplo.

Nesse cenário, o desafio é como criar estratégias contenciosos que:

• minimizem o impacto financeiro da litigiosidade;
• permitam identificar quais ações devem ser priorizadas, numa miríade de processos judiciais;
• permita identificar em quais litígios é mais vantajoso propor um acordo, ao invés de seguir com o processo.

Não se trata, portanto, de apenas fazer a defesa processual do cliente. O departamento jurídico precisa atuar de maneira mais precisa, estratégica e, sempre que possível, orientada por dados.

Estratégias e ferramentas usadas pelo jurídico em shoppings centers

Agora que você já está por dentro de alguns dos desafios do setor em 2024 – e pelos próximos anos – é hora de entender quais medidas, ferramentas e tecnologias podem ser adotadas, para minimizar os problemas e facilitar o dia a dia de quem lida a com aspectos jurídicos em shoppings centers.

Vamos lá?

1. Biblioteca de modelos, padronização e automatização de minutas contratuais

Bibliotecas de modelos de documentos são um recurso importante para gilizar a elaboração das minutas contratuais sem perder rigor e segurança jurídica é um dos problemas enfrentados por quase qualquer jurídico, incluindo aqueles que atuam em shoppings. Mas, não é qualquer biblioteca!

Sua biblioteca jurídica deve ser:

• um repositório único e centralizado: pastas de arquivos salvas em diferentes computadores não garantem padronização alguma;
• um acervo rastreável: é preciso saber quem adicionou cada modelo de documento, ou quem editou-os. O histórico de acessos evita descontrole e inseguranças;
• uma opção intituitiva e amigável: se a sua biblioteca de modelos não está integrada ao software jurídico ou ERP jurídico utilizado pela equipe, a chance de que os modelos fiquem esquecidos é maior. A plataforma deve estar integrada a rotina da equipe.

Além disso, biblioteca mais avançadas já permitem automatizar o preenchimento de certas variáveis do contrato ou documento. Ao invés de digitar manualmente nomes das partes, endereços e outros dados, o sistema preenche os modelos automaticamente para voce. Isso é o que acontece, por exemplo, na Biblioteca Jurídica do Projuris Empresas. Veja na prática, na imagem abaixo, em que os campos em azul são variáveis automaticamente preenchidas pelo sistema:

2. Centralização do controle de certidões, alvarás e licenças

Shoppings precisam controlar dezenas, às vezes centenas, de documentos de conformidade. São certidões, alvarás e licenças essenciais para prosseguir com a operação. Eles podem ser próprios – de responsabilidade da administração central do shopping – ou exigidos dos lojistas. É o caso, por exemplo, dos alváras sanitários exigidos para funcionamento da praça de alimentação.

Muitos desses documentos tem prazos de renovação, portanto, exigem manutenção. Por isso, é altamente recomendável que o setor jurídico centralize não apenas a guarda desses arquivos, mas também mantenha um monitoramento de prazos e responsáveis sobre cada item de conformidade.

Para ir além das planilhas, neste caso também já há softwares que permitem automatizar o recebimento de lembretes e, até mesmo, monitorar as certidões diretamente junto aos órgãos emissores. A plataforma de gestão jurídica Projuris Empresas possui um módulo específico de Certidões, Alváras e Licenças, para automatizar esse controle. Tecnologia, portanto, não falta!

3. Se adiante aos processos judiciais

É simples afirmar a necessidade de adiantar-se a judicialização, mas nem sempre é fácil operacionalizar isso. A experiência dos especialistas jurídicos da Projuris junto ao mercado de shopping centers mostra que, na maior parte das vezes, os advogados ainda acabam agindo a partir do lítigio judicial, e não antes dele. Por isso, a estratégia que apresentamos aqui envolve uma mudança de cultura.

Para se adiantar aos processos judiciais, o departamento jurídico de qualquer shopping deve começar:

1. mapeando quais são as questões mais comumente judicializadas, com suas respectivas causas-raiz;
2. identificar quais canais administrativos são normalmente acionados, antes da judicialização – aqui, estamos falando de processos administrativos no Procon, ProConsumidor, notificações extrajudiciais, SAC e outros mecanismos similares;
3. mapear e aprimorar o tratamento oferecido nesses canais administrativos, visando aumentar a taxa de resolução de conflitos no nível do contencioso administrativo;
4. definir uma política de acordo e um procedimento padrão de negociação e acordo a partir da identificação, feita no item 1, dos casos em que a judicialização é maior e a perda é mais provável.

Falaremos mais sobre o último item no próximo tópico. Desde já, no entanto, fica claro que adiantar-se a judicialização exige um conjunto de procedimentos coordenados.

4. Substitua processos judiciais por acordos, em ações movidas por consumidores ou parceiros estratégicos

Embora shoppings centers não sejam o alvo principal de ações movidas por consumidores – que costumam acionar o lojista, prioritariamente – ainda há casos em que lítigios consumeristas ou com parceiros e fornecedores estratégicos acabam se estendo por anos nos tribunais.

Além de representar um desgate para a imagem pública do shopping, ações judiciais também trazem um impacto financeiro negativo, na maioria das vezes. Por isso, propor acordos extrajudiciais ou judiciais pode ser um caminho.

No blog, já falamos sobre como organizar uma política de acordos do zero. Também já mostramos como funciona um software ODR (Online Dispute Resolution). Com esse tipo de tecnologia, seu shopping pode fazer negociações e fechar acordos até 4 vezes mais rápido. O número foi obtido com base na análise dos clientes do Projuris Acordos, plataforma de acordos da Projuris.

5. Use dados internos e jurimetria para traçar estratégias e tomar decisões

Advogados corporativos e gestores jurídicos não podem mais tomar decisões baseadas apenas em “achismos”. Usar dados internos para entender o desempenho da operação, gaps e ooportunidades de atuação, já é mandatório em 2024.

Para isso, o passo zero é ter dados jurídicos estruturados. Com dados internos coletados e armazenados de forma estruturada, será possível criar os primeiros indicadores jurídicos internos, incluindo, por exemplo, indicadores de produtividade.

O segunda etapa rumo a um jurídico data driven é a implantação de tecnologias de jurimetria. A jurimetria usa técnicas da Estatística para fornecer insights aos profissionais do Direito.

Quando falamos em jurimetria nos departamentos jurídicos isso costuma implicar a tomada de decisões não apenas a partir da análise dos dados internos. Com jurimetria, é possível ir um passo além, cruzando dados públicos, de bases processuais e outros, para analisar o cenário como um todo.

6. Agilize a contratação e gestão de apólices de seguro

Como você viu ao longo deste artigo, fazer o gerenciamento de todo o ciclo de vida das apólices de seguro é uma dor de cabeça do jurídico. A boa notícia é que, desde o momento da contratação até um eventual acionamento do seguro, é possível ser mais eficiente. Como? Mais uma vez, a tecnologia pode fornecer respostas.

Atualmente, já é possível cotar com dezenas de fornecedores de seguro em poucos minutos, de forma 100% online. Dentro do software para departamentos jurídicos da Projuris, o Projuris Empresas, você faz isso sem sair da plataforma. Não é necessário nem sequer abrir o Google.

Mas esse não é o único aspecto que importa. Quando falamos em controle sobre as apólices, isso implica também saber o que está segurado, quais documentos precisam ser colhidos para acionar o seguro, e muito mais. Um software centralizador é importante para que esses procedimentos não fiquem dispersos em e-mails, conversas de WhatsApp e planilhas. Dentro do Projuris Empresas, você pode criar um fluxo de trabalho que disparará uma série de tarefas, a partir do registro de um sinistro, por exemplo.

Com isso, você ganha tempo e economiza esforços manuais de seus colaboradores.

7. Centralize sua operação em um software jurídico para shoppings

O grande volume de documentos que o departamento jurídico de um shopping center precisa gerir exige ferramentas avançadas. Você ainda gerencia os documentos de modo físico, com arquivos em papel? Usa uma planilha para anotar seus contratos ativos? Monitora prazos e andamentos de processos de modo manual?

Planilhas e arquivos descentralizados podem ser úteis quando você tem 10 ou 20 contratos para gerir. Ou quando seus processos judiciais implicam um baixo comprometimento financeiro. Mas, a partir do momento que a operação cresce, é preciso investir em uma ferramenta capaz de unificar todas as responsabilidades e atividades do jurídico. Neste cenário, um software de gestão jurídica especializado em shoppings é a solução.

Mas, o que um software desse tipo deve conter? Antes de mais nada, ele precisa permitir que você gerencie processos judiciais, administrativos, documentos, contratos, e fluxos de trabalho, em um único local. Precisa ser adaptável e escalável a sua operação. E, claro, precisa ter expertise no mercado de shoppings.

O Projuris Empresas, por exemplo, é uma plataforma de gestão jurídica que atende dezenas de grandes shoppings no Brasil. Com mais de 20 módulos e centenas de funcionalidades, o Projuris Empresas automatiza uma série de tarefas e fluxos de trabalho, centralizando a operação. São mais de 850 clientes em grandes departamentos jurídicos. Veja como o softwrae funciona, gratuitamente, aqui.

Conclusão sobre a gestão jurídica de shoppings centers

Como você viu, os desafios e particularidades associados a gestão jurídica de shopping centers são específicos e não podem ser tomados de forma genérica. Se você pretende entrar nesse setor, portanto, é importante se especializar nesses desafios. Por outro lado, se você já trabalha no segmento, que outras dificuldades você tem enfrentado? E quais estratégias tem utilizado? Compartilhe conosco, nos comentários.