Minutas em papel que vão e vem, contratos que precisam ser reimpressos, processos de revisão e aprovação atravancados e ausência de relatórios: muitas empresas ainda fazem o gerenciamento de contratos manualmente. Contudo, o caso do Grupo Edson Queiroz mostra que é possível superar esse cenário – e levar a gestão contratual a um novo nível.
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Nos anos recentes, a companhia investiu em tecnologia e usou a ferramenta de gestão contratual da Projuris para reduzir em 42% o tempo gasto nos processos de análise interna de contratos.
Mirla Cavalcante Dantas, Gestora Jurídica no Grupo Edson Queiroz (GEQ) compartilhou a jornada que a companhia trilhou para transformar em definitivo a gestão contratual. Confira!
O Grupo Edson Queiroz e o cenário anterior à digitalização
O Grupo Edson Queiroz atua em diversos segmentos econômicos no Brasil, por meio de diferentes negócios. Do setor de alimentos e bebidas, passando por energia e abastecimento, até Comunicações, há mais de 20 marcas no grupo e pelo menos 10 mil postos de trabalho direto.
A variedade e a dimensão dos negócios contidos no Grupo já permitem inferir o tamanho do desafio de gestão jurídica e contratual a ser enfrentado. Apesar do alto volume, no entanto, durante muito tempo o gerenciamento dos contratos era feito de forma física e manual.
Como conta Mirla Dantas, não havia uma ferramenta única para gestão contratual. Minutas transitavam em meio físico. Constantemente, elas precisavam ser reimpressas, e depois digitalizadas para arquivo. Em suma, havia inúmeros pontos de retrabalho.
Com isso, mesmo ativos contratuais mais simples poderiam levar semanas até serem assinados. Mirla revelou que os contratos demoravam em média 14 dias úteis para serem firmados.
Por que o Grupo Edson Queiroz resolveu mudar
Além de precisar lidar com todos os ônus advindos da demora em elaborar, revisar, aprovar e assinar as minutas contratuais, a equipe jurídica e de suprimentos do Grupo Edson Queiroz ainda precisava enfrentar outras dificuldades. Entre elas:
- A insegurança na utilização de minutas-padrão (era difícil saber se a minuta foi modificada, o que foi mudado, acompanhar as versões mais recentes, e assim por diante);
- A inviabilidade para obter relatórios confiáveis;
- A necessidade de análise individualizada para um volume muito grande de contratos;
- A perda de tempo e recursos, devido ao retrabalho, à reimpressão e posterior digitalização dos contratos.
Como explicou a Mirla, a partir da identificação dessas dores, a equipe passou a buscar uma solução que pudesse:
- Substituir a gestão por planilhas;
- Garantir que as validações comerciais, de negócio, técnicas e jurídicas pudessem ser feitas mais rapidamente, de modo digital;
- Aumentar a satisfação dos solicitantes – que ocupam o papel de clientes internos do setor de contratos.
Além de atender a essas necessidades, os gestores ainda tinham o desafio de encontrar uma plataforma suficientemente robusta e confiável, para lidar com o grande volume de contratos que circulam diariamente no Grupo Edson Queiroz.
Para assistir à Mirla Dantas compartilhando os resultados do Grupo Edson Queiroz, confira a transmissão abaixo:
Como o Projuris Empresas atende à gestão contratual do Grupo?
O Projuris Empresas é mais que apenas um software jurídico. Trata-se de uma plataforma de inteligência legal completa, com mais de 20 módulos, dezenas de parceiros integrados, e centenas de funcionalidades que abrangem tanto demandas contenciosas quanto consultivas.
Assim, o Grupo Edson Queiroz pode optar pelos módulos, funcionalidades e integrações mais adequadas ao dia a dia da empresa. Hoje, além de Contratos, a organização também usa módulos como:
- Requisições,
- Certidões, Alvarás e Licenças;
- Societário;
- Biblioteca Jurídica;
- Procurações;
- Processos;
- Distribuição;
- Entre outros.
Quais foram os resultados obtidos com o uso da plataforma da Projuris?
Os ganhos obtidos com o uso do Projuris Empresas, no que tange a gestão contratual, são muitos. Mirla Dantas elencou alguns dos principais. Vejamos.
Redução do tempo gasto para análise interna das minutas, de 14 para 8 dias úteis
Com a digitalização da gestão contratual e a automação de uma série de procedimentos antes realizados de forma manual, o Grupo Edson Queiroz conseguiu reduzir significativamente o tempo decorrido entre o recebimento de uma solicitação de minuta e a conclusão da revisão e aprovação desta, pelo jurídico.
Como estimou a Coordenadora, esse tempo era de, em média, 14 dias úteis. Com a implementação das funcionalidades de Contratos do Projuris, foi reduzido para 8 dias. Na prática, uma redução de 42% no tempo gasto nessa tarefa.
Eliminação das planilhas para gestão e acompanhamento
Muitas empresas ainda utilizam planilhas, em ferramentas como o Excel, para monitorar o controlar todos os contratos ativos.
Em organizações menores, as planilhas de gestão de contratos podem ser ótimas ferramentas. Entretanto, conforme o volume e a complexidade dos contratos aumenta, planilhas podem se tornar contraproducentes.
Com o uso da plataforma de inteligência legal da Projuris, o setor de gestão contratual eliminou de uma vez por todas as planilhas. Agora, todo o controle é realizado pelo sistema, de forma centralizada.
E essa unificação leva a outro resultado positivo, como mostraremos no próximo tópico.
Mais agilidade e precisão na emissão de relatórios
Com a gestão contratual física, manual e centrada em planilhas, a equipe do Grupo Edson Queiroz não conseguia obter relatórios realmente confiáveis. Alguns processos internos sequer eram registrados, de modo que se tornava impossível medi-los.
Com a plataforma da Projuris, a situação se inverteu favoravelmente. Além de contar com algumas dezenas de relatórios pré-configurados, o sistema ainda permite que Mirla e sua equipe criem relatórios personalizados, em poucos cliques.
E, diferente do que acontecia antes, com os processos operacionais centralizados no Projuris, os gestores finalmente tiveram dados precisos para avaliar o desempenho da equipe e do setor como um todo.
Mais segurança na gestão das minutas
Garantir que a minuta utilizada é a correta e não foi alterada, assegurar que a revisão e aprovação foi realizada, e enviar para assinatura apenas as minutas aprovadas: esses são alguns dos resultados práticos atingidos com o uso do Projuris.
Mirla avalia essas mudanças pela perspectiva da segurança, sobretudo. Agora, a equipe tem total controle sobre o trânsito das minutas, e consegue controlar qualquer alteração realizada nesses documentos.
Migração para uma plataforma unificada: quando é hora?
Cada organização adota uma estratégia própria para gerir seus contratos, procurações, alvarás, e assim por diante. Ao adotar o Projuris, o Grupo Edson Queiroz deixou para trás um cenário ainda comum no mundo corporativo: a gestão baseada em documentos físicos, apoiada por softwares não especializados e planilhas de controle.
Além desses artefatos, é comum encontrar empresas que utilizam, na gestão contratual:
- Softwares ERPs adaptados;
- Ferramentas de assinatura digital isoladamente;
- E-mail, enquanto ferramenta de comunicação e distribuição de demandas;
- Aplicativos de mensagens e chats;
- Dahsboards de distribuição de atividades, como o Trello ou o Planner da Microsoft.
Todas essas ferramentas são importantes e podem funcionar durante certo período. Porém, quando a sua empresa começa a registrar erros e inconsistências na gestão contratual, ou precisa aumentar enormemente a equipe para dar conta das demandas, é hora de ligar o sinal de alerta.
Como testar a ferramenta de gestão de contratos da Projuris?
Antes de contratar qualquer software ou sistema, é fundamental que a sua empresa conheça as funcionalidades e o potencial de utilização da ferramenta. No caso do Projuris, oferecemos demonstrações guiadas gratuitas, para que você possa entender, na prática, como a solução funciona.
A demonstração é totalmente sem compromisso, e pode ser agendada em poucos minutos. Durante a demo, você terá à disposição um consultor, para tirar todas as suas dúvidas.
