Um dos pontos cruciais para gerir um escritório de advocacia é a organização. Ter armazenados os dados de seus clientes e seu histórico de ações em um software jurídico de qualidade deve ser, assim, um aspecto prioritário.
Registrar o que você trata com cada um deles e poder acessar com facilidade processos anteriores são requisitos essenciais para o dia-a-dia da profissão. E facilitam não apenas a comunicação entre equipe, como também a comunicação com o próprio cliente.
Já imaginou esquecer de algo que conversou em um atendimento anterior? Ou ainda, não saber de um detalhe que seu colega conversou com o cliente, mas não registrou?
Por incrível que pareça, muitos advogados ainda utilizam papel como principal suporte para o arquivamento de documentos referentes ao histórico de ações dos clientes. Recebeu uma ligação, anotou num bloco de notas, por exemplo, ou em uma agenda.
Além de obsoleto, contudo, esse método é arriscado.
Ninguém pode desperdiçar tempo vasculhando pilhas de documentos físicos. Sem contar que o arquivamento errôneo e até mesmo o extravio de material não são incomuns.
Quantas vezes você já não anotou algo num post-it e jogou fora sem querer?
O segredo é que você pode resolver esse problema simples, mas com potencial para causar inúmeras dores de cabeça podem, de uma forma prática.
A utilização de um software jurídico, como o Projuris ADV, ajuda a armazenar o histórico de ações de pessoas físicas ou jurídicas atendidas por você.
Os dados relativos a cada um deles, assim como contratos, processos e outros documentos ficam arquivados em segurança na nuvem. Como a ferramenta pode ser acessada de qualquer lugar, até mesmo por meio de celulares, o ganho em praticidade é significativo.
Abaixo, explicamos melhor como isto pode ser feito.
Um dos aspectos mais importantes do atendimento ao cliente na advocacia é a agilidade.
Seu cliente liga para você querendo saber sobre como está a situação do processo. O que você fará, por exemplo, se não estiver no escritório?
É claro que você pode dizer que não está no escritório naquele momento e que assim que puder responderá. Isto, inclusive, é uma estratégia que evita o estresse constante no meio jurídico. Mas se você pode acessar seu software jurídico e verificar o histórico, dar uma resposta, além de mais fácil, contribui para a satisfação do seu cliente.
Para isso, contudo, é necessário contar com um software jurídico em nuvem. E se ele contar com um aplicativo, como o Projuris ADV, ficará ainda mais fácil.
Basta acessar o sistema em qualquer dispositivo com internet, buscar pelo seu cliente ou pelo processo e você saberá o histórico.
O Projuris ADV ainda conta uma timeline do processo. Ou seja, uma linha do tempo com os principais andamentos, o que facilita a sua visualização
Sejamos sinceros, trabalhar em equipe une forças, mas também exige organização.
O bom de trabalhar com um software jurídico para registrar atendimentos é que você centraliza todas as informações em um único lugar.
Imagine, por exemplo, que há um advogado responsável por um processo, mas precisa se ausentar do escritório por um dia. Durante o dia, o cliente entra em contato para informar um novo fato, o qual pode ser importante para o caso. Contudo, a pessoa que o atendeu decidiu anotar em um bloco de notas para depois passar ao responsável.
Quantos riscos você não corre com esse tipo de procedimento interno não é mesmo?
Dois passos são fundamentais, portanto, para manter o histórico de ações:
“Ah, mas leva muito tempo para abrir o sistema e cadastrar a informação”. Acredite, isto não é verdade. Além de prático, o Projuris ADV permite cadastrar atendimento também direto pelo aplicativo para celular.
Portanto, basta você acessar o app e registrar as principais informações.
Recebeu um documento pelo WhatsApp, por exemplo? Você pode clicar em compartilhar e enviar direto pelo aplicativo indicando um atendimento.
A advogada Danielle Hanum, cliente e case de sucesso do Projuris ADV, comenta sobre isso:
Eu falo: pensou, põe no Projuris ADV; atendeu um cliente, põe no Projuris ADV. A gente fala muito de fechar registro no e-mail e no sistema. Registrar no sistema é importante, porque é segurança. E em caso de imprevistos, isto evita que um cliente fique sem informação ou que algo fique parado.
Leia mais sobre a história de Danielle Hanum com o Projuris ADV!
Ninguém gosta de perder informações, mas falhas humanas acontecem. O benefício da tecnologia é que ela pode contornar essa falha.
É claro que depende de uma pessoa entrar no sistema e fazer o registro. Contudo, o ato do registro já seria um passo em qualquer formato. Assim, não há risco de perda de papel, minimiza-se a falha de comunicação com outros colegas e, principalmente, é seguro.
Sabe por quê?
O Projuris ADV é armazenado na AWS, uma das bases de dados mais seguras do mundo. E também conta com backups rotineiros como garantia às suas informações.
Assim, o sistema:
Monitorar quais deles são ativos, inativos ou não fazem mais parte de sua clientela é importante para a boa administração do escritório de advocacia.
Organizar essas informações de forma clara facilita na hora de definir estratégias.
Além disso, o histórico de ações é importante para registros das comunicações e pode evitar problemas futuros com clientes que informam que não receberam determinada informação e permite que outros colaboradores do escritório tenham conhecimento dos atendimentos.
Por exemplo, se o cliente informa que não foi avisado sobre o pagamento de uma guia, é fundamental ter o registro de contatos telefônicos ou emails, com data, hora e a pessoa com quem foi feito o contato para ter o controle do que realmente foi realizado.
Manter o histórico de ações atualizado ajuda na renegociação de honorários e demonstração dos serviços feitos para cada cliente. No momento de renegociação, muitos clientes, principalmente os mensalistas, têm a impressão de que o escritório trabalha pouco pelo que recebe, enquanto o escritório acha o contrário, que trabalha muito pelo valor recebido.
evidência das ações demonstra o que efetivamente foi realizado e tem sido utilizada com sucesso pelas empresas para aumentar as suas receitas em renegociações de contratos. Com o histórico de ações em mãos, também é possível identificar atividades que o seu escritório de advocacia realiza fora do escopo do contrato.
É preciso agilidade na hora de identificar os dados de processos prévios em todas as instâncias, além de seus desdobramentos. Ao obter acesso rápido e sistematizado sobre processos anteriores, você pode até mesmo atender os clientes de forma mais personalizada.
Controlar essas informações faz toda a diferença na boa gestão de um escritório jurídico.
