Como implementar um software jurídico em seu escritório

A escolha de um software jurídico altera diretamente a dinâmica de trabalho de um escritório de advocacia.

Trata-se de uma decisão de extrema importância e que vai alterar as estruturalmente a rotina de todos os advogados envolvidos.

Nesse sentido, todo cuidado é pouco na escolha de um software adequado para seu escritório.

Lembrando: não existe melhor software jurídico; existe o melhor software jurídico para o seu escritório, que vai atender melhor as suas demandas. Ou seja, antes de buscar por um sistema perfeito, pense em buscar por um sistema que vá agregar, de verdade, ao seu negócio.

Além disso, implementar um software leva tempo. Em casos de escritórios que já utilizam um sistema, é preciso migrar os dados e se readaptar. Em escritórios que nunca trabalharam com um software jurídico, é necessário se criar uma cultura digital em torno da ferramenta.

Não adianta dedicar tanta energia em um projeto para depois de alguns meses se arrepender. Logo, a decisão deve ser muito bem fundamentada.

Para ajudar advogados nessa difícil empreitada selecionamos pontos de atenção ao escolher um software jurídico para o seu escritório de advocacia:

Neste conteúdo você vai encontrar:

Trace suas maiores dores
Pesquise e compare
Consulte a reputação do software
Escolha em conjunto
Teste por uma semana

Trace suas maiores dores

De que forma um software jurídico vai agregar valor ao seu negócio? Como ele vai poder auxiliar seu escritório no dia a dia? Para responder a essas perguntas, é necessário entender quais as dificuldades que levarão seu negócio a necessitar de um auxílio ferramental. Organize suas dores de acordo com a urgência em um documento. Por exemplo:

• Tempo: o que meu escritório mais precisa é ganhar tempo, automatizando seus processos internos, captura de andamentos processuais e intimações em tribunais.
• Prazos: meu escritório também precisa evitar a perda de prazos. A perda de prazos é diretamente afetada pela falta de tempo.
• Movimentações: monitorar atualizações de meus processos em tribunais e ser notificado sempre.
• Honorários: preciso ter meu financeiro em dia. Logo, preciso de um software que me permita controlar todas as movimentações financeiras e gerar relatórios completos. Também preciso saber quais clientes estão devendo e por quanto tempo.
• Produtividade: seria bom também entender quais os profissionais mais produtivos do escritórios, pois isso me ajudaria a precificar mais assertivamente a hora de cada profissional.

Elencar suas maiores dificuldades facilita um entendimento das principais fragilidades do escritórios, e a partir disso é possível criar um checklist e cruzar com as funcionalidades de cada software.

Pesquise e compare

Se um software jurídico vai alterar a dinâmica de trabalho do seu escritório, evite contratar impulsivamente. Pesquise as opções no mercado e as compare. Você certamente não quer cancelar sua assinatura após três meses e começar tudo de novo, não é mesmo?

Essa tabela comparativa vai ajudar você nessa tarefa. Nela, você também vai encontrar alguns critérios que podem ser úteis na escolha.

Consulte a reputação do software

O que os advogados que utilizam o software pensam dele? Consulte algum colega que já utiliza algum dos softwares e peça ajuda. Entender os pontos fortes de um software é muito importante. Entender seus pontos fracos, mais ainda!

A pesquisa solitária está sempre sujeita a equívocos. Pedir ajuda a advogados que já têm experiência com a solução vai ajudar a dar um passo certeiro.

Escolha em conjunto

Se todos serão impactados pela implementação do software, é justo que todos tenham espaço para fazer sugestões em relação à escolha. É preciso que todos estejam olhando na mesma direção.

Todo quadro de advogados deve compreender as principais necessidades do escritório e os motivos que o levam a procurar por um software jurídico.

O propósito de se trabalhar em equipe no processo de seleção de um sistema para o escritório é muito claro. Quando todos estão engajados na seleção, as chances de não adaptação ao software e à nova dinâmica de trabalho são reduzidas.

Teste por uma semana

Antes de assinar, faça um teste. Permita que os demais advogados também utilizem o software e façam suas considerações em relação às funcionalidades. Após alguns dias, analise se a experiência foi proveitosa e se a equipe toda se adaptou.

Teste também o suporte do software. Se certifique de que, sempre que precisar de ajuda, terá alguém disposto a lhe ajudar a aproveitar o sistema da melhor forma possível, reduzindo as chances de subutilização do software em seu escritório.

O ProJuris Escritórios permite um teste de sete dias. Além disso, permite o pré-cadastro de processos gratuito e ilimitado, facilitando sua implementação e poupando seu tempo. Teste agora!

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