Indicadores de contratos: dicas de gestão

O departamento jurídico de uma empresa pode ser estratégico! Para além de pessoas especializadas em direito empresarial que criam contratos, revisam e lidam com burocracias, os gestores jurídicos tem o papel de otimizar a operação e melhorar as entregas da área.

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Para isso, a análise de dados é fundamental. Um gestor de contratos ao estabelecer indicadores e acompanhá-los na sua rotina poderá visualizar os gargalos da operação, ter controle de prazos e fornecedores de forma macro, e ainda tomar decisões embasadas.

Neste artigo tratamos sobre os principais indicadores para a gestão de contratos, exemplos de como usá-los e por fim, o que é e como funciona o Legal Intelligence.

O que são indicadores?

Indicadores são métricas mensuráveis que fornecem informação sobre um processo, sistema ou atividade. Por exemplo, para saber o sucesso de um projeto e se realmente trouxe o resultado esperado, deve-se checar seus indicadores.

Planilha para controle de contratos gratuita em Excel

Os indicadores são usados para fornecer informações objetivas e mensuráveis, que facilitam a análise, o acompanhamento e a tomada de decisões nos negócios. Ajudam a medir o desempenho, o progresso ou o estado de algo, permitindo uma compreensão mais clara e precisa da situação em questão.

Nos negócios, é comum o uso de indicadores financeiros, de marketing e vendas, atendimento ao cliente entre outros. Por exemplo: NPS que mede a satisfação do cliente; EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization): uma medida do desempenho operacional, excluindo juros, impostos, depreciação e amortização; e o ROI de Marketing: O retorno sobre o investimento em atividades de marketing.

Além destas áreas, gestores e gestoras de contratos se beneficiam com a adoção de indicadores contratuais.

Quais os principais indicadores na gestão de contratos?

Quando falamos em gestão de contratos trata-se da lida de todo o ciclo de vida dos contratos, da requisição feita por terceiro, criação e assinatura da minuta até a guarda e gerenciamento do documento e, ainda, a análise de dados. Sendo assim, vamos considerar diferentes indicadores de performance (KPIs) que atendem a cada fase citada.

KPIs de eficiência na gestão de contratos

Os indicadores de eficiência medem o tempo médio gasto nas atividades e calculam se há retrabalho e quanto das atividades precisam ser refeitas. Permite, então, entender quais processos devem ser melhorados e otimizados.

Exemplos de indicadores de eficiência:

Tempo médio de elaboração de contratos;
Tempo médio de aprovação de contratos;
Taxa de aprovação de contratos;
Taxa de erros e rejeições de contratos.

KPIs de eficácia na gestão de contratos

Quando falamos de eficácia, são resultados medidos no gerenciamento do documento. Não dizem respeito exclusivamente a concepção da minuta contratual mas sim da execução do acordado em contrato, que deve ser fiscalizada pelo gestor.

Exemplos de indicadores de eficácia:

Cumprimento de prazos;
Qualidade dos serviços ou produtos fornecidos- Previsto versus realizado;
Satisfação do cliente- NPS;
Custos de execução.

KPIs de risco na gestão de contratos

Os indicadores de risco irão medir resultados que estão fora do esperado e podem trazer prejuízos à empresa. Estes devem ser analisados para posterior criação de um plano de melhorias a ser implementado na área de contratos.

Exemplos de indicadores de risco:

Taxa de contratos rescindidos antes da data final;
Quantidade de contratos expirados sem datas de renovação;
Número de aprovações atrasadas;
Número assinaturas atrasadas;
Número de minutas com precificação incorreta.

Como os gestores de contratos podem usar indicadores?

O uso comum dos indicadores é na intenção de medir o alcance de uma meta da empresa, tomar decisões embasadas em dados e prever crises e/ou riscos envolvendo o fator analisado. Portanto, serão usados para entender como está a gestão de contratos, funcionam como termômetro da operação.

Abaixo, listamos os três principais usos

1. Para aprimorar a criação de novas minutas

Ao coletar o tempo médio de criação de uma minuta, caso este esteja muito alto, o gestor de contratos poderá entender onde está o gargalo. Isto é, qual a fase mais demorada e como torná-la mais ágil.

Outra forma de aprimorar a fase de criação das minutas é mapeando os erros cometidos, a frequência, os tipos de erro, por qual usuário e em que fase foi identificado. Por exemplo, compreender qual tipo de erro é cometido com mais frequência é um dado importante para quem elabora os novos contratos e para os revisores, pois assim ficarão atentos para não cometê-lo novamente.

Quando a empresa adota uma plataforma de gestão de contratos, é possível rastrear qual usuário criou cada documento e caso os erros venham de uma única pessoa, o gestor consegue ter exemplos e elaborar um feedback qualificado.

Por fim, entender em que fase o erro foi identificado é o indicador mais relevante, uma vez que erros materiais em contrato após a assinatura da minuta significam prejuízo, muitas vezes financeiros, à companhia. Se o erro é corrigido na revisão conota retrabalho, portanto menor eficiência da operação.

Todas as mudanças para aprimorar a criação de novos contratos, se baseadas em dados e informações construídas a partir de indicadores tendem a dar mais resultado.

2. Controle de fornecedores na gestão de contratos

Após a empresa firmar um novo contrato com um fornecedor, é papel do gestor de contratos controlar prazos, pagamentos e entregas, garantindo que todo o acordado seja efetivamente cumprido.

Para este controle, as ferramentas de inteligência legal possibilitam acompanhamento e tomadas de decisão inteligentes no vencimento do contrato, seja para encaminhar o distrato ou então uma renovação.

Por exemplo, caso a quantidade de contratos com atraso estiver alta, o gestor pode identificar quais fornecedores não estão cumprindo os prazos e tomar as medidas necessárias.

3. Uso de indicadores para avaliar custos da operação de contratos

A operação de contratos de uma empresa cuida de todo o ciclo de vida do documento, da criação, assinatura, guarda, gestão e distrato. Portanto, cada fase do contrato terá um custo diferente para o negócio.

Dentro de um sistema online próprio para a gestão contratual, o acompanhamento de gastos a partir de indicadores fica mais simples, já que toda ação é rastreada.

Entenda: a criação de um contrato demanda mão de obra especializada, a depender de quantos contratos este colaborador produz por semana o custo será maior ou menor para a empresa.

Além disso, visando a criação padronizada e mais rápida muitas empresas usam modelos de contrato, para armazená-los e integrá-los ao sistema existe o investimento na biblioteca jurídica que também deve ser calculado. Neste caso, o principal dado a ser coletado é o custo-benefício, que guiará decisões futuras sobre alterar ou não o modus operandi.

Já para assinatura, a forma mais segura e econômica disponível no mercado é a assinatura digital e/ou eletrônica- esta exige certificação digital A1 e A3. A escolha do meio de assinatura, também, deverá levar em consideração seu custo-benefício. Se a empresa, a título de exemplo, trabalha com documentos físicos deve levar em conta: custos de impressão, transporte dos documentos para assinatura, e registro de firma em cartório, quando necessário.

Os meios eletrônicos de assinatura dispensam as idas ao cartório e transporte, já que todas as partes podem assinar pelo computador ou celular de onde estiverem. O único investimento será o próprio sistema de assinaturas e a emissão de certificados digitais. Na maioria dos casos é a solução mais econômica.

A mesma ideia de avaliar custos e benefícios vale para a guarda e gestão, podendo ser em meio eletrônico ou físico além do distrato que, em alguns casos, demanda um advogado especialista em direito empresarial.

O que é Legal Intelligence?

Legal Intelligence (LI) em tradução livre é “Inteligência Jurídica” isto é, o olhar estratégico baseado em dados ao tomar decisões. Os indicadores-chave (KPIs) são a principal fonte de informação ao falarmos de LI. A inteligência jurídica coloca os departamentos jurídicos em um patamar estratégico para além de atender demandas passivamente.

As análises de dados dentro da LI devem considerar as metas da área, uma vez que as métricas visam ter informação qualificada para melhor a performance do setor. Esta pode ser feita por meio BI, Dashboard, planilhas ou então nas ferramentas específicas de Legal Intelligence integradas aos Softwares jurídicos para gestão de contratos.

O Projuris, software pensado e feito para os departamentos jurídicos das empresas, conta com um módulo exclusivo para visualização de dados. O Legal Intelligence Projuris é uma dashboard personalizável, onde é possível criar gráficos e outras visualizações de dados de toda informação coletada pelo sistema. Está disponível para controle de contratos, requisições e processos.

Indicadores de contratos no Projuris

Dentro do Projuris Contratos é uma opção do cliente contratar o módulo de Legal Intelligence integrado na gestão contratual. Nele, o gestor de contratos poderá visualizar seus principais indicadores, cruzar dados e ter as ferramentas necessárias para tomadas de decisão mais estratégicas.

Além de facilitar a rotina operacional, uma vez que não é necessário monitorar documento a documento para obter informações tais quais: a quantidade de contratos ativos versus no vencimento.

Tela principal da Dashboard de Legal Intelligence de contratos

A tela inicial do LI traz um resumo das informações disponíveis, como:

Número total de contratos;
Número e percentual de todos os contratos ativos, vencidos e outros;
Valor total de todos os contratos, dos ativos, vencidos e outros;
Número e valor total dos contratos a vencer nos próximos 12 meses.

Tela Visão geral contratos no Legal Intelligence da Projuris

Já, na aba Visão geral contratos, o gestor pode filtrar por data e unidade organizacional, caso haja mais de uma, e visualizar a quantidade de contratos firmados por ano e mês além do status das minutas.

Painel de fornecedores Legal Intelligence no software de contratos da Projuris

Enquanto, no painel Fornecedores, tem a visualização dos principais fornecedores do negócio, o valor acordado de cada contrato e a quantidade de contratos firmado. O primeiro gráfico permite ao gestor visualizar de quem a empresa mais compra e entender se a entrega justifica este ser o principal provisor da companhia.

Além de poder controlar os tipos de contrato e quantidade de cada um, seus status e quais as empresas terceiras envolvidas.

Por fim, um dos painéis que mais facilitam a rotina operacional de contratos, é o de visualização de prazos. Seja para encaminhar uma renovação ou então formalizar o distrato, acompanhar a vigência contratual é uma das principais atividades do setor. Com o LI, o gestor visualiza a quantidade de contratos a vencer por mês e o valor investido em cada.

Assim, pode inclusive auxiliar nas decisões orçamentárias dos demais setores da empresa. Pois consegue entender em qual mês os custos com terceirizados será menor, a título de exemplo.

Conclusão

O mercado demanda cada vez mais que toda atividade empresarial seja baseada em dados e pensada para gerar mais resultados e menos custo. A gestão de contratos não é diferente, a análise de indicadores possibilita a criação de rotinas estratégicas que entregam mais resultado e menos custo, inclusive de mão de obra.

A dashboard de Legal Intelligence da Projuris traz, em gráficos de fácil visualização, os principais indicadores de contratos. Com ela, o gestor contratual poderá acompanhar prazos, fornecedores, recebíveis e pagamentos em um único lugar. Além de filtrar os dados entre informações gerais ou por mês e/ou ano.

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