Todas as empresas e todos os setores de uma empresa utilizam indicadores – sejam eles KPIs ou não – para conseguir quantificar quais são os efeitos diretos do trabalho que está sendo realizado. E não é diferente nos setores jurídicos.
Entretanto, um erro comum em várias empresas e setores é acumular números e mais números sem ter um foco para eles, ou seja: organizar as quantificações do trabalho como indicadores, mas não saber utilizar esses dados como indicativos de resultados bons ou ruins.
Neste artigo, vamos abordar o que são os KPIS, ou indicadores de desempenho. Veremos também quais deles são importantes para a mensuração de resultados de um departamento jurídico, como apresentar resultados a partir deles e como um software jurídico pode facilitar a análise dos indicadores.
O Key Performance Indicator (KPI), ou Indicador-chave de Desempenho, em português, é uma forma de medir resultados de ações a partir de informações quantitativas geradas.\
O volume de litígios, o índice de rotatividade de profissionais da empresa, a receita mensal, a quantidade de acessos em um blog…
Todos esses números podem ser indicadores de desempenho, desde que observados com um objetivo específico.
Os indicadores de desempenho são importantes, pois definem quais são as prioridades da empresa ou do setor, fazendo com que as decisões sejam tomadas a partir de dados concretos e não às cegas.
Além disso, ter domínio sobre os indicadores de desempenho dentro de um departamento jurídico faz com que relatórios, decisões e apresentações de resultados para diretores sejam mais assertivos e focados em resultados.
Cada setor de uma empresa é responsável por desenvolvimentos estratégicos específicos, que se complementam.
Portanto, cada setor precisa desenvolver seus próprios indicadores para medir e quantificar a eficiência de seu trabalho.
Afinal, todo o setor que não consegue mensurar os resultados do próprio trabalho também não consegue estabelecer critérios sólidos para melhorar ou evoluir.
É importante saber quais são os resultados das ações realizadas para se saber o que pode melhorar e o que está dando certo.
Diferentes indicadores precisam ser criados e acompanhados em diferentes áreas trabalhadas dentro de um departamento jurídico.
Entre as categorias que mais necessitam de indicadores de desempenho, separamos as atividades relacionadas ao contencioso, ao consultivo e aos contratos.
Dentro da área de matérias que podem se tornar litígios, é importante que o departamento jurídico tenha indicadores de desempenho relacionados ao volume de processos, a evolução dos processos e provisões.
Ter indicadores de quantificam o volume de processos é importante para que os gestores do departamento jurídico tenham uma visão ampla do que está acontecendo dentro da organização, compreendendo o que gera a demanda.
Saber em que fase está cada um dos processos também é importante. Criar indicadores que apontem o volume de processos que estão em qual vara ou tribunal e em status ele se encontra é importante para determinar o workflow do departamento.
Já criar indicadores de desempenho relacionados às provisões do contencioso são de extrema importância para definir o papel estratégico de um departamento jurídico em uma organização.
Ter indicadores que apontam e criam previsões de quais perdas financeiras são prováveis ou não em litígios, o departamento jurídico pode preparar os diretores e demais gestores para o que está por vir e criar medidas para mitigar a entrada desses litígios.
Um dos papéis mais importantes de um departamento jurídico dentro de uma organização é o de fazer e receber requisições de outros setores a respeito da legalidade de certos atos.
Ter controle sobre as requisições que são feitas pelo e para o departamento é importante para se ter uma visão geral e globalizada de quais são as principais dúvidas nas áreas.
Saber quanto tempo essas requisições levam para serem analisadas e finalizadas também é um indicador importante do quanto o departamento jurídico está sendo eficiente em sanar as dúvidas jurídicas das outras áreas, sejam elas com o objetivo de contratar pessoas, firmar contratos ou prever problemas litigiosos.
Por último, saber qual é o índice de satisfação dos outros setores internos e externos da organização com o trabalho desenvolvido no departamento jurídico é importante para saber se o posicionamento estratégico do setor dentro da empresa está sendo satisfatório e quais são suas possíveis melhorias.
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Da mesma forma que os litígios e as requisições, é importante que o departamento jurídico tenha indicadores que quantifiquem e organizem o volume de contratos da organização.
Ter noção dos vencimentos e prazos dos contratos, quais estão ativos, encerrados e vencidos, quais são os valores médios e quais são as naturezas dos contratos é importante para que os gestores consigam quantificar o desempenho do departamento, além de conseguir organizar a divisão de atividades para evitar erros e problemas contratuais.
Os indicadores de desempenho também facilitam a visualização do que está sendo feito dentro do setor para os diretores da organização.
É importante ter todos os indicadores organizados e com propósitos claros para pode gerar relatórios que mostrem às partes interessadas o valor estratégico do departamento jurídico, analisando o que já é feito dentro do setor, quais medidas estão trazendo melhores resultados e quais medidas devem ser adotadas para melhorar resultados abaixo do esperado.
Para facilitar a apresentação dos seus indicadores de desempenho e relatórios, construímos um modelo de apresentação de indicadores e resultados do departamento jurídico, feito em Power Point, para ser utilizado gratuitamente.
Softwares jurídicos inteligentes e atualizados podem sintetizar as informações e dados de um departamento jurídico em indicadores e dados estruturados para uma análise completa do desempenho do setor.
O Projuris Empresas, por exemplo, possui o Módulo Legal Intelligence, que tem como objetivo acompanhar os andamentos de litígios, requisições, contratos e demais atividades de um departamento jurídico em tempo real, gerando KPIs relevantes para a tomada de decisão no processo.
Em poucas palavras, o Legal Intelligence transforma as informações em indicadores de fácil leitura e interpretação.
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