4 KPIs para a gestão de requisições do departamento jurídico

O departamento jurídico não é um fim em si mesmo.

Como toda parte do organismo empresarial, e talvez com um destaque adicional, o jurídico precisa se comunicar e se relacionar com outras áreas da organização, a fim de conduzir seu trabalho e de munir outras equipes para que possam concluir também os seus.

Existem muitos exemplos de como isto acontece, mas vamos focar na materialização clara deste caso: as requisições feitas pelo jurídico às outras áreas e vice-versa que querem dar encaminhamento a uma ação que depende de análise de licitude.

É por meio delas que o jurídico terá o escopo ideal para, por exemplo, responder um processo trabalhista ou deferir a contratação de um equipamento para a área de TI da empresa. Afinal, a conformidade dos ativos da empresa passam impreterivelmente pelo jurídico.

Mas, e quando o jurídico precisa lidar com um volume grande de requisições? Isto pode acontecer em empresas grandes e/ou dinâmicas, que estão sempre adquirindo equipamentos, alterando o quadro societário e firmando parcerias com terceiros.

Para responder com agilidade à empresa como um todo, é preciso ter na “ponta da língua” o escopo desejado para cada tipo de atividade e, mais que isso, medir se este escopo é eficaz e se o processo de documentação está andando e não “empacando” no jurídico.

Claro, há também a opção de ‘fazer conforme a demanda’. Mas como sempre defendemos aqui no blog da Projuris, o departamento jurídico precisa ser cada vez mais estratégico. E responder apenas quando há uma necessidade, sem fazer uma análise preditiva das possibilidades e se preparar para elas, faz com que sua equipe corra alguns riscos:

• demora em responder as demandas das outras áreas;
• ser pego de surpresa toda vez que uma demanda incomum chegar;
• documentação sujeita a mudanças toda vez que um profissional diferente criá-la;
• não ter a visão de demandas por sazonalidade;
• gerar possíveis atritos entre o jurídico com as outras equipes.

Para departamentos jurídicos que se preparam, estes riscos estão bem longe de acontecer. Com apenas dois módulos de um software jurídico, por exemplo, você pode controlar todo este fluxo.

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No Projuris Empresas, o módulo Requisições disponibiliza para sua equipe todo o workflow da documentação, além de sua estrutura (exigíveis, formulários, envolvidos).

Unido à Biblioteca Jurídica do sistema, onde são arquivados todos os modelos padrões de documentos (contratos, minutas, aditivos, procurações etc), qualquer profissional do departamento jurídico têm o conteúdo das demandas e seu processo disponíveis.

Com tudo dentro de um sistema, e com a visão holística que o ProJuris oferece em todos os seus módulos, é fácil você passar a medir resultados e criar KPIs que comprovem o valor de todas as atividades do jurídico corporativo. Sugerimos três, conforme o título da matéria:

• Quais as áreas que mais requisitam o jurídico: este ponto podemos resumir em duas perguntas. Primeiro, qual a área da organização que requere o maior volume de trabalho do departamento jurídico? E depois, você tem dados suficientes para comprovar esta informação ao diretor da empresa? Pois então, com um sistema que controle essas informações você pode ter esse indicador com facilidade, e traçar estratégias a partir disso, reanalisar processos e encontrar uma forma de aumentar a produtividade.
• Quantos % da demanda jurídica de todos os setores estão no ProJuris: ou seja, de todos os tipos de modelo de documentos para todos os tipos de pedidos suas variações, quantos por cento estão cadastrados no seu software jurídico? Em outras palavras: quanto por cento das demandas jurídicas estão sob controle do jurídico da sua empresa?
• Produtividade de cada membro da equipe: seria difícil controlar este indicador “na mão”, mas com um software jurídico é possível. Com o controle de todas as requisições, é possível ver com facilidade quais são os profissionais responsáveis por cada uma delas e ter uma noção clara da produtividade e das tarefas executadas no fim do mês.
• Qual o tempo de demora da resposta de um pedido: isto vai variar do tipo de documento e do tipo de pedido, e, claro, envolve outras questões como assinatura, análise da diretoria etc., mas sem dúvida um dos principais fatores do atraso do andamento de um contrato, por exemplo, é a demora de sua consulta pelo jurídico. Com uma requisições completa dos dados necessários, fica muito mais fácil agilizar sua criação.

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