Legal Intelligence: conheça os principais indicadores disponíveis

Em 2022, o Censo Jurídico mostrou que 49% dos departamentos jurídicos pesquisados já usavam alguma ferramenta para análise de dados. Afinal, cada vez que você cadastra uma requisição no seu Projuris Empresas – ou em qualquer outro sistema – está gerando dados.

Para aproveitar os dados gerados, e dar mais inteligência aos departamentos, desenvolvemos uma solução de Business Intelligence focada nas demandas do jurídico: o Legal Intelligence.

Neste artigo, você vai conhecer como o Legal Intelligence funciona, e ainda verá exemplos de alguns dos indicadores mais usados nessa plataforma. Vamos lá?

O que é o Legal Intelligence?

O Legal Intelligence é a ferramenta de Business Intelligence (BI) do Projuris Empresas. Ela vem para complementar a oferta da Projuris, permitindo que não apenas a operação dos departamentos jurídicos seja facilitada, mas também as atividades gerenciais.

Assim, o Legal Intelligence utiliza os dados armazenados no Projuris para gerar painéis de indicadores, muitos deles em tempo real. Toda vez que um usuário do sistema atende uma requisição ou preenche uma informação no Módulo Processos, estará alimentando também os painéis inteligentes do nosso B.I.

No mercado desde 2019, nossa solução de B.I. segue os mesmos pressupostos do Projuris Empresas: entendemos que o jurídico é fundamental para a operação das empresas, e precisa ser estratégico. Por isso, as áreas consultiva e contenciosa são abarcadas pelos indicadores disponíveis no Legal Intelligence.

– Novidade: PowerBI é a nova tecnologia do Legal Intelligence

Para acompanhar a evolução técnica das soluções disponibilizadas pela Projuris, no segundo semestre de 2022 o Legal Intelligence foi migrado para uma nova tecnologia: o sistema PowerBI, da Microsoft.

É possível que você já tenha ouvido falar em PowerBI. Afinal, há pelo menos 15 anos essa ferramenta é considerada a líder em Business Intelligence no mundo, segundo o Gartner Group.

Para além da expertise de mercado – que só uma solução como o PowerBI poderia oferecer – outros fatores foram determinantes na migração. Dentre eles:

• Maior dinamismo e interatividade nos painéis;
• Possibilidade de melhorar a experiência do usuário;
• Oportunidade para oferecer preços ainda mais competitivos aos nossos clientes.

Agora que você já conhece a novidade, é hora de entender quais indicadores seu departamento jurídico pode acessar, a partir do Legal Intelligence. Vamos lá?

Quais indicadores estão disponíveis no Legal Intelligence

Os indicadores disponíveis no Legal Intelligence foram construídos a partir da identificação das necessidades mais comuns de nossos clientes. Contudo, esse não foi o único critério. Ao construir um novo indicador, buscamos:

• Aproveitar da melhor maneira possível os dados que já são gerados, no dia a dia do seu jurídico, a partir do uso da plataforma da Projuris;
• Entregar indicadores verdadeiramente importantes não apenas para que você acompanhe a sua operação, mas também para que tenha subsídios para tomar melhores decisões, ajustar estratégias e aprimorar seus resultados.

Assim, os indicadores do Legal Intelligence estão divididos em 04 grandes áreas. São elas:

• Processos;
• Contratos;
• Requisições;
• Notificações de Intermediação Preliminar (NIPs).

Cada área acima conta com uma série de painéis disponíveis. É por meio desses painéis que você poderá visualizar os números, analisar e decidir. Vamos conhecer os indicadores mais usados nesses painéis?

1. Indicadores de Processos

No Legal Intelligence há mais de uma dezena de painéis para que você possa acompanhar todos os dados do seu contencioso. As informações desses painéis vão muito além do que qualquer planilha de gestão de processos poderia fornecer.

Vamos ver alguns exemplos de como você pode tirar proveito dos painéis de Processos?

– Visualizar as características dos processos distribuídos

Permite acessar dados como:

• A distribuição temporal e geográfica dos processos ativos;
• Os tipos de ação (indenizatória, civil pública, de cobrança, etc) e os objetos (dano moral, horas extras, adjudicação, etc) mais comuns;
• As causas raiz mais recorrentes (defeito de produto, irregularidade trabalhista, atraso no pagamento, etc), para que você possa atuar na origem do problema;

– Acompanhar estimativas de provisionamento, custas, honorários, e mais

Para além das características dos processos ativos, no Legal Intelligence você ainda poderá acompanhar uma série de dados relacionados aos custos de cada tipo de processo para os cofres da empresa. Alguns exemplos de análises disponíveis na nossa solução de Business Intelligence são:

• Comparar, ao longo do tempo, as estimativas de provisionamento, a partir de valores possíveis, prováveis e remotos;
• Ver quais tipos de processos tem potencial para gerar as maiores perdas;
• Acompanhar a evolução dos valores médios (ticket médio) das condenações registradas;
• Ver as decisões (favoráveis ou desfavoráveis) e o valor de cada condenação, por tribunal de justiça (ideal para empresas que abrangem mais de um estado);
• Verificar qual tipo de custas (hospedagem, correspondente jurídico, etc) gera maior gasto para a empresa;
• Acompanhar o gráfico de valores utilizados para o pagamento de honorários advocatícios;
• Visualizar e comparar quanto foi quitado em cada mês, em virtude de ações judiciais;

– Controlar os valores dados em garantia

Você sabe qual o valor retido em depósitos judiciais na sua empresa, atualmente? Ou, o valor comprometido em bens penhorados?

O Legal Intelligence tem um painél específico para que o seu departamento jurídico encontre essas e outras respostas relacionadas às garantias judiciais. É possível acompanhar dados do mês atual, mas também verificar a série histórica de garantias.

– Mensurar o desempenho do jurídico em processos encerrados

Além de acompanhar o número total de processos em que sua empresa obteve decisão favorável, desfavorável, ou acordo, você também poderá acompanhar outros indicadores-chave para medir a eficiência do seu contencioso.

É o caso, por exemplo, do lead-time médio dos processos (tempo médio decorrido entre o início do processo e seu encerramento), ou do valor provisionado, em comparação aos valores efetivamente quitados.

2. Indicadores de Contratos

Os painéis do Legal Intelligence permitem aos gestores jurídicos uma visão completa dos contratos vigentes, mas também das relações contratuais já encerradas. De modo geral, eles trazem três pontos de vista a cerca dos contratos:

• Da quantidade;
• Dos fornecedores;
• Dos prazos.

Vejamos, a seguir, alguns aspectos que podem ser monitorados por meio desses painéis em nosso B.I.

– Acompanhar o volume de contratos por status e período de tempo

No Legal Intelligence é possível visualizar, por exemplo:

• O número total de contratos vigentes, encerrados, vencidos ou cancelados;
• A variação desse volume de contratos, ao longo do tempo;
• Os contratos vigentes, por data em que foram assinados;

Esse tipo de indicador fornece ao gestor um overview do setor de Contratos, além de permitir outras análises.

– Identificar e mensurar quais são os principais parceiros e fornecedores, por volume e tipo de contrato

O Legal Intelligence traz painéis específicos para que você responda a perguntas, como:

• Quais tipos de contrato são mais comuns na empresa? Qual a quantidade total de contratos, por tipo?
• Quais os fornecedores (pessoas jurídicas) com maior número de contratos vigentes?
• Com quais organizações a empresa mantém maior relação contratual?

Esse tipo de visualização ajuda o gestor jurídico a focar os esforços do time nos parceiros e fornecedores que são estratégicos para a operação, entre outros benefícios.

– Identificar as datas e períodos do ano em que há mais contratos por vencer

A renovação de contratos é uma atividade central no dia a dia do jurídico, e tem grande impacto sobre a operação da empresa. Por isso, é importante que esse setor esteja preparado para administrar as demandas de renovação, quando elas chegarem.

Para dar mais previsibilidade, o Legal Intelligence traz um dashboard jurídico exclusivo para acompanhamento dos dias e meses mais críticos quando o assunto é vencimento de contratos.

Assim, você pode direcionar os esforços da sua equipe, elaborar cronogramas e se antecipar as demandas, evitando atrasos nas renovações.

2. Indicadores de Requisições

Como você provavelmente já sabe, o módulo Requisições do seu Projuris é o local onde são registradas todas as atividades demandadas ao jurídico. Todo pedido de novo contrato, procuração, ato consultivo, entre outros, passará necessariamente por esse módulo.

Assim, os indicadores de Requisições dão aos gestores jurídicos uma visão bastante precisa sobre todo o trabalho operacional que tem sido realizado pela equipe. Trabalho esse que, sem Business Intelligence, poderia passar despercebido à alta gestão.

Logo, no Legal Intelligence, os indicadores relacionados à requisições são divididos em três grandes grupos:

• Requisições novas;
• Requisições ativas;
• Requisições encerradas.

Agora, vamos conhecer alguns exemplos de visualizações que já estão disponíveis no Legal Intelligence?

– Monitorar e comparar o volume de requisições novas, por tipo de requisição

Com o Legal Intelligence, você pode responder rapidamente à questões como:

• Quantas requisições novas chegaram no último mês?
• Qual o saldo de requisições ativas do mês atual, em relação ao mês passado?
• Quais tipos de requisições novas (coleta de subsídios, assinatura de contratos, elaboração de procurações, etc) foram mais recorrentes em um período pré determinado? Qual o volume real de cada um desses tipos de requisições?

– Acompanhar a distribuição e prazos das requisições ativas

As requisições em geral cumprem um fluxo, até serem finalizadas. Nesse cenário, o Legal Intelligence traz painéis específicos para que você possa avaliar rapidamente o volume de requisições que estão dentro do prazo ou atrasadas, e quais pessoas da equipe estão mais sobrecarregadas, por exemplo.

Em um único painel você consegue ver, por exemplo, quantas requisições ativas cada assessor ou analista do seu time está tratando e, em poucos cliques, pode ver mais detalhes sobre essas demandas, sem sair do Legal Intelligence.

– Fazer análises a partir das requisições já encerradas

Dados históricos da sua operação são fundamentais para identificar gaps e oportunidades de melhoria. Com os painéis de requisições encerradas do Legal Intelligence, você pode, por exemplo:

• Comparar o tempo previsto para conclusão da requisição, em relação ao tempo efetivamente realizado – inclusive visualizando cada fase de atendimento da demanda;
• Acompanhar o tempo médio de resposta e atendimento (SLA) do seu departamento, de forma automática e atualizada;
• Visualizar quais tipos de requisições foram mais frequentes, no seu quadro de atividades;
• Verificar quais são os maiores demandantes do departamento jurídico (filiais específicas, matriz, etc).

– Descobrir quais fases de atendimento são mais morosas, e quais atendentes são mais demorados

O Legal Intelligence conta com um painel específico para que você possa visualizar a média de dias que cada pessoa envolvida demora para atender a uma determinada fase de uma requisição.

Você pode, por exemplo, ter a impressão de que muito tempo é perdido aguardando a assinatura de um determinado grupo de gestores, para a validação dos contratos. Com o Legal Intelligence, você saberá exatamente quantos dias, em média, cada gestor leva para atender demandas na fase de assinatura.

E, pronto! Você terá os insumos necessários para atur com precisão nos pontos que estão atrasando a operação do seu departamento jurídico.

4. Indicadores de Notificações de Intermediação Preliminar (NIPs)

A Notificação de Intermediação Preliminar (NIP) é um recurso administrativo utilizado pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) para fazer a mediação de conflitos entre operadoras e beneficiários de planos de saúde no Brasil.

O Projuris Empresas conta com um módulo dedicado á captura e gestão de NIPs, em empresas do setor de Saúde. Assim, o Legal Intelligence ajuda as operadoras de planos de saúde a acompanharem alguns números, como veremos a seguir

– Acompanhar a distribuição de NIPs, a partir de locais e datas

Com o Legal Intelligence você pode responder perguntas como:

• Quais estados e regiões registram maior número de NIPs?
• Qual o número de NIPs em cada estado?
• Quais meses são mais críticos no recebimento de NIPs? E, em quais meses o volume é menor?

– Visualizar as características das NIPs

O Legal Intelligence conta com um painel específico para que você acesse informações estratégicas na identificação das NIPs, como por exemplo:

• Quais tipos de planos mais geram NIPs? Planos individuais, coletivos, empresariais, e assim por diante.
• Quais tipos de NIPs são mais recorrentes: NIPs assistenciais, ou não-assistenciais?
• Em tempo real, qual o status de atendimento das NIPs que chegaram ao departamento jurídico?

A partir desse tipo de informação, um gestor jurídico de uma operadora de saúde pode mapear, por exemplo, quais planos oferecidos pela empresa mais comumentemente geram notificações por parte da ANS. Pode, ainda, encontrar gargalos na sua operação, caso perceba que um volume muito grande de NIPs está pendente.

– Identificar causas raiz e datas críticas

Para além das visualizações acima, o Legal Intelligence ainda conta com pelo menos outros dois painéis, que permitem entender, em um olhar rápido:

• Quais são os principais motivos de NIP?
• Em quais períodos (via série histórica) houve o maior volume de recebimento de NIPs?
• Em quais períodos houve maior ou menor registro de RVE (reparação voluntária eficaz)?
• Qual a janela temporal entre o recebimento de uma NIP e a sua respectiva RVE?

Esses são apenas alguns exemplos, frente às dezenas de análises que podem ser realizadas com o auxílio dos painéis de BI.

Como contratar o Legal Intelligence

Além de fornecer dezenas de indicadores pré-configurados, o Legal Intelligence ainda permite que você interaja com os gráficos, e exporte os dados em diferentes formatos. Assim, os relatórios do seu jurídico vão ficar ainda mais simples.

Diante disso, você pode estar se perguntando, como contratar o Legal Intelligence? Se você já é cliente Projuris, basta entrar em contato com o seu gestor de contas. Ou, então, agendar uma demonstração do sistema.

Ao conversar com nossa equipe, você poderá ver o Legal Intelligence em funcionamento, tirar todas as suas dúvidas, e escolher qual plano melhor se adapta a sua necessidade: a oferta Standard ou a oferta Corporate.

Em ambos os planos, você terá acesso a funcionalidades como:

• Agendamento para envio dos indicadores por e-mail;​
• Exportação para formatos PDF, Excel​ e PPT;
• Indicadores-padrão já pré-configurados na plataforma.

Com a oferta Corporate, você terá algumas vantagens, como:

• Acesso a um aplicativo para visualização de seus KPIs a qualquer momento e lugar;
• Consultoria na elaboração de novos indicadores;
• Sugestão de novos indicadores com base no segmento de atuação da sua empresa;
• Hospedagem em nuvem;
• Entre outros

Para mais detalhes de cada plano, entre em contato com nossa equipe.

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