O crescimento de qualquer empresa depende de uma boa gestão de seus departamentos. Por isso, é necessário que, mesmo dentro dos departamentos, exista uma divisão de áreas. Um destes departamentos importantíssimos para as empresas é o departamento jurídico. Este, pode ser divido também em área de departamento propriamente dita, controladoria e Legal Operations.
Neste artigo, então, abordaremos um pouco mais sobre este último. O que é, como funciona e como estruturar a área dentro do departamento. Confira!
Em resumo, Legal Operations, ou Legal Ops é uma área de gestão jurídica que pode ser implementada em escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos. Apesar de ser um termo já bastante conhecido no exterior, no Brasil a área começou a ser implementada a pouco tempo.
Mas o que é essa área, afinal?
Basicamente, essa área é a responsável por toda a gestão das atividades de um departamento jurídico ou escritório de advocacia. No entanto, não atua diretamente com as atividades jurídicas.
Por conta desta definição, muitos confundem o Legal Ops com a Controladoria Jurídica. Mas eles não são a mesma coisa, veja a seguir quais as diferenças entre eles.
Como falado, então, apesar de suas definições serem similares, a controladoria jurídica e o Legal Operations são coisas diferentes. Isso porque, enquanto a controladoria jurídica se foca na gestão das atividades jurídicas, ou seja, controle de processos, trato de informações legais, organização de documentos, etc., o Legal ops foca-se mais na gestão administrativa.
Isto significa que, o Legal Ops é um micro departamento focado em compreender os fluxos e processos internos, se ausentando, então, das atividades que envolvem o jurídico.
Para resumir, a controladoria jurídica, como o nome diz, controla as atividades. Isto é, a controladoria jurídica cria controles, indicadores, minimiza erros, etc. Enfim, a controladoria jurídica é o que garante a qualidade das entregas jurídicas e inovações.
A controladoria jurídica é gerida por um controller jurídico, que geralmente é um profissional formado em áreas de administração ou em direito. Ele é responsável por garantir que tudo saia corretamente.
Mas, se o Controller tem essa responsabilidade para com o setor jurídico, o que faz o departamento de Legal Operations?
Sintetizando, então, a área de Legal Operations, trata-se da gestão administrativa de departamentos jurídicos e escritórios de advocacia. Sim, parece confuso. Mas não é.
Veja, enquanto os advogados da empresa estão trabalhando em seus casos, o controller jurídico está cuidando das entregas jurídicas e cumprimentos de prazos, certo?
Então, fica a pergunta, quem faz as atividades administrativas, como o marketing, o controle financeiro, o clima organizacional, cuida das tecnologias da empresa, etc?
Exatamente, o Legal Operations. O papel desse profissional é garantir que todas as atividades sejam feitas da maneira correta, e que, o setor jurídico, propriamente dito, possa trabalhar sem se preocupar com outras demandas.
O Chief Operations Legal Officer (CLOO), é, nada mais, nada menos, que o coordenador da área de Legal Operations. Este profissional atua com objetivo de que, as atividades administrativas estejam bem realizadas pela sua equipe, a fim de que, os profissionais do jurídico não se preocupem com este setor.
Além disso, o avanço da tecnologia pede que as atividades sejam feitas com mais agilidade e produtividade. Assim, o papel do CLOO é também, garantir essa produtividade. Ademais, esse profissional também é responsável por implementar novas ferramentas tecnológicas de gestão de processos, e até de sistemas que sanem demandas jurídicas, por exemplo, um sistema de peticionamento eletrônico.
Para atuar no ramo, não é necessário ter formação em Direito, mas é importante ter uma base jurídica para atuar como CLOO.
Além de contribuir com a otimização do trabalho e aumento da produtividade, implementar um departamento de Legal Operations é também modernizar seus processos, já que é este profissional que trará as inovações para dentro da empresa.
Ademais, a experiência do cliente com a empresa que utiliza o Legal Ops também é melhor, já que com este departamento é possível ofertar ao cliente um trabalho mais rápido, entendível e estratégico.
Em primeiro lugar, é necessário capacitação, ou seja, capacitar a equipe que irá atuar no departamento ou contratar as pessoas já capacitadas. Essa contratação, vale lembrar, deve ser de uma equipe multidisciplinar, ou seja, pessoas de várias áreas do conhecimento, para que nenhuma seja deixada de lado.
Por exemplo, seria péssimo contratar um especialista em marketing, mas no financeiro deixar nas mãos de uma pessoa sem a capacitação necessária. A conta não fecharia.
A outra dica para estruturar esse departamento é: comece hoje. Não adianta deixar as coisas para depois, e isto é comprovado.
Por fim, e não menos importante, estruture o departamento tomando por base as 12 competências CLOC.
Corporate Legal Operations Consortium, o CLOC, é uma organização de diversos especialistas do mundo, que tem como foco a definição de negócios jurídicos.
É uma entidade criadas nos Estados Unidos da América, que visava a melhorias dos negócios jurídicos. Esta organização é o que respalda a criação dos departamentos de Legal Operations e guia os advogados na estruturação destes pelo mundo, tanto em departamentos jurídicos como em escritórios de advocacia.
É claro que, os direcionamentos dados pela CLOC, abrangem, em sua maioria, as leis norte-americanas. Mas, utilizá-las para implementação destes departamentos no Brasil pode ser a solução que muitas empresas procuram.
É com intuito de respaldar a criação dos departamentos de Legal Operations no mundo que a CLOC define 12 competências que podem melhorar a eficiência do departamento de Legal Ops. Vejamos quais são cada uma delas.
Em primeiro lugar, é fato, temos a gestão financeira. Uma das bases do trabalho do Legal Operations é manter uma gestão financeira sólida e previsível. É importante, nesse sentido, deixar claro para a empresa quais os valores que podem, por exemplo, ser gastos. Também é importante ajudar na definição e manutenção das metas financeiras e, ainda, fazer o planejamento dos anos seguintes.
Outra função do departamento de Legal Operations é manter a gestão de firmas e fornecedores sempre aquecida e organizada. É importante manter um bom relacionamento com esses parceiros, a fim de que se realize um trabalho conjunto.
Nesse caso, é importante também manter uma boa comunicação, afinal, sem isso, podem ocorrer atrasos em entregas ou outros problemas ocasionados por ruídos comunicacionais.
É responsabilidade do Legal Ops também buscar tecnologias que facilitem o trabalho de todos os colaboradores do escritório de advocacia ou departamento jurídico. Sejam softwares de gestão financeira, seja um software jurídico para atuação de advogados e controllers, etc.
É importante que cada colaborador saiba, com clareza, quais são suas demandas e prioridades. Dessa maneira, este departamento precisa garantir que não existem falhas de comunicação e que todos estão de acordo com suas demandas. Afinal, é necessário que os colaboradores estejam focados em suas atividades para evitar pausas para resolver problemas alheios que atrasam toda a operação.
Com a organização das atividades como descrita nas operações práticas, sobra tempo para implementação de projetos maiores que irão alavancar os resultados da companhia. Assim, é possível utilizar ferramentas que auxiliem na gestão desses projetos e, cada um sabendo o que fazer, a “linha de produção” se torna mais tranquila para todos. Por conseguinte, o dia a dia também fica mais leve.
É imprescindível manter uma governança de informações, afinal, qualquer perda de dados pode gerar prejuízos enormes. Por isso, os colaboradores devem saber perfeitamente quais informações podem circular onde. Também devem contar com sistemas de segurança de informações, como, por exemplo, a computação em nuvem, que garante que nenhum dado se perca.
Sabendo as metas financeiras e onde a empresa quer chegar, financeiramente ou não, fica mais fácil saber quais passos a empresa deve dar. O planejamento estratégico é essencial para que os colaboradores saibam quais suas funções e, principalmente, qual sua contribuição para a empresa.
O departamento de Legal Operations deve ter uma característica clara de seus modelos de entrega de serviço. Isso porque, os serviços que a empresa contratar não podem ser um empecilho para que a operação ocorra. Assim, razões pessoais ou baixo custo jamais devem ser um motivo para contratação de algum serviço.
Em qualquer empresa, manter uma boa gestão do conhecimento é essencial. Isso porque, quando um colaborador sai, já leva consigo todo o conhecimento adquirido. Em casos em que ele não repassa este conhecimento, o mesmo se perde.
Ademais, para que a organização se baseie em resultados, é necessário que os gestores saibam como potencializar cada colaborador. Afinal, somente desta maneira se é possível alcançar melhores resultados.
Em resumo, para um bom funcionamento do departamento, é necessário criar uma cultura de compartilhamento de conhecimento.
É primordial utilizar a tecnologia de “Business Intelligence” – também conhecida como Legal Intelligence ou Legal Analytics – para a análise de informações e como fonte de geração de dados. Isso porque, por meio da geração de gráficos e dashboards jurídicos, é possível identificar os resultados de maneira mais assertiva e tomar as providências necessárias sem medo de errar.
Por meio deles, é possível identificar, por exemplo, falhas em equipes e fazer um remanejamento, explorando as qualidades dos colaboradores, e em consequência, atingindo melhores resultados.
Este tópico diz respeito a qualidade de vida dos colaboradores. Para construção de uma equipe eficaz e motivada é necessária a otimização de algumas tarefas. Além disso, é necessário fazer um trabalho mais voltado ao ser humano, buscando desenvolver as características de cada colaborador, de modo a potencializar as entregas e aumentar a produtividade do time.
Este tópico visa o treinamento e desenvolvimento dos colaboradores, seja para melhorar as entregas, seja para maior integração da equipe. É importante aqui que o departamento de Legal Operations saiba identificar quais as skills deve desenvolver em cada colaborador.
Ademais, é importante pensar neste tópico antes da realização das contratações. Dessa forma, fica mais fácil identificar colaboradores que possuam o perfil que o departamento ou escritório desejam.
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