Mapeamento de processos na gestão de contratos 

Você já se perguntou como algumas empresas conseguem operar com tanta eficiência enquanto outras parecem sempre lutar contra a ineficiência? O segredo pode estar em ter um bom mapeamento de processos, feito para entender os gargalos e corrigi-los, melhorando a ineficiência.  

Mapear processos é importante em todas as áreas, contudo na gestão de contratos reflete diretamente no SLA da operação. 

Além disso, muitas empresas enfrentam dificuldades para otimizar suas operações ou melhorar a comunicação dentro da equipe, se beneficiam do mapeamento.  

Neste artigo, vamos abordar o mapeamento de processos de forma clara, mostrando como essa ferramenta pode otimizar sua gestão. Também trazer exemplos e aplicação prática no setor contratual. 

Ao longo deste guia, você aprenderá o que é o mapeamento de processos, quais são suas etapas e como implementá-lo? Ao final, terá em mãos um conjunto de ferramentas para identificar gargalos, melhorar fluxos de trabalho e, consequentemente, aumentar a produtividade da equipe. 

Siga a leitura! 

O que é Mapeamento de Processos? 

O mapeamento de processos é um conjunto de técnicas que permitem visualizar e entender as etapas que compõem uma atividade ou projeto dentro da organização. Com a aplicação das ferramentas, o gestor coloca processos que não estavam nítidos no papel e podem visualizar exatamente como a empresa funciona.  

Ele ajuda a identificar cada fase de um processo de gestão executado na companhia, quais os responsáveis, as interações necessárias e os recursos utilizados para isso.  

Pode ser feito tanto em processos mecânicos como a rotina de uma indústria e, com isso, entendemos quais as etapas de produção executada naquela fábrica. Também, nos processos de gestão, nosso foco de hoje, como por exemplo: todo o fluxo de aprovação de uma minuta de contrato.  

O mapa de processos ajuda a identificar ineficiências e a implementar melhorias, mas também é uma forma de documentar os processos e garantir a gestão do conhecimento entre a equipe e um ter melhor fluxo de informações a longo prazo.  

Nem tudo precisará ser melhorado, entretanto o gestor só terá essa clareza ao documentar, igualmente, o que está bom. Ou seja, o processo completo.  

Ao fazer um mapeamento de processo empresarial é possível que se depare com cruzamento de processos, por exemplo a gestão de contratos se relaciona com processos de gestão de pessoas dentro da área de recursos humanos quando tratar-se de contratos de trabalho. Dentro de uma mesma área ou de áreas diferentes, como o exemplo dado, existem processos diversos a serem mapeados que podem tornar o mapeamento não linear.  

Entender onde cada processo cruza com outro é interessante para gestores de projetos, principalmente, poderem acompanhar as entregas e responsabilidades do time. Nos cruzamentos costumam estar os principais gaps da gestão, onde ocorrem atrasos, perdas de documento, entre outros.   

Qual a importância de mapear processos na área de contratos? 

O mapeamento de processos na gestão de contratos não é apenas uma boa prática organizacional, mas uma necessidade estratégica para garantir controle, eficiência e conformidade jurídica. Sem um fluxo bem definido, a administração contratual fica sujeita a falhas operacionais, retrabalho e riscos legais. Os principais ganhos são:

Redução de riscos e garantia de conformidade 

A falta de visibilidade sobre as etapas contratuais pode levar a descumprimentos, atrasos e até litígios. Ao mapear os processos, os gestores jurídicos asseguram que todas as fases – desde a solicitação até a assinatura e renovação – estejam documentadas e em conformidade com normas internas e legislações aplicáveis. Isso também facilita auditorias e rastreamento de responsabilidades. 

Eficiência operacional e redução de retrabalho 

Sem processos estruturados, a revisão e aprovação de contratos podem se tornar gargalos, impactando prazos de negociação e execução.  

O mapeamento permite identificar pontos de ineficiência, eliminar redundâncias e entender quais tarefas repetitivas podem ser automatizar com um software de contrato, otimizando o tempo da equipe jurídica. 

Melhora na comunicação e transparência 

Gestores jurídicos lidam com diversas áreas da empresa, como comercial, financeiro e compliance nos cruzamentos de processos. Tê-los bem mapeados auxilia a entender responsabilidades e reduz ruídos e falhas de comunicação. Ainda, aumenta a previsibilidade das etapas existentes e seus prazos em um fechamento de contrato, garantindo maior alinhamento entre os setores. 

Entre o próprio time de contratos, o mapeamento beneficia o líder ao esclarecer qual o responsável por cada etapa e poder entender quando há falhas no processo de quem deve cobrar a solução.  

Facilidade na tomada de decisão e gestão estratégica 

Com um fluxo de trabalho claro, os gestores conseguem tomar decisões embasadas sobre prazos, riscos e alocação de recursos. Além disso, o mapeamento possibilita uma visão integrada da gestão de contratos, permitindo um planejamento estratégico mais assertivo. 

Mapear os processos na gestão de contratos é, portanto, um investimento que traz previsibilidade, reduz riscos e fortalece a governança corporativa. Gestores jurídicos que adotam essa abordagem ganham não apenas eficiência operacional, mas também segurança jurídica e estratégica. 

Quais as principais técnicas de mapeamento de processos? 

Diagrama BPMN 

O Business Process Model and Notation (BPMN) é uma notação gráfica padronizada que representa visualmente os processos de negócios, facilitando a compreensão e comunicação entre diferentes stakeholders. Utilizando símbolos específicos, como eventos, atividades, objetos de conexão, fluxo sequencial, fluxo de mensagens, associação e artefatos, o BPMN detalha o fluxo de trabalho de maneira clara e objetiva. 

Aplicação do BPMN na Gestão de Contratos 

Na gestão de contratos, o BPMN pode mapear todas as etapas envolvidas, desde a criação até a execução e encerramento do contrato. Ao visualizar cada fase do processo, é possível identificar gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria, garantindo maior eficiência e conformidade. 

Exemplo prático: processo de aprovação de contratos 

Considere um processo típico de aprovação de contratos em uma organização: 

1. Início do processo: O departamento solicitante identifica a necessidade de um novo contrato e envia a requisição. 

2. Revisão inicial: O departamento jurídico recebe a requisição e realiza uma análise preliminar dos termos propostos. 

3. Ajustes necessários: Caso sejam identificadas inconsistências ou riscos, o documento é devolvido ao solicitante para ajustes. 

4. Aprovação final: Após as revisões, o contrato é encaminhado para a alta administração ou partes responsáveis para aprovação final. 

5. Assinatura e arquivamento: Com a aprovação, o contrato é assinado pelas partes envolvidas e arquivado conforme as políticas internas. 

Ao modelar esse fluxo utilizando o BPMN, cada etapa é representada por símbolos específicos, permitindo uma visualização clara das responsabilidades e sequências de atividades. Isso não apenas melhora a eficiência do processo, mas também assegura que todos os envolvidos compreendam suas funções e os prazos estabelecidos. 

Implementar o BPMN na gestão de contratos é, portanto, uma prática recomendada para organizações que buscam otimizar seus processos e garantir maior transparência e controle em suas operações contratuais. 

Diagrama de Swimlane (Raias) 

O Diagrama de Swimlane, ou diagrama de raias, é uma ferramenta visual que mapeia processos, destacando as responsabilidades de cada departamento ou indivíduo envolvido. Cada “raia” representa uma unidade funcional específica, permitindo visualizar claramente como as tarefas se distribuem e interagem ao longo do fluxo de trabalho e como ele progride com a conclusão de cada ação.  

Aplicação do Diagrama de Swimlane na Gestão de Contratos 

Na gestão de contratos, essa abordagem é particularmente útil para delinear as etapas desde a criação até a execução e encerramento de um contrato, assegurando que todas as partes compreendam suas funções e responsabilidades. 

Exemplo prático: processo de gestão de contratos de trabalho 

Considere o processo de gestão de contratos de trabalho em uma organização, que pode ser representado da seguinte forma: 

1. Departamento de recursos humanos: 

1. Recebe a solicitação de contratação. 

2. Prepara o contrato de trabalho. 

3. Envia o contrato para o departamento jurídico para revisão. 

2. Departamento jurídico: 

1. Revisa os termos e condições do contrato. 

2. Sugere modificações, se necessário. 

3. Devolve o contrato revisado ao RH. 

3. Gestor do departamento solicitante: 

1. Avalia e aprova o contrato revisado. 

2. Coordena a assinatura do contrato pelo novo colaborador. 

4. Departamento de arquivo: 

1. Recebe o contrato assinado. 

2. Armazena o documento conforme as políticas internas. 

Ao representar esse fluxo em um diagrama de swimlane, cada departamento ocupa uma raia distinta, e as atividades são dispostas sequencialmente dentro das respectivas raias. Isso facilita a identificação de possíveis gargalos, redundâncias e pontos de melhoria no processo, promovendo uma gestão de contratos mais eficiente e transparente. 

Implementar o diagrama de swimlane na gestão de contratos permite às organizações visualizar claramente as interações entre diferentes departamentos, assegurando que cada etapa seja executada de maneira coordenada e eficaz. 

Mapa de cadeia de valor  

O Mapa de Cadeia de Valor é uma ferramenta estratégica que representa visualmente todas as atividades e processos de uma organização, desde a aquisição de insumos até a entrega do produto ou serviço final ao cliente. Seu objetivo é identificar como cada etapa agrega valor, permitindo a análise e melhoria contínua dos processos para ter uma melhor vantagem competitiva. 

Aplicação do mapa de cadeia de valor na gestão de contratos 

Na gestão de contratos, o Mapa de Cadeia de Valor ajuda a mapear as etapas do ciclo de vida de um contrato dentro da companhia. Ao visualizar cada fase, é possível identificar oportunidades de melhoria e em quais fases a área jurídica pode gerar mais valor aos clientes, internos ou externos.  

Por exemplo, um fechamento de contrato demorado pode desestimular um cliente da empresa a fechar o negócio, pois está ávido a colocar o projeto em prática. Essa oportunidade de melhoria aparece no mapa. 

Exemplo prático: processo de gestão de contratos de fornecimento 

Considere o processo de gestão de contratos de fornecimento em uma organização: 

1. Identificação da necessidade: o departamento requisitante detecta a necessidade de um produto ou serviço específico. 

2. Seleção de fornecedores: a equipe de compras pesquisa e seleciona potenciais fornecedores que atendam aos critérios estabelecidos. 

3. Negociação e elaboração do contrato: após negociações, o departamento jurídico elabora o contrato detalhando termos, condições e responsabilidades. 

4. Aprovação e assinatura: o contrato é revisado pelas partes envolvidas e, após aprovação, é formalmente assinado. 

5. Execução e monitoramento: o fornecedor inicia a prestação do serviço ou entrega do produto, enquanto a organização monitora o cumprimento dos termos contratuais. 

6. Avaliação de desempenho: Após a conclusão, avalia-se o desempenho do fornecedor e o cumprimento dos objetivos estabelecidos no contrato. 

Ao mapear esse fluxo em um mapa de cadeia de valor, cada etapa é representada visualmente, facilitando a compreensão das interações entre departamentos e a identificação de possíveis melhorias.  

Por exemplo, a análise pode revelar que a fase de aprovação e assinatura está demorando mais do que o esperado, indicando a necessidade de otimizar esse processo para evitar atrasos. 

Implementar o mapa de cadeia de valor na gestão de contratos permite às organizações obter uma visão holística dos processos, promovendo a eficiência operacional e assegurando que cada etapa contribua efetivamente para a entrega de valor ao cliente final. 

Como fazer o mapeamento de processos na gestão de contratos? 

1. Identifique as partes interessadas 

Reúna os profissionais envolvidos na gestão de contratos, como gestores jurídicos, advogados corporativos, áreas de compras, compliance e financeiro. Isso garante que o mapeamento seja completo e reflita todas as etapas críticas. 

2. Levante informações sobre os processos atuais 

Entenda como os contratos são gerenciados hoje. Faça entrevistas, colete documentos e analise os principais desafios enfrentados. Identifique gargalos, retrabalho e riscos. 

3. Defina os objetivos do mapeamento 

Determine o que precisa ser melhorado. Seu foco pode estar na padronização de fluxos, redução de prazos, automação de tarefas ou maior controle sobre a conformidade legal. 

4. Escolha a ferramenta de mapeamento 

Use metodologias como BPMN (Business Process Model and Notation), diagrama de Swimlane (Raias) ou mapa de cadeia de valor. Essas técnicas ajudam a visualizar cada etapa do processo e a responsabilidade de cada setor. 

5. Modele o fluxo de trabalho atual 

Crie um diagrama representando o fluxo de um contrato, desde a solicitação até o arquivamento ou renovação. Inclua todas as etapas, como análise jurídica, aprovação, assinatura e monitoramento de prazos. 

6. Identifique falhas e pontos de melhoria 

Analise o fluxo desenhado e procure ineficiências. Veja onde há atrasos, falta de integração entre setores ou riscos jurídicos. Liste melhorias que podem ser implementadas. 

7. Projete o processo otimizado 

Com base nos problemas identificados, redesenhe o fluxo de trabalho eliminando gargalos e simplificando etapas. Se possível, automatize atividades repetitivas e defina responsabilidades claras. 

8. Valide com as partes envolvidas 

Apresente o novo fluxo aos responsáveis e colete feedbacks. Ajuste conforme necessário para garantir que o processo faça sentido para todos os setores envolvidos. 

9. Documente e implemente o novo processo 

Registre o novo fluxo de trabalho em um documento acessível a todos os envolvidos. Treine as equipes e adote ferramentas que facilitem a execução, como softwares de gestão contratual. 

10. Revise e atualize regularmente 

Periodicamente, analise se o mapeamento continua adequado. Ajuste conforme mudanças organizacionais, novas leis ou melhorias tecnológicas. 

Esse processo garante uma gestão de contratos mais eficiente, segura e alinhada aos objetivos estratégicos da empresa. 

Integração do mapeamento de processos com softwares de gestão de contratos 

O mapeamento de processos com o uso dos softwares de gestão de contratos se complementa, criando um fluxo de trabalho eficiente, padronizado e automatizado. Uma vez que os sistemas ajudam a melhorar a visibilidade dos processos e reduzem erros causados por falhas humanas. A seguir elencamos quatro casos que essa integrações traz ganhos para o negócio.

1. Digitalização dos fluxos de trabalho 

Caso a sua empresa, ainda não use um sistema de contratos, fazer um mapeamento de processos ajuda a estruturar o fluxo contratual antes da implementação do software. Isso garante que todas as etapas, desde a solicitação até o arquivamento, estejam bem definidas para então, serem automatizadas. 

Exemplo: Após mapear o fluxo de aprovação de contratos, a empresa configura um sistema para automatizar o envio e a revisão de documentos, eliminando etapas manuais.  

Sistemas como o Projuris Contratos, conta com inteligência artificial para análise de contratos que é capaz de trazer os principais pontos de preocupação que o revisor deve se atentar na leitura do documento. Dando muito mais inteligência ao fluxo de trabalho. 

2. Automação de tarefas repetitivas 

Os softwares de gestão de contratos executam automaticamente tarefas identificadas como repetitivas no mapeamento, como: 

• Notificações automáticas para renovações e prazos críticos. 

• Geração de documentos padronizados com templates pré-configurados. 

• Encaminhamento automático para aprovação conforme regras definidas. 

No Projuris, configure notificações para vencimento de prazos que alertam antes do vencimento, no dia e quando o contrato já está vencido com a antecedência desejada.  Na biblioteca jurídica acesse modelos de documentos, edite-os e tenha a ajuda do assistente IA para escrita de cláusulas. Além do workflow automatizado que permite avanço de etapa a partir de gatilhos configurados no sistema.  

Tudo para facilitar e otimizar a sua gestão de contratos. 

3. Melhoria no monitoramento e controle 

O uso de um software de contratos permite rastrear todas as etapas do contrato em tempo real e transformar esses dados em relatórios. 

• Dashboards fornecem métricas de desempenho. 

• Histórico detalhado reduz riscos de não conformidade. 

• Auditorias se tornam mais rápidas e seguras. 

Exemplo: Se um contrato está parado em revisão por mais tempo que o previsto no fluxo mapeado, o sistema pode gerar um alerta para evitar atrasos. 

Para facilitar o acesso aos dados e ter relatórios sempre em mãos, o Projuris Contratos conta com um dashboard de dados nativo já com gráficos prontos para você. Por ele, poderá visualizar os contratos por status e vigência, entender quantas minutas estão vencidas, ativas, encerradas ou mesmo canceladas. 

Acompanhe todo tipo de contratação que a empresa fizer mensalmente, permitindo uma melhor gestão estratégica e financeira.  

4. Centralização de informações 

O software atua como repositório único para todos os contratos, permitindo acesso rápido e seguro. O mapeamento de processos assegura que os responsáveis saibam onde e como acessar cada documento. 

Conclusão 

O mapeamento de processos pode ser feito com ferramentas diferentes, sendo as três principais: diagrama BPM, Diagrama de Swimlane (Raias) e o mapa de cadeia de valor. Esses métodos trazem similaridade entre si, mas cada um deles foca em um aspecto diferente.  

Por exemplo, as raias colocam cada área da empresa em uma linha vertical, permitindo uma visualização clara de quais processos pertencem a qual área. O mapa de cadeia de valor, procura ao fazer o mapeamento, formas de melhorar a geração de valor a stakeholders internos e externos. Por fim, o diagrama BPM detalha o fluxo de trabalho e comunicação, diferente dos outros dois que não se aprofundam em aspectos específicos, este, ainda é dotado de símbolos característicos como eventos e objetos de conexão. 

A conclusão geral é que o principal ganho das empresas ao mapearem processos é entender os gargalos existentes e aprimorarem suas operações. Para isso, um software de gestão de contratos é um grande aliado.  

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