Metodologia ágil na advocacia: como usar na gestão

A metodologia ágil começou a ser utilizada em empresas de tecnologia que visavam transformar o padrão produtivo até então, tornando os processos mais rápidos e melhores. Hoje, diversos segmentos de mercado já são adeptos desse formato produtivo.

Basicamente, o método faz parte, assim, de um modelo de gerenciamento pelo qual se procura ter menos hierarquia e mais liberdade na empresa. Pode ser simples, então, imaginar esse sistema em empresas altamente inovadoras. Contudo, você consegue vê-lo aplicado na gestão de escritório de advocacia?  

Parece difícil, mas não é. Inclusive, diversos escritórios de advocacia já utilizam metodologias ágeis no dia a dia. Hoje, vou te mostrar, então, como aplicá-las na advocacia. Confira!

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O que é metodologia ágil?

A metodologia ágil é um conjunto de técnicas que oferece mais rapidez, qualidade e flexibilidade a entregas. Essas técnicas começaram a ser aplicadas em empresas de desenvolvimento de softwares.

Ela surge quando um grupo de desenvolvedores nota que as metodologias clássicas de desenvolvimento de softwares não estava funcionando bem, portanto, acabavam gerando muitos problemas nos softwares desenvolvidos e prolongando o tempo de desenvolvimento.

Assim, esses desenvolvedores criam o manifesto ágil, que dispõe de valores e princípios para o processo do desenvolvimento do software.

Elas trabalham com ciclos rápidos medidos em semanas ou meses. Ao final de cada ciclo, então, ocorre uma entrega de resultados. Quando se chega no último ciclo, tem-se, então, o resultado do projeto. Ou seja, após finalização do último ciclo, tem-se o que era esperado lá no planejamento do projeto, antes mesmo do primeiro ciclo.

Por exemplo, as constantes atualizações dos aplicativos são etapas de um projeto de desenvolvimento. Estes, sempre passam por atualizações mínimas. Mas ao final, tem-se um aplicativo muito mais completo.

Ou então, os softwares jurídicos que passam também por constantes atualizações, inclusive, utilizando a participação dos clientes, que é um dos valores da metodologia ágil.

O manifesto ágil

Os valores do manifesto ágil se relacionam muito com a satisfação do cliente. No total, o manifesto conta com 4 valores, que são: 

• Indivíduos e interações ao invés de processos e ferramentas
• Software operante ao invés de documentações completas
• Colaboração do cliente ao invés de negociações contratuais
• Responder às mudanças ao invés de seguir um planejamento

Já os princípios do manifesto são:

• Nossa prioridade mais alta é satisfazer o cliente através de entregas contínuas e antecipadas de software válido.
• Mudanças nos requisitos são bem-vindas, mesmo as que chegam tarde no desenvolvimento. Processos ágeis asseguram a mudança como uma vantagem competitiva do cliente.
• Entregar software produtivo frequentemente, de algumas semanas a alguns meses, de preferência os tempos mais curtos.
• Pessoal de negócio e desenvolvedores trabalham juntos diariamente durante o projeto.
• Criar projetos em torno de indivíduos motivados, proporcionar o ambiente e suporte que eles necessitam e confiar que eles farão o serviço.
• O método mais eficiente e efetivo para transmitir informações entre e para a equipe de desenvolvimento é conversão cara a cara
• Software produtivo é a medida primária do progresso.
• Processos ágeis promovem um desenvolvimento sustentável. Os patrocinadores, desenvolvedores e usuários devem ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente.
• Atenção contínua à excelência técnica e boa solução melhoram a agilidade.
• Simplicidade – a arte de maximizar a quantidade de trabalho não feita – é essencial.
• As melhores arquiteturas, requisitos e projetos emergem de equipes auto-organizadas.
• Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais efetiva e então sintoniza e ajusta seu comportamento de forma apropriada.

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Metodologias ágeis para advogados

A técnica da metodologia ágil ou agile results é benéfica, principalmente, àqueles que não conseguem prever exatamente quais tarefas necessitam ser realizadas. Mas também pode auxiliar aqueles que precisam de constante flexibilidade na agenda. Assim, é recomendado estabelecer 3 resultados a serem alcançados no período estabelecido, seja diário, semanal ou mensal.

Trabalhar com agilidade, sem perder qualidade é uma preocupação de todo advogado. Portanto. um escritório de advocacia tem muito a usufruir do método, desde que ele seja bem acompanhado e que a equipe esteja bem alinhada.

O modelo horizontal da gestão de escritório de advocacia busca tirar todo o poder de decisão da mão de poucas pessoas. A ideia, então, é descentralizar as decisões e envolver a equipe nas ações da empresa. Assim, também aumenta a responsabilidade dos colaboradores e o engajamento.

No escritório de advocacia, a metodologia ágil pode tornar a gestão mais compartilhada, alinhada, com um aumento de produtividade perceptível. Para alcançar esse grau de eficácia, são necessárias, então, reuniões periódicas, planos de metas e objetivos muito bem traçados. Veja neste post como colocar isso em prática na gestão de um escritório de advocacia.

Quais os tipos de metodologia ágil

Existem diversos tipos de metodologias ágeis que você pode aplicar a fim de melhorar a rotina na advocacia. Vejamos alguns desses exemplos: 

1 – SCRUM

O SCRUM é, talvez, a metodologia ágil mais famosa e a que mais se aplica em empresas de diversos segmentos. 

Essa metodologia possui alguns conceitos importantes, logo, é imprescindível entende-los antes de aplicar a metodologia. Falemos primeiro sobre as pessoas.

Para colocar o SCRUM em prática é necessário contar com;

1. O Product Owner, em tradução, o dono do produto (ou projeto). Trata-se da pessoa responsável por coordenador o time do projeto.
2. Também tem o time de desenvolvimento, ou seja, as pessoas que irão executar as atividades da Sprint.
3. Por fim, temos o Scrum Master, que é o facilitador da metodologia, isto é, o responsável por garantir a aplicação correta do SCRUM.

Além disso, é importante entender também como se nomeiam as etapas do SCRUM:

1. Backlog: São as atividades a realizar. Cada sprint conta com um número de atividades. Quando uma sprint termina, as atividades do backlog passam a compor a próxima sprint.
2. Sprint: é a iteração do Scrum. Uma sprint corresponde a um período de trabalho que resultará em uma entrega parcial do todo. Cada projeto conta com várias sprints parcias.

Vale lembrar que, no SCRUM, devem ocorrer reuniões diárias “daily meetings” que tem como foco as tarefas a realizar no dia.

Para aplicar a metodologia você deve definir os papéis, criar os backlogs das entregas, planejar as sprints e avaliar os resultados.

2 – Kanban

O KANBAN é uma metodologia ágil um pouco mais simples de aplicar. Basicamente, ela tem o objetivo de conclusão de um projeto.

Por essa razão, esta metodologia se divide em três etapas: To do, Doing and Done, em português, A fazer, Fazendo, e Feito.

Nele, inclui-se tudo o que precisa ser feito na primeira coluna. Na segunda, inclui-se as atividades em desenvolvimento, e por óbvio, na última inclui-se o que já foi finalizado.

A aplicação da metodologia é simples, pode ser feita com post-its ou então em um quadro branco. Também, para as empresas que gostam de utilizar ferramentas mais tecnologias, pode-se utilizar o Trello, o Asana ou o Notion. No caso de escritórios de advocacia, existem até mesmo softwares jurídicos que possuem essa funcionalidade.

3 –  SCRUMBAN

Algumas pessoas chamam de SCRUMBAN a metodologia que junta o uso do Scrum e do Kanban. Esse método é ainda mais completo para a execução de entregas. Isso porque, permite uma visualização das atividades que ainda estão por fazer em um sprint. 

Essa junção permite mais organização nas etapas da sprint.  

4 – Feature-Driven Development (FDD)

Criada nos anos 1990, a FDD é uma metodologia ágil que conta com 5 passos básicos:

1. Desenvolvimento de um modelo abrangente
2. Construção de uma lista de funcionalidades
3. Planejamento por funcionalidade
4. Detalhe por funcionalidade
5. Construção por funcionalidade.

Também é possível alia-lo ao SCRUM, aplicando o método de funcionalidades a cada sprint.

5 – Lean Development

Lean é uma metodologia ágil que busca eliminar desperdícios e maximizar a qualidade dos produtos ou serviços. Um exemplo disso é as decisões serem tomadas nos momentos mais oportunos, baseando-se nas evidências da experiência de execução do projeto.

Ademais, esse método se caracteriza pela rapidez nas entregas e agilidade em feedbacks.

O Lean também costuma utilizar ferramentas como o Business Canvas Model, Growth hacking e Customer Development.

6 – Extreme Programming (XP)

Por fim, a metodologia ágil conhecida como XP tem como pilares a agilidade, a economia de recursos e a qualidade. Esse método parece-se bastante com o SCRUM, mas esse método se liga mais a sua característica técnica.

Apesar de o nome ser focado em programação, pode ser aplicado na advocacia, uma vez que a metodologia ocorre por meio dos seguintes princípios:

• Testar, revisar e projetar continuamente
• Integrar o tempo todo
• Desenvolver as soluções com o máximo de simplicidade
• Realizar iterações realmente curtas.

Além disso, o XP se caracteriza também pelos feedbacks constantes dos clientes, que acompanham de perto a operação.

Ferramentas para aplicar a metodologia ágil na gestão de escritório de advocacia

Um escritório de advocacia também pode usufruir de um modelo horizontal e ter bons resultados a curto, médio e longo prazos. Quando apenas os líderes tomam decisões, sem levar em consideração a equipe muitas vezes, o planejamento da gestão de escritório de advocacia tende a falhar. É fundamental que todos os colaboradores estejam a par do que está acontecendo, buscando sempre melhorar as entregas. Sem uma metodologia eficaz para mensurá-las, o engajamento e a produtividade da equipe podem decepcionar.

Para garantir a efetividade da metodologia ágil, é preciso seguir alguns critérios e ferramentas para avaliação. Separamos três dicas simples de aplicar e altamente eficazes para otimizar a rotina na gestão de escritório de advocacia.

1. Reuniões diárias

É comum pensar que reuniões são cansativas e sem muito foco. Se você é do time que não vê efetividade nisso, é bom mudar de opinião. As reuniões diárias no método ágil, também chamadas de daily scrum meeting – devem primar pela gestão do tempo. O ideal é que sejam feitas em até 10 minutos e com todos os participantes de pé.  Com o encontro rápido, as pessoas passam a ter ciência do que cada um da equipe está desenvolvendo, o que fez no dia anterior, o que pretende fazer nas próximas horas, seus prazos, o que deu errado e o que pode melhorar.

Além de todos saberem no que o escritório de advocacia está trabalhando, é uma ótima maneira de destacar a colaboração do time. Afinal, a gestão de escritório de advocacia não precisa ser feita por apenas uma pessoa. Todos podem ajudar a melhorar o gerenciamento e a produtividade da equipe, pensando, assim, de forma coletiva.

2. Reuniões semanais de planejamento

Para o funcionamento de qualquer gestão de escritório de advocacia, não basta compartilhar o dia a dia de cada um. Portanto, é necessário elaborar um planejamento a curto prazo. As tarefas individuais e coletivas devem ser pensadas para cumprir a meta da empresa. É preciso identificar o que foi finalizado, o que está sendo feito, o que está emperrado e, principalmente, os prazos para cada ação.

Um status report semanal ou quinzenal, por exemplo, é uma boa forma de monitorar e documentar os resultados da equipe. O conceito de transparência no trabalho de equipe é o mesmo das reuniões diárias. A diferença é que nas reuniões de planejamento o time pensa os projetos de forma mais ampla e organiza como vai executá-los.

3. Definição de OKRs

A metodologia ágil baseia-se no planejamento contínuo, de curta duração, para que os resultados possam ser avaliados e melhorados a médio prazo. OKRs (Objectives and Key Results) são utilizados para o acompanhamento das metas, que devem ser mensuráveis e dinâmicas.

Os objetivos e as metas precisam estar claras e devem, necessariamente, ter métricas quantitativas. Eles podem ser relativos ao crescimento do número de clientes do escritório de advocacia, à quantidade de processos finalizados, indicadores financeiros e até feedback dos atendimentos, por exemplo. De forma geral, OKRs precisam estar de acordo com a visão da empresa e a gestão de escritório de advocacia, além de serem acompanhados semanalmente pelos responsáveis diretos de cada meta.

Exemplo prático de aplicação da metodologia ágil em escritórios de advocacia

A técnica de agile results ou metodologia ágil pode ser aplicada na advocacia conforme o exemplo abaixo:

Imagine-se que um advogado estabelece como resultados a serem obtidos ao fim de 1 semana:

1. Entregar as alegações finais de um processo complexo de sonegação fiscal e evasão de divisas;
2. entregar os relatórios de gestão do escritório;
3. elaborar um contrato para uma empresa cliente.

Na segunda-feira, por exemplo, poderá definir como resultados a elaboração dos seguintes relatórios:

1. Gestão de pessoas;
2. Processos realizados;
3. Baseado na planilha de gestão financeira.

E assim por diante. Estabelecendo pequenos resultados, será mais fácil se ater ao que precisa ser feito. E assim, evita que despenda tempo em muitas coisas, sem finalizar alguma delas. Dessa maneira, talvez consiga realizar mais e verificar melhor o seu progresso.

Esses exemplos simples de como aplicar a metodologia ágil, enfim, podem ser colocados em prática no escritório de advocacia para garantir resultados com rapidez. Cada colaborador fica responsável direto por alcançar a sua meta pessoal e a ajudar o colega quando ele precisa. Isto gera, por fim, não só um senso de coletividade alto, como proporciona uma melhora na produtividade da gestão de escritório de advocacia.

Benefícios da metodologia ágil para a produtividade na advocacia

Podemos dividir os benefícios da metodologia ágil para a produtividade na advocacia em: clientes e equipe.

Em primeiro lugar, dentre os principais benefícios para os clientes está um melhor retorno sobre o investimento (ROI), melhor qualidade do produto, mais transparência na situação do projeto e maior flexibilidade em caso de necessidade de aplicar mudanças. 

Enquanto para a equipe, a vantagem é a melhoria na comunicação com os clientes, a antecipação dos problemas e maior agilidade na tomada de decisões, mais autonomia para a execução do projeto, e clareza das etapas, escopo, objetivos e prioridades do projeto.

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