A metodologia ágil começou a ser utilizada em empresas de tecnologia que visavam transformar o padrão produtivo até então, tornando os processos mais rápidos e melhores. Hoje, diversos segmentos de mercado já são adeptos desse formato produtivo.
Basicamente, o método faz parte, assim, de um modelo de gerenciamento pelo qual se procura ter menos hierarquia e mais liberdade na empresa. Pode ser simples, então, imaginar esse sistema em empresas altamente inovadoras. Contudo, você consegue vê-lo aplicado na gestão de escritório de advocacia?
Parece difícil, mas não é. Inclusive, diversos escritórios de advocacia já utilizam metodologias ágeis no dia a dia. Hoje, vou te mostrar, então, como aplicá-las na advocacia. Confira!
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A metodologia ágil é um conjunto de técnicas que oferece mais rapidez, qualidade e flexibilidade a entregas. Essas técnicas começaram a ser aplicadas em empresas de desenvolvimento de softwares.
Ela surge quando um grupo de desenvolvedores nota que as metodologias clássicas de desenvolvimento de softwares não estava funcionando bem, portanto, acabavam gerando muitos problemas nos softwares desenvolvidos e prolongando o tempo de desenvolvimento.
Assim, esses desenvolvedores criam o manifesto ágil, que dispõe de valores e princípios para o processo do desenvolvimento do software.
Elas trabalham com ciclos rápidos medidos em semanas ou meses. Ao final de cada ciclo, então, ocorre uma entrega de resultados. Quando se chega no último ciclo, tem-se, então, o resultado do projeto. Ou seja, após finalização do último ciclo, tem-se o que era esperado lá no planejamento do projeto, antes mesmo do primeiro ciclo.
Por exemplo, as constantes atualizações dos aplicativos são etapas de um projeto de desenvolvimento. Estes, sempre passam por atualizações mínimas. Mas ao final, tem-se um aplicativo muito mais completo.
Ou então, os softwares jurídicos que passam também por constantes atualizações, inclusive, utilizando a participação dos clientes, que é um dos valores da metodologia ágil.
Os valores do manifesto ágil se relacionam muito com a satisfação do cliente. No total, o manifesto conta com 4 valores, que são:
Já os princípios do manifesto são:
A técnica da metodologia ágil ou agile results é benéfica, principalmente, àqueles que não conseguem prever exatamente quais tarefas necessitam ser realizadas. Mas também pode auxiliar aqueles que precisam de constante flexibilidade na agenda. Assim, é recomendado estabelecer 3 resultados a serem alcançados no período estabelecido, seja diário, semanal ou mensal.
Trabalhar com agilidade, sem perder qualidade é uma preocupação de todo advogado. Portanto. um escritório de advocacia tem muito a usufruir do método, desde que ele seja bem acompanhado e que a equipe esteja bem alinhada.
O modelo horizontal da gestão de escritório de advocacia busca tirar todo o poder de decisão da mão de poucas pessoas. A ideia, então, é descentralizar as decisões e envolver a equipe nas ações da empresa. Assim, também aumenta a responsabilidade dos colaboradores e o engajamento.
No escritório de advocacia, a metodologia ágil pode tornar a gestão mais compartilhada, alinhada, com um aumento de produtividade perceptível. Para alcançar esse grau de eficácia, são necessárias, então, reuniões periódicas, planos de metas e objetivos muito bem traçados. Veja neste post como colocar isso em prática na gestão de um escritório de advocacia.
Existem diversos tipos de metodologias ágeis que você pode aplicar a fim de melhorar a rotina na advocacia. Vejamos alguns desses exemplos:
O SCRUM é, talvez, a metodologia ágil mais famosa e a que mais se aplica em empresas de diversos segmentos.
Essa metodologia possui alguns conceitos importantes, logo, é imprescindível entende-los antes de aplicar a metodologia. Falemos primeiro sobre as pessoas.
Para colocar o SCRUM em prática é necessário contar com;
Além disso, é importante entender também como se nomeiam as etapas do SCRUM:
Vale lembrar que, no SCRUM, devem ocorrer reuniões diárias “daily meetings” que tem como foco as tarefas a realizar no dia.
Para aplicar a metodologia você deve definir os papéis, criar os backlogs das entregas, planejar as sprints e avaliar os resultados.
O KANBAN é uma metodologia ágil um pouco mais simples de aplicar. Basicamente, ela tem o objetivo de conclusão de um projeto.
Por essa razão, esta metodologia se divide em três etapas: To do, Doing and Done, em português, A fazer, Fazendo, e Feito.
Nele, inclui-se tudo o que precisa ser feito na primeira coluna. Na segunda, inclui-se as atividades em desenvolvimento, e por óbvio, na última inclui-se o que já foi finalizado.
A aplicação da metodologia é simples, pode ser feita com post-its ou então em um quadro branco. Também, para as empresas que gostam de utilizar ferramentas mais tecnologias, pode-se utilizar o Trello, o Asana ou o Notion. No caso de escritórios de advocacia, existem até mesmo softwares jurídicos que possuem essa funcionalidade.
Algumas pessoas chamam de SCRUMBAN a metodologia que junta o uso do Scrum e do Kanban. Esse método é ainda mais completo para a execução de entregas. Isso porque, permite uma visualização das atividades que ainda estão por fazer em um sprint.
Essa junção permite mais organização nas etapas da sprint.
Criada nos anos 1990, a FDD é uma metodologia ágil que conta com 5 passos básicos:
Também é possível alia-lo ao SCRUM, aplicando o método de funcionalidades a cada sprint.
Lean é uma metodologia ágil que busca eliminar desperdícios e maximizar a qualidade dos produtos ou serviços. Um exemplo disso é as decisões serem tomadas nos momentos mais oportunos, baseando-se nas evidências da experiência de execução do projeto.
Ademais, esse método se caracteriza pela rapidez nas entregas e agilidade em feedbacks.
O Lean também costuma utilizar ferramentas como o Business Canvas Model, Growth hacking e Customer Development.
Por fim, a metodologia ágil conhecida como XP tem como pilares a agilidade, a economia de recursos e a qualidade. Esse método parece-se bastante com o SCRUM, mas esse método se liga mais a sua característica técnica.
Apesar de o nome ser focado em programação, pode ser aplicado na advocacia, uma vez que a metodologia ocorre por meio dos seguintes princípios:
Além disso, o XP se caracteriza também pelos feedbacks constantes dos clientes, que acompanham de perto a operação.
Um escritório de advocacia também pode usufruir de um modelo horizontal e ter bons resultados a curto, médio e longo prazos. Quando apenas os líderes tomam decisões, sem levar em consideração a equipe muitas vezes, o planejamento da gestão de escritório de advocacia tende a falhar. É fundamental que todos os colaboradores estejam a par do que está acontecendo, buscando sempre melhorar as entregas. Sem uma metodologia eficaz para mensurá-las, o engajamento e a produtividade da equipe podem decepcionar.
Para garantir a efetividade da metodologia ágil, é preciso seguir alguns critérios e ferramentas para avaliação. Separamos três dicas simples de aplicar e altamente eficazes para otimizar a rotina na gestão de escritório de advocacia.
É comum pensar que reuniões são cansativas e sem muito foco. Se você é do time que não vê efetividade nisso, é bom mudar de opinião. As reuniões diárias no método ágil, também chamadas de daily scrum meeting – devem primar pela gestão do tempo. O ideal é que sejam feitas em até 10 minutos e com todos os participantes de pé. Com o encontro rápido, as pessoas passam a ter ciência do que cada um da equipe está desenvolvendo, o que fez no dia anterior, o que pretende fazer nas próximas horas, seus prazos, o que deu errado e o que pode melhorar.
Além de todos saberem no que o escritório de advocacia está trabalhando, é uma ótima maneira de destacar a colaboração do time. Afinal, a gestão de escritório de advocacia não precisa ser feita por apenas uma pessoa. Todos podem ajudar a melhorar o gerenciamento e a produtividade da equipe, pensando, assim, de forma coletiva.
Para o funcionamento de qualquer gestão de escritório de advocacia, não basta compartilhar o dia a dia de cada um. Portanto, é necessário elaborar um planejamento a curto prazo. As tarefas individuais e coletivas devem ser pensadas para cumprir a meta da empresa. É preciso identificar o que foi finalizado, o que está sendo feito, o que está emperrado e, principalmente, os prazos para cada ação.
Um status report semanal ou quinzenal, por exemplo, é uma boa forma de monitorar e documentar os resultados da equipe. O conceito de transparência no trabalho de equipe é o mesmo das reuniões diárias. A diferença é que nas reuniões de planejamento o time pensa os projetos de forma mais ampla e organiza como vai executá-los.
A metodologia ágil baseia-se no planejamento contínuo, de curta duração, para que os resultados possam ser avaliados e melhorados a médio prazo. OKRs (Objectives and Key Results) são utilizados para o acompanhamento das metas, que devem ser mensuráveis e dinâmicas.
Os objetivos e as metas precisam estar claras e devem, necessariamente, ter métricas quantitativas. Eles podem ser relativos ao crescimento do número de clientes do escritório de advocacia, à quantidade de processos finalizados, indicadores financeiros e até feedback dos atendimentos, por exemplo. De forma geral, OKRs precisam estar de acordo com a visão da empresa e a gestão de escritório de advocacia, além de serem acompanhados semanalmente pelos responsáveis diretos de cada meta.
A técnica de agile results ou metodologia ágil pode ser aplicada na advocacia conforme o exemplo abaixo:
Imagine-se que um advogado estabelece como resultados a serem obtidos ao fim de 1 semana:
Na segunda-feira, por exemplo, poderá definir como resultados a elaboração dos seguintes relatórios:
E assim por diante. Estabelecendo pequenos resultados, será mais fácil se ater ao que precisa ser feito. E assim, evita que despenda tempo em muitas coisas, sem finalizar alguma delas. Dessa maneira, talvez consiga realizar mais e verificar melhor o seu progresso.
Esses exemplos simples de como aplicar a metodologia ágil, enfim, podem ser colocados em prática no escritório de advocacia para garantir resultados com rapidez. Cada colaborador fica responsável direto por alcançar a sua meta pessoal e a ajudar o colega quando ele precisa. Isto gera, por fim, não só um senso de coletividade alto, como proporciona uma melhora na produtividade da gestão de escritório de advocacia.
Podemos dividir os benefícios da metodologia ágil para a produtividade na advocacia em: clientes e equipe.
Em primeiro lugar, dentre os principais benefícios para os clientes está um melhor retorno sobre o investimento (ROI), melhor qualidade do produto, mais transparência na situação do projeto e maior flexibilidade em caso de necessidade de aplicar mudanças.
Enquanto para a equipe, a vantagem é a melhoria na comunicação com os clientes, a antecipação dos problemas e maior agilidade na tomada de decisões, mais autonomia para a execução do projeto, e clareza das etapas, escopo, objetivos e prioridades do projeto.
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