Modelos de contratos são documentos padrão adaptados a cada uso pela pessoa responsável na criação de uma nova minuta. Ajudam na padronização e dão agilidade ao setor de contratos.
Na gestão de um negocio vários fatores deve ser olhados com atenção, entre eles a elaboração de contratos. Isto porque, os contratos empresariais são documentos jurídicos que estabelecem as condições de uma negociação entre duas ou mais partes.
Em qualquer tipo de contrato a relação jurídica evita conflitos e assegura que os envolvidos entendam suas obrigações e direitos. Seja em contratos de fornecedores, com clientes e até mesmo os trabalhistas.
A escrita de uma minuta que estabelece uma relação contratual deveria ser feito sempre sem pressa, mas sabemos que entre as tantas atividades dos gestores de contratos esta tarefa pode ter sua atenção reduzida.
Para torná-la mais rápida e ainda assim garantir documentos bem elaboradores, usar modelos de contratos é uma ótima alternativa. As cláusulas padrões já estarão escritas e os modelos mais comuns usados pela empresa serão padronizados. Assim, o gestor raramente precisará elaborar um contrato do zero.
Os modelos de contratos são documentos padronizados que definem os termos e condições de um acordo. Eles podem ser adaptados para uma variedade de situações, desde acordos de parceria até contratos de prestação de serviços e acordos de fornecimento.
A maior vantagem deles é sim otimizar a rotina e acelerar a criação de contratos sem perder a qualidade. Contudo, além disso os modelos permitem que a empresa padronize seus contratos e garanta que, por exemplo, todas as partes envolvidas estejam sujeitas às mesmas obrigações e proteções legais.
Também auxiliam na clareza do documento, fator chave na prevenção de conflitos e litígios. Quando os termos de um contrato são ambíguos ou mal definidos, as partes envolvidas podem interpretá-los de maneira diferente. Modelos de contratos bem elaborados eliminam essa ambiguidade, estabelecendo claramente os direitos e deveres de todas as partes.
Isto pois, um modelo previamente elaborado, bem revisado e definido pela empresa terá cláusulas já usadas anteriormente que podem ser aperfeiçoadas e revisadas pelo responsável jurídico.
Os principais tipos de contratos usados por empresas são os contratos trabalhistas, os de compra e venda, com fornecedores e contratos de locação, geralmente enquanto locatários.
Os contratos de trabalho são aqueles que estabelecem o vínculo empregatício entre uma empresa e um funcionário. Eles podem ser por tempo determinado ou indeterminado. Compra e venda é quando há transferência de propriedade, por exemplo na venda de um imóvel.
Os de locação estabelecem o uso de um imóvel por uma empresa, sendo o locador pessoa física ou jurídica. Esse tipo de contrato é usado para fins comerciais, como a instalação de uma loja ou escritório.
Por fim, os contratos com fornecedores estabelecem as condições do fornecimento de bens ou serviços, entre as partes. Ele é importante para evitar conflitos futuros e deixar claro prazos e obrigações.
Vamos aprofundar em como construir cada um dos tipos de contratos citados e como bônus um modelo feito pelo time de especialistas Projuris que sua empresa pode já sair usando.
Ao alugar um imóvel, a empresa deverá tomar alguns cuidados na análise do contrato para garantir que o uso do local está de acordo com as necessidades do negócio e que ambas as partes estarão protegidas juridicamente.
Uma particularidade deste tipo de contrato são as informações da vistoria. É indicado constar uma descrição detalhada do imóvel locado junto de fotos. Além do caução ou seguro fiança, a depender da escolha das partes, que devem estar descritos no documento.
Além disso, é importante que o contrato siga as determinações da Lei do Inquilinato.
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O contrato de compra e venda é um acordo de transferência de propriedade entre duas ou mais pessoas, físicas ou jurídicas, a partir de um pagamento financeiro.
Neste tipo de contrato as cláusulas mais importantes, portanto, serão o objeto do contrato que é a propriedade vendida e cláusula de pagamento que deixa claro os recebíveis, prazos e datas de pagamento.
Além destas cláusulas mais comuns, outras poderão ser incluídas no modelo de contrato padrão e usadas nas minutas da empresa.
Mesmo que o negócio não venda bens materiais, conhecer um modelo poderá ajudar o setor jurídico da empresa a elaborar contratos de fornecimento de serviços e/ou na hora de avaliar o contrato de um terceiro que forneça insumos à empresa.
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Talvez o contrato mais utilizado pelas empresas de médio e grande porte seja o de trabalho, uma vez que a relações trabalhistas irão mover todas as outras funções do negócio.
Nos contratos trabalhistas mais que nunca a uniformidade e conformidade serão importantes. Isto porque o descumprimento das leis trabalhistas incluindo na elaboração dos contratos pode gerar processos.
E quando falamos de uniformidade, é interessante que todos os colaboradores sejam contratados sob as mesmas regras. O uso de um modelo sana essas duas necessidades.
As principais cláusulas serão as que definem jornada de trabalho, salário e escopo de trabalho.
Saiba mais: Contrato de trabalho: tipos, características e como gerir
Na hora de fornecer um serviço ou produto aos clientes do negócio, ou até mesmo contratar um fornecedor é importante atenção ao contrato firmado especialmente aos termos e condições da relação cliente e fornecedor para evitar mau entendidos.
As informações essenciais em uma minuta de fornecimento são a quantidade contratada e prazo de fornecimento dos produtos ou serviços, além dos preços e condições de pagamento por se tratar de um acordo comercial.
Ainda que estas cláusulas variam de um contrato a outro quanto as quantidades e valores, ter um modelo de contrato de fornecedor aumenta a agilidade na criação de um novo documento e padronização dos contratos do setor.
Leia também: Contratos empresariais: o que são, princípios e como gerenciá-los
Agora, vamos a lista das principais cláusulas para ter no seu modelo de contrato de fornecimento
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Como já abordamos, criar um modelo de contrato ajuda na padronização dos contratos e aumenta a produtividade e agilidade da equipe que lida com a criação de minutas. Também aumenta a segurança jurídica da empresa, uma vez que as cláusulas mais importantes estarão no modelo e evita o esquecimento de incluí-las, trazendo prejuízos jurídicos.
Vamos a um passo-a passo para criar os modelos de minuta
Os tipos de contratos mais comuns serão a prioridade na hora de criar os modelos de contratos padrões a serem usados no dia-a-dia.
Por isso, o responsável jurídico por criar os modelos deve entender quais as minutas mais usadas em todos os setores da empresa e quais as necessidades e objetivos de cada documento. Para então produzir os modelos mais condizentes ao uso cotidiano do negócio.
A primeira etapa é definir os objetivos do tipo de contrato que será criado um modelo. O que a empresa espera alcançar com este contrato? Quais devem ser direitos e obrigações das partes?
Por exemplo, ao criar um contrato de fornecimento, a empresa pode querer garantir que o fornecedor entregue os produtos ou serviços de acordo com as especificações técnicas e prazos acordados. Também, por meio de contrato, pode querer garantir que o fornecedor seja responsável por qualquer dano causado pelos produtos ou serviços.
A próxima etapa é identificar as partes envolvidas que irão constar neste modelo de contrato.
No caso de um contrato de fornecimento, as partes envolvidas seriam o fornecedor e o cliente. O fornecedor é responsável por fornecer os produtos ou serviços, enquanto o cliente é responsável pelo pagamento.
A etapa mais importante é definir os termos e condições que são imprescindíveis em cada tipo de contrato. Isso porque algumas cláusulas serão padrão, mas diferentes modelos podem ter cláusulas específicas. Defini-los de forma clara e precisa ajudará a evitar mal-entendidos e conflitos no futuro.
Alguns termos e condições comuns que você pode incluir na minuta padrão:
Depois de definir os termos e condições de cada modelo de contrato, é importante revisá-lo com atenção. Certifique-se de que todos os termos e condições estejam claros e compreensíveis.
A revisão deve ser feita por advogado(a) competente, que conheça o universo jurídico da empresa e saiba identificar possíveis erros e lacunas no modelo de contrato.
Por fim, uma dica na hora de criar a minuta: use uma linguagem clara e concisa. Evite usar jargões ou termos técnicos que o destinatário do contrato possa não entender. Mesmo que criado pelo departamento jurídico da empresa, quem vai consumir o documento nem sempre será alguém especialista.
Com um pouco de planejamento e cuidado, é possível criar modelos de contratos eficazes e que protejam o negócio.
Não se esqueça! As minutas padrão precisam ser atualizadas ao menos semestralmente, de forma que sempre estão em conformidade com a legislação e alinhadas aos objetivos da empresa.
Os contratos que discutimos até aqui são comuns em todas as empresas, contudo alguns nichos usam contratos específicos para atenderem às suas necessidades. Abaixo trouxemos alguns exemplos de contratos que vale a pena investir na criação de um modelo caso a empresa esteja no nicho citado.
Operadoras de saúde trabalham principalmente com três tipos de minutas:
Leia também: Direito Médico e Hospitalar: conceito, princípios e áreas de atuação
Os contratos na construção civil servem para que as empresas relacionem-se com seus clientes, fornecedores e prestadores de serviços. As três melhores minutas padrões para investir são:
Como em geral os produtos de empresas tech serão softwares, há algumas especificidades nos contratos como as licenças de uso.
Três modelos de contratos que empresas de tecnologia podem investir:
Saiba mais: Direito digital: o que é, importância e áreas de atuação
O setor da educação utiliza diferentes tipos de contratos, uma vez que depende de fornecedores, funcionários, clientes e até a venda dos materiais escolar que podem demandar um contrato de compra e venda.
Aqui estão alguns exemplos de contratos usados no setor da educação:
Além desses contratos, existem muitos outros que podem ser usados no setor da educação, dependendo do tipo de instituição de ensino e das atividades que ela realiza. É importante que as instituições de ensino tenham um modelo de contrato padrão para cada tipo de contrato que utilizem.
Os contratos de transporte estão entre os mais antigos da área jurídica, são usados desde o principio do comércio marítimo.
Dentro deste nicho, existem diferentes empresas que atendem a diferentes modalidades de transporte e logística, uma vez que transporte pode ser de pessoas e/ou de cargas. E o meio: aquático, rodoviário e aéreo, por exemplo.
Dentro destas possibilidades, os três contratos mais usados serão:
Os modelos de minutas facilitam bastante o dia a dia do setor jurídico e outras áreas que lidam com contratos. Uma vez que todas as cláusulas essenciais estarão já escritas e revisadas e basta preencher as informações especificas adaptando o modelo contratual.
Mas, a empresa deve tomar alguns cuidados na hora de usar o modelo, tais quais: revisar o texto, garantir que a datas estejam atualizadas e ainda, que o conteúdo do modelo de contrato siga a legislação vigente.
Se tem dúvidas na hora de usar o modelo de contrato na elaboração de uma nova minuta, siga os passos a seguir:
Após replicar o modelo de contrato criado previamente , antes de preencher as informações em aberto revise o texto completo para garantir que não há nenhuma cláusula desalinhada aos interesses da empresa. Ou, então, que esteja fora de contexto e não corresponda ao tipo de contrato criado.
Quanto mais modelos diferentes para tipos de contratos diversos tiverem sido criados, mais simples será esta adaptação. Por exemplo: uma indústria que loca seus maquinários pode ter um único modelo de contrato de locação ou então um para cada tipo de máquina, a depender da escolha precisará adaptar mais ou menos a minuta.
Nesta etapa podem ser incluídas novas cláusulas se necessárias, lembrando sempre que o contrato deve refletir corretamente a intenção das partes envolvidas e descrever com cautela o objeto principal do documento.
A empresa deve verificar se a minuta padrão está em conformidade com a legislação aplicável e se não há nenhuma exigência legal que não esteja sendo atendida.
Caso a minuta tenha sido elaboradora por um(a) advogado(a) especialista em contratos dentro do setor jurídico da empresa esta etapa é dispensável.
Mas, se foi elaborada por outro colaborador jurídico que não tenha este conhecimento recomendados a revisão por um especialista. A recomendação, ainda, é válida se a minuta foi criada por colaborador de outras áreas da companhia que não a jurídica.
Empresas que não tenham no quadro de funcionários um advogado contratualista podem contar com serviços terceirizados prestado por alguns escritórios, como apoio ao trabalho cotidiano do gestor de contratos.
A empresa deve manter registros de todas as versões do contrato criadas e de quem alterou. Isto porque alguma alteração indevida poderá ser facilmente identificada e corrigida.
O modo mais simples de ter este controle é com a gestão eletrônica de contratos, usando uma plataforma de CLM como o Projuris Contratos. Nele contamos com uma função de rastreabilidade que permite ver toda a atividade feita dentro do Software e por qual usuário foi realizada.
A Biblioteca Jurídica é um espaço para armazenar e manter modelos para diversos tipos de documento através do Projuris, incluindo contratos. Os modelos criados e incluídos na funcionalidade poderão ser reutilizados para a criação de outros documentos tornando o seu dia-a-dia mais prático e o departamento jurídico de sua empresa mais eficiente.
O Projuris ainda permite a inserção de variáveis nos modelos de contratos, que são campos auto preenchíveis. Permitindo que a pessoa responsável pela elaboração não precise colocar dados como nome, numero de documentos, data e outras informações a mão. A plataforma faz isso por você e o ganho é no tempo que pode ser investido em revisar as cláusulas mais importantes
Usar modelos de contratos facilita o dia a dia e pode ser muito seguro, desde de que adequados ao objetivo da empresa com aquela minuta e que tenham sido bem elaborados previamente. Além disso, devem ser revisados e atualizados sempre que alguma cláusula deixar de fazer sentido para o negócio ou a legislação correspondente sofrer modificações. Recomendamos que esta revisão seja feita por um profissional especializado, como um advogado contratualista.
Um modelo é contrato padrão que servirá para o responsável pela criação de um novo documento replicá-lo. Ele contém as cláusulas necessárias para o contrato já escritas e revisadas. Basta preencher as informações faltantes e revisar a minuta como um todo.
Sim, e esta é uma ótima alternativa para otimizar a gestão de contratos. Mas é importante que os modelos sejam constantemente atualizados e que cada minuta gerada a partir de um modelo seja revisada para garantir conformidade.
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