Conferir seus processos e andamentos é uma tarefa importante, que impacta desde o cumprimento de prazos até a taxa de sucesso do departamento jurídico. E, quanto mais ações uma empresa tem, maiores são os desafios para fazer o monitoramento de processos judiciais.
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Quando são poucas as ações para monitorar, a consulta manual aos sites dos tribunais pode ser uma opção para acompanhar as movimentações. Entretanto, conforme o número de processos monitorados cresce, o trabalho se torna mais repetitivo e moroso.
Neste artigo, veremos como operacionalizar o controle e monitoramento de processos judiciais, de duas maneiras distintas. Fique conosco para aprender!
O que é e como funciona o monitoramento de processos judiciais?
O monitoramento de processos judiciais é a prática de acompanhar o andamento processual dos casos que tramitam na Justiça, tomando ações conforme se dá a tramitação. A maneira mais comum de iniciar o monitoramento de um processo é consultando o endereço eletrônico do Tribunal em que ele tramita.
Mas, embora o cerne do monitoramento de processos judiciais esteja justamente no acompanhamento do processo eletrônico, o trabalho do jurídico não termina aí. Na prática, o ato de monitorar o processo incluí e desencadeia uma série de tarefas para os advogados responsáveis. Por exemplo:
- coletar subsídios e provas;
- elencar um rol de testemunhas;
- preparar-se para uma audiência;
- comunicar o cliente, parte do processo, sobre o andamento;
- entre outros.
Como você já deve imaginar, portanto, quanto maior a quantidade de processos que uma mesma empresa ou advogado precisa monitorar, maior o tempo empregado nessa tarefa.
Mas, como veremos ao longo deste artigo, o monitoramento de processos judiciais não precisa ser uma tarefa morosa, manual e repetitiva. Fique conosco para ver como esse paradigma pode ser alterado!
Por que é importante monitorar processos?
Monitorar processos judiciais é fundamental para ficar por dentro das decisões que estão sendo tomadas pela justiça – mas não apenas isso!
No departamento jurídico de médias e grandes empresas – e mesmo em escritórios de advocacia que gerenciam um volume considerável de processos – o monitoramento regular, atento e constante pode evitar falhas e inconsistências como:
- perda de prazos importantes, ou revelia;
- problemas na comunicação e no relacionamento com os clientes (internos ou externos) envolvidos no processo;
- ausência ou inconsistência na apresentação de documentos e provas;
- sobrecarga da equipe responsável por gerenciar os processos;
- imprecisões e perda da confiabilidade em indicadores jurídicos e relatórios relacionados à gestão do contencioso;
- prejuízo, em geral, a preparação da defesa (quando a empresa encontra-se no polo passivo);
Assim, se problemas no monitoramento dos processos ativos tornam-se comuns, o resultado indireto é evidente: tem-se perda da efetividade do jurídico, e da lucratividade da empresa.
Para evitar esse efeito cascata, é fundamental fazer o monitoramento de processos judiciais de forma assertiva. Abaixo, veremos algumas estratégias e ferramentas que podem ajudar.
Como fazer o monitoramento de processos judiciais?
Se você é advogado, analista jurídico, ou trabalha com um volume considerável de processos, saiba que há duas maneiras principais de fazer o controle e monitoramento de processos judiciais: de forma descentralizada, ou centralizada.
No primeiro formato, além de consultar manualmente o andamento do processo, você vai precisar de uma série de ferramentas e plataformas, para garantir o controle do seu contencioso.
No segundo formato, centralizado, a tecnologia é sua aliada para agilizar todas as tarefas, em uma única plataforma ou ferramenta.
Vejamos, então como operacionalizar o monitoramento nessas duas modalidades.
Monitorar processos de forma descentralizada
Confira como diferentes ferramentas podem ajudar sua empresa a ter controle sobre os processos judiciais que sua você e sua equipe estão monitorando, em diferentes tribunais.
1. Crie uma planilha de monitoramento de processos
Não basta visitar os sites de tribunais e verificar, manualmente, quais os últimos andamentos dos processos que interessam à sua empresa. Para controlar isso, é preciso fazer uma lista que reúna os principais dados, o status e os últimos andamentos do processo.
Essa planilha também pode ajudar a organizar as ações a serem tomadas. Isto é, as demandas que precisam ser atendidas pelo seu departamento jurídico.
Confira o modelo de planilha de gestão e monitoramento de processos que disponibilizamos aqui na Projuris.
2. Escolha uma agenda online para anotar prazos
Você pode incluir o controle de prazos na sua planilha de monitoramento de processos judiciais. Contudo, muitas vezes, a anotação na planilha não será suficiente para evitar a perda de prazos.
Por isso, recomenda-se que você e a equipe do seu jurídico elejam uma ferramenta única de calendário online. Você pode utilizar ferramentas como:
- o Google Agenda;
- o Outlook Calendar;
- o iCloud Calendar;
Priorize, sempre, usar a mesma ferramenta de calendário para toda a sua equipe. Considere também que a solução escolhida precisa ser simples e intuitiva.
Por fim, lembre-se que a agenda ou calendário online vai servir para que você visualize prazos importantes e seja notificado sobre eles – já que esse tipo de ferramenta costuma permitir a configuração de avisos e lembretes.
3. Esquematize um controle de tarefas
Se a planilha pode dar uma visão geral dos processos judiciais monitorados, e a agenda pode ajudar com o controle de prazos, é hora de escolher uma ferramenta para coordenar a distribuição de tarefas entre sua equipe.
Tratas-se de delimitar quem é responsável por cada demanda proveniente do monitoramento de processos. Para distribuir essas tarefas, num ambiente cada vez mais digital, priorize ferramentas online, como:
- Trello
- Microsoft Planner
- Notion
Todas essas opções de gestão de tarefas permitem criar quadros do tipo Kanban, para acompanhar não apenas de quem é a responsabilidade por cada demanda, como também o andamento dessas atividades ao longo do tempo.
4. Defina uma rotina de monitoramento de processos judiciais
Para além das ferramentas acima, é importante que seu departamento jurídico construa um procedimento padrão para fazer o monitoramento de processos judiciais diária e semanalmente.
Trata-se, simplesmente, de decidir uma rotina de acompanhamento. Essa rotina deve determinar com que frequência os sites de tribunais serão consultados, quem deverá atualizar a planilha de monitoramento, quem distribuirá as tarefas, e assim por diante.
Depois de definir esse fluxo de trabalho, é hora de comunicar e conscientizar sua equipe sobre ele. Lembre-se, no entanto, que nenhum procedimento interno é imutável. Sempre é tempo de aprimorar a rotina adotada.
Monitorar processos de modo centralizado
Precisa de mais segurança e agilidade no acompanhamento e monitoramento de processos judiciais? Já há tecnologias no mercado capazes de fazer com que você elimine as planilhas, agendas, controles paralelos e, até mesmo, que você deixe de visitar os sites dos tribunais. Confira!
Escolha uma ferramenta de captura de andamentos automatizada
Para fazer o monitoramento de processos judiciais de maneira automatizada, você pode contar com robôs e inteligências capazes de:
- acessar os sites dos tribunais de justiça;
- quebrar os captchas de verificação; e,
- capturar os andamentos processuais;
Essas soluções vão, então, monitorar as movimentações de processos sem exigir ações manuais da sua equipe.
Garanta que o monitoramento automatizado está integrado ao seu software jurídico
Existem algumas tecnologias no mercado que já são capazes de entregar, por meio de um único software, todas as ações listadas na seção anterior. Mas não apenas elas! Com o software jurídico correto, é possível, após a captura dos andamentos, garantir que:
- você e sua equipe serão notificados sobre as movimentações mais recentes;
- sejam organizados fluxos de tarefa e controles de prazos, a partir dos andamentos capturados;
- tarefas sejam disparadas para advogados da equipe interna do jurídico, ou advogados terceirizados.
A seguir, vamos conhecer uma plataforma capaz de operacionalizar o controle dos processos judicias, o Projuris Empresas.
Como funciona o acompanhamento e monitoramento de processos judiciais no Projuris Empresas
O Projuris Empresas é uma plataforma de inteligência legal especializada na gestão jurídica e governança legal de empresas. No que diz respeito ao monitoramento de processos, a plataforma conta com uma série de funcionalidades que podem ajudar sua equipe jurídica a ter 100% de controle sobre as demandas contenciosas. Vejamos alguma dessas funcionalidades:
- Captura de dados e notificação sobre novos processos, antes mesmo da citação judicial: nosso módulo de Distribuição busca por termos-chave e avisa você quando um novo processo for peticionado contra sua empresa. A notificação no Projuris Empresas chegará até 30 dias antes da citação oficial.
- Captura de andamentos por push: nossa tecnologia monitora seus processos ativos nos tribunais, fazendo a captura automatizada dos andamentos processuais, e atualizando o sistema com as novas movimentações.
- Monitoramento de publicações oficiais: capture automaticamente citações e intimações relacionadas a processos já cadastrados no seu Projuris Empresas. O módulo de Publicações é capaz de consultar Diários Oficias de todo o Brasil.
- Distribuição de tarefas: dispare solicitações e tarefas em poucos cliques, a partir de novos processos capturadas, ou de movimentações em processos já existentes. Nosso módulo de Requisições centraliza toda a gestão do fluxo de trabalho interno.
Mais de 700 departamentos jurídicos no Brasil já utilizam as funcionalidades de monitoramento de processos judiciais do Projuris Empresas. Para ver como a plataforma funciona na prática, basta agendar uma demonstração.
Perguntas frequentes
Como acompanhar o andamento de um processo?
O primeiro passo é consultar o tribunal de justiça onde o processo está tramitando. Atualmente, na maior parte dos tribunais do Brasil, é possível fazer isso em poucos cliques, pelo site oficial do tribunal. Para consultar o andamento do processo, será necessário ter a mão alguns dados, como o número do processo, ou o nome das partes, por exemplo.
Conclusão
Em 2022, mais de 97% dos novos processos foram processos eletrônicos, segundo o CNJ. Além de permitir o acesso a um processo em poucos cliques, o cenário de digitalização ainda permite automatizar o acompanhamento, liberando o jurídico para investir seu tempo em tarefas mais estratégicas
Por fim, lembre-se que a tecnologia pode ser sua aliada no monitoramento de processos judiciais.
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