Contrato eletrônico: segurança e requisitos de validade

Vença o paradigma da gestão de contratos eletrônicos e ganhe em eficiência e segurança

Se você é responsável pela gestão de contratos ou é responsável jurídico na sua empresa, este post é vital para você e para o aumento de eficiência na sua empresa!

Sabemos que fazer gestão de contratos de forma eletrônica é um paradigma nas empresas. Por isso, vamos destacar neste post como você pode quebrar este paradigma e gerar benefícios para a sua empresa.

Impulsionado por práticas de controle de prazo, monitoramento de versões e recolhimento de assinaturas dos inúmeros contratos e documentos legais que circulam na organização, você, guardião dos contratos e documentos legais da sua empresa, se vê em apuros para ter tais documentos assinados e homologados por todas as áreas envolvidas no tempo certo.

E é aí que você se depara diante da necessidade de evoluir e melhorar este processo, para ganhar muito em velocidade e diminuir distâncias que o documento vai percorrer.

A ótima notícia que nós do Projuris temos para você é que, com o avanço da tecnologia e práticas de segurança da informação, chegamos em uma fase em que sim, é possível fazer o controle dos documentos e contratos de forma eletrônica ganhando eficiência no processo.

Quando falamos de gestão de contratos eletrônicos, sabemos que vem a sua mente uma série de questões como:

• O que é contrato eletrônico? Quais são seus tipos, requisitos e os princípios aplicáveis a ele?
• Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
• Como evitar a fraude das assinaturas? Como garantir que elas sejam colhidas eletronicamente?
• Como ter certeza que todas as informações do contrato estão seguras?
• Como ver a imagem da assinatura nos documentos?
• E os cartórios, é possível envolvê-los neste processo de gestão do contrato eletrônico para firmar as assinaturas?

As questões acima são pertinentes ao processo de gestão e sim, hoje, depois de muitas pesquisas e testes, a tecnologia resolve todas elas. O grande paradigma está na veracidade das assinaturas. Vamos responder cada uma das questões, e você verá que este paradigma já pode ser quebrado.

O que é contrato eletrônico?

O contrato eletrônico é um negócio jurídico cuja formação, manifestação da vontade das partes e celebração se dá por meio de um sistema informatizado.

Com exceção do meio em que é formalizado, o contrato eletrônico possui todos os demais aspectos de um contrato físico.

Desta forma, um acordo realizado no meio informatizado também possuirá partes e estabelecerá direitos e obrigações, bem como os requisitos específicos de cada modalidade de contratação.

Assinatura eletrônica e assinatura digital: qual a diferença?

Conforme mencionado, o contrato eletrônico é criado e finalizado em por meio de sistemas informatizados.

Isso significa que, no momento do aceite do acordo pelas partes, a assinatura poderá se dar de forma on-line. 

É aí que surge a dúvida sobre qual tipo de assinatura deve ser utilizada: a eletrônica ou a digital?

Para saber qual escolher, é importante compreender a diferença entre ambas.

Por isso, destacamos que a assinatura eletrônica é, de forma ampla, todo o acesso ou aceite formalizado de forma digital. A assinatura digital, por sua vez, é uma modalidade de assinatura eletrônica.

Para ir mais a fundo na questão, a assinatura eletrônica envolve todos os métodos online que assinem, acessem, validem documentos, operações ou plataformas. Alguns exemplos são biometria, tokens, códigos de segurança, combinação de usuários e senhas, assinatura digital, entre outras.

Sob um viés legal, a Lei 14.063/20 considera assinatura eletrônica, em seu Art. 3º, como aquela em que “os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos nesta Lei”.

Já a assinatura digital é aquela baseada em um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora Credenciada.

Ela tem sua estrutura criptografada e, quando utilizada, é vinculada ao documento assinado eletronicamente, de modo que este não poderá ser alterado, sob pena de tornar a assinatura inválida. 

Diante dessas definições, é possível afirmar que toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica; mas nem toda assinatura eletrônica será uma assinatura digital.

Embora cada uma tenha suas características, ambas são consideradas válidas juridicamente.

Tipos de contratos eletrônicos

Além dos tipos de assinaturas que podem ser utilizados em acordos eletrônicos, também é importante que o gestor de contratos conheça as diferentes modalidades desses instrumentos.

Atualmente, são conhecidos 4 tipos de contratos eletrônicos: os interpessoais, os intersistêmicos, os interativos e os smart.

Contrato eletrônico interpessoal

No contrato eletrônico interpessoal, as partes envolvidas instrumentalizam o acordo e manifestam o aceite por meio de um computador com acesso à Internet.

A comunicação estabelecida entre os contratantes se dará de diferentes formas, como, por exemplo, por e-mail, chats, aplicativos de mensagem instantânea (com o Whatsapp) e, até mesmo, por videoconferências.

Para formação do vínculo contratual, o aceite pode acontecer de 2 formas: simultânea ou não-simultânea.

No caso de aceite simultâneo, o contrato eletrônico interpessoal é realizado em tempo real, com interação imediata entre os envolvidos.

Já no aceite não-simultâneo, a manifestação das partes se prolonga no tempo, como é o caso de troca de e-mails, em que é necessário aguardar a resposta do outro participante.

Contrato eletrônico intersistêmico

Para que um contrato eletrônico intersistêmico seja realizado, é necessário que os contratantes realizem toda a comunicação por meio de uma rede fechada, através de sistemas ou aplicativos previamente definidos.

Este tipo de contrato é bastante utilizado nos sistemas internos de empresas, envolvendo requisições, protocolos e troca de informações entre setores, departamentos e organizações distintas.

Suas funcionalidades são bastante utilizadas nas empresas de varejo, as quais lidam diariamente com pedidos e ordens de compra, pedidos de cotação, ordens de pagamento e de fornecimento, notas de despacho de trânsito, entre outros.

Por conta disso, os contratos intersistêmicos também são conhecidos como uma “troca eletrônica de dados”, proveniente do inglês Electronic data interchange (EDI).

Desta forma, os computadores são programados para se comunicar entre si, por meio de padrões de documentos que são trocados conforme as necessidades dos setores.

Somente com essas configurações prévias a comunicação será estabelecida e o aceite poderá ser realizado.

Contrato eletrônico interativo

Esta modalidade de contrato é bastante comum em lojas virtuais – os famosos marketplaces e sites de e-commerce.

Ele se concretiza através da interação de uma pessoa com um site, aplicativo ou software ajustado para formalizar sua intenção em adquirir um produto ou serviço. 

Assim, o contrato eletrônico interativo está intimamente ligado às relações de consumo.

Outro ponto relevante é que, neste caso, o meio utilizado (computador, notebook, tablet, smartphone) atuará como auxiliar na formação da vontade da parte. O interessado irá acessar o site de sua escolha, selecionará o produto ou serviço desejado, dará o aceite no contrato (serviço) ou fornecerá seus dados para concluir a compra (produto), tudo por esse meio informatizado.

Destacamos, ainda, que para que seja concluído o aceite da parte, o site ou aplicativo poderá impor algumas condições, como, por exemplo, rolar a página do contrato até o final para liberar o botão de aceite.

Contratos smart

Os smart contracts, também conhecidos como contratos inteligentes, são programados para atuar de forma autônoma, dentro de redes blockchain ou similares.

Sua estrutura é composta por códigos de linguagem de programação, os quais automatizam a sua execução e aplicação, sem intermediadores. 

Para entender sobre o funcionamento dos contratos smart, todas as obrigações e direitos das partes serão previamente inseridos na rede blockchain, de modo que o cumprimento das cláusulas será verificado eletronicamente.

Isso quer dizer que o contrato também será executado de forma eletrônica, ou seja, eventuais pagamentos, liberações de garantia, remessas de produto ao comprador serão realizados de forma automática, por conta do que foi previamente configurado no contrato e na rede.

Contrato eletrônico é seguro e amparado por lei?

Sim, é legal e está amparado pela Medida Provisória nº 2.200/01.

Esta MP instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), cujo objetivo é garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

O ICP-Brasil normatiza um conjunto de técnicas, práticas e procedimentos, a serem implementados pelas organizações governamentais e privadas brasileiras, com o objetivo de estabelecer os fundamentos técnicos e metodológicos de um sistema de certificação digital baseado em chave pública.

O interessado em utilizar essa tecnologia deve procurar uma empresa que atue como certificadora digital. Veja mais detalhes sobre esta legislação aqui.

A certificação digital é elemento obrigatório para amparar um contrato eletrônico. A única exceção ocorre no caso de uma das partes do contrato ser pessoa física. A pessoa física está liberada de ter a certificação digital no dispositivo em que fará a assinatura eletrônica.

Princípios da contratação eletrônica

Os contratos eletrônicos, como visto, se assemelham aos físicos quanto à sua estrutura (partes, obrigações, direitos), diferenciando-se apenas no meio em que é realizado.

Desta forma, também são regidos pelos princípios contratuais contidos no Direito Civil, quais sejam, autonomia da vontade, obrigatoriedade de convenção, consensualismo, relatividade dos efeitos do contrato e boa-fé objetiva.

Mas, além destes, a contratação eletrônica também possui princípios próprios e específicos, sendo considerados os três mais importantes pelos doutrinadores: princípio da equivalência funcional, da neutralidade e perenidade das normas reguladoras do ambiente digital e, ainda, da conservação e aplicação das normas jurídicas existentes aos contratos eletrônicos.

Em seguida, falaremos sobre cada um desses princípios aplicáveis.

Princípio da autonomia da vontade

A autonomia da vontade diz respeito à liberdade dos envolvidos em todas as etapas do contrato.

Ele garante que as partes possam dispor livremente sobre seus interesses, da forma que melhor lhes convier. 

Sua previsão está no art. 421 do Código Civil, que dispõe: “A liberdade de contratar será exercida em razão e nos limites da função social do contrato”.

Assim sendo, o princípio da autonomia da vontade encontra limitações no ordenamento jurídico, uma vez que as disposições contratuais precisam estar em conformidade com a lei.

Princípio da obrigatoriedade da convenção

A partir do momento em que o contrato está finalizado, o instrumento é considerado lei entre as partes.

Desta forma, as cláusulas pactuadas devem ser cumpridas e não podem ser alteradas, exceto se por acordo mútuo entre os envolvidos.

Além do mútuo acordo, outras situações extraordinárias também permitem alteração contratual, como ocorre nos casos de força maior, onerosidade excessiva ou arrependimento legal.

Princípio do consensualismo

O princípio do consensualismo afirma que a existência de um acordo mútuo entre as partes é suficiente para tornar o contrato válido.

Assim, em regra, não se exige uma forma especial para a estruturação do contrato, com fins de torná-lo válido.

Vale destacar que eventuais formalidades contratuais encontram-se previstas em lei, como é o caso da obrigatoriedade de registro da escritura pública de compra e venda no Registro de Imóveis competente, para confirmar a transferência de propriedade.

Princípio da relatividade dos efeitos do contrato

Este princípio, como o próprio nome sugere, afirma que os efeitos de um contrato são relativos, aplicando-se somente aos envolvidos.

Isso significa que, inicialmente, as obrigações e direitos acordados em um contrato não podem prejudicar nem aproveitar terceiros alheios ao instrumento.

Mas, tal como os demais princípios já mencionados, ele também comporta exceções para casos especiais.

Princípio da boa-fé objetiva

O princípio da boa-fé está relacionado à conduta das partes, desde a negociação e formalização até a execução do contrato.

Sua previsão está no art. 422 do Código Civil, que diz: “Os contratantes são obrigados a guardar, assim na conclusão do contrato, como em sua execução, os princípios da probidade boa-fé”.

Assim, por meio deste princípio impõe-se às partes a obrigação de se auxiliarem mutuamente no cumprimento do acordo, devendo cooperar ao longo de sua execução.

Por fim, a objetividade da boa-fé está no fato de que o comportamento exigido recai sobre todos os envolvidos, sem distinção.

Princípio da equivalência funcional

Princípio inerente aos contratos eletrônicos, o qual afirma que estes serão considerados válidos da mesma forma que os contratos físicos.

Assim, o contrato realizado em meio virtual possuirá todas as presunções e efeitos jurídicos aplicáveis ao contrato realizado em meio tradicional (escrito, verbal ou tácito).

Através deste princípio, passa-se a aceitar as contratações eletrônicas dos mais diversos negócios realizados por meio de sistemas informatizados.

Princípio da neutralidade e perenidade das normas reguladoras do ambiente digital 

Este princípio surge da premissa de que o meio eletrônico e digital está em constante evolução.

A neutralidade, portanto, está no conteúdo das normas aplicadas no contrato eletrônico, de modo que não podem bloquear ou prejudicar o desenvolvimento de novas tecnologias.

Já o aspecto perene refere-se ao uso de normas atualizadas, para que não seja necessário modificá-las a todo instante.

Princípio da conservação e aplicação das normas jurídicas existentes aos contratos eletrônicos

O último princípio explica que a natureza jurídica do contrato é mantida, ainda que ele seja realizado parcial ou totalmente em meio eletrônico.

Assim, todos os elementos que compõem o contrato eletrônico são conservados e não sofrem alteração por estarem em meio diverso do tradicional.

Além disso, as normas jurídicas existentes também serão aplicadas ao contrato virtual, mesmo que venha a ser criada uma legislação específica para tratar sobre o tema.

Quais são os requisitos de validade do contrato eletrônico?

Para que o contrato eletrônico seja considerado válido, devem ser atendidos uma série de requisitos legais na sua formalização, os quais também são aplicáveis aos contratos físicos.

Abaixo, abordaremos cada um deles.

Partes capazes

Os indivíduos envolvidos em um contrato devem ser capazes perante a lei, tendo alcançado a maioridade e possuindo condições físicas e psicológicas para aceitar e cumprir as disposições contratuais.

Esse requisito é considerado subjetivo, e abrange ainda a capacidade de praticar atos da vida civil e o consentimento das partes.

No caso de contratos eletrônicos, ainda que o instrumento seja formalizado entre um indivíduo e um sistema informatizado, ele será considerado válido, desde que o responsável pelo sistema seja civilmente capaz.

Objeto lícito, possível e determinado (ou determinável)

O objeto do contrato precisa cumprir alguns requisitos para ser considerado válido.

O primeiro deles é quanto à sua licitude. Isso quer dizer que o objeto deve estar em conformidade com nossa legislação, não podendo ser contrários à lei, à moral, aos bons costumes e à ordem pública.

O objeto também deve ser possível, ou seja, deve ser viável de ser cumprido. Desta forma, não pode abranger bens ou situações além da força humana, da lei ou serem inexistentes.

O terceiro requisito do objeto é que ele deve ser determinado (bem específico) ou determinável (passível de determinação em momento posterior). No caso de objetos determináveis, deve haver pelo menos uma especificação quanto ao gênero, qualidade, quantidade ou critérios que permitam identificar o objeto contratual.

Forma prescrita ou não proibida por lei

Em regra, um contrato, seja ele físico ou eletrônico, é realizado livremente entre as partes, não sendo necessário o cumprimento de formalidades.

Entretanto, há exceções legais para os chamados “contratos solenes”, os quais devem seguir uma forma especial para serem válidos.

Desta forma, um contrato eletrônico, em regra, será válido; mas se eventualmente a lei exigir que, para alguma contratação específica, a forma do instrumento deverá ser física, aqueles que forem realizados no meio virtual serão invalidados.

Como evitar fraude na assinatura? 

Hoje a tecnologia permite reconhecer assinaturas digitais através da biometria por íris, impressões digitais e pelo reconhecimento da assinatura manuscrita.

Através de um dispositivo específico ou um tablet, você pode fazer a assinatura com o dedo ou caneta específica, e o software memoriza a sua assinatura.

Feito isso, todos os documentos serão assinados pela pessoa designada e ele fará o reconhecimento da pessoa, comparando a assinatura.

Além da assinatura digital, a criptografia também é elemento essencial para proteger o documento digitalizado e evita que o mesmo seja acessado e lido por pessoas não autorizadas.

É uma assinatura pessoal e intransferível! Diferente dos tokens, não existe a menor possibilidade de você passar a sua assinatura para que sua assistente assine por você.

Assinatura biométrica elimina a possibilidade de fraude, pois está associada às suas características pessoais e intransferíveis, ou seja, a impressão digital.

Como saber se o contrato é válido?

No momento em que você dará o aceite ou fizer a assinatura eletrônica em um contrato eletrônico, é possível que surja o questionamento: “como saber se o contrato é válido?”

Primeiramente, é importante destacar que os contratos eletrônicos já são amplamente aceitos na doutrina e na jurisprudência brasileira como um instrumento válido para regular direitos e obrigações entre as partes.

Superado isto, você deve prestar atenção a algumas situações ao se deparar com um contrato eletrônico.

A primeira delas é o site ou a plataforma em que ele está inserido. É uma plataforma confiável? Qual a forma de acesso à plataforma? Se feito através de site, ele possui os certificados de segurança necessários como o SSL? O site informa que a conexão é segura?

Em seguida, você deve analisar o conteúdo do contrato. As partes contratantes e seus respectivos dados pessoais estão corretos? O objeto do contrato é válido e está em conformidade com a lei? As cláusulas estão de acordo com aquilo que você está contratando?

Por fim, deve ser analisada a forma de aceite do contrato. A assinatura digital é uma das mais seguras atualmente, pois fica vinculada estritamente ao documento, impedindo que este seja modificado. Também podem ser solicitadas combinações de usuário e senha ou tokens, que auxiliam na garantia da segurança e identificação do indivíduo.

Atentando-se a esses aspectos, é possível prosseguir seguramente no contrato. Caso encontre alguma divergência, não dê o aceite e busque com o suporte responsável o esclarecimento da sua dúvida.

Terceiros podem assinar eletronicamente o contrato no lugar da pessoa designada?

Você já imaginou o que poderia acontecer se alguém assinasse um contrato em seu nome, ou até mesmo uma petição, cujo conteúdo não condiz com o que você desejava ou pretendia?

Essa é uma possibilidade que pode acontecer por conta de uma prática conduzida erroneamente em escritórios, departamentos jurídicos e até mesmo órgãos públicos: o “empréstimo” de um token de certificado digital ou o fornecimento de uma senha para assinatura digital a uma pessoa de confiança.

Embora existam argumentos de que essa conduta visa praticidade, ela não é correta e pode, inclusive, caracterizar crime de falsidade ideológica.

Para alcançar uma segurança ainda maior nos contratos e assinaturas eletrônicas, o ideal é que somente os portadores dos tokens, senhas e certificados digitais os utilizem, sem cedê-los ou emprestá-los a terceiros.

Destacamos que esse cuidado deve se estender no dia a dia, para que não ocorram perdas ou extravios dos tokens e certificados.

Continue seus estudos e aprenda sobre distrato contratual!

Jurisprudência sobre contratos eletrônicos

Os contratos eletrônicos, seus requisitos e sua validade jurídica, são temas que já foram discutidos pelos tribunais brasileiros em diversas ocasiões – e esse debate se aqueceu ainda mais por conta da pandemia da Covid-19.

Em uma decisão proferida pelo Tribunal de Justiça do Distrito Federal, em 2020, o contrato eletrônico realizado entre as partes do processo foi considerado válido porque sua autenticidade e integridade pôde ser verificada por meio da certificação digital.

O Tribunal de Justiça de São Paulo, no ano de 2016, também decidiu pela possibilidade de ajuizar ação monitória com base em contratos eletrônicos, desde que acompanhado da certificação digital.

Em nível de jurisdição nacional, o Superior Tribunal de Justiça, em 2018, confirmou a validade de contratos eletrônicos com assinatura digital garantida pela Autoridade Certificadora. Além disso, decidiu pela possibilidade de executar tais contratos, mesmo quando não assinados por duas testemunhas. 

Em diversos tribunais, é possível encontrar posicionamentos similares. 

Desta forma, o que deve ser levado em conta é que as jurisprudências sobre contratos eletrônicos são, em sua grande maioria, decididas pela validade dos contratos eletrônicos, desde que associados a uma assinatura digital que confirme sua integridade.

Local de formação do contrato eletrônico

Segundo a colunista, Dra. Natalia Willms:

“O local de formação de um contrato, em geral, não encontra maiores divergências na doutrina. É estabelecido pelo art. 435 do Código Civil, dessa maneira, que estará concluído o contrato no local onde fora proposto. Contudo, o contrato eletrônico nem sempre tem esses limites estabelecidos. Afinal, muitas vezes os contratantes se encontram em lugares opostos do planeta e, a conclusão do contrato se deu em local diverso.

Para dirimir os conflitos decorrentes da falta de especificação do lugar de formação do contrato, a Lei Modelo da Uncritral traz em seu art. 15, então, uma solução possível para o problema. Sheila Leal, em comento ao citado artigo, diz que:

De acordo com este dispositivo, uma declaração eletrônica será considerada expedida e recebida no local onde o remetente e o destinatário, respectivamente, tenham estabelecimento. Assim, não se leva em consideração nem o endereço do website, nem o endereço físico do servidor, mas o local do domicílio ou estabelecimento das partes.

Caso uma das partes, todavia, possua mais de um estabelecimento, considera-se como formado o contrato naquele que guarde relação mais estreita com seu objeto, ou o estabelecimento principal. Caso o remetente ou o destinatário não possuam estabelecimento, considera-se, então, como tal o local de sua residência habitual.”

Como fazer um contrato eletrônico com segurança

Quando se lida com a gestão de contratos eletrônicos, é imprescindível que se busque a segurança em todas as etapas da geração do documento.

E não somente a segurança jurídica, como a segurança do documento em si, dos acessos e das assinaturas também devem ser alcançadas.

Para que você, responsável pela gestão contratual ou pelo jurídico da empresa, consiga implementar ou melhorar essa garantia em sua atividade, nós compilamos um passo a passo para fazer um contrato eletrônico com segurança.

• Analise os requisitos do contrato eletrônico;
• Especifique todas as cláusulas contratuais;
• Utilize assinatura digital;
• Utilize um software para contratos. 

Confira, a seguir, os detalhes de cada um desses quatro passos estratégicos.

Analise os requisitos do contrato eletrônico

Conforme mencionado anteriormente, os contratos possuem uma série de requisitos que garantem a validade do documento.

Entre eles, estão a capacidade das partes, a existência de um objeto lícito, possível e determinado (ou determinável), e uma forma prescrita ou não proibida por lei.

Desta forma, após analisar tais requisitos, o responsável pelo contrato deverá qualificar as partes, definir as especificações do objeto (bens ou serviços), de acordo com as regras contratuais legais.

Especifique todas as cláusulas contratuais

Além dos requisitos legais do contrato eletrônico, existem várias cláusulas que devem compor a sua estrutura. 

Mas não basta apenas incluí-las como uma formalidade; é importante adequá-las à realidade do contrato e especificá-las conforme a situação em questão.

As cláusulas que devem ser incluídas são:

• definir o prazo do contrato;
• definir possíveis formas de medição de desempenho; 
• estabelecer os valores envolvidos, formas de pagamento e cláusulas de reajuste; 
• descrever os direitos e as obrigações de cada um dos envolvidos; 
• elencar cláusulas de rescisão, multas e sanções por descumprimento.

Todas essas questões devem ser alinhadas entre as partes antes de se proceder à assinatura, para evitar um alto índice de arrependimento ou cancelamento de contratos.

Utilize assinatura digital

Para assinar digitalmente um contrato, utiliza-se um Certificado Digital ICP-Brasil, o qual garante à assinatura validade da mesma forma como se fosse reconhecida em cartório.

Isso porque a assinatura digital, ao se vincular ao documento e impedir que o signatário o modifique ou negue sua autoria, trará integridade e autenticidade ao contrato, requisitos legais estes que o tornam válido juridicamente.

Por isso, ao chegar nas etapas finais do contrato eletrônico, utilize a opção de assiná-lo de forma digital.

Esta tecnologia trará não somente celeridade no aceite do contrato, como também agregará maior segurança e menor risco de fraude no instrumento.

Utilize um software para contratos 

Depois de finalizado e aceito o contrato eletrônico, é necessário fazer sua gestão e acompanhar as etapas de cumprimento contidas no documento.

Uma ótima forma de fazer isso é utilizando um software para contratos, que permitirá gerenciar e armazenar todos os contratos da empresa.

Optando por um software como o Projuris Contratos, você terá um módulo específico para gestão de contratos.

Com ele, poderá realizar a gestão não somente das etapas iniciais de um contrato (requisição, criação, preenchimento das informações e cláusulas), como também poderá autorizar, dentro da plataforma, a assinatura digital do documento e seu posterior armazenamento.

Isso sem falar, é claro, sobre a possibilidade de acompanhar toda a execução, cuidando de prazos e vencimentos, e atentando-se a eventuais necessidades de encaminhamento de notificações, avisos e alertas.

Assim, você não se preocupa em perder as informações ou prazos atrelados ao instrumento. Tudo estará armazenado na mesma base, tornando a sua gestão mais célere, organizada e segura.

Principais dúvidas sobre contrato eletrônico

Além dos temas já trazidos neste artigo, também existem algumas dúvidas que podem ocorrer aos responsáveis pela gestão de contratos.

As principais questões envolvem a segurança da informação e o armazenamento dos dados das assinaturas eletrônicas.

Abaixo, respondemos cada uma delas.

Como ter certeza que a informação está segura e todas as assinaturas sejam colhidas eletronicamente?

Hoje você tem a seu dispor soluções de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) que permitem implementar um fluxo de aprovação e assinaturas de um documento digitalizado. Além de digitalizado, o documento estará criptografado, de acordo com as normas previstas na MP 2200/01 (citada no item 1).

Estas soluções oferecem também o controle de versionamento dos documentos e contratos, hierarquia de aprovadores e controle de segurança de quais pessoas podem fazer alterações nos documentos.

Soluções de GED garantem que será seguido um fluxo de aprovações de cada documento, com avisos e alertas de prazo para assinaturas. E o mais sensacional: esta solução permite que o documento seja aprovado e assinado de qualquer lugar do planeta, através de um tablet, smartphone ou navegador de internet.

Todo o histórico de aprovações, assinaturas e alterações dos documentos são armazenados e podem ser consultados a qualquer tempo. Segurança, mobilidade e velocidade.

Como ver a imagem da assinatura nos documentos?

Eis aqui o maior paradigma dos contratos eletrônicos. Como ver a imagem da assinatura impressa nos contratos de documentos? A resposta é: com tecnologia!

Sim, com a assinatura biométrica manuscrita a imagem da assinatura é anexada digitalmente no documento. E, nunca é demais lembrar, que a assinatura biométrica manuscrita pode ser feita através de um dispositivo móvel específico para tal, ou tablet. Adeus paradigma da imagem da assinatura no documento!

É possível envolver os cartórios neste processo de gestão do contrato eletrônico para firmar as assinaturas?

Os cartórios que querem se modernizar já estão preparados com infra-estrutura para se conectar a soluções de Gestão Eletrônica de Documentos, e com a certificação digital implementada em seus servidores e equipamentos computacionais.

Fazer esta modernização, é uma opção dos cartórios. Acreditamos que com crescimento do número de empresas privadas, a implementarem soluções de GED, certificação digital e assinaturas biométricas, os cartórios naturalmente se sentirão obrigados a se modernizar e investir em tecnologia.

Respondidas estas questões, fica fácil você visualizar os inúmeros benefícios que sua empresa ganhará com a implementação de uma gestão eletrônica de contratos. Abaixo enumeramos os principais:

• Mobilidade;
• Ganho de tempo;
• Segurança;
• Redução de custos de impressão;
• Gerenciamento do ciclo de vida do contrato;
• Localização fácil do contrato.

Agora que você já quebrou todos os paradigmas sobre o assunto, este é o momento ideal para se aprofundar no gerenciamento de contratos. Para isso, ouça o Juriscast #19, com Alexandre Albuquerque Almeida, especialista em gestão de contratos:

Perguntas frequentes sobre contratos eletrônicos

Conclusão

A gestão de contratos eletrônicos é um tema que gera muitos paradigmas na empresa, pois envolve documentos digitais e assinaturas eletrônicas, armazenamento de informações no meio informatizado e, também, a preocupação com a segurança em cada etapa de formalização do instrumento.

No entanto, tais questões são facilmente resolvidas atualmente com o rigor e integridade das tecnologias de assinatura digital e plataformas de gestão eletrônica de documentos, como os softwares jurídicos.

Essas ferramentas surgem para auxiliar o gestor de contratos e trazem vários benefícios para o seu dia a dia, como mobilidade, facilidade de acesso, armazenamento e consulta de informações, mais segurança e fácil acompanhamento do ciclo de vida contratual.

Além disso, a jurisprudência de diferentes tribunais brasileiros já se mostrou favorável à validade de contratos eletrônicos e assinatura digitais, conferindo mais garantia e segurança às partes.

Assim, o gestor de contratos consegue quebrar todos os seus paradigmas, podendo implementar sua gestão eletrônica de contratos hoje mesmo, a partir das diferentes e seguras tecnologias que existem no mercado.

Receba meus artigos jurídicos por email

Preencha seus dados abaixo e receba um resumo de meus artigos jurídicos 1 vez por mês em seu email