O que é exatamente o Módulo de Distribuição, que vai revolucionar o departamento jurídico?

Os profissionais de departamento jurídico estão acostumados a trabalhar com tarefas em massa. Seja no controle de contratos ou na mitigação de riscos de provisionamento, preocupar-se de modo holístico com as atividades é praticamente um pré-requisito para a vaga.

Preencher uma planilha do Excel e verificar vencimentos de cada contrato com fornecedores são atividades importantes, mas que só fazem sentido quando agrupadas, tornando-se gestão – seja de processos, de contratos, de documentos, etc. E este é o detalhe estratégico que torna um profissional de departamento jurídico indispensável.

Mas para que isto aconteça, tudo demanda muita organização – e tempo – para atualizar diariamente informações acerca de processos e requisições.

Uma resposta que algumas organizações estão buscando é tornar os profissionais mais focados no planejamento de decisões e automatizar as atividades rotineiras. Por isso não é surpresa que você esteja (ou em breve estará) ouvindo cada vez mais sobre falar sobre automatizar o trabalho.

Isto seria deixar o trabalho com uma máquina em que não se pode confiar? Pelo contrário. As tarefas passíveis de erro humano, como os cálculos de provisão, por exemplo, são desempenhadas com excelência pelos robôs.

Utilizar um software, como o ProJuris para Empresas, garante que esses cálculos e a alimentação do sistema e das informações necessárias para o departamento sejam feitas com qualidade enquanto proporciona tempo para a equipe se preocupar com o trabalho decisivo e analítico.

O que é o Módulo de Distribuição?

Melhor ainda quando o sistema, além de manter as informações cem por cento atualizadas, as antecipa. E é isso que promete o Módulo de Distribuições do ProJuris, capaz de prever até 30 dias antes quando a empresa será notificada.

O que ele faz é basicamente localizar o litígio que está sendo distribuído no Tribunal, ainda sem numeração. Parece algo simples, mas quando pensamos no efeito para o departamento e nos colaboradores, encontramos uma verdadeira revolução em eficiência.

• Maior tempo para tomada de decisão: é possível que, adiantando-se, o departamento consiga preparar uma defesa mais eficaz ou fundamentar e encaminhar um acordo com mais agilidade.
• Alertas preventivos para o escritório responsável: o escritório envolvido no processo (independente da natureza ou do Estado) receberá o aviso, podendo também se preparar melhor.
• Criação de compromissos para outros setores: quando o processo envolve alguma área da empresa, é possível automatizar uma solicitação de informações necessárias para um posicionamento referente à demanda. Por exemplo: se a empresa receber um processo trabalhista via Módulo de Distribuição, é possível solicitar documentos ao RH como um comprovante de aviso prévio ou uma guia de recolhimento do FGTS pelo próprio sistema.
• Busca pela natureza ou por expressões: na maioria dos casos, o sistema também faz a busca por palavras chaves e natureza, organizando as distribuições no sistema e priorizando urgências.

Alguns sistemas, e este é o caso do ProJuris Empresas, também conseguem trazer uma solução transversal. Ou seja, que entregam uma gestão automatizada completa ao departamento jurídico.

Ainda se tratando do controle de processos, o sistema conta com dois serviços complementares ao Módulo de Distribuição: o Módulo de Publicações e monitoramento de processos, que se preocupam em acompanhar o ciclo de vida dos processos.

A diferença entre eles é sutil, enquanto o Módulo de Publicações disponibiliza para o jurídico todas as decisões publicadas em Diário Oficial de um determinado processo que se resolve acompanhar, o serviço de monitoramento de processos exibe qualquer movimentação, mesmo as não decisivas – que departamentos costumam utilizar quando se trata de um processo de grande importância.

Ambos coletam os dados e permitem associar a notificação recebida ou a publicação capturada dentro da pasta correspondente ao processo. Tudo isso de forma automatizada.