Estudos de casos, redação de peças, audiências, gestão, atendimento e relacionamento com clientes.
O advogado é um profissional multitarefas, e um reflexo disso é que, segundo a 2ª edição do Censo Jurídico, 18% dos profissionais jurídicos entrevistados acreditam que o grande vilão para 2019 será a desorganização.
Muitos apostam nas planilhas para organizar sua rotina e torná-la mais eficiente.
No entanto, a planilha tem dois problemas fundamentais: 1 – como não há integração, a informação entre as planilhas se duplica e se perde, gerando mais desorganização; 2 – o advogado trabalha com a planilha, mas a planilha não trabalha para o advogado.
Ou seja, não automatiza nenhuma tarefa de seu escritório ou departamento jurídico, e conforme a demanda aumenta, seu trabalho aumenta também.
Exatamente por isso, é necessário que escritórios de advocacia, como também departamentos jurídicos corporativos, avaliem ferramentas que gerenciam todo processo.
Neste material, apresentaremos como um software jurídico pode ser uma importante ferramenta de gestão e automação para escritórios.
De que forma o software jurídico pode ajudar escritórios de advocacia
1 – Gestão de Processos
Pensar em um software jurídico é pensar em eliminar processos repetitivos e manuais, otimizando o tempo do profissional.
Avalie a seguinte situação: o advogado precisa lidar com um caso em que tem que redigir e inserir informações de clientes dentro de uma planilha ou em arquivos. Isto várias vezes no decorrer da semana.
No entanto, existe uma solução que faz todo esse processo permitindo que ele se preocupe com outras atividades mais estratégicas.
É exatamente este o trabalho de um software jurídico. Ele pré-cadastra o processo eletrônico utilizando a OAB do advogado, ou o nº do CNJ. Utilizando esses dados, todas as informações são cadastradas automaticamente no software.
O Projuris Escritórios captura os andamentos do processo no Tribunal e avisa o advogado por meio de uma notificação.
Na prática funciona assim: basta informar a OAB ou o número do CNJ no sistema que ele faz todas as buscas diárias direto na fonte e avisa o usuário! Simples, não é?
Com isso, é fácil perceber que a ineficiência é reduzida 100%, já que não tem mais necessidade de ficar atualizando o site dos tribunais e diários oficiais e que, por consequência, evita a perda de prazos processuais com a automação da busca.
2 – Cumprimento de prazos (intimações e agenda)
Todo advogado precisa gerenciar inúmeros processos por dia. Além de análise de processos, registro de informações dos clientes, atendimento de consultas, reuniões, audiências é preciso estar atento às intimações e agendas para não perder prazos e nem credibilidade.
Hoje o tempo parece ser o mais valioso, por isso é realmente importante gerenciá-lo com a máxima eficácia.
O software jurídico ProJuris para Escritórios também te auxilia nessa atividade. A cada nova intimação, o advogado recebe uma notificação na página inicial do seu sistema.
É possível fazer isso, também, de forma manual. Sempre que o ProJuris encontrar uma nova intimação para o termo contratado, ele verificará se o número do processo já está cadastrado no sistema.
Depois de todo esse processo, após capturar uma intimação ou andamento processual, é possível utilizar Agenda do Projuris para controlar e não perder os prazos.
É só cadastrar o compromisso, vincular a ele advogados ou clientes, também documentos sobre o caso e gerar alertas.
Todos os envolvidos são avisados com antecedência, no período em que o profissional programar o envio do alerta, que pode ser três dias ou até mesmo 15 minutos antes.
3 – Relacionamento com os clientes
Rotineiramente clientes procuram seus advogados por meio whatsapp ou ligações para saber mais sobre o andamento do processo.
Essa prática, na maioria das vezes, ocupa bastante tempo do profissional que precisa parar suas atividades para responder as mensagens.
Uma ferramenta eficaz possibilita que o cliente tenha acesso às movimentações dos próprios processos, assim, toda e qualquer dúvida que ele queira tirar com o advogado, pode solucioná-la sozinho.
A comunicação com o cliente hoje é full-time. Alguns clientes inclusive têm pleno acesso ao sistema, podendo, consultar o nosso trabalho em tempo real. (Cliente ProJuris, Dr. Wellington Trindade)
No software ProJuris basta apenas acessar o menu, no módulo de pessoas, selecionar o cliente e incluir o e-mail dele, que receberá todas as informaçõe de login e, a partir disso, terá possibilidade de verificar o andamento do seu processo.
4 – Gestão de documentos
Gerar documentos para seu escritório de advocacia é ainda mais fácil com um software jurídico. Com o Gerador de Documentos do ProJuris, seu escritório pode criar:
E o melhor: os documentos são 100% personalizáveis, e podem ser preenchidos com os dados de seus clientes e equipe.
Desta forma, o escritório de advocacia pode personalizar modelos prontos, ou criar seus próprios documentos do zero. Saiba mais sobre o Gerador de Documentos.
5 – Gestão financeira
Um software jurídico completo faz toda gestão financeira do seu escritório. É preciso entender, neste caso, que planilhas podem não ser eficientes.
É possível que, em algum momento, os dados de controle de custo não sejam processados de forma correta ou as informações se percam. Além do mais, quanto tempo o profissional gasta fazendo as contas?
O software possibilita ao advogado, gerenciar fluxos de caixa, organizar honorários, receitas e custos, além de gerar relatórios personalizados.
6 – Gestão de equipes e tarefas
Muito além de todo gerenciamento completo de arquivos e processos, é possível, por meio do software, fazer a gestão de equipes e tarefas.
É provável que todo escritório já passou pela situação de ter mais uma planilha e perder o controle quando apenas uma delas foi atualizada.
Além do mais, como manter todas as tarefas organizadas e em dia? Uma ferramenta de gestão é mais do que necessária para aumentar a produtividade e organizar a rotina de um escritório.
Todas as informações, incluindo equipes e tarefas, ficam em um lugar só possibilitando a consulta e atualização sempre que necessário.
A ferramenta possui o TimeSheet em que é possível controlar de forma mais assertiva o valor dos honorários de acordo com as horas trabalhadas. Com essa funcionalidade você pode fazer a distribuição de tempo dedicado a cada processo.
Assim, você consegue saber quanto tempo uma determinada ação exige e também fazer a cobrança ou prestação de contas de forma mais clara.
Experimente o Projuris Escritórios:
