Com o PROJURIS ADV e o PeticionaMais, o Guimarães Sanches Advogados ganhou um maior controle das demandas e mais facilidade ao protocolar.
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Sediado em São Paulo, capital, o escritório Guimarães Sanches Advogados tem mais de 15 anos de atuação. A banca é especializada em atender instituições financeiras, com ênfase na administração contenciosa de processos em massa. São clientes do Brasil todo que, somados, representam uma carteira com mais de 6 mil processos.
É preciso algum diferencial para lidar com toda essa demanda junto a Tribunais do país inteiro estando sediados apenas em São Paulo. Para isso, o Guimarães Sanches proporciona aos seus clientes um atendimento que une a agilidade do trabalho em volume com a pessoalidade de causas exclusivas. E isso, claro, utilizando-se das inovações tecnológicas.
Por essa mentalidade, o Guimarães Sanches conseguiu observar aumentos em produtividade, faturamento e economia de gastos na operação. Em especial ao adotar duas soluções desenvolvidas pela Softplan que são complementares para o exercício da advocacia: o PROJURIS ADV e o PeticionaMais.
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Aumento de produtividade com maior controle das demandas
Os 6 mil processos administrados pelo Guimarães Sanches em 2017 geravam cerca de 70 intimações por dia. Sem um sistema eletrônico, portanto, a equipe perdia muito tempo gerenciando e distribuindo essas tarefas. Consequentemente, isto prejudicava, muitas vezes, o cumprimento dos prazos.
Havia ainda o risco da perda de informações, já que a quantidade de demandas era alta demais.
Como explica Marcus Vinicius Guimarães Sanches, um dos sócios do escritório:
Com o controle manual de prazos e processos, ficávamos sempre com receio de não conseguir identificar possíveis falhas no acompanhamento. Quando se tem tantos dados e um controle não tão assertivo, o escritório não consegue ter uma boa segurança em relação à eficiência de suas atividades.
A fim de melhorar o controle e a gestão das demandas, o Guimarães Sanches Advogados buscou um software jurídico que pudesse armazenar um grande número de informações.
A escolha por um software jurídico desenvolvido pela Softplan
Optaram, então, em 2017, por implantar o PROJURIS ADV, software jurídico desenvolvido pela Softplan. Com ele, a banca passou a ter mais segurança em lidar com tarefas e prazos, além de mais sinergia entre os colaboradores.
A partir das 70 intimações que o escritório recebia, em média, por dia, foi possível dividir as demandas entre os grupos de trabalho de forma organizada.
Somente no primeiro ano de uso do sistema, criaram cerca de 5 mil tarefas para melhorar a gestão da equipe.
O PROJURIS ADV proporcionou também o armazenamento de todo o banco de dados do escritório na nuvem. Mais importante do que a economia de espaço, é a organização e a segurança dos dados.
Segundo Marcus Vinicius:
Conseguimos criar tarefas com facilidade a partir de cada intimação que chega por meio do sistema. O PROJURIS ADV auxilia no acompanhamento de todas as intimações, no controle de prazos e facilita a distribuição das tarefas. Nossa equipe ficou muito mais organizada e produtiva depois da automatização das atividades.
Resolvendo o gargalo do protocolo com o PeticionaMais
Embora tenha uma grande atuação extrajudicial, o Guimarães Sanches também enfrenta um dos gargalos da advocacia: o protocolo eletrônico. Ainda mais para uma banca que atende Tribunais de todas as regiões do país. São diversos sistemas, cada um com suas particularidades.
Nos primórdios do processo eletrônico, saída para o Guimarães Sanches, como em outras bancas, foi criar um setor de protocolos, com uma equipe dedicada a lidar com os variados sistemas e enviar as petições. Tudo de forma manual.
Ele relembra:
Nós tivemos uma época em que o Jurídico era muito grande, com muitos processos. Aí tínhamos quatro ou cinco pessoas só para protocolar. E tinha muito turnover, fazíamos treinamentos de 3 em 3 meses porque os estagiários saíam, encontravam outro estágio. Era complicado.
Até que, em 2019, a mentalidade inovadora fez com que o Guimarães Sanches fosse ao mercado em busca de uma solução que resolvesse o gargalo do protocolo eletrônico. E graças à confiança na Softplan, confiança esta desenvolvida desde 2017 junto ao PROJURIS ADV, o escritório resolveu adotar o PeticionaMais.
Em poucos dias, o PeticionaMais já estava implantado no Guimarães Sanches. E os resultados já começaram a aparecer para a equipe, tanto em produtividade quanto em economia de recursos.
Com a solução, o escritório trocou o setor de protocolo por mais advogados na operação – que são quem garantem o faturamento. Em média, 500 protocolos são realizados por mês em Tribunais de todas as regiões do país, em poucos segundos, por meio do PeticionaMais.
A solução também reforçou a segurança digital do escritório. Antes, o certificado digital era utilizado por vários funcionários. À medida que a operação vai crescendo, torna-se difícil controlar quem tem acesso e com quem está o token. No PeticionaMais, o certificado fica armazenado na nuvem, com o acesso controlado 100% do tempo.
PROJURIS ADV e PeticionaMais: soluções complementares
A Softplan acredita que conhecimento e tecnologia transformam a Justiça. Por isso, desenvolve soluções voltadas a melhorar a rotina de trabalho da advocacia.
O PROJURIS ADV é um software jurídico ágil, seguro e eficiente, pensado para uma gestão integrada e lucrativa.
Já o PeticionaMais tem como propósito reduzir o tempo para peticionar, conferindo acesso a dezenas de tribunais em uma só interface, em qualquer dispositivo.
Conheça mais dessas ferramentas abaixo.
PROJURIS ADV
O PROJURIS ADV é um software jurídico que conta com a tecnologia do machine learning e a segurança da AWS para oferecer a escritórios de advocacia e departamentos jurídicos uma gestão de ponta.
Com uma visão 360º dos negócios, os gestores jurídicos podem, então, tomar decisões estratégicas, enquanto delegam ao próprio sistema a tarefa de manter as atividades em dia.
A inteligência artificial do PROJURIS ADV, um dos pioneiros no uso da tecnologia para a gestão jurídica, traz mais segurança para a gestão de prazos processuais, além de otimizar a rotina de escritórios e departamentos. Isto porque, o sistema recebe e lês as intimações, sem que o profissional precise ir ao site do tribunal, e identifica a parte mais relevante, de modo a já sugerir uma tarefa e abrir o prazo correspondente.
O que antes era uma tarefa de cadastro, portanto, torna-se uma tarefa de verificação.
A partir da tarefa, também, o sistema sugere modelos correspondentes. Ou seja, em alguns cliques, você já pode ter sua peça pré-configurada conforme os seus modelos. Mas não para por aí.
O software jurídico, também oferece gestão financeira, gestão de atendimentos, área do cliente para que os seus clientes acessem informações do processo, aplicativo, além das integrações disponíveis.
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PeticionaMais
Uma vez que você tem as suas peças produzidas com o propositor de documentos do PROJURIS ADV, você pode salvá-las em seu computador e, posteriormente, fazer o peticionamento através do PeticionaMais.
O PeticionaMais é uma plataforma que permite a você acessar fazer o peticionamento de diversos tribunais sem ter que entrar em cada um deles.
O login no PeticionaMais é suficiente para homologar petições iniciais e intermediárias nos Tribunais de Justiça do Trabalho, Federal e Estadual. Por ser executado na nuvem, assim como o PROJURIS ADV, não exige, desse modo, instalação ou configurações complexas.
Assim, basta cadastrar a petição, anexar o documento e enviar. Não é preciso Java, nem Shodô ou um navegador específico. Só alguns minutos para o PeticionaMais protocolar a petição.
A ferramenta importa automaticamente os dados já cadastrados do processo no Tribunal. Portanto, é mais fácil enviar uma petição intermediária sem precisar recadastrar as informações da ação.
E se você trabalhar com tribunais que exijam tamanho e quebra de arquivos específicos, o PeticionaMais adequa tantos a petição inicial quanto a petição intermediária.
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Aliados, portanto, o PROJURIS ADV e o PeticionaMais oferecem praticidade para o dia-a-dia da sua equipe e contribuem, junto à Softplan, para o desenvolvimento da Justiça Brasileira.