“Cadê o documento que estava aqui?” Quantas vezes você se fez ou ouviu essa pergunta? “Estava em cima da minha mesa!”, “estava naquela pasta, mas não está mais”. É assim que documentos importantes simplesmente somem. Mesmo salvos em computadores, a situação não se modificou. Afinal, eles continuam tendo um lugar. Se não é a pasta que você não encontra, pode ser o nome que está diferente daquele que seria o mais natural. Enfim, é difícil abrir de uma boa gestão de documentos dentro da advocacia.
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Até porque os escritórios perdem muito tempo com a ausência dela. Com efeito, a gestão de documentos vai além da segurança. É claro que a preocupação acaba por ficar menor quando a gente sabe que existe um lugar para documentar o que é feito com uma peça processual importante ou um documento fundamental para o processo do seu cliente.
Mas gestão de documentos também é ganhar tempo. E assim, aumentar a qualidade do seu trabalho.
Se a gente pensar que a tendência, dentro do escritório de advocacia, é a de que o volume de documentos com que a banca lida aumenta com o passar do tempo, temos que a organização de processos é um passo inevitável.
Embora no conceito tudo seja claro, na prática o que é fazer a gestão de documentos? É o que contaremos a você neste post. Além disso, vamos deixar para você uma planilha jurídica para resolver de vez seus problemas de gestão de documentos.
1. Organize documentos físicos e digitais
Com o processo digital e a digitalização decorrente disso, muitos advogados pensaram que a organização aconteceria como que por passe de mágica. Não vamos dizer que alguns problemas se solucionaram automaticamente, como a necessidade de arquivos físicos, por exemplo.
Algumas outras tarefas da gestão de documentos, no entanto, ainda dependem do profissional. Nos referimos a itens como organização de contratos de honorários e serviços advocatícios, documentos anexados a processos etc.
Sejam físicos ou digitais, é preciso organizá-los ao armazená-los. Isso significa estabelecer alguns critérios de catalogação. Pense em grupos e subgrupos de documentos, reservando um lugar para todos os tipos de documento possíveis dentro do escritório.
Elenque, se possível, por prioridade. O que mais se usa deve estar mais visível, por exemplo. Documentos similares podem estar agrupados. Enfim, coloque esse fluxo no papel e veja se a sua lógica faz sentido.
Mas, atenção! Não complique as coisas. Quanto mais difícil for organizar os arquivos, maior a probabilidade de os critérios não serem seguidos. A organização deve abarcar toda a complexidade dos vários documentos de maneira simples. Em última instância, chame um especialista.
2. Não acumule documentos
Procurar documentos em pastas, físicas ou digitais, repletas, sem ter uma organização eficiente, é muito parecido a encontrar uma agulha no palheiro, certo? E o excesso de documentos, sobretudo desnecessários, atrapalha ainda mais.
Então, mesmo que você tenha os seus documentos digitalizados – o que já é ótimo! – isso não quer dizer que eles não se acumulem. O problema só mudou de endereço, por assim dizer.
Por isso, a segunda dica em gestão de documentos é muito simples: faça limpezas periódicas. Elimine cópias extras, documentos desnecessários ou, para processos inativos, faça um backup em outro lugar.
Boa parte do trabalho não é eliminar – já que temos que guardar muita coisa – mas sim tirar da frente o que não será usado – pelo menos mais do que raramente.
3. Tenha uma fluxo de gestão de documentos
A gestão de documentos também precisa, fora do local propriamente dito, de um fluxo definido. Do contrário, o modelo não será replicado. Se cada colaborador organiza ou nomeia os documentos de um jeito, ninguém vai encontrá-los. Outro ponto é que a acessibilidade precisa ser garantida.
Imagine, então, se o nome do documento já estivesse acompanhado de sua localização ou tivesse um hiperlink para o documento. Com um clique, seria possível acessá-lo.
Embora pareça simples, criar um banco ou catálogo de documentos é significativo a longo prazo. Implica, por exemplo, mais tempo para focar em outras questões ou necessidades do escritório de advocacia.
Dessa maneira, além de ser mais fácil encontrar o documento, pode-se ter uma visão do que foi feito com ele. O histórico permite ainda que se saiba quem foi o responsável pelo que dentro do escritório de advocacia e em relação àquele documento. E evita, assim, eventuais falhas de comunicação entre as equipes.
4. Baixe a planilha de gestão de documentos do Projuris ADV
Assim, pensando em levar a praticidade dessas técnicas de gerenciamento para o seu escritório de advocacia, criamos uma planilha de gestão de documentos.
Nela, você indicará os tipos de documento, os responsáveis por eles, o local em que se encontram – digital ou fisicamente.
Além do tempo ganho, esta planilha é útil para aqueles que desejam controle das alterações. Com uma aba de edições, é possível registrar:
- quem alterou por último o documento;
- quando foi alterado pela última vez;
- qual a última alteração
- quantas vezes foi alterado;
- onde se encontrava originalmente;
- onde se encontra atualmente;
- quem criou o documento; e
- quem foi o último a alterar o documento.
Acessar agora gratuitamente a planilha de gestão de documentos para advogados, lançada pelo Projuris ADV – software jurídico, e desfrute dos benefícios dessa organização.
5. Faça uma gestão de documentos estratégica
E se o lugar em que você armazena seus documentos também for o lugar onde você gerencia todo o escritório de advocacia? Com um software jurídico como o Projuris ADV é isso que você tem.
A grande vantagem é que você anexa facilmente seus documentos a processos e tarefas. A edição, por exemplo, pode ser feita dentro do próprio sistema. E depois, você pode baixar e imprimir seus documentos com facilidade.
Aliás, com o propositor de documentos, você cria informações variáveis, que serão preenchidas automaticamente quando você gerar a peça, a partir dos registros salvos no sistema.
Por fim, com o sistema, a gestão de documentos fica associada à gestão do escritório de advocacia de modo geral. Profissionais organizados conseguem enxergar os problemas do seu negócio com mais facilidade, ganham em tempo e produtividade, mas também veem com mais rapidez os frutos dos seus esforços.
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