Se há uma coisa que as faculdades de Direito ainda não ensinam é como fazer a gestão na advocacia. Em muitos casos, o bacharel chega ao mercado de trabalho sem saber como organizar as rotinas internas do escritório. Por isso, é comum encontrar profissionais sobrecarregados com prazos, tarefas administrativas e processuais e sem saber como delegar as atividades. Para facilitar a sua organização, separamos, então, algumas planilhas jurídicas de gestão essenciais para a administração de qualquer escritório.
As planilhas jurídicas de gestão, em geral, organizam dados como tarefas, clientes e processos. Contudo, é preciso ter em mente que nem todas são idênticas. Cada planilha, portanto, possui uma funcionalidade.
Quando devidamente preenchidas, as planilhas contribuem para a organização e otimização da rotina do escritório, aumentando a produtividade, além de outros benefícios. Para saber mais sobre como as planilhas jurídicas de gestão podem facilitar o dia a dia do seu escritório, não deixe de conferir!
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Controlar prazos processuais é um desafio para qualquer advogado. Considerando um processo único, talvez isso não pareça tão difícil. No entanto, controlar um número grande de prazos processuais não é uma tarefa nada simples! Além disso, cada procedimento pode ter um prazo distinto e ritos próprios, o que acaba dificultando o controle.
Hoje, contudo, há formas mais eficientes de se fazer uma gestão dos prazos processuais. Com as ferramentas certas, é possível evitar problemas com datas, perda de prazos e até uma equipe sobrecarregada. Com uma boa gestão do escritório de advocacia é possível antecipar a elaboração de peças e documentos, proporcionando mais flexibilidade na agenda. Desse modo, perdas de prazos deixam de acontecer, evitando danos e prejuízos financeiros como o cancelamento de contratos e até ações de indenização. Isso sem mencionar a imagem do escritório, que não é afetada por esse tipo de falha.
As planilhas de controle de prazo processual são ferramentas que dão suporte a organização e facilitam o dia a dia do advogado.
Disponibilizamos gratuitamente para advogados diversas planilhas jurídicas de gestão. Entre elas, está a planilha de controle de prazos, que é essencial para a rotina de qualquer escritório. Nela, o usuário pode inserir os prazos, considerando:
A planilha de controle de prazos da Projuris traz mais praticidade no controle de prazos, pois fica mais fácil localizar dados e informações que são essenciais para a prestação de serviços jurídicos. Com funcionalidades de controle para prazos processuais e administrativos, ela é mais específica que a planilha de controle de tarefas. Mas, ambas possuem sua importância no processo de gestão do escritório.
Além de controlar os prazos, esse tipo de planilha facilita o planejamento do recesso forense. A proximidade do recesso forense sempre exige atenção dos advogados, pois implica mudanças de planejamento, sobretudo com relação aos prazos. Enquanto algumas questões do escritório podem ser postergadas para o final do recesso, muitas tarefas relacionadas aos prazos precisam ser adiantadas. Caso contrário, na volta do recesso, existe a tendência de se acumular trabalho, gerando a sobrecarga do time e até perda de prazos.
Pensando em um advogado preocupado com a organização de seu escritório, a Projuris elaborou uma planilha jurídica de gestão específica para o planejamento do recesso forense. Focada nos meses de novembro e dezembro, essa planilha conta com uma agenda customizada e tabelas para cadastro das atividades e dos prazos. Na planilha de planejamento do recesso forense, tudo o que o advogado precisa inserir para se organizar é:
Com esse recurso, o profissional pode controlar as atividades com a proximidade do recesso forense, e dar prioridade àquelas que são mais importantes e/ou urgentes. Isso permite que o advogado tenha um recesso mais tranquilo e equilibre melhor as tarefas na sua agenda.
Os prazos processuais são um desafio para a gestão jurídica.
Mas, não são o único!
Além do controle de prazos, o advogado também precisa realizar a gestão de tarefas e atividades. Esse tipo de atividade, além de dar suporte ao controle de prazos, é importante para melhorar a integração do time, especialmente quando se trata de delegar atividades.
A planilha de controle de atividades serve para organizar as tarefas e dividi-las conforme as capacidades e especialidades dos advogados e estagiários da equipe. Isso evita que haja a realização de tarefas idênticas ou mesmo confusão de responsabilidades.
Além das tarefas relacionadas a clientes e processos, o advogado também precisa controlar as atividades do próprio negócio. Afinal, é preciso estar atento a produtividade e engajamento do time. Se determinada tarefa não está sendo cumprida, por exemplo, é necessário questionar o porquê e buscar uma alternativa para sua resolução. Do mesmo modo, é preciso identificar falhas na organização, como é o caso de uma atividade importante esquecida ou deixada sem nenhum responsável.
O preenchimento de planilhas jurídicas de gestão contribui para esse tipo controle. Por mais que as planilhas demandem tempo para o preenchimento de dados, elas acabam otimizando a rotina e gerando melhor aproveitamento da agenda.
Seguir um planejamento é essencial para otimizar a prática jurídica. Por isso, contar com uma boa planilha de controle de atividades é essencial para todo escritório, independentemente do porte ou nicho.
Disponibilizamos gratuitamente planilhas jurídicas de gestão para os advogados. A planilha para o controle de atividades é uma delas e serve para organizar o fluxo de tarefas e também a distribuição entre os membros do escritório. Para utilizar a planilha, tudo o que o advogado precisa fazer é inserir:
Com nossa planilha de controle de atividades, o advogado consegue controlar de forma eficiente quais tipos de atividade estão sendo feitos e por quem, a finalização dessas atividades, além de categorizá-las. Há, por exemplo, diferença entre as atividades relacionadas aos processos e atividades relacionadas à gestão do escritório. A planilha também permite que o advogado relacione um determinado processo a uma atividade específica.
Para ter uma gestão eficiente, além de prazos e tarefas, o advogado também precisa controlar a produtividade. E produtividade nada mais é do que executar mais, em menos tempo, sem perder a qualidade.
Assim, uma vez que as tarefas foram distribuídas, é preciso verificar quanto tempo membros do time demandam para realizá-las. Com isso, é possível medir se escritório está sendo produtivo.
Em outras palavras, o advogado deve checar constantemente se as tarefas estão sendo cumpridas de forma eficiente. Se não, quais podem ser as razoes? Se sim, é possível otimizar a atividade e aumentar a produtividade?
Questões fazem parte do dia a dia de gestores. Isto porque, todos desejam ver o negócio crescendo. Ainda que a planilha de gestão de atividades possa fornecer indícios de como melhorar a organização da equipe e do tempo, existem planilhas jurídicas mais específicas, que ajudam a medir a produtividade. Com esse tipo de planilha, além de melhorar a organização e o dia a dia, o advogado obtém dados fundamentais para melhorar a gestão de um escritório de advocacia.
Além de disponibilizar uma planilha para controle de atividades, também disponibilizamos uma planilha de timesheet, ou seja, de controle de horas.
Através dela, o gestor pode verificar algumas informações importantes, tais quais:
A planilha conta, ainda, com gráficos, além de sua divisão por meses. Bastante completa, portanto, permite que o gestor faça controle do tempo no escritório de forma prática e fácil.
Como todo negócio, um escritório precisa de planejamento financeiro. Para não lidar com prejuízos, todo advogado precisa controlar os gastos com aluguel, eletricidade, equipe, manutenção de equipamentos, e outros. Além disso, é fundamental manter uma cartela de clientes ativa, para sustentar a estrutura, além de gerar lucro.
A maior fonte de renda do escritório decorre dos honorários advocatícios. Independentemente de serem honorários sucumbenciais ou convencionais, são eles que sustentam a estrutura do escritório e a remuneração dos profissionais.
Ocorre que nem sempre a cobrança de honorários é uma tarefa fácil. O risco de inadimplemento é grande. Contudo, existem algumas medidas que podem contribuir para diminuir os riscos. Entre elas está um bom controle financeiro.
Uma boa gestão financeira do escritório permite controlar a verba que entra e sai mensalmente, de modo que o advogado possa balizar seus gastos. Além de ajudar no controle do fluxo de caixa, permite que o profissional antecipe possíveis inadimplementos.
Com esse tipo de controle, o advogado pode verificar a entrada de receitas e se planejar. Se não houve o pagamento dos honorários, por exemplo, o advogado pode enviar lembretes aos seus clientes.
Enviar lembretes é uma forma de evitar o inadimplemento e, em simultâneo, manter um bom relacionamento com o cliente. Clientes também se esquecem, mas ninguém gosta de ser cobrado. Por isso, o planejamento é essencial para manter a saúde financeira do escritório, além do bom relacionamento com a clientela. E as planilhas jurídicas oferecem suporte para ambos.
A planilha de controle financeiro permite que o profissional cadastre dados importantes de seus clientes. Além disso, o advogado também pode registrar dados sobre seus fornecedores e outras despesas. Dessa forma, pode gerenciar os gastos mensais de seu negócio.
Organizada por diferentes abas, a planilha é de fácil entendimento e utilização. Assim, também inclui uma planilha para inserção dos valores previstos e dos valores arrecadados. O advogado gestor, portanto, terá à sua disposição todos os dados necessários para controle financeiro a curto e longo prazo.
As planilhas jurídicas essenciais ao advogado não são apenas relativas a clientes e processos. Há também outras espécies de planilhas jurídicas que podem auxiliar a condução do negócio. É, por exemplo, o caso da planilha de honorários da OAB organizada pela Projuris.
Gerenciar cada despesa e o rendimento é essencial. No entanto, também é preciso avaliar se os valores são coerentes com o faturamento. Um determinado custo é excessivo considerando o orçamento? Ele cabe no planejamento financeiro? Os valores recebidos são suficientes? Estão dentro do mínimo requerido?
Esse tipo de avaliação é essencial para qualquer escritório. Ocorre que, para alguns profissionais, pode ser difícil estabelecer um valor para seus serviços compatível com os gastos do escritório.
Pensando na precificação da advocacia e evitar que valores muito baixos de honorários prejudiquem o mercado, as OABs estaduais elaboraram tabelas de honorários. Essas tabelas devem ser usadas como parâmetro pelos profissionais, evitando que a concorrência abaixe os valores.
Muitos advogados trabalham em mais de um estado, principalmente com o advento do processo digital. Consequentemente, precisam trabalhar com mais de uma tabela de honorários, pois o mínimo estabelecido pode ser diferente de acordo com a OAB. Mas encontrar as diferentes tabelas a cada vez que for necessário não apenas é trabalhoso como custa um tempo considerável.
De fato, existem muitas possibilidades de planilhas jurídicas para facilitar a atividade do advogado e a gestão do escritório. Mas, antes de ter milhares de planilhas, o advogado deve se questionar algumas coisas:
Planilhas jurídicas de gestão são essenciais a todo escritório. Porém, exigem manutenção, empenho e dedicação do gestor e da equipe. Do contrário, os dados podem não ser preenchidos adequadamente e há risco de que as informações não dialoguem entre si.
Dependendo da complexidade do escritório, é importante avaliar alternativas, como um software jurídico. Entre as vantagens de um software para advogados em comparação com as planilhas jurídicas, vale destacar:
Se o escritório de advocacia já adota planilhas jurídicas, é simples adotar um software jurídico sem risco de perda de dados. Plataformas como o Projuris ADV, por exemplo, permitem que o usuário lance algumas planilhas na base, transferindo os dados de forma simples e ágil.
Desse modo, a integração é muito rápida, sem que informações importantes sejam perdidas. Com um software, a localização e a integração de dados são mais simples. Isso sem falar na automatização das rotinas, que confere mais agilidade ao escritório. Com esse tipo de ferramenta, qualidade e agilidade se aliam, o que naturalmente contribui para a retenção de clientes.
Caso queira experimentar na prática os benefícios da ferramenta, é possível fazer um trial do software jurídico por tempo limitado, mantendo as planilhas jurídicas. Um software proporciona diversos benefícios, mas a melhor escolha é aquela que melhor se adéqua à dinâmica de cada escritório. Assim, vale a pena testar e avaliar tanto planilhas quanto o melhor software do mercado.
