No mundo jurídico os prazos pesam muito. E existe uma razão pela qual eles são considerados essenciais: a perda de prazo impacta diretamente na carreira e reputação dos advogados (sem falar no prejuízo financeiro).
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Este tipo de imprevisto costuma ser muito mais comum com advogados e/ou escritórios que ainda fazem a gestão e cálculo de seus prazos manualmente, atividade extremamente suscetível a erro humano.
Basicamente, os arquivos estão espalhados nos e-mails, o calendário é gerenciado de forma separada em cada caso, o timesheet – ou a gestão de horas – é apenas um rabisco no caderno e, por fim, o profissional tem pouca chance de acompanhar o fluxo constante de trabalho.
Em muitos casos de escritórios grandes, para ajudar nesse trabalho, existe o controller (ou a controladoria jurídica), que organiza as rotinas de forma que o os advogados podem se concentrar.
Esta pessoa/área organiza as atividades de todos os times enquanto os times executam cada uma das solicitações. A analogia com uma esteira de produção é bastante comum neste tipo de escritório.
Apesar de ser uma das maneiras mais organizadas de garantir produtividade e mitigação de erros, por vezes as informações continuam dispersas, não se concentram em um único lugar, havendo a necessidade de uso de vários sistemas ou repositórios.
Mas, é claro, nenhum advogado quer assumir a responsabilidade de ser negligente. E é exatamente por estes motivos listados acima que aplicar um gerenciamento de prazos eficaz no escritório de advocacia é algo crucial.
Neste artigo, você vai entender que apenas com o uso da tecnologia pode ajudar e, consequentemente, garantir que o processo seja muito mais tranquilo para o profissional e o cliente.
A importância do controle e organização dos prazos processuais
O controle e a organização dos prazos processuais não são mais uma opção, e sim, uma obrigação. Pelo fato de que todos os atos processuais devem ser realizados entre um período, geralmente, decisivos.
Isso quer dizer que os atos precisam ser cumpridos no prazo estipulado para que, assim, não prejudique as partes que estão envolvidas, isto é, advogado e cliente.
Sem contar que as informações e dados dos diferentes processos podem se mesclar, implicando no fluxo de trabalho e ampliando as chances de aparecerem falhas consideráveis.
Outra questão, quantas atividades e responsabilidades um gestor jurídico possui? São inúmeras, não é mesmo? Desde acompanhar resultados, realizar reuniões, coordenar equipes e muito mais.
Dentro dessas atribuições, existem aquelas que podem ser delegadas por terceiros, mas existem aquelas em que isso não é possível. Sendo necessário, ser muito produtivo e organizado.
E só será possível quando houver cuidado com controle de prazos e uma gestão de tempo nos escritórios de advocacia efetivo.
Como organizar os prazos processuais?: 4 dicas para ter mais eficiência
Mapeie os fluxos de processos do escritório
Existem algumas planilhas já prontas, e gratuitas, à disposição para download na internet. É possível escolher algumas e fazer um teste de uso por um tempo para verificar qual das soluções é a que melhor corresponde à necessidade do escritório de advocacia.
O único problema em se fazer isso é a necessidade de ter de cadastrar quase todas as informações em planilhas diferentes e alguma informação se perder no processo. É por essa razão que o uso dessa alternativa precisa ser bem avaliada.
Defina as prioridades
É necessário definir quais são as prioridades dos processos judiciais em seu escritório, por isso, é importante ter bem mapeado quais são esses processos. Documente em algum lugar todos os processos que existem no momento em seu escritório de advocacia.
Quanto melhor e mais completa for essa documentação e a definição das prioridades, mais fácil será o procedimento de organização dos processos de seu escritório de advocacia.
Você pode utilizar o método que achar melhor, desde uma planilha no Excel, aplicativos gratuitos ou mesmo um software jurídico: escolha o que fizer mais sentido para seu escritório.
Faça uma gestão de metas
Qualquer que seja a escolha, o que o advogado vai precisar fazer, já no início, é organizar o calendário com as atividades e as metas. Provavelmente, será necessário parar algumas horas do dia para fazer esse levantamento.
E embora haja um conhecimento prévio sobre os prazos dos processos, o mais confiável é consultar cada ação para confirmar a informação.
Aqui a dica é contabilizar o tempo a partir do momento em que o advogado recebe a citação ou a intimação de um determinado processo.
Caso existam dúvidas quanto ao cálculo, é possível recorrer às ferramentas online para calcular prazos de processos, de acordo com o novo Código de Processo Civil (CPC) e Código de Processo Penal (CPP).
Invista em tecnologia
Se fosse para sintetizar todas as dicas em uma apenas, seria invista em tecnologia, utilize ferramentas de automação no que for possível, seja em lista de tarefas, agenda, histórico de atividades, entre outros. Quer seja você um advogado autônomo, líder de um escritório ou gestor de equipe.
Esse é um grande passo para você prever as ações do jeito que deseja e ter um controle de prazo processual ainda mais eficiente. Afinal, a tecnologia facilita o acesso à informação e deixa a rotina mais prática.
Hoje em dia existem diversas soluções tecnológicas que podem ser aplicadas ao seu escritório, então vale dedicar um tempo para encontrar a melhor, ou as melhores, para a sua realidade.
De que forma a tecnologia pode auxiliar no controle de prazos processuais?
A chave para o sucesso é saber como adotar tecnologia e integrá-la ao seu trabalho. Um bom software jurídico minimiza negligências, porque normalmente oferece estrutura ao fluxo de trabalho.
Por meio dele é possível melhorar a organização em toda a empresa, fornecer funcionalidades que agendam prazos, atribuem tarefas e até armazenam arquivos.
Se a controladoria se dispõe de um software para gerenciar todas as ações o risco automaticamente diminui com a segurança operacional que a ferramenta disponibiliza e os resultados dos processos internos tornam-se muito melhores.
Outros benefícios também acabam sendo trazidos pelo software jurídico no controle de prazos do escritório:
- Gestão completa de processos
Organização de processos é fundamental para evitar desperdício de tempo, perda de documentos e, por fim, todo tipo de retrabalho de um escritório de advocacia.
Mesmo para escritórios de advocacia pequenos, onde não se tem um grande volume de processos a serem organizados, a gestão permite que o advogado tenha menos preocupação e uma administração muito mais completa de seus processos.
- Visualização holística dos processos
Um software como o Projuris ADV te priva de ficar atualizando o cliente sobre o andamento dos processos, ou então recebendo ligações e mensagens da parte dele para saber como estão.
Basta conceder a ele um usuário e senha e ele poderá, sempre que quiser, visualizar os processos em que está envolvido. E claro, sem poder adicionar, excluir ou alterar informações, somente consultá-las.
Essa funcionalidade busca sempre automatizar processos e facilitar a vida dos advogados.
- Controle das atividades
O controle das atividades internas do escritório também contam na vida do advogado. Não basta só cuidar dos casos e ficar atento a prazos, saber quais atividades estão em andamento, por quem está sendo desenvolvida e o que ainda precisa ser feito é fundamental.
Uma lista de atividades com uma visão totalmente customizável e que pode se adequar a sua realidade, além de auxiliar o fluxo operacional, é integrada ao Módulo Agenda.
Assim, os compromissos ficam registrados de forma com que o advogado não se perca.
- Cálculo de prazos
Imagine poder calcular seus prazos processuais diretamente de uma ferramenta prevenindo a perda de prazos.
Um boa ferramenta, como o Projuris Escritórios, disponibiliza uma funcionalidade que calcula prazos para as normas Novo CPC, CPP, CLT, entre outros.
- Previsibilidade
Com uma ferramenta você consegue ter previsibilidade de todas as atividades listadas acima. Você pode captar, organizar e acompanhar informações sobre as publicações dos processos.
Sem dúvida é o melhor caminho para mitigar riscos no escritório, evitar a perda de prazos e gerar ainda mais produtividade.
Se, lendo este artigo, você percebeu que é hora do seu escritório investir em um software jurídico para melhorar a gestão, não perca tempo! Junte-se a milhares de advogados que utilizam o Projuris ADV.
Perguntas frequentes sobre prazos processuais
Quais são os prazos processuais?
Os prazos processuais podem ser classificados de três formas: quanto à sua origem, quanto às consequências processuais e quanto à possibilidade de dilação.
Como contar prazo processual?
A regra de como contar prazo processual está elencada entre os artigos 218 a 235 do Novo CPC: a contagem é feita em dias úteis, excluindo o dia do começo e incluindo o dia do vencimento, salvo disposição em contrário.
Como controlar prazos processuais?
Existem várias maneiras de controlar os prazos, como pela planilha de controle de prazos processuais, um software jurídico ou até mesmo contratar um controller jurídico.
Conclusão
Atualmente, é fundamental que o profissional do direito saiba que a tecnologia está revolucionando o modo de controlar as atividades jurídicas.
A Calculadora de Prazos é uma ferramenta criada para auxiliar os advogados e demais profissionais da área jurídica a controlar os prazos com eficiência, economizando tempo e dinheiro.
Com essa ferramenta o profissional pode calcular qualquer prazo informando apenas os dados básicos como data de inicio, norma a ser utilizada no cálculo, o tribunal que deve ser consultado, se o processo é eletrônico ou físico, instância, seção e comarca.
Um bom software jurídico, como o Projuris Escritórios, que alinhe tecnologia de alta performance com as suas necessidades é uma aposta certeira se o que você busca é organização rápida e prática.
Além de tornar mais ágil a análise e acompanhamento de prazos e processos, a adoção de um software pode melhorar a produtividade da equipe e reduzir os custos a curto e longo prazo, bem como organizar processos judiciais, administrativos e consultivos de seu escritório de forma mais rápida.
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