5 ferramentas de atendimento a clientes na advocacia
Caiu de paraquedas em nosso site e não entendeu qual a diferença entre o Projuris ADV e o Projuris Empresas? Não se preocupe, a gente te explica!
Você se lembra que, em 2022, lançamos uma novidade no mundo da tecnologia jurídica? Não? Sem problemas, vou te contar um pouco do que aconteceu.
Há dois anos, duas potências do mercado de tecnologia jurídica anunciaram sua fusão. A Softplan, desenvolvedora da tecnologia SAJ, adquiriu 100% da operação e produtos da Projuris, empresa de software de Joinville, já conhecida por sua oferta para escritórios e departamentos jurídicos.
A Projuris surgiu em 1990 e buscava ofertar uma opção de sistema para a advocacia privada, tanto em escritórios como em departamentos jurídicos. Já na Softplan, em 2015, se lançava para o mercado o SAJ ADV, novo sistema de gestão para advocacia privada.
De 2015 a 2022, os produtos atuaram separadamente, mas ainda em 2021 negociavam a união de suas forças. Atualmente, então, a Projuris é uma das unidades de negócio da Softplan, responsável por produtos voltados para a advocacia privada, sendo eles: Projuris Empresas, Projuris ADV, Projuris Acordos, Projuris Contratos e PeticionaMais.
Muitas pessoas conhecem boa parte destes produtos, mas muitas vezes surge a dúvida sobre qual a diferença entre o Projuris ADV e Projuris Empresas. Neste artigo, vamos esclarecer esse ponto!
Como o próprio nome diz, o Projuris Empresas é um produto destinado à área jurídica de empresas, isto é, aos departamentos jurídicos. Já o Projuris ADV, tem como foco a gestão jurídica de escritórios de advocacia.
Os produtos tem algumas similaridades, mas possuem também grandes diferenças!
Ambos os sistemas fazem gestão de contencioso, possuem inteligência artificial e ajudam a controlar aspectos financeiros da operação.
Mas, enquanto o Projuris ADV conta com modelos de documentos, área do cliente para comunicação do advogado com seus clientes, timesheet, controle de prazos e intimações e outras funcionalidades específicas para escritórios de advocacia, o Projuris Empresas possui módulos para atender as demandas particulares de uma empresa, como a gestão de processos administrativos, ações consultivas, emissão de pareceres, revisão e aprovação de contratos, gestão de ativos imobiliários e veiculares ou de atos e documentos societários.
Além disso, o Projuris Empresas reúne funcionalidades para facilitar a gestão das demandas contenciosas da empresa, como a captura de novos processos judiciais ainda em fase de distribuição, o provisionamento de valores, e o controle de depósitos e garantias em nome da empresa.
Para entender melhor a diferença entre estes dois produtos, vamos fazer uma explicação e especificação de cada um deles a seguir:
O Projuris ADV é um software criado para auxiliar advogados e advogadas na gestão jurídica. O sistema é o antigo SAJ ADV, que recebeu, com a compra da Projuris pela Softplan, uma nova identidade, sendo agora o Projuris ADV.
Ele permite aos advogados fazer o acompanhamento de processos, controle de prazos e controle de intimações. Também auxilia no controle financeiro, aumenta a produtividade com inteligência artificial, modelos de documentos e gestão de tarefas, além de auxiliar na lida com os clientes por meio da integração com WhatsApp e da área do cliente.
Pode ser usado tanto em escritórios de advocacia, como em pequenas procuradorias, onde auxilia na obtenção de insumos para recolhimento de tributos, gerencia os processos e contestações de atos administrativos da procuradoria geral e ajuda no controle das execuções de dívidas ativas e demandas das procuradorias.
A seguir, daremos mais detalhes sobre as funcionalidades.
A metodologia usada no Projuris ADV é divida em quatro principais áreas: contencioso, consultivo, produtividade e finanças, como na imagem a seguir:
Em relação ao contencioso, podemos citar 5 principais funcionalidades do Projuris ADV:
1 – Andamentos processuais:
Com a funcionalidade de andamentos processuais você acompanhe as movimentações e andamentos dos processos do início ao fim de forma automatizada.
Para isso, basta ativar a captura automática de andamentos e movimentação, dessa forma, você evita a busca manual no site dos tribunais.
Além disso, o sistema possui um contador que mostra os andamentos dos últimos 5 dias assim que você loga no sistema, mostrando também a quantidade de andamentos e movimentações lidos e não lidos. Dessa forma, você tem um controle do que você precisa verificar diariamente.
2 – Controle de intimações:
O Projuris ADV também permite que o escritório automatize o recebimento das intimações disponibilizadas em Diários Oficiais e de Justiça de todo o país, além de intimações eletrônicas de tribunais específicos, tudo com segurança e agilidade.
3 – Peticionamento eletrônico
Acima falamos sobre os demais produtos da Projuris, voltados para a advocacia privada. Um deles é o PeticionaMais, que permite uma integração com o Projuris ADV. Assim, você consegue peticionar em centenas de tribunais do país de maneira rápida e unificada.
Com nossos robôs para peticionamento eletrônico, suas petições serão protocoladas ainda que o site do tribunal esteja fora do ar.
Ademais, você pode elaborar as petições diretamente no software jurídico, por meio da IA ou dos modelos de documentos, assim, economiza o tempo de produção.
4 – Segurança e privacidade
Uma das preocupações de advogados e advogadas ao adquirir um software jurídico é em relação à segurança das informações. No Projuris ADV cada advogado ou membro do time do escritório tem acesso apenas às informações que lhe cabem. Você configura acessos de forma pessoal ou para grupos e direciona quem pode ver, editar e excluir cada tipo de informação. Assim, você evita o vazamento ou a perda de dados.
5 – Cálculo de prazos
Outra atividade muito importante no dia a dia da advocacia é o cálculo de prazos processuais, e no software jurídico é possível fazer esse cálculo de maneira simples. A calculadora de prazos do software jurídico atua a partir do módulo de intimações. Assim, quando chega uma intimação, a IA já faz a leitura e o sistema sugere prazos conforme o teor da intimação. Dessa forma, você evita a revelia, a perda de prazos e erros de cálculo.
Já no consultivo, podemos destacar 4 principais funcionalidades:
1 – WhatsApp
O WhatsApp é hoje um dos principais meios de comunicação de qualquer profissional. Acontece que, para advogados, o uso da ferramenta é, muitas vezes, prejudicial, uma vez que o advogado não consegue se “desligar” do trabalho. Isso porque, muitas pessoas acabam fazendo contato com os profissionais após o horário comercial e não tirar um tempo para responder aquele contato pode ser negativo para a imagem do advogado.
Veja, o cliente, geralmente, está ansioso, preocupado com o processo e quer saber mais informações, logo, mandam mensagem no momento que conseguirem. Então, não respondê-lo pode causar uma má impressão em relação ao seu trabalho.
No entanto, é fato que, esse contato fora de hora acaba por prejudicar a qualidade de vida dos advogados.
Assim, poder usar uma integração que faz esse atendimento por você é uma ferramenta e tanto para que os advogados e advogadas possam ter um descanso, certo? Na integração com o WhatsApp do Projuris ADV, seu cliente consegue fazer agendamentos e receber atendimento a qualquer hora do dia.
2 – Área do cliente
Ainda nesse sentido de atendimento ao cliente 24 horas, a área do cliente do Projuris ADV permite que seu cliente consulte o processo do qual é partícipe de maneira fácil, pelo seu site ou pelo app. Para seu cliente ter acesso à área do cliente, você criará um usuário com login e senha e entregará a ele, que poderá, então, consultar sozinho como anda o processo. Nesse ambiente, você pode deixar comentários que expliquem o andamento processual ao cliente, reduzindo assim, a quantidade de vezes que ele te contata via WhatsApp.
3 – Cadastro fotográfico
O cadastro de processos por meio de fotos facilita o cadastramento de novos clientes, uma vez que, por meio da fotografia da CNH do cliente, o sistema já captura as informações do indivíduo e faz a transferência para o sistema. Assim, seus cadastros ficam coerentes e sem erros de digitação.
4 – Histórico de conversas
O Projuris ADV permite armazenar seu histórico de conversas, assim, você consegue verificar todas as solicitações dos seus clientes, quais documentos foram solicitados e quais faltam, qual o combinado na consulta, entre outras informações relevantes para o caso.
Além disso, vale destacar aqui que essa consulta de informações pode ser feita de qualquer lugar, pelo computador ou celular (android e IOS). Isso porque, o sistema possui armazenamento em nuvem, o que além de trazer segurança para as informações, permite esse acesso à distância do escritório.
Em produtividade, vamos citar também, 5 funcionalidades principais:
1 – Divisão de tarefas
Com o Projuris ADV é mais fácil fazer a distribuição de tarefas, isso porque o sistema conta com um contador de tarefas e uma agenda. Dessa maneira, o gestor do escritório consegue ter uma visão geral das atividades e distribuí-las de maneira mais justa.
2 – Inteligência artificial
O Projuris ADV conta com duas IAs distintas: o ChatGPT e a IA nativa do sistema. Ambas são excelentes opções para o aumento da produtividade do seu escritório jurídico.
A IA nativa é a responsável pelas sugestões de prazos, modelos e tarefas, ou seja, ao receber uma intimação, ela lê as informações, entende qual o pedido e faz uma sugestão de tarefas que, caso esteja correta e você a selecione, a IA já cria a tarefa na sua agenda. Além disso, a IA lê e destaca as principais informações da sua intimação, facilitando seu entendimento e tomada de decisão.
Já a integração com o ChatGPT, permite que você use a IA diretamente do seu sistema. Assim, você pode fazer pesquisas de jurisprudência, pedir para que a IA crie modelos de documentos e até, fazer outras buscas com prompts específicos.
3 – Modelos de documentos
O projuris ADV conta uma gama de modelos de documentos jurídicos pré prontos, bastando apenas fazer o preenchimento das informações específicas. Você pode criar seus próprios documentos também, inserir tabelas e imagens e personalizar com espaçamento, cabeçalho e rodapé, entre outras configurações.
4 – Aplicativo Mobile
Já comentamos anteriormente, mas devido ao armazenamento em nuvem, você pode consultar o sistema de qualquer lugar no aplicativo mobile do software. Com internet, você consegue consultar documentos, andamentos, status financeiros de clientes e demais informações de processos de fora do escritório, em qualquer lugar.
5 – Kanban
Uma funcionalidade que auxilia na gestão de tarefas é o Kanban, uma metodologia ágil que divide as tarefas e atividades em “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Várias ferramentas possuem um modelo que permite organizar seu dia a dia desta maneira e no Projuris ADV não é diferente. Na funcionalidade, os usuários ainda podem fazer comentários e marcações para trocar a informação sobre as atividades.
Por fim, a última área da metodologia é a área de finanças. Nela, também elencaremos 4 funcionalidades principais:
1 – Timesheet
Controlar as horas trabalhadas e atrelar isso ao valor dos honorários nem sempre é uma tarefa fácil, por essa razão, o Projuris ADV conta com uma ferramenta de acompanhamento de horas. Assim, a ferramenta já te auxilia em relação as cobranças de honorários, mas também, na distribuição de atividades por clientes. Ademais, permite identificar quais casos tem maior retorno financeiro, auxilia na cobrança de inadimplentes e ainda aumenta a rentabilidade do escritório.
2 – Relatórios gerenciais
Os relatórios gerenciais auxiliam de ponta a ponta o escritório de advocacia a entender o comportamento do time e dos clientes, caso a caso, além de auxiliar na tomada de decisão.
3 – Gestão de recebíveis
Uma dificuldade que muitos escritórios apresentam é em relação ao controle do fluxo de caixa, isto é, contas a pagar e receber. No Projuris ADV, a funcionalidade de gestão de recebíveis auxilia nessa e em outras atividades relativas ao financeiro do seu escritório de advocacia, como investimentos e inadimplência.
4 – Emissão de boletos e pix
O Projuris ADV permite a emissão de boletos para pagamento dos seus honorários. Dessa maneira, seus clientes consegue pagar de maneira simples os valores devidos. Ainda mais fácil que por boletos é a possibilidade de pix, por meio de um QR CODE, seus clientes podem pagar os honorários diretamente no pix da conta do seu escritório. Com essa possibilidade, o próprio sistema já identifica o pagamento e faz o lançamento na funcionalidade de gestão de recebíveis. Assim, o controle do fluxo de caixa fica mais fácil.
O Projuris ADV tem preço inicial de R$197,00 no plano simples do sistema. As outras funcionalidades são contratáveis conforme a sua necessidade! Confira mais na Projuris Store.
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O Projuris Empresas é um dos softwares para gestão de departamentos jurídicos mais robustos do mercado. Com mais de 20 módulos e centenas de funcionalidades, o sistema agiliza a operação contenciosa, consultiva e de contratos, nos setores legais de médias e grandes empresas.
Na prática, ele permite aos times jurídicos corporativos a centralização de todas as tarefas. Isto inclui o recebimento de solicitações de outros setores, a defesa da empresa em processos judiciais, a análise, revisão e aprovação de contratos, e também a atuação consultiva, por meio da emissão de pareceres, análises e relatórios.
Fluxos de trabalho, documentos e todos os dados da operação jurídica podem ser armazenados dentro do Projuris Empresas. Além de garantir mais segurança jurídica e proteção de dados, a centralização das operações em um software como esse ainda assegura maior controle de métricas e indicadores, por meio de dashboards, relatórios ou pela integração com ferramentas de Business Intelligence.
Por fim, mas não menos importante, o Projuris Empresas, embora funcione como um ERP jurídico, também é plenamente capaz de ser integrado aos outros sistemas de gestão utilizados pela empresa. Assim, o jurídico pode deixar de lado o controle em planilhas, softwares paralelos e até mesmo as longas trocas de e-mail entre áreas.
Gostou? Então vamos conhecer como o Projuris Empresas funciona, em detalhes.
O contencioso é o cerne de muitas operações jurídicas no ambiente empresarial. Afinal, as organizações precisam se defender e também pleitear direitos na esfera judicial. No Projuris Empresas, há uma série de possibilidades para tornar a gestão do contencioso mais ágil e inteligente. Confira!
O Projuris Empresas é capaz de monitorar termos-chave e capturar novos processos que ainda estão em fase de distribuição. Os robôs do software identificam novas ações e trazem para dentro do sistema as principais informações da capa do processo. Com isso, o departamento jurídico fica sabendo até 30 dias antes da citação oficial, e tem mais tempo para organizar a defesa.
Nossos robôs também monitoram outros andamentos processuais para você, independentemente do tribunal. E, conferem diariamente centenas de diários oficiais, para garantir que sua empresa não vai perder nenhuma publicação. Tudo é capturado pelo sistema, e você é notificado por ali.
Para dar conta da sua estratégia de contencioso, foi necessário contratar escritórios de advocacia terceirizados? O Projuris Empresas tem um módulo específico para fazer a gestão desses parceiros, que inclui controle de horas via timesheet, distribuição automática de processos conforme a especialidade do escritório, e controle dos honorários devidos.
Para as empresas, é essencial ter controle sobre os bens e valores dados em garantia, bem como, aqueles que estão retidos em depósito. Tanto para monitorar esse capital, quanto para desbloqueá-lo, a medida que as ações avançam. Além disso, nos casos em que depósitos são substituídos por seguro garantia judicial, ainda é preciso fazer o monitoramento de todas essas apólices.
A boa notícia é que o Projuris Empresas tem funcionalidades para fazer o monitoramento desses ativos, garantindo controle total de prazos, valores e atividades associadas. Ainda é possível contratar seguro para seus processos judiciais, sem sair da plataforma.
Com o Projuris Empresas, é possível emitir relatórios de movimentação de contingências, com prognósticos de perdas possíveis, prováveis e remotas, em poucos cliques. O software para departamentos jurídicos também está preparado para ajudar no cálculo de provisionamento, atribuição fundamental do setor legal, para garantir previsibilidade de caixa.
A área consultiva inclui todas as atividades que não estão relacionadas diretamente à litígios judicias, extrajudiciais ou administrativos. São aquelas demandas em que o jurídico atua de forma preventiva e estratégica. Sabendo que essa é uma responsabilidade fundamental da área, o Projuris Empresas traz funcionalidades específicas para essa necessidade.
Uma das responsabilidades particulares do jurídico corporativo é o apoio à conformidade das movimentações societárias da companhia. Atas, assembleias, estatutos, balanços e outros documentos precisam ser cuidadosamente registrados e armazenados. Mudanças societárias também precisam de acompanhamento do jurídico.
Por isso, o Projuris Empresas traz um módulo específico para que o jurídico centralize todas as atividades e papéis da seara societária, garantindo mais segurança jurídica à organização.
Um dos cernes do Projuris Empresas é a gestão de requisições – também denominadas de “tickets”, solicitações, ou “chamados”. São nada mais que demandas ou pedidos que chegam ao jurídico, vindos principalmente de outros setores da empresa. Um exemplo de requisição é um pedido de análise de minuta contratual ou a solicitação para emissão de um parecer jurídico.
Dentro do Projuris Empresas, essas tarefas são criadas e geridos, por meio de fluxos de trabalho. Assim, é simples monitorar quem são o responsáveis, quais as próximas etapas e, claro, controlar prazos e SLA de atendimento.
Veja também: Grupo Edson Queiroz reduz em 42% o SLA de análise dos contratos
Em algumas operações, o jurídico corporativo fica responsável por garantir a conformidade legal de imóveis, projetos e operações que exigem uma série de liberações dos órgãos responsáveis. Para gerir os prazos e a responsabilidade sobre essas certidões, alvarás ou licenças, há também um módulo específico dentro do Projuris Empresas. Assim, o controle manual, descentralizado ou por planilhas pode ficar no passado.
As propriedades de uma empresa podem ser bens tangíveis ou intangíveis. Em ambos os casos, o Projuris Empresas tem módulos específicos, para colaborar com o jurídico. Veja.
Grandes empresas precisam gerenciar uma infinidade de marcas e, em alguns casos, também patentes. Ao jurídico, cabe fazer o registro e garantir a conformidade desses ativos, que representam um tipo de propriedade da organização.
O módulo Marcas e Patentes do Projuris Empresas, é especializado nessa gestão. Ali, além de armazenar todos os documentos ligados ao processo de registro de marcas e patentes, também é possível associar litígios, requisições e outras demandas associadas a esses ativos.
Muitas organizações – mesmo aquelas que não atuam na área de transporte e logística – mantém uma frota de veículos diversos. E cada veículo desses pode estar relacionado a uma série de questões legais. Ou, pior, pode estar associado a algum processo judicial.
No Projuris Empresas, é possível manter um cadastro e a gestão sobre esse tipo de ativo. Esse é mais um módulo que pode ser contratado, quando o departamento jurídico entender que há necessidade.
Assim como ocorre com os veículos, empresas de médio e grande porte costumam manter uma série de bens imóveis. São plantas de fábrica, terrenos, pontos comerciais, e assim por diante. Cada um desses imóveis pode ter diferentes status e condições de posse e propriedade – alguns serão alugados, outros próprios, outros ainda podem estar penhorados.
No software para departamentos jurídicos da Projuris, é possível controlar cada um desses ativos imobiliários, associando-os a unidades ou filiais específicas, vinculando contratos, certidões ou licenças a eles e, claro, monitorando eventuais litígios associados a cada bem. Emitir relatórios sobre o status jurídico desses imóveis fica, portanto, muito mais fácil.
Não é regra, mas em muitas organizações o controle sobre os contratos ainda é uma obrigação do jurídico. E, nestes casos, um dos maiores desafios é fazer com que a atuação jurídica sobre esses documentos seja mais ágil – facilitando, e não atravancando o processo. O Projuris Empresas pode funcionar como um CLM, para cuidar de todas as etapas da gestão de contratos. Veja as principais funcionalidades.
Dentro do Projuris Empresas, é possível armazenar centenas de modelos-padrão de documentos, incluindo-se aí diferentes tipos de contratos. Os modelos armazenados na Biblioteca Jurídica ficam disponíveis para todo o time, e tem controle de versionamento. Além disso, o sistema é capaz de preencher automaticamente variáveis como nome da parte, CNPJ e outras. Assim, o jurídico corporativo reduz o trabalho manual.
Minutas contratuais precisam ser revisadas e, em muitos casos, devem passar por uma hierarquia de aprovadores, antes de serem assinadas. No Projuris Empresas, esses fluxos podem ser controlados de forma simples, com prazos e responsabilidades claras. É possível criar gatilhos, por exemplo, para que apenas contratos a partir de determinado valor precisem passar por um determinado tipo de fluxo de aprovação.
E, para tornar a revisão ainda mais rápida, o Projuris Empresas contam com inteligência artificial, para acelerar a análise das minutas e, até mesmo, ajudar na escrita ou reescrita de cláusulas.
No Projuris Empresas, você pode assinar documentos de forma digital, com validade jurídica. A ferramenta possui um portal de assinaturas próprio, com valores diferenciados. Mas també se integra a alguns dos principais players de assinatura digital do mercado.
Uma das maiores dores de cabeça no setor jurídico, quando pensamos na esfera contratual, é certamente o controle de prazos e exigíveis associados a cada contrato. Afinal, um prazo de renovação perdido pode impactar toda a operação. Ou, ainda, a não apresentação de um exigível – como um registro de pagamento – pode representar uma quebra de contrato.
Por conta disso, o Projuris Empresas traz um avançado controle de datas e eventos associados a cada contrato. Além, claro, de emitir alertas e notificações, sempre que um prazo-chave estiver se aproximando.
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Como o Projuris Empresas é uma plataforma modular, não há como determinar de antemão quanto o software vai custar. Os preços variam conforme o tipo e número de módulos contratados.
Em resumo, então, o Projuris ADV e o Projuris empresas possuem inúmeras diferenças e particularidades que atendem a seu público, ou seja, advogados e advogadas dos setores de escritório de advocacia ou departamentos jurídicos.
Assim, antes de contratar, veja qual opção faz mais sentido pra você e comece a cresce profissionalmente.
Espero que tenha esclarecido.
Até a próxima!
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