“É possível implantar com rapidez e alta eficiência projetos tecnológicos complexos que absorvam enorme legado e ao mesmo tempo façam funcionar como “um piano afinadíssimo” o dia a dia dos departamentos jurídicos de grandes empresas”, garantem Cristiano Luís da Silva, diretor do ProJuris Software Jurídico, e Fabíola Valente, gerente jurídica da Nextel.
A afirmação dos executivos está baseada na recente e bem sucedida experiência de troca de sistemas de controle da gestão processual da Nextel, que em menos de dois meses, a partir da data inicial do processo de implantação, já contava com novas ferramentas e, melhor, com tudo funcionando perfeitamente dentro do prazo previamente estipulado.
Essa experiência será revelada em detalhes por Silva e Valente no segundo dia da Legal Tech Forum, evento a ser realizado nos dias 22 e 23 de maio na capital paulista.
A ideia de tratar desse tema na apresentação dos dois executivos deve-se a um dos principais problemas enfrentados pelo setor jurídico quando a questão é troca de sistemas: o prazo, geralmente longo demais.
“Por causa da complexidade da operação, a maioria dos projetos demora uma média de quatro a seis meses ou até mesmo um ano para serem finalizados”, disse o diretor do ProJuris, empresa especializada no desenvolvimento de soluções tecnológicas para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, com mais de 12.000 profissionais espalhados pelo Brasil e carteira com cerca de 1.300 clientes, que aceitou o desafio de implantar rapidamente um sistema tecnológico eficiente para o departamento jurídico da Nextel.
Uma das maiores multinacionais do setor de telecomunicações, a Nextel também passava por um longo processo de troca de sistemas.
“Tentamos o modelo de desenvolver algo ‘do zero’ e vimos que, além de grande dispêndio de tempo para concepção de funcionalidades e da dificuldade quanto à necessidade de conhecimento técnico específico, perdíamos a experiência das melhores práticas dos variados clientes de uma software house mais estruturada”, explica a executiva.
Segundo ela, o projeto, basicamente, tinha como finalidade, encontrar para o jurídico da Nextel uma solução com melhor custo-benefício em relação ao que a empresa já vinha desenvolvendo desde junho-julho de 2017.
“Contávamos com o mesmo fornecedor de software e de Backoffice (área de suporte de atendimento), uma startup que estava desenvolvendo a ferramenta, e vimos que a contratação de um software de prateleira, melhor posicionado no mercado, e a internalização de Backoffice seriam financeira e operacionalmente interessantes.”
O risco do projeto era o prazo apertado, que foi cumprido. Da efetivação da contratação da ferramenta do ProJuris à virada da produção própria do sistema, em dezembro do ano passado, tivemos 45 dias.
Começamos a operar com os módulos mais vitais já no primeiro dia; testamos fidedignidade dos dados e funcionou bem. Conseguimos transferir integralmente os documentos da ferramenta anterior, o que deu a todos os envolvidos uma sensível segurança em relação à implantação”, ressalta a gerente da Nextel.
Segundo Valente, “a ferramenta também é utilizada pelas áreas de Controles Internos/Governança de TI, Contas a Pagar e Controladoria, para avaliação da aderência das ferramentas de provisionamento às necessidades” da empresa.
Ela destaca ainda que os principais ganhos, que já estão sendo aplicados, são o maior controle da produção de subsídios e de cumprimentos pelo Backoffice, bem como da movimentação dos processos, estes por meio do módulo de publicações. “Ele permite filtrar falhas processuais e acompanhar casos nos quais elas ocorram mais de perto”, enfatiza a executiva.
“A principal característica do software ProJuris é que ele é fácil de usar e adaptável às diferentes necessidades dos clientes, mas foi um grande desafio a questão prazo diante dos volumes da Nextel. Foi como trocar a turbina de um avião em pleno voo. E o sistema ProJuris fez isso de maneira rápida e segura”, diz Silva.
Como em qualquer grande companhia, o volume do legado é alto, o que dificulta processos de transferências para sistemas que têm ainda de absorver as novas informações que chegam no dia a dia.
Na ponta do lápis, trata-se de um volume com aproximadamente 160.000 processos no legado e aproximadamente 4.000 entrando mensalmente.
Ainda dentro desse projeto, o ProJuris automatizou todo o volume de processos relativos ao Procon. “Desenvolvemos esse sistema no decorrer desse trabalho.
Ninguém tem e hoje já consta do nosso portfólio como mais um diferencial da empresa”, comemora o diretor do ProJuris, que cresceu mais de 30% em faturamento e número de clientes no ano passado e espera expansão de ao menos 35% em 2018.
“Crescimento sempre sustentado pelo investimento da companhia em inovação, como é o caso da ferramenta criada para gerenciar demandas processuais relativas ao Procon”, diz Silva.
O diretor da ProJuris observa, no entanto, que todas as dificuldades que surgem em projetos da envergadura do da Nextel só são possíveis de serem enfrentadas se as partes se mostram disponíveis para encarar esses desafios antes, durante e depois da implantação, como ocorreu nessa parceria.
“Hoje, é nítido como a sintonia da operação com a ferramenta só cresce e a área de Controles Internos não vê a hora de começar a extrair todas as nossas demonstrações financeiras da ferramenta, o que está previsto para o final do trimestre”, finaliza Valente.
Além de como os departamentos jurídicos de empresas e escritórios de advocacia estão se preparando para inserir cada vez mais as novas tecnologias no dia a dia, a Legal Tech Forum, promovido pelo Intelijur – Inteligência Jurídica, tem uma agenda repleta de conferências nos dois dias do evento.
São mais de 20 palestrantes convidados e com larga experiência para debater temas como segurança da informação, direito digital, eficiência e produtividade, tecnologia nos tribunais, entre outros de grande interesse da área do Direito.
No evento, os participantes terão acesso ainda às mais novas tecnologias voltadas para o setor jurídico, que estarão sendo lançadas numa área de exposição destinada às principais empresas que operam nesse mercado.
Intelijur é uma empresa de informação e relacionamento focada no mercado jurídico. Por intermédio do portal, reúne advogados de empresas (FDJUR), advogados de escritórios e prestadores de serviços, com notícias, informações e pesquisas.
Através do Diretório Jurídico é possível que os departamentos jurídicos ou outros advogados interessados em prestadores de serviços jurídicos encontrem os escritórios com perfil ideal para contratação.
Eles podem selecionar o perfil do escritório selecionado por localização, porte do escritório, áreas jurídicas de atuação e até por setores da economia que o escritório tenha expertise.
FDJUR – Fórum de Departamentos Jurídicos – é o maior e mais completo fórum de relacionamento e discussão de boas práticas na gestão de departamentos jurídicos do País. Foi criado há dez anos como uma associação sem fins lucrativos e exclusiva para profissionais de departamentos jurídicos.
Por intermédio de ampla rede de contatos, interage com mais de 10.600 profissionais de departamentos jurídicos em 4.887 empresas. Tem a missão de estimular e promover debates, estudos e pesquisas; investir no conhecimento técnico, além de valorizar, reconhecer e premiar as boas práticas de gestão na área.
Texto desenvolvido por Galeria de Comunicações.
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Achei muito interessante a apresentação do trabalho, mas, a assessoria jurídica da empresa é externa.